"Современный бухучет", 2007, N 5

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

Статус подотчетного лица предусматривает, с одной стороны, право организации требовать возмещения денежных затрат и нанесенного ей ущерба по вине такого лица, и с другой - право лица требовать от организации возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными организацией приобретать материальные ценности для нее.

В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности как подотчетного лица, так и организации перед таким лицом. Предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества организации, переданного работнику под отчет. Приобретение статуса подотчетного лица может входить в служебные обязанности работника.

При направлении работника в служебную командировку статус подотчетного лица специально не предоставляется: он приобретает его автоматически при получении денежного аванса из кассы организации на основании распоряжения руководителя; статус подотчетного лица прекращается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от организации денежным средствам. В случае если целью командировки являются расчеты за получение ценностей, с работником заключается договор на материальную ответственность. На практике чаще бывают ситуации, когда в командировку для приобретения ценностей направляется материально-ответственное лицо.

Удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Подобные расходы называют представительскими.

Согласно Приказу Минфина России от 15.03.2000 N 26н представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.

К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.

Отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Минтруда России, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов Российской Федерации, глав администраций и органов местного самоуправления.

В соответствии с п. 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из этого определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данной организацией в трудовых соглашениях, т.е. те, для которых она является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом.

Если руководитель организации направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в совокупный доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

Когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Для упорядочения учета командировок и устранения конфликтов с проверяющими органами при отнесении затрат на командировки к расходам целесообразно внутренним распорядительным документом установить перечень лиц, которые являются не работниками организации, а членами его руководящих органов, и могут быть направлены в служебную командировку. Таким документом может быть приказ об учете операций с подотчетными лицами.

Срок командировки работников определяется руководителями организаций. Он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения руководства.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в общеустановленном порядке.

В случае, когда по распоряжению руководителя организации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией организаций.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы). Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплачиваются суточные. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, расходы возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.

Расходы по проезду возмещаются командированному работнику в размере:

- стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

- расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Что касается возмещения работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I - IV групп тарифных ставок морского и I, II - речного флота, а также на воздушном транспорте I класса, то они возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Суточные и расходы по найму жилого помещения (как при представлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам:

- оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;

- оплата найма жилого помещения - по фактическим документально подтвержденным расходам, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.

Минфину России предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

Руководители организаций могут повышать размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм, предусмотренных законодательством:

- в бюджетных учреждениях - за счет экономии по сметам на их содержание;

- в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств;

- в других организациях и на предприятиях - за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

Изменениями, внесенными 1 января 2005 г. в ст. 168 ТК РФ, исключена норма, согласно которой размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, не могли быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Таким образом, коммерческим организациям дано право возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем определенные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.

Разработка внутренних нормативов при оплате организацией командировочных в повышенном размере является необходимой, поскольку такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при рассмотрении авансовых отчетов. Решение об установлении нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем организации и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.), имеющим законную силу для бухгалтерии.

Оформление командировок за границу регулируется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:

- по получению загранпаспорта;

- по получению виз;

- по прописке загранпаспорта;

- по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на иностранную валюту;

- по найму жилого помещения, подтвержденные документально;

- на провоз багажа;

- суточные за каждый день пребывания в командировке.

Документально подтвержденные расходы по найму жилья и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платежного средства) по соотношению рубля с национальной валютой в данном государстве.

С 1 января 2005 г. размеры суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Приложением к Приказу Минфина России от 02.08.2004 N 64н.

За день до выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда, в валюте, если граница пересекается в день отъезда, дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов следует учитывать, что за рубежом отели обычно предоставляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются из суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем организации, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Порядок, установленный для оплаты проезда к месту загранкомандировки и обратно, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям организаций и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всем остальным - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым пользуется работник).

Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы.

Возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или невозмещение их целиком рассматривается как нарушение законодательства о труде.

Документальное оформление операций по расчету

с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.

Основные документы, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами:

1) для проведения расчетов с командировочными лицами:

- авансовые отчеты;

- приказы о направлении сотрудников в командировки;

- заявление на выдачу денег из кассы;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

2) для проведения расчетов по хозяйственным операциям:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- заявление на выдачу денег из кассы;

- оправдательные первичные документы;

3) расчеты по представительским расходам:

- авансовые отчеты;

- заявление на выдачу денег;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов;

4) оправдательные первичные документы:

- Главная книга;

- журнал-ордер N 7;

- журнал-ордер N 1;

- кассовая книга.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку - только в письменном виде.

При проверках контролирующих органов первичные документы, не относящиеся на стадии их составления непосредственно к ведению бухгалтерского учета, также являются объектом ревизии. От последовательного и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учетных процедур. Ошибки и неточности, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно. Распоряжение руководителя (приказ, служебная записка, устное распоряжение, указание, расчет и т.д.) является основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу.

Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе - приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвержденный авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером, утвержденная форма которого применяется для оформления поступления денег в кассу как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным (кассиром).

В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных по чеку). Квитанция также подписывается главным бухгалтером или кассиром и заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним приводится основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает наличные, переданные лицом, вносящим средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приложенные к ордеру документы штампом или надписью "Получено".

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Направление работников в командировку производится руководителем организации и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. При заполнении командировочного удостоверения записываются все необходимые реквизиты (ФИО выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки).

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя Инструкции N 62, фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять его во избежание споров с налоговым инспектором.

По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

По возвращении из командировки работника, кроме авансового отчета, должен оформить также и краткий отчет о проделанной работе. На последнем руководитель организации ставит резолюцию о соответствии проделанной в командировке работе целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах - свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.

Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте и заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи того или иного должностного лица.

Расходы по найму и бронированию жилого помещения в месте командировки подлежат возмещению по фактическим расходам, отраженным в предоставленных документах. Расходы за время вынужденной документально подтвержденной остановки в пути возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки. В случае утери работником подтверждающих документов руководитель организации может принять решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании заявления работника.

Если работником утеряны проездные документы, подтверждающие оплату им проезда к месту назначения или обратно, то работнику необходимо получить от предприятия пассажирского транспорта, услугами которого он пользовался, справку в письменном виде о стоимости проезда от места постоянной работы к месту командировки на дату совершения им поездки. Личное заявление работника на имя руководителя организации с просьбой о возмещении расходов на оплату проезда без подтверждающих документов с приложенной справкой транспортного предприятия представляется на его рассмотрение. Если резолюция руководителя положительная, бухгалтер вправе при возмещении работнику расходов по командировке на основании справки транспортного предприятия включить стоимость проезда в себестоимость продукции (работ, услуг) без проездных документов. Подтверждающим документом будет служить справка транспортного предприятия.

Когда работник организации направляется в командировку в страну, входящую в состав СНГ, оформление ее осуществляется по аналогии с командировкой на территории России, т.е. выписывается командировочное удостоверение. В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая Прибалтийские государства - бывшие республики СССР, оформление командировочного удостоверения не требуется, но обязательно наличие загранпаспорта, по отметкам контрольно-пропускных пунктов определяется время пребывания работника в загранкомандировке.

Обязательное требование при оформлении загранкомандировки - это приказ руководителя организации с указанием цели и срока командирования, а также страны пребывания.

Следует отметить, что все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Выдача и учет подотчетной суммы

Денежный аванс - это сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчетному лицу в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100% от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант - выполнение задания подотчетным лицом, а затем расчет с ним на основании авансового отчета. Денежный аванс под отчет выдается из кассы организации за счет:

а) остатка в кассе или поступившей выручки;

б) полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счета предприятия в банке на командировочные расходы в национальной или иностранной валюте, хозяйственные нужды, закупку сельскохозяйственной продукции, закупку товаров, оплату услуг и выполненных работ.

Организация должна иметь гарантии целевого использования средств и возврата неиспользованных средств в отношении всех лиц, направленных в служебную командировку.

Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, принятому Решением Совета директоров Банка России от 04.10.1993 N 18 (далее - Порядок ведения кассовых операций), определяются руководителем организации. Он также утверждает список лиц, имеющих право получать средства в подотчет, например, на хозяйственные нужды.

При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. В приказе и заявлении должен быть обозначен срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как в Порядке ведения кассовых операций сказано, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Кроме того, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

При составлении сметы учитываются действующие нормы командировочных расходов и нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов.

Аналогично оформляется выдача средств работникам на хозяйственные нужды - например, на закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. Размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

После осуществления хозяйственно-операционных, представительских расходов по возвращении из командировки подотчетное лицо представляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером, а также командировочное удостоверение. Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретенные ценности приходуют на склады, а произведенные расходы списывают непосредственно на текущие расходы. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

В случае непредставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками, отражаются следующей записью:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда удержания не могут быть произведены), 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (суммы, незаконно израсходованные) Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется активно-пассивный счет 71, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц перед организацией (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учет по счету 71 должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчетного лица.

В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещение перерасхода по авансовому отчету отражаются записью:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса" (51 "Расчетные счета") - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

Возвращение в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов оформляется следующим образом:

Дебет 50 (51) Кредит 71.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учетом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счета организации снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. Если на счете организации необходимая сумма в валюте отсутствует, банк по поручению организации может приобрести валюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых организациями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформляется организацией на основании следующих документов:

- приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой организацией;

- приказа о командировании лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдает запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты организации (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме N 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы Российской Федерации.

Справки по форме N 0406007 хранятся в кассе организации.

Для учета таких справок кассиром ведется специальный Журнал учета, который должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью организации.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу организации и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней с момента снятия данных средств.

Приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченном банке.

Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а в противном случае они должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание нужной суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

Обычно аванс на командировочные расходы выдается в валюте, в которой установлены нормы возмещения таких расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, организация может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета. Пересчет редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России.

Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором фиксируется место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

Когда по результатам расчета организация является должником, причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Банка России на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.

Кроме того, по результатам расчета может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчетного лица валютных средств организация обязана внести их на текущий счет в течение трех дней, что в учете отражается записями:

Дебет 50, субсчет "Касса в долларах США" Кредит 71

и

Дебет 52 "Валютные счета" Кредит 50, субсчет "Касса в долларах США".

Пересчет валюты в рубли производится по курсу Банка России на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счету 91 "Прочие доходы и расходы". Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

В соответствии с п. 2 Порядка ведения кассовых операций расчеты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет необходимо учитывать лимиты, установленные Указанием Банка России от 14.11.2001 N 1050-У. Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами с 14 ноября 2001 г. равен 60 тыс. руб.

Меры финансовой ответственности за осуществление расчетов наличными деньгами сверх предельных сумм применяются только к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

(Окончание следует)

Л.А.Мельникова

К. э. н.,

доцент

ВЗФЭИ

Подписано в печать

27.04.2007

————