"Бухгалтерская отчетность организации", 2007, N 3

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан отчитаться в их использовании.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.

Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.

Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Таким образом, по истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета на конкретном примере.

Пример. Предположим, что менеджер коммерческого отдела ООО "В" Г.Н. Иванова (табельный номер 31) 10 марта текущего года получила из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку картриджа) 3000 руб.

11 марта текущего года Г.Н. Иванова приобрела картридж за 2700 руб. (без НДС) и сдала в кассу остаток неиспользованной суммы в размере 300 руб. по приходному кассовому ордеру от 11.03.2007 N 158. При покупке картриджа продавец розничного магазина выдал чек контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у Г.Н. Ивановой не было. Авансовый отчет от 11.03.2007 N 15 она сдала вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписала авансовый отчет главный бухгалтер М.Г. Федорова и утвердил руководитель организации П.М. Ивченко.

На основании полученных документов бухгалтерия приняла картридж к учету.

Авансовый отчет - документ двухсторонний. Заполняется данный документ и подотчетным лицом, и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре как на бумажном, так и на машинном носителе.

Унифицированная форма N АО-1

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0302001|
                     ООО "В"                                +———————+  
   ——————————————————————————————————————————————   по ОКПО |   01  |
              наименование организации                      L————————
   

УТВЕРЖДАЮ Две тысячи семьсот Отчет в сумме ----------------- ———— 00

     
                     ——————T—————¬  ————————————————— руб. ————— коп.
                     |Номер|Дата |               директор
     АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +—————+—————+  Руководитель ————————————————————
   

¦ 15 ¦11.03¦ должность L-----+------ П.М. Ивченко __________ -------------------- ———— подпись расшифровка подписи

11 марта 07

"--" ------------- 20--г.

     
                                                        ————————————¬
                                                        |    Код    |
                                                        +———————————+
                             коммерческий отдел         |    002    |
   Структурное подразделение ———————————————————————————+———————————+
                    Г.Н. Иванова                        |           |
   Подотчетное лицо ——————————————————— Табельный номер |     31    |
                     фамилия, инициалы                  L————————————
   

менеджер хозрасходы Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ---------- ————

     
   ————————————————————————T——————————¬ ————————————————————————————¬
   |Наименование показателя|  Сумма,  | |   Бухгалтерская запись    |
   |                       |руб. коп. | |                           |
   +———————————————————————+——————————+—+—————————————T—————————————+
   |             остаток   |     —    | |    дебет    |    кредит   |
   |Предыдущий   ——————————+——————————+ +—————T———————+—————T———————+
   |  аванс      перерасход|     —    | |счет,|сумма, |счет,| сумма,|
   |                       |          | |суб— |руб.   |суб— |  руб. |
   |                       |          | |счет |коп.   |счет |  коп. |
   |                       |          | |     |       |     |       |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+—————+———————+
   |Получен аванс  1. из   |  3000,00 | | 10—9|2700,00|  71 |2700,00|
   |кассы                  |          | |     |       |     |       |
   +—————————————T—————————+——————————+ +—————+———————+—————+———————+
   |1а. в валюте |         |          | |     |       |     |       |
   |(справочно)  |         |          | |     |       |     |       |
   +—————————————+—————————+——————————+ +—————+———————+—————+———————+
   |   2.                  |          | |     |       |     |       |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+—————+———————+
   |                       |          | |     |       |     |       |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+—————+———————+
   |Итого получено         |  3000,00 | |     |       |     |       |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+—————+———————+
   |Израсходовано          |  2700,00 | |     |       |     |       |
   +———————————————————————+——————————+—+—————+———————+—————+———————+
   | Остаток               |   300,00 | |     |       |     |       |
   | ——————————————————————+——————————+—+—————+———————+—————+———————+
   | Перерасход            |          | |     |       |     |       |
   L———————————————————————+——————————— L—————+———————+—————+————————
   

2 2 Приложение ----- документов на ----- листах Две тысячи семьсот Отчет проверен. К утверждению в сумме -------------------------- ———— сумма прописью 00 2700 00 руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.) М.Г. Федорова Главный бухгалтер _______________ -------------------------- ———— подпись расшифровка подписи М.Г. Федорова Бухгалтер _______________ -------------------------- ———— подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ----------¬ -----¬

     
   ———————————————— в сумме |   300   | руб. | 00 | коп. по кассовому
   Перерасход выдан         L——————————      L—————
   

158 11 марта 07

ордеру N --- от "--" --------- 20--г.

М.Г. Федорова 11 марта 07

Бухгалтер (кассир) _______ ------------------- "--" ------- 20--г.

подпись расшифровка подписи

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

линия отреза

Г.Н. Ивановой

Расписка. Принят к проверке от -------------------- авансовый

15 11 марта 07

отчет N --- от "--" ---------- 20--г.

две тысячи семьсот 00

на сумму ------------------ руб. -- коп., количество

прописью

2 2

документов ------ на -------- листах

М.Г. Федорова 11 марта 07

Бухгалтер __________ ------------------- "--" --------- 20--г.

подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

     
   ———————T———————————————————T————————T—————————————————————————————————T—————¬
   |Номер |Документ,          |Наиме—  |          Сумма расхода          |Дебет|
   |по по—|подтвер—           |нование +———————————————T—————————————————+сче— |
   |рядку |ждающий            |докумен—|   по отчету   | принятая к учету|та,  |
   |      |производ—          |та (рас—+———————T———————+———————T—————————+суб— |
   |      |ственные           |хода)   | в руб.|   в   | в руб.| в валюте|счета|
   |      |расходы            |        |  коп. | валюте|  коп. |         |     |
   |      +——————————T————————+        |       |       |       |         |     |
   |      |   дата   |  номер |        |       |       |       |         |     |
   +——————+——————————+————————+————————+———————+———————+———————+—————————+—————+
   |   1  |     2    |    3   |    4   |   5   |   6   |   7   |    8    |  9  |
   +——————+——————————+————————+————————+———————+———————+———————+—————————+—————+
   |   1  |11.03.2007|   123  |Товарный|2700,00|       |2700,00|         | 10—9|
   |      |          |        |чек     |       |       |       |         |     |
   +——————+——————————+————————+————————+———————+———————+———————+—————————+—————+
   |   2  |11.03.2007|00765442|Чек ККТ |       |       |       |         |     |
   L——————+——————————+————————+————————+———————+———————+———————+—————————+——————
   

Итого ¦2700,00¦ ¦2700,00¦ ¦ L-------+-------+-------+-------- ———— Г.Н. Иванова Подотчетное лицо _________________ --------------------- ———— подпись расшифровка подписи Возможность заполнения авансового отчета на машинном носителе не означает возможности его хранения в электронном виде без наличия подлинника с подписями подотчетного лица, бухгалтера и руководителя организации. Следовательно, если организация оформляет авансовый отчет в электронном виде, он подлежит распечатке и подписанию всеми указанными лицами. Подотчетное лицо на лицевой стороне приводит наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо записывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке. Обратите внимание! В унифицированной форме N АО-1 предусмотрена строка 1а. Она заполняется в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте при направлении в зарубежную командировку. Сумма в этой строке фиксируется и в валюте, и в рублях. Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер записывает корреспондирующие счета и суммы. Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым денежные средства вносятся (выдаются) в кассу. В самом низу лицевой части авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. Расписка должна содержать фамилию, имя и отчество подотчетного лица, номер и дату авансового отчета, прописью сумму документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. На оборотной стороне формы N АО-1 подотчетное лицо перечисляет документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и записывает суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой подписи. Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, под расшифровкой подписи понимается написание сначала инициалов физического лица и только потом фамилии, поэтому, расшифровывая подпись лица на документах, необходимо делать это правильно, например: Г.Н. Иванова. Затем авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета (Письмо УФНС России по г. Москве от 21.12.2005 N 18-11/3/94150). Обратите внимание! Следующая выдача наличных денежных средств подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В том случае если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается, это запрещено Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 29.09.1993 N 40. И хотя за данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены, не стоит лишний раз вступать в конфликт с проверяющими органами. Чем доказывать свою правоту в суде, гораздо проще воспользоваться следующим: сначала вернуть сумму неиспользованных подотчетным лицом средств в кассу, а затем той же датой оформить выдачу новой суммы под отчет. Н.С.Кулаева Консультант по налогам ЗАО "BKR-Интерком-Аудит" Подписано в печать 26.09.2007 ————