|
Бухгалтерская пресса и публикацииВопросы бухгалтеров - ответы специалистовБухгалтерские статьи и публикацииВопросы на тему ЕНВДВопросы на тему налогиВопросы на тему НДСВопросы на тему УСНВопросы бухгалтеров, ответы специалистов по налогам и финансамВопросы на тему налогиВопросы на тему НДСВопросы на тему УСНПубликации из бухгалтерских изданийВопросы бухгалтеров - ответы специалистов по финансам 2006Публикации из бухгалтерских изданийПубликации на тему сборы ЕНВДПубликации на тему сборыПубликации на тему налогиПубликации на тему НДСПубликации на тему УСНВопросы бухгалтеров - Ответы специалистовВопросы на тему ЕНВДВопросы на тему сборыВопросы на тему налогиВопросы на тему НДСВопросы на тему УСН |
Статья: Документальное оформление движения материалов в организациях ("Бухгалтерская отчетность организации", 2007, N 3) Источник публикации "Бухгалтерская отчетность организации", 2007, N 3
"Бухгалтерская отчетность организации", 2007, N 3
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
В соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. Хозяйственные операции, не подтвержденные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а: - N М-2 "Доверенность"; - N М-2а "Доверенность";
- N М-4 "Приходный ордер"; - N М-7 "Акт о приемке материалов"; - N М-8 "Лимитно-заборная карта"; - N М-11 "Требование-накладная"; - N М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону"; - N М-17 "Карточка учета материалов"; - N М-35 "Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений". Документальное оформление поступления сырья и материалов в организацию, конечно же, зависит от способа их поступления. На крупных производствах, как правило, существует специальная служба снабжения, обеспечивающая своевременное поступление сырья и материалов. Доставка материально-производственных запасов (МПЗ) может осуществляться от поставщиков двумя способами: силами поставщика (централизованные поставки) и силами самой организации (самовывоз). Независимо от вида доставки поставщик обязан выдать организации-покупателю комплект всех необходимых документов: счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные и др. Причем к указанным документам обязательно должны прикладываться документы, подтверждающие как количество приобретенных МПЗ (упаковочные ярлыки, спецификации, отвесы и пр.), так и документы, свидетельствующие об их качестве. При централизованных поставках МПЗ приемка сырья и материалов осуществляется непосредственно на складе организации. Если организация самостоятельно вывозит приобретаемые ценности, то приемка проводится на складе поставщика. В этом случае представитель организации-покупателя обязан предъявить поставщику доверенность (формы N N М-2, М-2а) и документ, удостоверяющий личность. Доверенность выписывается в одном экземпляре и выдается работнику-получателю материалов под расписку. Учет доверенностей по форме N М-2а ведется с использованием журнала учета выданных доверенностей с заранее пронумерованными и прошнурованными листами. Рекомендуемая форма журнала учета доверенностей должна содержать следующие графы: - номер доверенности; - дата выдачи доверенности; - срок действия; - должность и фамилия лица, которому выдана доверенность; - наименование поставщика; - номер и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения; - расписка лица, получившего доверенность, и др. После регистрации доверенности в журнале работник организации, получающий материально-производственные ценности, обязан в ней расписаться. При использовании формы N М-2 отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему материальные ценности, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации. Таким образом, доверенности по форме N М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу. На последнем листе книги, составленной из корешков доверенностей (за месяц, квартал либо год), делается надпись за подписью главного бухгалтера: "В настоящей книжке пронумеровано ___ листов" (количество листов пишется прописью). Но учет доверенностей можно вести и другим способом, при котором чистые бланки доверенностей нужно предварительно сброшюровать и пронумеровать в книгу (по 50 или 100 штук), а затем по мере заполнения каждую доверенность отрывать, оставляя в книге корешок. Если сотрудник организации по каким-либо причинам не получил материальные ценности и вернул доверенность по форме N М-2а в бухгалтерию организации, то в журнале доверенностей делается запись: "Не использована". Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии организации до конца отчетного года, а затем уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт. Чаще всего доверенность выписывается на 10 - 15 календарных дней. Если материалы систематически получают у одного и того же поставщика, то доверенность можно оформлять на месяц. Максимальный срок действия доверенности - три года (ст. 186 Гражданского кодекса РФ). Если в доверенности не указан срок ее действия, то она сохраняет силу в течение года. Доверенность, в которой не зафиксирована дата ее совершения, ничтожна. Приходный ордер (форма N М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально-ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад. При полной идентичности сведений в сопроводительных документах поставщика и фактически поступивших материалов приходный ордер по форме N М-4 можно и не оформлять, а только проставить на документах поставщика штамп, в оттиске которого следует заполнить те же реквизиты, что и в приходном ордере. Наличие такого штампа приравнивается к приходному ордеру (Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н; Письмо Минфина России от 29.10.2002 N 16-00-14/414). Акт о приемке материалов (форма N М-7) применяется в следующих случаях: - для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение; - для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; - для оформления приемки материалов, поступивших без документов. Форма N М-7 является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально-ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации в двух экземплярах. Один экземпляр с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. В организации материальные запасы со складов отпускаются непосредственно в производство, на различные хозяйственные цели, а также могут отпускаться и для реализации на сторону. Порядок документального оформления отпуска материалов в производство зависит прежде всего от технологии производства, направления расхода материальных ценностей и периодичности их отпуска. Если расход материалов осуществляется ежедневно, обычно используются лимитно-заборные карты (форма N М-8). Помимо того, что форма N М-8 является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада, она еще используется и для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов. На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой - складу. Открывается лимитно-заборная карта сроком, как правило, на 1 месяц, хотя в условиях крупного производства могут использоваться квартальные или полугодовые лимитно-заборные карты. В лимитно-заборной карте указывается вид операций, номер склада, с которого отпускается материал, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единица измерения и лимит месячного расхода, который определяется в соответствии с установленными нормами. При получении материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - получатель. Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется. В случае необходимости с разрешения руководителя организации или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию. Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма N М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре, и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов - в карточке учета материалов. Требование-накладная (форма N М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями производственной организации или между материально-ответственными лицами. Накладная составляется материально-ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. По одному из двух составленных экземпляров накладной сдающий склад списывает ценности, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально-ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделений и передается в бухгалтерию для учета движения материалов. Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака. Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей: - хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории; - сторонним организациям. Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей. Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй - получателю материалов. Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке оформляются материально-ответственным лицом по первичным приходно-расходным документам в день совершения операции. В небольших производственных организациях, как правило, материальная ответственность, контроль над движением сырья и материалов и их использованием возложены на одно и то же лицо, поэтому движение материалов документально не оформляется. На таких производствах фактическое количество израсходованных материалов по их видам отражается в производственных актах или отчетах.
Е.В.Акилова Консультант по налогам ЗАО "BKR-Интерком-Аудит" Подписано в печать 26.09.2007
————
(C) Buhi.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних. |