"Налоги" (газета), 2007, N 35

Вопрос: Прошу Вас разъяснить и ответить на следующие вопросы.

В Головном предприятии имеется касса, документами не оформлено, что она Главная касса. Как структурный отдел в составе Головного предприятия имеется Автобаза, которая находится по другому фактическому адресу. На Автобазе имеется касса.

Постоянная работа основного производственного персонала как по месту нахождения Головной организации, так и на Автобазе осуществляется в пути или имеет разъездной характер, и при этом ежедневно кроме плановых выездов по графику бывают внеплановые выезды в ночное время, когда касса не работает, а бригаде выезжающих на маршрут требуется получить аванс на поездку, так как такие выезды могут быть по продолжительности до 30 дней на самолете или железнодорожным транспортом или автомобильным транспортом.

Заранее о них неизвестно. Заранее оплачивается авиабилет и багажная квитанция на плановый груз в кассе, которая находится в здании ГЦСС, и денежные средства по безналичному расчету оплачиваются организации, которая обеспечила наличие кассы в ГЦСС. Внеплановый багаж оплачивается в аэропорту или на железнодорожном вокзале.

При оформлении выезда по маршруту фельдъегерей с ними оформляется багаж, который в последние минуты перед выездом может увеличиться, например, в 10 раз (т.е. из ГЦСС оперативно довозится внеплановый груз), то есть надо иметь в запасе денежные средства, чтобы оперативно в аэропорту доплатить за багаж.

Как по Вашему мнению, можно организовать дополнительно кассу, которая бы работала в ночное время? Оборудованное дополнительно помещение имеется. Можно ли по совместительству оформить сменного диспетчера, с которым будут заключены договор на совместительство и договор материальной ответственности? При этом возникает необходимость иметь четырех ночных сотрудников и одного дневного. Как правильно в таком случае организовать процесс работы кассы, передачи наличных, сдачи документов в Главную кассу? Должна ли быть оборудована касса по всем правилам, если наличных денежных средств на работу в ночное время требуется не более 100 тыс. руб.?

Какими документами должна быть оформлена дополнительная касса? Какой документооборот должен быть между Главной кассой и кассой в производственном подразделении?

Как должно происходить ведение кассовой книги в дополнительной кассе?

Как совместить работу 5 кассиров по сменам?

Как осуществить передачу остатков денежных средств по сменам? Как правильно организовать получение денежных средств в Главной кассе?

Как правильно и когда должен сдаваться кассовый отчет в Главную кассу?

Выдача денежных средств на основании каких документов должна передаваться в дополнительную кассу?

Авансовый отчет по возвращении из поездки фельдъегерем в какую кассу должен сдаваться?

Может ли фельдъегерь, работающий в другом филиале, сопровождающий груз из Головного предприятия, получать аванс на маршрут в ГЦСС?

Куда он должен сдать авансовый отчет и может ли этот аванс быть передан по внутрихозяйственным расчетам филиалу, где он оформлен?

Ответ:

1. О возможности организовать дополнительную кассу

для работы в ночное время

Согласно п. 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. N 18 (далее - Порядок), для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Согласно п. 10 Порядка выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. Под кассой предприятия при этом понимается изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег (п. 29 Порядка).

Помимо главной кассы организации, согласно Приказу Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению", организации могут открывать операционные кассы. При этом под операционными кассами согласно Приказу N 94н, в частности, могут пониматься кассы эксплуатационных участков, открываемые организацией по мере производственной необходимости. Следовательно, организации вправе самостоятельно, путем внесения соответствующих положений в учетную политику, определять как количество операционных касс, необходимых им для осуществления деятельности, так и порядок их работы, учитывая при этом общие требования, содержащиеся в Порядке.

В частности, в соответствии с п. 29 Порядка руководители организации обязаны обеспечить сохранность денежных средств в кассе. Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в Приложении N 2, а Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий - в Приложении N 3 к Порядку. При этом Порядок не делает исключений по технической укрепленности и оборудованию касс в зависимости от частоты кассовых операций или сумм наличных денежных средств, фактически находящихся в кассе.

За несоблюдение правил оборудования помещения под кассу на учреждение согласно ст. 15.1 КоАП РФ был наложен штраф в сумме 40 000 руб. (Постановление ФАС ДО от 10 июня 2005 г. N Ф03-А51/05-2/1420).

Таким образом, учитывая производственную необходимость организации по получению сотрудниками организации подотчетных сумм в ночное время, организация может открыть для этих целей дополнительную операционную кассу, зафиксировав данный факт в учетной политике. При этом во избежание нарушения Порядка ведения кассовых операций в РФ помещение операционной кассы должно отвечать Единым требованиям по технической укрепленности и оборудованию помещений касс вне зависимости от сумм наличных денег, фактически проходящих через кассу.

2. О возможности оформления диспетчера

кассиром по совместительству

Согласно ст. 96 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) организация может принимать работников специально для работы в ночное время.

Согласно ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).

Согласно п. п. 35, 36 Порядка ведения кассовых операций в РФ обязанности кассира могут выполняться другим работником по письменному распоряжению руководителя организации. При этом согласно Постановлению Минтруда от 31 декабря 2002 г. N 85, с кассирами, контролерами, кассирами-контролерами, а также другими работниками, выполняющими обязанности кассира, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Таким образом, при заключении с диспетчером договора на совместительство, наделении его полномочиями кассира по письменному распоряжению руководителя и заключении с ним договора о полной материальной ответственности диспетчер будет иметь право выдавать и принимать наличные деньги.

3. О процессе работы дополнительной операционной кассы

Процесс работы дополнительной операционной кассы регламентируется, как уже было отмечено выше, Порядком ведения кассовых операций в РФ и учетной политикой организации.

Согласно п. 28 Порядка главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Таким образом, организации в учетной политике необходимо установить момент выдачи ночному кассиру денежных средств для расходных операций в течение его смены (например, таким моментом может быть окончание рабочего дня главного кассира и начало рабочей смены кассира дополнительной кассы), а также момент сдачи остатка наличных денежных средств и первичных документов из ночной кассы в главную кассу организации (например, начало рабочего дня главного кассира и окончание смены ночного кассира).

Специальных форм первичных документов по переводу денежных средств из главной кассы в операционные и наоборот законодательством не предусмотрено. Такие расчеты оформляются типовыми приходными и расходными кассовыми ордерами.

Приказом руководителя организации необходимо также установить лимит денежных средств, который будет ежедневно выдаваться из главный кассы в дополнительную для обеспечения ее работы. Здесь следует иметь в виду, что согласно п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" для организации устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений, не выделенных на отдельный баланс. Следовательно, организации необходимо определить и зафиксировать соответствующим приказом руководителя определенную долю установленного организации банком лимита наличных денежных средств для передачи соответствующей суммы в операционную кассу. Расчет такой доли организация производит и обосновывает самостоятельно исходя из количества и характера операций, которые предполагается осуществлять через операционную кассу.

Согласно п. 22 Порядка все поступления и выдачи наличных денежных средств предприятия учитывают в кассовой книге. При этом предприятие ведет только одну кассовую книгу (п. 23 Порядка), записи в которую должны производиться кассиром сразу же после выдачи или получения денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (п. 24 Порядка).

Учитывая работу дополнительной кассы в ночное время и невозможность внесения ночным кассиром записей в кассовую книгу организации, в целях выполнения п. п. 22 - 24 организации можно порекомендовать утвердить в учетной политике следующий порядок: кассир главной кассы кроме кассовой книги ведет книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма N КО-5) в части наличных расчетов с операционной кассой; в операционной кассе по форме кассовой книги (форма N КО-4) ведутся так называемые операционные кассовые книги, форма которых регламентируется учетной политикой организации.

Для обеспечения сменной работы ночных кассиров организации необходимо разработать и закрепить в учетной политике документ, на основании которого будет происходить передача остатков денежных средств при смене кассиров. Например, таким документом согласно Постановлению Девятого арбитражного суда от 9, 10 октября 2006 г. по делу N 09АП-13443/2006-ГК может являться акт приема-передачи.

Помимо того, со всеми сменными кассирами рекомендуется заключить договор о коллективной материальной ответственности.

Таким образом, для обеспечения процесса работы дополнительной кассы организации необходимо закрепить в учетной политике следующие моменты:

- момент выдачи денежных средств ночному кассиру и момент возврата остатков наличных средств из дополнительной кассы в главную кассу организации;

- лимит денежных средств, который будет ежедневно выдаваться из главный кассы в дополнительную для обеспечения ее работы;

- порядок ведения ночным кассиром операционной кассовой книги и форму этого документа;

- документ, на основании которого будет происходить передача остатков денежных средств при смене кассиров.

Кроме того, при организации работы дополнительной кассы необходимо учитывать общие требования, содержащиеся в Порядке ведения кассовых операций в РФ.

4. Выдача авансов и расчеты по авансовым платежам

На основании ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиал и головное отделение организации являются одним юридическим лицом. Для учета текущих расчетов между выделенными на отдельный баланс структурными подразделениями одной организации согласно Инструкции по применению Плана счетов предназначен счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты", субсчет 79-2 "Расчеты по текущим операциям".

Исходя из п. п. 15, 16 Порядка ведения кассовых операций следует, что организация вправе выдавать деньги под отчет тем лицам, с которыми заключен трудовой договор. Следовательно, и головная организация, и подразделение вправе выдавать деньги под отчет всем сотрудникам: и тем, которые по трудовому договору работают в обособленном подразделении, и тем, кто числится в головном офисе. Важно, чтобы работник числился в списочном составе всей фирмы.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. О возможности представления работником авансового отчета в обособленное подразделение с последующей передачей его в головную организацию в законодательстве ничего не прописано, следовательно, соответствующим внутренним распоряжением организация может предусмотреть возможность сдачи сотрудником авансового отчета по месту его постоянной работы: сотрудниками подразделения в подразделение для последующей передачи в бухгалтерию организации, сотрудниками головной организации в бухгалтерию головной организации.

Таким образом, сотрудники, числящиеся в списочном составе организации, могут получать авансы как в головном офисе, так и обособленном подразделении. Место предоставления работниками авансовых отчетов по израсходованным суммам определяется внутренним распоряжением руководителя организации.

Подписано в печать

28.08.2007

————