"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 9

Вопрос: Учреждение приобрело за счет средств бюджета трудовые книжки и вкладыши в них. Каков порядок их учета и хранения? Как отразить в бюджетном учете операции по возмещению затрат на приобретение трудовых книжек?

Ответ: Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, а также заполненные документы в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила). В п. 42 Правил сказано, что такие бланки следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца указанное лицо обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного кассового ордера организации. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Кроме того, учреждения должны вести:

- Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя, а также скреплены печатью учреждения.

В Приходно-расходной книге ответственный работник отражает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены и выданы трудовые книжки и вкладыши.

В Книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек.

Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются по рыночной цене. При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере расходов на приобретение (п. 47 Правил).

Порядок учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них регламентирован п. 236 Инструкции N 25н <1>, согласно которому их учет ведется на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". При этом учетная цена этих документов, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк. Списывают израсходованные, а также испорченные бланки по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек следует относить на подстатью 226 "Прочие услуги" ЭКР <2>.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Приказ Минфина России от 08.12.2006 N 168н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации", Письмо Минфина России от 14.04.2006 N 02-14-10/880.

Пример. Спортивная школа в июне 2007 г. приобрела 10 трудовых книжек на сумму 500 руб. Рыночная цена каждой составляет 50 руб. В этом же месяце учреждение выдало трудовую книжку новому сотруднику. Лицевой счет бюджетного учреждения обслуживается в территориальном органе Федерального казначейства.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

     
   —————————————————————————————T————————————T————————————T—————————¬
   |     Содержание операции    |    Дебет   |   Кредит   |  Сумма, |
   |                            |            |            |   руб.  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Приобретены бланки трудовых |1 401 01 226|1 302 09 730|   500   |
   |книжек                      |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Оплачен счет поставщика на  |1 302 09 830|1 304 05 226|   500   |
   |приобретение трудовых книжек|            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Оприходованы бланки трудовых|     03     |      —     |    10   |
   |книжек на забалансовом счете|            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Переданы бланки на хранение работнику кадровой службы (отражение|
   |на забалансовом счете)                                          |
   +————————————————————————————T————————————T————————————T—————————+
   |— списаны с кассира —       |      —     |     03     |    10   |
   |материально ответственного  |            |            |         |
   |лица трудовые книжки        |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— оприходованы трудовые     |     03     |      —     |    10   |
   |книжки на работника отдела  |            |            |         |
   |кадров                      |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Начислен доход от возмещения|1 205 10 560|1 401 01 180|    50   |
   |работником стоимости        |            |            |         |
   |трудовой книжки             |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Приняты деньги в кассу от   |1 201 04 510|1 205 10 660|    50   |
   |сотрудника за трудовую      |            |            |         |
   |книжку                      |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Отражены денежные средства  |1 304 05 226|1 201 04 610|    50   |
   |на лицевом счете учреждения,|            |            |         |
   |полученные за трудовую      |            |            |         |
   |книжку                      |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Перечислены в доход денежные|1 210 02 180|1 304 05 226|    50   |
   |средства, полученные за     |            |            |         |
   |за трудовую книжку          |            |            |         |
   L————————————————————————————+————————————+————————————+——————————
   

О.Заболонкова Зам. главного редактора журнала "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение" Подписано в печать 22.08.2007 ————