"Налоги" (газета), 2007, N 33

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

(Окончание. Начало см. "Налоги" (газета), 2007, N 32)

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу.

Внесение изменений и исправлений

На основании приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу, с которым работник был ознакомлен под роспись, в трудовой книжке нового работника не позднее недельного срока производится соответствующая запись о приеме на работу.

В случае, когда трудовой договор заключается впервые, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. При выдаче трудовой книжки работнику работодатель взимает с работника плату в размере расходов на ее приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Но плата за выдачу трудовой книжки взимается не всегда. Так, например, не взимается плата:

- в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки;

- в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

- при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

При этом согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель должен оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в присутствии этого работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу.

Копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки работник может получить на основании письменного заявления, переданного работодателю, причем работодатель обязан выдать их не позднее трех дней со дня подачи заявления.

Порядок заполнения сведений о работе в трудовой книжке следующий.

1. Сначала в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации (в соответствии с ее учредительными документами), а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

2. Далее под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

3. Затем в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

4. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Запись о приеме на работу должна содержать следующее: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда".

Наименования профессий и должностей должны строго соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам, трудовому договору. При этом часто возникает вопрос: обязательно ли наименование должности, специальности, профессии должно вноситься строго на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37, и соответствующего выпуска Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих? Можно сказать, что подобное заполнение обязательно должно иметь место в тех случаях, когда федеральными законами выполнение работ по этим должностям, специальностям или профессиям предусматривается предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.

Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.

Все сведения о работе (не только о приеме на работу, но и о переводе на другую работу, увольнении) в трудовой книжке нумеруются и датируются. Датами записей являются соответствующие даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) работодателя по личному составу.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом производится соответствующая запись. Отмечается в трудовой книжке и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

Сведения о работе по совместительству указываются в трудовой книжке по желанию работника. Они вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В этом случае в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Обратите внимание! С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (унифицированная форма N Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Правила внесения изменений и исправлений в трудовую книжку - пожалуй, самая актуальная тема. Данные правила предусмотрены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (п. п. 26 - 30) и Инструкцией N 69 (п. 1.2). В случае выявления неправильной или неточной записи сведений такая запись исправляется тем работодателем, которым она была внесена. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, копии, архивные выписки из кадровых документов ликвидированной организации).

Все исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (например, приказу по личному составу). В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Рассмотрим порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждении" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Последовательность внесения изменений и исправлений в трудовую книжку такова: после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе".

При этом согласно п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению работодатель по последнему месту работы обязан выдать дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

В случае внесения изменений и дополнений, произведенных в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, они должны быть доведены до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя должны вноситься соответствующие изменения и дополнения.

Наименование организации может меняться, тогда согласно п. 3.2 Инструкции N 69 порядок внесения записи будет следующим: отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а затем в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования работодателя приводит к разночтению в записях о приеме на работу и увольнении. Впоследствии это осложнит оформление пенсии и потребует дополнительного документального подтверждения трудового стажа справками с прежних мест работы или из архивных учреждений.

Общие сведения о работнике, записанные на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, могут в дальнейшем измениться, что также требует уточнения и изменения соответствующих записей (п. п. 2.3, 2.4 Инструкции N 69).

Порядок внесения записей при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения следующий:

1. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения.

2. Записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом должна легко читаться.

3. Ссылки на соответствующие документы (свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении) записываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью кадровой службы).

Порядок внесения записей при изменении (дополнении) образования, профессии, специальности следующий:

1. Старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией.

2. Если данные об образовании, профессии, специальности отсутствовали в трудовой книжке, то в таком случае просто заполняются пустые строки.

Часто на практике специалисты кадровой службы считают, что в трудовой книжке необходимо делать ссылку на документ об образовании в случае дополнения ранее внесенных сведений. И по аналогии с записью об изменении анкетных данных располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Однако Инструкция N 69 этой ссылки не предусматривает, соответственно, делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии, специальности на обложке трудовой книжки, из-за ее небольшого размера.

Исправить ошибку, если она обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, несложно. Проблемы вызывает ошибка, выявленная после увольнения работника или через годы, когда после неправильной записи будут следовать многочисленные записи, произведенные другими работодателями.

В данном случае запись об увольнении изменить можно по общему правилу, рассмотренному выше: путем признания ее недействительной и внесения правильной записи с указанием даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Далее, учитывая указания в п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, новая запись об увольнении должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Сложнее после оформления в трудовой книжке записи об увольнении изменить другие записи, находящиеся внутри блока записей о работе у конкретного работодателя (о приеме, переводе, неточности дат, названия должности, профессии, специальности и другие), поскольку заверение их подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (кадровой службы) не предусмотрено и официальных разъяснений на этот счет нет.

Порядок внесения изменений в данном случае тот же. Однако внесение изменений в такие записи без указания наименования организации, печати, подписей ведет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому целесообразнее изменения в такие записи после многочисленных записей других работодателей удостоверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (кадровой службы), иначе она будет необоснованна.

Пример 2. В ООО "Виктория" в качестве главного бухгалтера была принята на работу Дроздова Е.А., с которой был заключен бессрочный трудовой договор от 20 октября 2006 г. N 45. Руководитель организации подписал приказ N 45-л/с о приеме на работу Дроздовой Е.А. на должность главного бухгалтера. Начальник отдела кадров внесла ошибочные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В трудовую книжку были внесены следующие записи.

     
   ———————T————————————————T——————————————————————————T—————————————¬
   |   N  |      Дата      |     Сведения о приеме    |Наименование,|
   |записи+—————T—————T————+  на работу, переводе на  | дата и номер|
   |      |число|месяц| год| другую постоянную работу,|  документа, |
   |      |     |     |    | квалификации, увольнении | на основании|
   |      |     |     |    |    (с указанием причин   |   которого  |
   |      |     |     |    |и ссылкой на статью, пункт|   внесена   |
   |      |     |     |    |          закона)         |    запись   |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   1  |        2       |             3            |      4      |
   +——————+—————T—————T————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |Общество с ограниченной   |             |
   |      |     |     |    |ответственностью (ООО)    |             |
   |      |     |     |    |"Виктория"                |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   1  |  20 |  10 |2006|Принята на работу         |Приказ от    |
   |      |     |     |    |бухгалтером               |20 октября   |
   |      |     |     |    |                          |2006 г.      |
   |      |     |     |    |                          |N 45—л/с     |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   2  |  22 |  10 |2006|Запись за N 1             |             |
   |      |     |     |    |недействительна           |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   3  |  20 |  10 |2006|Принята на должность      |Приказ от    |
   |      |     |     |    |главного бухгалтера в     |20 октября   |
   |      |     |     |    |отдел бухгалтерии         |2006 г.      |
   |      |     |     |    |                          |N 45—л/с     |
   L——————+—————+—————+————+——————————————————————————+——————————————
   

Обратите внимание! Наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы должны указываться в соответствии со штатным расписанием. То же самое наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы необходимо указывать в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу и в трудовой книжке. Наименование структурного подразделения, в которое принимается работник, должно строго соответствовать наименованию, закрепленному в локальных нормативных актах, и точно повторяться в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу и в трудовой книжке. Порядок выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки Порядок оформления и выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки регламентирован в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и в Инструкции N 69. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовых книжек. Вкладыш выдается в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов. При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующие правила: 1) На первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша. 2) Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Если трудовая книжка или вкладыш к ней утеряны или пришли в негодность, то лицо, утратившее трудовую книжку или вкладыш к ней, обязано немедленно заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Итак, дубликат трудовой книжки оформляется администрацией по последнему месту работы. Дубликат трудовой книжки, оформленный в установленном порядке, возвращается ее владельцу. В случае трудоустройства на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки. Обратите внимание! Федеральным законом N 90-ФЗ внесены изменения в ст. 65 ТК РФ, в соответствии с которыми: "В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку". То есть работодатель теперь обязан завести новую трудовую книжку человеку, который не предъявил этот документ при трудоустройстве. При этом, какую информацию в ней следует указать, необходимо ли при этом новому работодателю соблюдать правила оформления дубликата, законодатель не определил. Ранее в соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано было заявить об этом работодателю по последнему месту работы. То есть дубликат трудовой книжки оформлялся по последнему месту работы не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Таким образом, прояснить порядок оформления дубликата новым работодателем должны поправки в нормативные акты, регулирующие правила ведения и хранения трудовых книжек. В соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: "а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы". По желанию работника при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, на основании его письменного заявления по последнему месту работы выдается дубликат трудовой книжки. При этом в дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и тому подобное). Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам, предусмотренным для заполнения сведений о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, сведений о работе, сведений о награждениях. Однако существуют некоторые особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Так, если до поступления в данную организацию (к данному работодателю) работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3 вносится запись об общем стаже и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. В подтверждение трудового стажа принимаются только официальные документы с подписью руководителя, заверенные печатью организации. Это могут быть: справки, копии, выписки из приказов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. На основании представленных документов общий стаж работы работника, которому оформляется дубликат трудовой книжки, записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: - в графе 2 указывается дата приема на работу; - в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора) производится в общем порядке: - в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); - в графе 3 - причина (основание) увольнения (если в представленном работником документе имеются такие данные). В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения; - в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и тому подобное), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. О.А.Рогова Консультант ЗАО "BKR-Интерком-Аудит" Подписано в печать 23.07.2007 ————