"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2006, N 1

ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ ТОРГОВЛИ И ОБЩЕСТВЕННОГО

ПИТАНИЯ

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами унифицированной формы. Аналогичное требование действует и для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата России, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядком предприятий торговли или общественного питания.

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (п. 5 ПБУ 1/98).

Следует обратить внимание, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее по тексту - Положение о документах и документообороте), имея при этом в виду, что данный документ применяется в части, не противоречащей действующему законодательству и нормативным актам. Руководствуясь этим, предприятия торговли и общепита самостоятельно определяют правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерскую и налоговую отчетность;

4) график документооборота (сроки и порядок прохождения документов);

5) хранение документов.

Рассмотрим их подробнее.

Первичные документы

Как уже говорилось выше, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными документами. Причем такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Подобные унифицированные формы первичных документов принимаются соответствующими постановлениями Госкомстата России. К примеру:

- Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации";

- Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств";

- Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" и др.

В учетной политике необязательно указывать тот факт, что предприятие применяет унифицированные формы первичной документации. При этом порядок и сроки представления многих типовых документов также определены на законодательном или нормативном уровне (например, в части расчетов с подотчетными лицами).

Однако при формировании учетной политики и документооборота организации необходимо определить, для каких финансово-хозяйственных операций унифицированные формы не утверждены.

В этих целях для подтверждения совершенных в учете операций, по которым унифицированные формы первичных документов отсутствуют, предприятия вправе самостоятельно разработать такую документацию.

При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Например, действующими нормативными актами не определены формы первичных документов по движению нематериальных активов (за исключением карточки учета НМА формы N НМА-1).

Поэтому при вводе объекта НМА в эксплуатацию организация может воспользоваться либо типовым актом для основных средств (форма N ОС-1), либо разработать такой акт самостоятельно. Ниже приведена примерная форма данного документа.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                       Утверждаю|
   |                          Генеральный директор ЗАО "Перспектива"|
   |                                      _____________ Малахов О.Д.|
   |                                            "12" декабря 2005 г.|
   |                                                                |
   |    Акт приемки (ввода в эксплуатацию) нематериального актива   |
   |                                                                |
   |    Мы, нижеподписавшиеся,  комиссия  по приемке  нематериальных|
   |активов,   назначенная   приказом  генерального   директора  ЗАО|
   |"Перспектива" от 1 июля 2005 г.  N 112, составили  настоящий акт|
   |о принятии  нематериального  актива (товарный знак) и  вводе его|
   |в эксплуатацию.                                                 |
   |    В   ходе   обследования   объекта   и   прилагаемой  к  нему|
   |документации установлено следующее:                             |
   |    (при  необходимости  приводятся  технические  характеристики|
   |объекта, номера  и даты патентов, исключительных лицензий и иных|
   |документов, отражающих  факт  регистрации прав  на этот  объект,|
   |а  также   заключение   комиссии  о   соответствии   технических|
   |характеристик фактическим показателям).                         |
   |    Первоначальная стоимость НМА составляет 120 000 руб.        |
   |    Срок полезного использования объекта НМА (товарного знака) —|
   |120 месяцев (10 лет).                                           |
   |    Способ  начисления амортизации — линейный. Ежемесячная норма|
   |амортизации — 1000 руб.                                         |
   |    Выводы  комиссии:  принять  объект  НМА (товарный  знак)  на|
   |баланс  ЗАО  "Перспектива"  и   ввести  его  в   эксплуатацию  с|
   |12 декабря 2005 г.                                              |
   |                                                                |
   |    Председатель комиссии: __________________Качалова А.Д.      |
   |    Члены комиссии:              ________________Белова С.Б.    |
   |                                 ________________Иванова Л.Б.   |
   |                                 ________________Федорчук Д.Т.  |
   |                                                                |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Разработанные организацией внутренние формы первичной документации должны быть в обязательной форме зафиксированы в ее учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно для этого составляется альбом неунифицированных форм, который утверждается в составе учетной политики в качестве ее приложения.

Учетные регистры

В соответствии с п. 4 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями торговли и общепита должны вестись регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства утверждена еще Минфином СССР от 6 июня 1960 г. Однако с учетом произошедших в бухгалтерском учете изменений она является только рекомендательным документом для применения такого рода формы учета на предприятиях.

Значительно реже организациями применяется мемориально-ордерная форма учета, при которой на основании данных первичных или накопительных документов составляются мемориальные ордера, отражающиеся в регистрационном журнале (журнале хозяйственных операций), а затем в главной книге.

Предприятия торговли и общепита могут применять машинно-ориентированные (автоматизированные) формы учета на основе журнально-ордерной или (значительно реже) мемориально-ордерной формы.

Используемая организацией форма учета должна быть отражена в ее учетной политике по бухгалтерскому учету. Кроме того, если предприятием разработаны собственные формы учетных регистров, то они должны быть также отражены в альбоме неунифицированных форм документов.

Обращаем внимание, что организации торговли и общепита, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут выбирать, в каком порядке им отражать учетную информацию:

- аналогично другим организациям с применением установленных форм счетоводства для малых предприятий;

- по форме счетоводства, установленной для малых предприятий (сокращенной). Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства утверждены Приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. N 64н;

- по упрощенной системе налогообложения (согласно гл. 26.2 "Упрощенная система налогообложения" НК РФ и п. 3 ст. 4 Закона о бухгалтерском учете).

Указанные выше обстоятельства также должны быть зафиксированы в учетной политике малого предприятия.

С введением в действие с 1 января 2002 г. гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет.

При этом данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

В целом под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

Формы таких регистров налогового учета организации также могут самостоятельно разрабатывать, учитывая, однако, что они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (ст. 314 НК РФ):

- наименование регистра;

- период (дату) составления;

- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

- наименование хозяйственных операций;

- подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Рассмотрим на условном примере, как могут оформляться подобные регистры.

Так, предприятия торговли (общепита) зачастую в рекламных целях организуют различного рода конкурсы, лотереи, проводят массовые рекламные компании (например, в виде дегустации их продукции или продаваемых товаров) и т.д. Все эти мероприятия по сути являются рекламой. Однако расходы по ним для целей налогообложения признаются не в полной сумме, а только в размерах, не превышающих 1 процента выручки от реализации товаров (работ, услуг) (п. 4 ст. 264 НК РФ).

Для расчета подобного рода нормируемых затрат предприятия должны подготовить соответствующий регистр. Например:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                       Утверждаю|
   |                          Генеральный директор ЗАО "Перспектива"|
   |                                    _______________ Малахов О.Д.|
   |                                            "30" декабря 2005 г.|
   |                                                                |
   |         Регистр расчета нормируемых расходов по рекламе        |
   |                     за декабрь 2005 года                       |
   |                                                                |
   |    Выручка   от   реализации  по   состоянию  на   01.12.2005 —|
   |2 000 000 руб.                                                  |
   |    Нормируемые  рекламные  расходы по состоянию на 01.12.2005 —|
   |22 000 руб. (без учета НДС).                                    |
   |    Выручка от реализации за декабрь 2005 г. — 500 000 руб.     |
   |    Нормируемые   рекламные   расходы   за   декабрь   2005 г. —|
   |5000 руб.                                                       |
   |    Выручка  от  реализации,  всего  за 2005 г. — 2 500 000 руб.|
   |(2 000 000 руб. + 500 000 руб.).                                |
   |    Нормируемые    рекламные   расходы,  всего   за   2005  г. —|
   |27 000 руб. (22 000 руб. + 5000 руб.).                          |
   |    Норматив  принятия нормируемых  рекламных расходов для целей|
   |налогообложения:                                                |
   |                2 500 000 руб. x 1% = 25 000 руб.               |
   |    Распределение нормируемых рекламных расходов:               |
   |    рекламные расходы, принимаемые для целей  налогообложения, —|
   |25 000 руб.;                                                    |
   |    рекламные расходы, не принимаемые для целей налогообложения,|
   |— 2000 руб. (27 000 руб. — 25 000 руб.).                        |
   |                                                                |
   |    Главный бухгалтер                        А.Д. Качалова      |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Регистры налогового учета могут вестись в виде специальных форм: на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях.

Необходимо также отметить, что Информационным сообщением МНС России от 19 декабря 2001 г. "Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации" доведены до сведения налогоплательщиков рекомендуемые образцы форм таких регистров.

При этом еще раз обращаем внимание, что организация может такие регистры разработать самостоятельно или взять за основу предлагаемые МНС России. Однако в любом случае в учетной политике для целей налогообложения необходимо предусмотреть состав этих форм (либо в виде перечня, если они из числа рекомендованных налоговыми органами, либо в виде приложения (альбома форм налоговых регистров)).

Бухгалтерская и налоговая отчетность

В зависимости от типа и структурной организации предприятий торговли и общественного питания могут существовать некоторые различия и в составляемой ими бухгалтерской отчетности.

Все предприятия и организации обязаны представлять бухгалтерскую отчетность в составе и в порядке, предусмотренных ст. 13 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 4/99 и Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

Однако, например, субъекты малого предпринимательства могут представлять сокращенный перечень бухгалтерской отчетности (п. 85 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Организации, имеющие в своем составе структурные подразделения, выделенные на отдельные балансы, либо территориально обособленные подразделения (представительства, филиалы и др.), должны отразить в учетной политике порядок составления консолидированной отчетности в целом по организации (сроки и объемы представления внутренней отчетности структурными подразделениями, состав этой внутренней отчетности, распределение самого процесса учета между бухгалтериями подразделений и главной (централизованной) бухгалтерией и т.п.).

Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 91) и ПБУ 11/2000 в случае наличия у организаций дочерних и зависимых обществ они помимо собственного бухгалтерского отчета составляют сводную бухгалтерскую отчетность, включающую показатели отчетов таких обществ. Методические рекомендации по составлению и представлению сводной бухгалтерской отчетности определены Приказом Минфина России от 30 декабря 1996 г. N 112 (с изм. от 12 мая 1999 г.). Соответственно, организации должны разработать порядок сдачи дочерними и зависимыми обществами отчетности для составления свода.

Такого рода особенности составления бухгалтерской отчетности и представления ее заинтересованным лицам должны быть отражены в учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Помимо бухгалтерской отчетности организации обязаны сдавать в налоговые органы и налоговую отчетность (налоговые декларации), сроки представления которой определены законодательством о налогах и сборах РФ.

График документооборота

Как видно из рассмотренного выше, некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).

В то же время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления на предприятиях торговли и общепита должны оформляться правила документооборота, утверждаемые в составе их учетной политики для целей бухгалтерского учета.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Положением о документах и документообороте в качестве рекомендации приведена форма графика документооборота.

Однако в зависимости от целей, поставленных перед графиком документооборота, предприятия торговли и общепита имеют право утверждать свои правила внутреннего движения первичных документов.

В качестве примера упрощенной схемы (графика) документооборота небольшой организации можно привести такой:

График документооборота ЗАО "Перспектива"

(Приложение N 2 к учетной политике по бухгалтерскому учету

на 2006 год, утвержденной Приказом N 255 от 30.12.2005)

     
   ———————————————T—————————————————————————————T———————————————————————————¬
   | Наименование |      Создание документа     |    Проверка и обработка   |
   |   документа  |                             |         документа         |
   |              +—————————————T———————————————+—————————————T—————————————+
   |              |Ответственный|Срок исполнения|Ответственный|Ответственный|
   |              |за проверку и|(представления)| за проверку |за исполнение|
   |              |  исполнение |               |             |             |
   +——————————————+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+
   |1. Табель     |Начальники   |Не позднее 3—го|Бухгалтер    |Бухгалтер    |
   |рабочего      |подразделений|числа месяца,  |Петрова О.Н. |Петрова О.Н. |
   |времени       |(с указанием |следующего за  |             |             |
   |              |ФИО)         |отчетным       |             |             |
   +——————————————+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+
   |2. Расчетно—  |Бухгалтер    |Не позднее 7—го|Главный      |Бухгалтер    |
   |платежная     |Петрова О.Н. |числа месяца,  |бухгалтер    |Петрова О.Н. |
   |ведомость по  |             |следующего за  |Сидорова В.М.|             |
   |оплате труда  |             |отчетным       |             |             |
   +——————————————+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+
   |3. Требование—|Начальники   |Ежедневно до 17|Бухгалтер    |Бухгалтер    |
   |накладная     |подразделе—  |часов          |Иванова Е.Д. |Иванова Е.Д. |
   |              |ний,         |               |             |             |
   |              |кладовщик    |               |             |             |
   +——————————————+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+
   |4. Акт        |Начальник    |Не позднее 1—го|Бухгалтер    |Бухгалтер    |
   |представи—    |коммерческого|числа месяца,  |Трепова Л.М. |Алешина Г.Н. |
   |тельских      |отдела       |следующего за  |             |             |
   |расходов      |Васин Г.В.   |отчетным       |             |             |
   +——————————————+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+
   |5. Акты       |Начальники   |Не позднее 3   |Бухгалтер    |Бухгалтер    |
   |выполненных   |подразделений|дней с момента |Федорова Е.К.|Федорова Е.К.|
   |работ         |(отделов)    |подписания акта|             |             |
   |              |             |сторонами      |             |             |
   +——————————————+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+
   |                                 И т.д.                                 |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Представленный образец документооборота отражает места создания документов и сроки их передачи в бухгалтерию. При этом в нем отсутствует схема движения документов как в целом по организации, так и внутри самой бухгалтерии. Поэтому такого рода порядок необходим только в целях контроля за своевременным оформлением и сдачей документов.

Хранение документов

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован ст. 17 Закона о бухгалтерском учете.

Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

- наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

- период, за который скомплектованы документы;

- перечень скомплектованных первичных документов;

- дату комплектации и передачи документов в архив;

- подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов в архиве предприятия определяется согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденному Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. При этом, как уже отмечалось ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть менее пяти лет.

Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

В.Б.Гуккаев

Подписано в печать

12.12.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——