"Главбух". Приложение "Учет в торговле", 2005, N 2

ОХРАНА МАГАЗИНА

Решить проблему по охране торговых точек можно несколькими способами: создать собственные охранные подразделения; заключить договоры со специализированными охранными предприятиями; обратиться к услугам подразделений вневедомственной охраны при органах внутренних дел; установить системы охраны и т.д.

Каждый из возможных вариантов имеет свои бухгалтерские и юридические особенности.

Общие положения

Деятельность в области обеспечения безопасности строго регламентирована действующим законодательством. В частности, Законом РФ от 11 марта 1992 г. N 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" (далее - Закон N 2487-1). В нем под охранной деятельностью понимается оказание на возмездной договорной основе услуг физическим и юридическим лицам в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов. При этом такие услуги могут оказывать только предприятия, имеющие специальное разрешение (лицензию) органов внутренних дел. Защита законных прав и интересов включает:

- защиту жизни и здоровья граждан;

- охрану имущества собственников, в том числе при его транспортировке;

- проектирование, монтаж и эксплуатационное обслуживание средств охранно-пожарной сигнализации;

- консультирование и подготовку рекомендаций клиентам по вопросам правомерной защиты от противоправных посягательств;

- обеспечение порядка в местах проведения массовых мероприятий.

Рассмотрим на примерах возможные варианты.

Создание собственных охранных подразделений

На основании ст. 14 Закона N 2487-1 предприятия независимо от их организационно-правовых форм вправе учреждать обособленные подразделения для ведения охранной деятельности в интересах собственной безопасности учредителя. Такие подразделения чаще именуют службами безопасности. Руководители и персонал этих служб действуют на основании своих уставов, согласованных с органами внутренних дел (ОВД).

Служба безопасности не должна оказывать никакие другие услуги, кроме охраны своего предприятия.

Для ведения своей деятельности служба получает в ОВД лицензию на оказание охранных услуг. Для этого в органы представляют записку с перечислением в ней видов охранных услуг и территорий деятельности службы, данных о предполагаемой численности персонала, намерении использовать технические и иные средства и оружие.

Лицензии на право занятия охранной деятельностью должны быть у руководителя и каждого из сотрудников службы безопасности. Каждому охраннику ее могут выдать только после представления в ОВД документов, подтверждающих прохождение специальной подготовки для работы в качестве охранника либо стаж работы не менее трех лет в милиции или в органах безопасности.

Затраты на оплату труда работников службы безопасности, начисление ЕСН и пенсионных взносов, а также на содержание отдельных помещений службы в полной мере относят на расходы предприятия как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с гл. 25 Налогового кодекса РФ как прочие (косвенные) расходы.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете расходы по содержанию службы безопасности торгового предприятия собирают на счете 29 "Обслуживающие производства и хозяйства".

Все расходы по содержанию службы безопасности собирают в бухгалтерском учете следующим образом:

Дебет 29 Кредит 02 (10, 69, 70...)

- начислен износ по используемому оружию и боевому снаряжению, списаны материальные расходы службы, начислена заработная плата сотрудникам охраны, страховые платежи и ЕСН;

Дебет 29 Кредит 60 (76)

- отнесены затраты по коммунальному обеспечению и текущему содержанию помещений службы безопасности (контрольно-пропускных пунктов, караульных помещений, зданий охраны и т.п.).

В конце каждого отчетного месяца собранные на счете 29 расходы закрывают на счет 44 "Издержки обращения" в полной сумме. При наличии нескольких магазинов (торговых точек) у предприятия и ведении раздельного бухгалтерского учета в разрезе каждой торговой точки эти расходы распределяют между ними в соответствии с учетной политикой предприятия (например, в зависимости от доли выручки по каждому магазину).

Все эти затраты относят к косвенным расходам в соответствии с гл. 25 Налогового кодекса РФ.

Пример 1. Предприятие ООО "Альянс" имеет в своем составе два магазина, не выделенные на отдельный баланс. Для обеспечения охраны магазинов было создано структурное подразделение "Служба обеспечения безопасности" (СОБ).

За март 2005 г. сотрудникам СОБ было начислено 200 000 руб. заработной платы и выдана форма на сумму 70 000 руб. (в соответствии с учетной политикой предприятия расходы на спецодежду списываются на расходы предприятия при выдаче ее сотрудникам). Расходы на ГСМ по служебному автомобилю СОБ - 5650 руб., а расходы на содержание помещения - 50 000 руб.

Выручка магазина А за март - 10 000 000 руб., а магазина Б - 40 000 000 руб.

Бухгалтер ООО "Альянс" в марте сделал такие проводки:

Дебет 29 Кредит 70

- 200 000 руб. - начислена заработная плата штатным сотрудникам "Службы обеспечения охраны";

Дебет 29 Кредит 69

- 52 000 руб. (200 000 руб. х 26%) - начислен ЕСН на заработную плату сотрудников СОБ;

Дебет 29 Кредит 10

- 70 000 руб. - выдана спецодежда сотрудникам службы;

Дебет 29 Кредит 10

- 5650 руб. - списаны ГСМ согласно путевым листам;

Дебет 29 Кредит 60

- 50 000 руб. - учтены расходы на содержание служебного помещения СОБ.

Итого расходы по структурному подразделению "Служба обеспечения безопасности" за март:

200 000 руб. + 52 000 руб. + 70 000 руб. + 5650 руб. + 50 000 руб. = 377 650 руб.

В конце месяца расходы структурного подразделения надо списать на издержки обращения. Для этого бухгалтер распределил их согласно учетной политике пропорционально выручке магазинов. Доля магазина А в общей выручке составляет:

10 000 000 руб. : (10 000 000 руб. + 40 000 000 руб.) х 100 = 20%.

Тогда доля магазина Б составляет:

100% - 20% = 80%.

Значит, часть расходов на содержание СОБ, приходящаяся на магазин А, будет:

377 650 руб. х 20% = 75 530 руб.

Соответственно на магазин Б приходится остальная часть расходов:

377 650 руб. - 75 530 руб. = 302 120 руб.

31 марта бухгалтер ООО "Альянс" сделал такие проводки:

Дебет 44 субсчет "Расходы на продажу по магазину А" Кредит 29

- 75 530 руб. - учтена в расходах на продажу по магазину А часть затрат на содержание СОБ;

Дебет 44 субсчет "Расходы на продажу по магазину Б" Кредит 29

- 302 120 руб. - учтена в расходах на продажу по магазину Б часть затрат на содержание СОБ.

Налоговый учет

Расходы на содержание службы безопасности принимаются для целей налогообложения прибыли (пп. 6 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Исключение составляют расходы на экипировку, приобретение оружия и иных специальных средств защиты.

Больше всего вопросов возникает при списании форменной одежды. Налоговая инспекция при проведении проверок руководствуется Методическими рекомендациями по применению главы 25 Налогового кодекса РФ, где сказано, что затраты на приобретение спецодежды надо учитывать в составе материальных расходов только в том случае, если ее обязательное применение предусмотрено законодательством РФ.

Но Закон N 2487-1 не обязывает сотрудников собственных служб безопасности носить форму. По логике налоговиков, получается, что если выданной охраннику спецодежды в отраслевых нормах нет, то нельзя уменьшить на ее стоимость налогооблагаемую прибыль.

Тем не менее форменное обмундирование все-таки можно учесть для целей исчисления налога на прибыль.

Для этого форменную одежду нужно предоставлять для использования только на работе, без передачи в личное постоянное пользование охранника. В этом случае право собственности на форму остается у организации. Тогда расходы на нее можно учитывать при исчислении налога на прибыль при условии, что они экономически обоснованны и документально подтверждены.

Это касается и НДФЛ, так как стоимость форменной одежды, переданной только для использования на работе, доходом сотрудника не является. У работников не возникает права распоряжаться обмундированием, и расходы на него не являются выплатами в пользу работников. Следовательно, на стоимость выданной таким образом формы не надо начислять ЕСН и пенсионные взносы.

Услуги специализированных охранных предприятий

Услуги охранных агентств стоят дорого, и небольшой магазин вряд ли может себе их позволить. Но для крупных фирм этот вариант приемлем. Он избавляет организацию от множества трудностей, связанных с созданием собственного охранного подразделения (получение лицензий и др.). Специализированные предприятия могут оказывать услуги в виде вооруженной охраны имущества, а также использовать технические и иные средства, не причиняющие вреда жизни и здоровью граждан и окружающей среде, а также средства оперативной радио- и телефонной связи.

Оказание охранных услуг на договорной основе разрешено только предприятиям, специально учреждаемым для этих целей (ст. ст. 3 и 11 Закона N 2487-1). В связи с этим в договорах с охранными фирмами обязательно отражают реквизиты выданных им лицензий.

Расходы по оплате услуг сторонних охранных предприятий также относят на расходы магазина как косвенные, а в бухучете отражают по дебету счета 44 в корреспонденции со счетами расчетов. Их можно в полной мере отнести к расходам в целях налогообложения прибыли.

Однако для этого у торговой организации должны быть подтверждающие документы. Отношения предприятия с привлекаемой охранной структурой регулируются письменным договором. Основным первичным оправдательным документом для принятия расходов к учету является акт приемки работ. В нем отражают характер оказанных услуг, их оценку и (или) соответствие услуг условиям договора, а при организации расчетов по человеко-дням также и количество отработанного рабочего времени.

Обратите внимание: налоговые органы при проверке обращают внимание на то, чтобы в договоре с охранным агентством были указаны фактический адрес и точные размеры охраняемой территории. Иначе налоговики могут посчитать эти расходы экономически необоснованными.

Услуги подразделений вневедомственной охраны

Для охраны организации наряду со специализированными коммерческими предприятиями могут также привлекаться подразделения вневедомственной охраны МВД России согласно Положению, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 14 августа 1992 г. N 589.

Согласно п. 10 этого Положения вневедомственная охрана осуществляет свою деятельность на принципах самоокупаемости, самофинансирования и содержится за счет специальных (внебюджетных) средств, поступающих по договорам от предприятий. При этом оплату охраны объектов производят по договорным ценам с учетом экономически обоснованных затрат и 5-процентного превышения доходов над расходами для возмещения убытков в связи с кражами и пожарами. Такой порядок формирования стоимости услуг (цены по договору) подтвержден в Письме Минэкономики России от 13 августа 1998 г. N 7-733.

Обеспечение сохранности денежных средств

На предприятия возложена обязанность создать условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Это требование Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. N 18). Инкассация - одна из самых рисковых операций в торговле. Поэтому при ее проведении магазины часто привлекают сторонние охранные фирмы для обеспечения безопасности. Затраты по оплате таких услуг можно относить на расходы торговой организации.

Оборудование предприятия охранно-пожарной сигнализацией

Предприятия торговли могут предусмотреть использование технических и других специальных средств, необходимых для выполнения сторожевой охраны, например узлов связи, средств пожарной и охранной сигнализации, пультов централизованного наблюдения, мониторов, телекамер, приборов охранно-пожарной сигнализации.

В соответствии с Правилами пожарной безопасности в РФ, а также нормами, утвержденными Приказами МЧС России от 18 июня 2003 г. N 315 и от 20 июня 2003 г. N 323, предприятие торговли обязано предпринимать меры предупреждения пожаров.

Примечание. Предотвращение пожаров - часть системы безопасности

На предприятиях торговли устанавливают специальные противопожарные сигнализации, а также используют специальное противопожарное оборудование. Задачи по противопожарной охране возлагают также на действующие дежурные службы или охранные подразделения (как собственные, так и привлеченные со стороны). Правила пожарной безопасности в РФ регламентируются Приказом МЧС России от 18 июня 2003 г. N 313.

В бухгалтерском и налоговом учете пожарный инвентарь относят к основным средствам. Как правило, стоимость оборудования и пожарной сигнализации превышает 10 000 руб., поэтому они являются амортизируемым имуществом.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, приборы и аппаратуру систем автоматического пожаротушения и пожарной сигнализации (код 14 3319000), а также оборудование для пожаротушения (код 14 2944000) относят к четвертой амортизационной группе оборудования. Срок их полезного использования - от 5 до 7 лет.

Охранная сигнализация не поименована в Классификаторе основных средств. Между тем код 14 3319000 - это большая подгруппа основных средств из группы "Машины и оборудование" Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 359. К ней и относятся разного вида охранные устройства (код 14 3319020). Поэтому срок полезного использования охранных сигнализаций такой же, как и пожарных.

Как же правильно отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на приобретение, монтаж, содержание и эксплуатацию средств безопасности?

Если охранный комплекс (датчики, кабельная сеть, средства слежения, оповещения и т.д.) стоит больше 10 000 руб., то это оборудование учитывают на счете 01 "Основные средства". Срок службы ОС в бухгалтерском учете можно устанавливать самостоятельно.

Не забудьте, что в бухучете первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат (без косвенных налогов) на приобретение, сооружение и изготовление этих ОС. Значит, учитывать сигнализации надо вместе с расходами на установку (монтаж).

В налоговом учете первоначальную стоимость ОС определяют как сумму расходов (без косвенных налогов) на приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, пригодного для использования. Об этом гласит п. 1 ст. 257 Налогового кодекса РФ. Получается, что в общем случае налоговый и бухгалтерский учет совпадают.

Примечание. Метод амортизации

ПБУ и Налоговый кодекс разрешают применять различные способы начисления амортизации. Но лучше начислять ее линейным методом - для сближения налогового и бухгалтерского учета. Если установить еще и одинаковый срок службы ОС, то никаких налогооблагаемых разниц в учете не будет.

Пример 2. ООО "Трейд" установило охранную сигнализацию в торговых и складских помещениях. Стоимость работ по установке и монтажу пожарной сигнализации составила 23 600 руб., в том числе НДС - 3600 руб. Стоимость системы - 47 200 руб., в том числе НДС - 7200 руб. Срок ее полезного использования - 72 мес. (6 лет). ООО "Трейд" применяет линейный метод амортизации и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Сигнализация установлена в январе 2005 г.

Значит, в учете первоначальная стоимость пожарной сигнализации составит:

47 200 руб. - 7200 руб. + 23 600 руб. - 3600 руб. = 60 000 руб.

Тогда норма амортизации составит в месяц:

100% : 72 мес. = 1,39%.

Начиная с февраля (месяц, следующий за месяцем ввода в эксплуатацию сигнализации) бухгалтер ООО "Трейд" начисляет амортизацию в размере:

60 000 руб. х 1,39% = 834 руб.

В бухучете сделаны такие проводки.

В январе 2005 г.:

Дебет 08 Кредит 60

- 40 000 руб. (47 200 - 7200) - отражена стоимость сигнализации;

Дебет 19 Кредит 60

- 7200 руб. - учтен НДС со стоимости сигнализации;

Дебет 08 Кредит 60

- 20 000 руб. (23 600 - 3600) - учтена стоимость работ по установке и монтажу сигнализации;

Дебет 19 Кредит 60

- 3600 руб. - учтен НДС со стоимости работ по установке и монтажу сигнализации;

Дебет 01 Кредит 08

- 60 000 руб. - пожарная сигнализация введена в эксплуатацию;

Дебет 60 Кредит 51

- 70 800 руб. (47 200 + 23 600) - оплачена поставщику сигнализация, а также услуги по ее установке.

В феврале 2005 г.:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 10 800 руб. (7200 + 3600) - НДС по введенному в эксплуатацию основному средству принят к вычету;

Дебет 44 Кредит 02

- 834 руб. (60 000 руб. х 1,39%) - начислен износ на сигнализацию за февраль (далее - ежемесячно).

Система пожарно-охранной сигнализации требует постоянного подключения к пульту охраны, системам оповещения и т.д. Кроме того, обслуживание сигнализации, как правило, подразумевает не только реагирование на поступивший сигнал, но и проведение профилактических работ по поддержанию ее в рабочем состоянии. Магазины такие затраты в бухгалтерском учете включают в расходы на продажу, если сигнализация установлена в торговом помещении, либо относят к общехозяйственным расходам.

Сторож в штатном расписании торгового предприятия

Одним из наиболее приемлемых способов для обеспечения охраны имущества торгового предприятия с небольшими оборотами является прием на работу сторожа. Сотрудника принимают на работу согласно штатному расписанию. Обычно с ним подписывают договор о материальной ответственности <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> О материальной ответственности читайте в журнале "Учет в торговле" N 2, 2003, с. 69.

А.А.Широков

Заместитель генерального директора

ООО "Аудиторская фирма "НИКА"

г. Екатеринбург

Подписано в печать

07.04.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——