"Главбух". Приложение "Учет в туристической деятельности", N 1, 2004

СТРУКТУРА ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ ТУРФИРМЫ

В современных рыночных условиях эффективность деятельности туристической компании зависит, прежде всего, от качества работы финансовой службы. От того, насколько успешно налажено управление финансами, зависит устойчивость компании на рынке. Большинство случаев банкротств происходит из-за неправильного ценообразования, отсутствия приоритетности при расходовании средств, беспорядочного формирования и накопления кредиторской задолженности, недостатка оборотных средств и т.д. Правильная постановка деятельности финансовой службы позволяет уберечь организацию от таких проблем.

В этой статье мы расскажем вам о том, какие задачи стоят перед финансовой службой в сфере туризма, каким образом сформировать оптимальную структуру финансовой службы, позволяющую обеспечить выполнение этих задач.

Задачи финансовой службы

Среди основных задач можно выделить следующие:

- оперативное управление финансами предприятия (контроль за движением денежных средств, своевременным осуществлением платежей, расчеты с внешними и внутренними контрагентами);

- оценка и планирование финансового состояния предприятия (разработка финансовых показателей и нормативов, проведение анализа финансовой деятельности, разработка учетной политики и предложения по стратегическому развитию компании и др.);

- бюджетирование (формирование операционных бюджетов и отчетов об их исполнении, финансового календаря, бюджета доходов и расходов (БДР), отчет об исполнении бюджета, бюджетный контроль);

- работа с кредитными и иными финансовыми структурами (привлечение заемных средств, размещение свободных средств);

- разработка и реализация инвестиционной политики компании;

- экономический анализ;

- постановка и ведение всех видов учета (бухгалтерского, налогового, управленческого и финансового).

Выполнение всех этих задач возможно только при соблюдении двух принципиальных условий: правильной организации структуры финансовой службы и обеспечении ее тесного взаимодействия с другими подразделениями компании.

Формирование структуры финансовой службы

Организационная структура финансовой службы - это набор функций, которые выполняют сотрудники подразделения. Построить организационную структуру финансовой службы можно описав с помощью функциограммы ее задачи.

     
                             ——————————————————¬
                             |     Задачи      |
                             |финансовой службы|
                             L————————T—————————
   

¦

     
      ———————————————————————¬        |        ——————————————————————————¬
      |    Бюджетирование    +————————+        |   Работа с кредитными   |
      L———————————————————————        +————————+       финансовыми       |
                                      |        |       структурами       |  
      ———————————————————————¬        |        L——————————————————————————
   

¦Оценка и планирование ¦ ¦

¦финансового состояния +--------+ --------------------------¬

¦ предприятия ¦ ¦ ¦ Выработка и реализация ¦

L----------------------- +--------+ инвестиционной политики ¦

¦ ¦ компании ¦

     
      ———————————————————————¬        |        L——————————————————————————
   

¦Оперативное управление+--------+

¦финансами предприятия ¦ ¦ --------------------------¬

L----------------------- ¦ ¦Бухгалтерский, налоговый,¦

+--------+ финансовый ¦

     
      ———————————————————————¬        |        |  и управленческий учет  |
      |      Финансово—      +—————————        L——————————————————————————
   

¦ экономический анализ ¦ L--------------------- ————

Каждой из задач, отраженных на функциограмме, отвечает конкретная должностная позиция. Таким образом, именно перечень и объем поставленных перед службой задач определяют оптимальную структуру финансовой службы.

Обратите внимание: в крупных компаниях за выполнение каждой задачи финансовой службы отвечают разные отделы (подразделения). В компании с численностью сотрудников 30 человек один сотрудник может решать сразу несколько поставленных задач. Типичная структура финансовой службы может выглядеть следующим образом (см. с. 36).

Типовая структура финансовой службы

     
                                   ———————————¬
                                   |Финансовый|
                                   | директор |
                                   L—T——————T——
   

- - - - - - - - - - - - - - - - - ¦-¬ --¦ - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ ¦ --------------------------¬ ¦ ¦ ---------------------------¬ ¦ ¦ Финансовый аналитик ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Планово-экономический ¦ ¦ ¦(бюджетирование и оценка +-----+ +-----+ отдел ¦ ¦ ¦ финансового состояния ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (бюджетирование и оценка ¦ ¦ ¦ предприятия, ¦ ¦ ¦ ¦ финансового состояния ¦ ¦ ¦ экономический анализ) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ предприятия, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ экономический анализ ¦ ¦ L-------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------------- ———— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

     
     ——————————————————————————¬     |      |     ———————————————————————————¬
   | |   Финансовый менеджер   |     | |  | |     |     Финансовый отдел     |   |
     | (оперативное управление +—————+      +—————+ (оперативное управление  |
   | | финансами предприятия,  |     | |  | |     |  финансами предприятия,  |   |
     |контроль платежей, работа|     |      |     |  работа с внешними       |
   | | с внешними финансовыми  |     | |  | |     | финансовыми институтами, |   |
     | институтами, разработка |     |      |     | разработка инвестиционной|
   | | инвестиционной политики |     | |  | |     |        политики          |   |
     L——————————————————————————     |      |     L———————————————————————————
   

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------------¬ ¦ --------------------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерия ¦ ¦ ¦ Бухгалтерия +------ +-----+(бухгалтерский, налоговый,¦ ¦ ¦(бухгалтерский, налоговый¦ ¦ ¦ ¦ ¦ финансовый ¦ ¦ ¦ финансовый ¦ ¦ ¦ и управленческий учет) ¦ ¦ ¦ и управленческий учет) ¦ ¦ ¦ ¦ L-----T--------------------- ¦ L-------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------------¬ ¦ ¦ L----+ Группа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ управленческого ¦ ¦ ¦ ¦ учета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----------------------¬ ¦ ¦ ¦ Группа ¦ ¦ ¦ ¦ L-----+ внутреннего аудита ¦ ¦ ¦ и разборки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ информационных ¦ ¦ ¦ технологий ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------- ¦ ¦ Средняя туристическая ¦ ¦ Крупная туристическая компания ¦ компания L - - - - - - - - - - - - - - - -- -- L- - - - - - - - - - - - - - - - - -- ————

Значительное влияние на структуру финансовой службы оказывают степень и характер ее взаимодействия с другими подразделениями туристической компании.

Взаимодействие финансовой службы

с другими подразделениями компании

При выполнении ряда своих функций финансовая служба опирается на данные, полученные от других отделов, и предоставляет на выходе уже обработанную информацию для использования всеми службами туристической компании в виде отчетов.

Одной из важнейших задач финансовой службы является калькулирование полной себестоимости турпродукта. Этот процесс предполагает правильный расчет всех издержек, связанных с формированием и реализацией единицы турпродукта. Информацию по предполагаемой выручке предоставляет маркетинговый отдел компании или коммерческий директор. На ее основе составляется плановая калькуляция. Обратите внимание: обязательно составляется две калькуляции (плановая - до предоставления услуг и фактическая - по факту реализации). Затем эти данные сравниваются. На основании полученных результатов финансовая служба анализирует причины отклонений и разрабатывает рекомендации по их устранению.

Одной из главных задач финансовой службы является бюджетирование, то есть построение финансовых планов и контроль за их выполнением. В туристической компании процесс бюджетирования зависит от сезонности спроса на услуги. Для того чтобы правильно учитывать цикличность процесса, финансовая служба тесно взаимодействует со службой маркетинга. Служба маркетинга предоставляет прогнозные данные расходов и выручки компании по периодам. Финансовая служба на основе этих данных разрабатывает главный бюджет компании и бюджет движения денежных средств. С момента принятия бюджета руководством предприятия финансовая служба выполняет контрольную функцию по исполнению финансовых планов, а также подготавливает отчет об исполнении бюджета, анализирует причины и степень отклонения фактических результатов от прогнозных показателей.

Конечно, состав и численность сотрудников финансовой службы зависят от многих других факторов: от размера компании, направлений ее работы и количества предоставляемых услуг.

Оптимальной может считаться только та структура, которая идеально обеспечивает оперативность и полноту выполнения финансовой службой своих задач.

Рассмотрим один из наиболее оптимальных вариантов организационной структуры финансовой службы (см. с. 38).

Оптимальная структура финансовой службы

     
                        ——————————————————————¬
                        | Финансовый директор |
                        L——————————T———————————
   

------------------T--+------------T-------------¬

     
     —————————+————————¬ ———————+————————¬ —————+—————¬ ——————+————¬
     |Главный бухгалтер| |  Финансовый   | |Финансовый| |Финансовый|
     LT————————————————— |   аналитик    | |контролер | | менеджер |
      |                  |(управленческий| | Платежи  | | Помощник |
      |                  |     учет)     | L——————————— |менеджера |
      |                  L————————————————              L———————————
   

¦ -------------------¬ ¦ ¦ Зам. главного ¦ ¦ ¦ бухгалтера ¦ +-+ (реализация, ¦ ¦ ¦составление отчета¦ ¦ ¦ по НДС) ¦ ------------¬ ¦ L------------------- ¦ Бухгалтер ¦ +----------------------+ по банку ¦ ¦ -------------------¬ L---------- ———— ¦ ¦Старший бухгалтер ¦ +-+ (расчеты ¦ ¦ ¦с дебиторами, ОС, ¦ ¦ ¦ материалы) ¦ ¦ L----------------- ———— ¦ -------------------¬ ¦ ¦ Бухгалтер ¦ ¦ ¦ (расчеты ¦ +-+ с кредиторами, ¦ ¦ ¦ начисление ¦ ¦ ¦ налогов) ¦ ¦ L----------------- ———— ¦ -------------------¬ ¦ ¦ Бухгалтер ¦ +-+ (зарплата, ¦ ¦ ¦подотчетные лица) ¦ ¦ L----------------- ———— ¦ -------------------¬ L-+Бухгалтер - кассир¦ L----------------- ————

Обратите внимание: в структуре финансового отдела присутствуют должность финансового менеджера и его помощника - их задача сводится к разработке системы бюджетирования, ее внедрению, составлению отчетов по исполнению бюджета, разработке методов корпоративной управленческой отчетности, ее форм, периодичности составления, сбора информации для заполнения отчетов. Такое подразделение существует далеко не на всех туристических предприятиях. Например, нет смысла вводить эти должности на малых предприятиях или предприятиях, оказывающих более узкий спектр услуг.

Еще одна отличительная черта - наличие позиции финансового контролера. Этот сотрудник функционально работает над контролем дебиторской и кредиторской задолженности. Он периодически (раз в неделю) получает данные от бухгалтерии о фактических задолженностях, сопоставляет их с договорными условиями, связывается с клиентами или подрядчиками и составляет отчет по прогнозам погашения задолженностей. Этот отчет передается финансовому аналитику и финансовому директору (копия). С целью беспрерывного обеспечения компании оборотными средствами финансовый директор принимает решение о привлечении кредитных ресурсов или о вложении свободных активов. Все эти данные отражаются в платежном календаре, который спускается финансовому контролеру с целью отслеживания фактической ситуации и изменений в планах работы. Таким образом, финансовая служба оперативно отслеживает ситуацию и выносит предложения на рассмотрение руководству компании.

Финансовый аналитик занимается анализом текущего состояния компании: отслеживает показатели эффективности деятельности компании, ее платежеспособности, проводит оценку финансового состояния и финансовой устойчивости турфирмы. Помимо этого финансовый аналитик работает с управленческой отчетностью и разрабатывает рекомендации по принятию управленческих решений.

Обратите внимание: в небольших компаниях возможно упрощение ряда функций финансовой службы и вместо четырех сотрудников можно ограничиться и двумя. Но важно четко обозначить их функции и перечень информации, получаемой от них, а также распределить задачи между бухгалтерией и другими службами.

Главный бухгалтер отвечает за правильное ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с действующим законодательством. Он формирует учетную политику компании, отвечает за ведение всех видов учета и подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. Он же несет ответственность за соответствие отчетности нормам действующего законодательства.

Заместитель главного бухгалтера ведет блок вопросов, связанных с реализацией услуг, составлением отчетов и начислением налога на добавленную стоимость или возмещением НДС.

Старший бухгалтер отвечает за расчеты с дебиторами, ведение книги продаж, ведение учета основных средств и материалов.

Следующий сотрудник - бухгалтер, связанный с расчетами по кредиторам, ведением книги покупок, начислением прочих налогов (налог на рекламу, на владельцев транспортных средств, налог на имущество и пр.).

Также в штате есть бухгалтер, начисляющий зарплату, налоги на зарплату. Он отвечает за составление отчетов по всем ведомствам, расчеты с командировочными и подотчетными лицами, курирует кассовые операции.

Бухгалтер-кассир осуществляет прием оплаты за услуги, выдает денежные средства под отчет и кредиторам, выдает зарплату и отвечает за составление первичных кассовых документов и ведение кассовой книги.

Роль бухгалтерии в структуре финансовой службы

В структуре финансовой службы бухгалтерия отвечает за осуществление платежей, учет дебиторской и кредиторской задолженности, подготовку отчетности и статистических данных, отражающих итоги финансово-хозяйственной деятельности предприятия, осуществляет взаимодействие с регулирующими органами.

Решая эти задачи, бухгалтерия действует в составе финансовой службы и, следовательно, должна подчиняться финансовому директору.

Однако нельзя забывать о персональной ответственности главного бухгалтера (административной, уголовной) за использование денежных средств предприятия. Исходя из этого, главный бухгалтер может не согласиться с финансовым директором в некоторых вопросах, например в отношении легитимности платежей. Следовательно, более правильным, на наш взгляд, будет подчинение главного бухгалтера непосредственно генеральному директору предприятия. Это должно быть закреплено во внутренних должностных документах компании. При этом в отношении своевременного предоставления адекватной информации бухгалтерского и налогового учета другим подразделениям финансовой службы главный бухгалтер обязан подчиняться финансовому директору, что также должно быть прописано в должностных документах компании.

А.В.Газина

Вице-президент по финансам

промышленного холдинга "Авента"

Подписано в печать

19.02.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——