"Главбух". Приложение "Учет в сельском хозяйстве", N 3, 2003

КАК СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

УЧИТЫВАЮТ СПЕЦОДЕЖДУ

В этом году предприятия должны вести учет специальной одежды и обуви по-новому. Подобное изменение непосредственно касается работы бухгалтеров, которые трудятся в сельскохозяйственных организациях. Ведь практически все хозяйства бесплатно выдают спецодежду своим рабочим.

Трудовое законодательство России предусматривает случаи, когда предприятия обязаны предоставлять спецодежду сотрудникам. Однако работодатель может это сделать и по собственному желанию. Как теперь надо учитывать спецодежду? Какие налоги платить? И в каких случаях работники должны такую одежду возвращать? Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Спецодежду выдают

в соответствии с законодательством

Организация обязана обеспечить спецодеждой сотрудников, занятых на сельскохозяйственных работах, которые являются опасными, вредными, грязными, выполняются при особой температуре. Перечень таких профессий установил Минтруд России в Постановлении от 29 декабря 1997 г. N 68. В соответствии с этим документом спецодежду надо выдавать:

- рабочим, занятым в теплицах;

- дояркам;

- рабочим, занятым на уборке овощей;

- трактористам;

- ветеринарным врачам;

- рыбоводам и др.

В этом же Постановлении сказано, сколько и какой именно одежды и обуви предприятие должно выдать своим рабочим. Например, доярка получает один хлопчатобумажный халат и одну пару резиновых сапог на год, а также один утепленный жилет на два года.

Кроме того, сельскохозяйственной организации, как и любой другой фирме, нужны грузчики, дворники, уборщики, кладовщики. Конечно, их труд нельзя назвать вредным или опасным. Зато это грязная работа, выполняя ее, можно испачкаться. Поэтому таким сотрудникам тоже надо предоставлять спецодежду. Для них Минтруд России разработал свои нормы бесплатной выдачи специальной одежды и обуви в Постановлении от 30 декабря 1997 г. N 69. Например, предприятие должно обеспечить каждого дворника одним хлопчатобумажным костюмом, одним хлопчатобумажным фартуком с нагрудником и шестью парами рукавиц. Все это выдается на один год. К тому же зимой дворник получает теплую куртку и валенки. Срок, на который выдают эти вещи, зависит от того, в каком регионе находится сельхозпредприятие. А вот галоши выдают по одной паре на два года. Помимо этого дворнику положен непромокаемый плащ - на три года.

Сельхозпредприятие выдает спецодежду

по своей инициативе

Хозяйство имеет право выдавать спецодежду и тем сотрудникам, для которых это не предусмотрено законодательством. Тогда надо создать комиссию, в которую войдут представители службы охраны труда, руководители подразделений, ведущие специалисты. Они и решат, каким работникам организация будет предоставлять спецодежду.

Работодатель может предусмотреть выдачу спецодежды, составляя коллективный договор. Здесь необходимо указать, каким работникам выдают специальную одежду и обувь. А также сколько одежды и на какой срок положено каждому сотруднику.

Если же специальную одежду решено предоставлять лишь нескольким рабочим, то условия выдачи целесообразно прописать в их трудовых договорах.

Какие документы надо оформлять

при выдаче спецодежды и обуви

Спецодежду получает на складе руководитель структурного подразделения. При этом кладовщик составляет два экземпляра Ведомости учета выдачи спецодежды, обуви и предохранительных приспособлений (форма N МБ-7), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. В ней записывают фамилии, имена, отчества и табельные номера сотрудников, для которых предназначена одежда. К тому же кладовщик указывает, что именно он выдал. Затем руководитель подразделения и кладовщик расписываются в ведомости. Один экземпляр остается на складе, а второй передается в бухгалтерию.

Помимо этого руководитель структурного подразделения заводит на своих работников личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты. Об этом сказано в п.17 Постановления Минтруда России от 18 декабря 1998 г. N 51. Форма карточки приведена в Приложении к данному документу.

Личная карточка состоит из двух страниц. На первой указывают фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность. Здесь также приводят рост сотрудника, размер его одежды, обуви, перчаток и другие данные. К тому же на первой странице надо записать, сколько и какой спецодежды полагается работнику.

А на второй странице отмечают, что уже выдано сотруднику и что он возвратил. При этом надо указать стоимость спецодежды, ее износ (эти данные надо взять в бухгалтерии хозяйства). И каждый раз при передаче специальной одежды или обуви руководитель и работник расписываются в личной карточке.

Учет выдаваемой спецодежды и обуви

Итак, с этого года, учитывая специальную одежду и обувь, вы должны руководствоваться новым нормативным актом. Минфин России в своем Приказе от 26 декабря 2002 г. N 135н утвердил Методические указания по бухгалтерскому учету спецодежды (далее - Методические указания).

Согласно данному документу сельхозпредприятия могут учитывать подобную одежду в составе материалов на счете 10 независимо от того, какой у нее срок службы. Так говорит п.13 Методических указаний. При этом к счету 10 открывают субсчета "Специальная одежда на складе" и "Специальная одежда в эксплуатации". На основании ведомости (форма N МБ-7) бухгалтер делает такую запись:

Дебет 10 субсчет "Специальная одежда в эксплуатации" Кредит 10 субсчет "Специальная одежда на складе"

- выдана спецодежда сотрудникам.

В дальнейшем стоимость спецодежды включают в расходы по обычным видам деятельности. Это следует из п.5 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н. Если спецодежду следует носить не более 12 месяцев, то ее стоимость надо включить в расходы сразу же, в день выдачи. В этом случае бухгалтер может открыть забалансовый счет, на котором он отразит списанную в производство одежду. Это позволит проверять, какие вещи находятся на руках у работников.

Пример 1. В 2003 г. ООО "Полесье" выдало своим трактористам 25 хлопчатобумажных костюмов, так как этого требует Постановление Минтруда России N 68. Стоимость костюмов составила 5090 руб. Срок их использования - 12 месяцев. Поэтому стоимость данной спецодежды можно сразу списать.

В бухгалтерском учете ООО "Полесье" сделаны такие записи:

Дебет 10 субсчет "Специальная одежда в эксплуатации" Кредит 10 субсчет "Специальная одежда на складе"

- 5090 руб. - выданы костюмы трактористам;

Дебет 20 Кредит 10 субсчет "Специальная одежда в эксплуатации"

- 5090 руб. - включена стоимость костюмов в расходы предприятия.

Также в бухгалтерском учете хозяйство открыло забалансовый счет, на котором были отражены костюмы.

Если же спецодежду можно использовать больше 12 месяцев, то ее стоимость погашают постепенно, в течение всего срока службы. Об этом сказано в п.26 Методических указаний. Бухгалтер начинает списывать стоимость спецодежды в том месяце, когда она выдана сотруднику.

Пример 2. В июле 2003 г. ООО "Ягодка" выдало дояркам 50 утепленных жилетов. Срок их службы - 24 месяца. Стоимость каждого жилета равна 200 руб.

В июле ООО "Ягодка" запишет в учете:

Дебет 10 субсчет "Специальная одежда в эксплуатации" Кредит 10 субсчет "Специальная одежда на складе"

- 11 000 руб. (55 шт. x 200 руб.) - выданы дояркам утепленные жилеты;

Дебет 20 Кредит 10 субсчет "Специальная одежда в эксплуатации"

- 458,33 руб. (11 000 руб. : 24 мес.) - включена стоимость жилетов в расходы за июль.

Кроме того, Методические указания разрешают предприятиям учитывать спецодежду, срок службы которой превышает 12 месяцев, в составе основных средств на счете 01. Тогда бухгалтер должен руководствоваться ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н.

Если стоимость спецодежды меньше 10 000 руб., ее можно сразу списать в производство. Об этом сказано в п.18 ПБУ 6/01. А на стоимость остальной одежды бухгалтер должен начислять амортизацию одним из следующих способов:

- линейным;

- уменьшаемого остатка;

- списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;

- списания стоимости пропорционально объему продукции.

Перейдем к налоговому учету. Здесь бухгалтер отражает стоимость только той спецодежды, выдавать которую требует законодательство. То есть он исключает ее из налогооблагаемого дохода хозяйства. Это следует из п.5.1 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ, утвержденных Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729. Стоимость одежды, которая составляет не более 10 000 руб., включают в материальные расходы. Это установлено в пп.3 п.1 ст.254 Налогового кодекса РФ. Так же учитывают спецодежду, если ее следует носить не дольше 12 месяцев. Так определено в п.1 ст.256 Налогового кодекса РФ. Если же спецодежда стоит больше 10 000 руб. и одновременно срок ее службы превышает 12 месяцев, бухгалтер должен начислять амортизацию.

Иначе обстоит дело с одеждой, стоимость которой менее 10 000 руб. и срок годности не более 12 месяцев. В налоговом учете ее списывают сразу, а в бухгалтерском - постепенно. Из-за этого в бухучете возникают налогооблагаемые временные разницы. Это следует из п.12 ПБУ 18/02.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Напомним, что ООО "Ягодка" выдало дояркам теплые жилеты, каждый из которых стоит 200 руб. и прослужит два года. В бухгалтерском учете в июльские расходы было включено 458,33 руб.

Однако в налоговом учете данная спецодежда будет списана в момент выдачи. Следовательно, в бухучете возникает налогооблагаемая временная разница. Поэтому ООО "Ягодка" сделало такую запись:

Дебет 68 субсчет "Учет расчетов по налогу на прибыль" Кредит 09

- 110 руб. (458,33 руб. x 24%) - отражен отложенный налоговый актив.

Ну а если работники получают одежду, потому что это указано в коллективном или трудовом договоре? В налоговом учете она не учитывается. Это разъяснено в п.5.1 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ, утвержденных Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729. Следовательно, в бухгалтерском учете возникнет постоянное налоговое обязательство. Такой вывод следует из п.4 ПБУ 18/2 "Учет расчетов по налогу на прибыль", утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н.

Пример 4. В коллективном договоре ООО "Полевая быль" сказано, что каждому водителю на год положена одна непромокаемая куртка. В сентябре 2003 г. Иванову С.М., водителю этого хозяйства, выдали такую куртку. Ее стоимость - 1500 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Полевая быль" сделало такие записи:

Дебет 10 субсчет "Специальная одежда в эксплуатации" Кредит 10 субсчет "Специальная одежда на складе"

- 1500 руб. - отражена стоимость спецодежды;

Дебет 20 Кредит 10 субсчет "Специальная одежда в эксплуатации"

- 1500 руб. - списана стоимость куртки на расходы предприятия.

В налоговом учете 1500 руб. бухгалтер не включит в расходы, уменьшающие прибыль. В бухгалтерском же учете возникнет постоянное налоговое обязательство. Его показывают так:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Постоянное налоговое обязательство"

- 360 руб. (1500 руб. x 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

Теперь о налоге на доходы физических лиц. Если сельскохозяйственная организация выдает спецодежду по требованию законодательства, то его удерживать не надо. Так поступать позволяет п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ. Не облагается стоимость подобной одежды и единым социальным налогом. Это следует из п.2 ст.238 Налогового кодекса РФ.

А вот когда сельхозпредприятие выдало спецодежду добровольно, рассчитать и удержать налог на доходы физических лиц придется. Зато в этом случае на стоимость одежды и обуви можно не начислять ЕСН, ведь ее нельзя включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Такое правило изложено в п.3 ст.236 Налогового кодекса РФ.

Что касается страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, то, как вы знаете, их рассчитывают с тех выплат, которые облагаются единым социальным налогом. Поэтому в любом случае на стоимость спецодежды их не начисляют. Это следует из ст.10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ.

В каких случаях работники

должны возвратить спецодежду

Приводить спецодежду в порядок обязан работодатель. Эту обязанность возлагает на него ст.221 Трудового кодекса РФ. Поэтому одежду и обувь, требующую починки, сотрудники приносят на склад. Тут же в личной карточке работника делают соответствующие отметки. Суммы, которые предприятие истратило, восстанавливая испорченную спецодежду, в бухучете относят на расходы по обычным видам деятельности (п.29 Методических рекомендаций). В налоговом учете их отражают лишь в том случае, если спецодежда включается в расходы, уменьшающие прибыль.

Пример 5. ООО "Садовод" выдает спецодежду в соответствии с трудовым законодательством. Чтобы подшить утепленные жилеты, ООО "Садовод" купило ткань за 1200 руб. (в том числе НДС 200 руб.). Работнице, которая приводила эти жилеты в порядок, было начислено 500 руб. ЕСН с ее заработной платы равен 130,50 руб. (500 руб. x 26,1%).

В бухгалтерском учете ООО "Садовод" были сделаны такие записи:

Дебет 10 Кредит 60

- 1000 руб. (1200 - 200) - приобретена ткань;

Дебет 19 Кредит 60

- 200 руб. - учтен НДС;

Дебет 23 Кредит 10

- 1000 руб. - списана стоимость ткани;

Дебет 23 Кредит 70

- 500 руб. - начислена плата работнице;

Дебет 23 Кредит 69

- 130,50 руб. - отражена сумма ЕСН;

Дебет 20 Кредит 23

- 1630,50 руб. (1000 + 500 + 130,50) - списаны в конце месяца расходы на ремонт жилетов.

В налоговом учете затраты на ремонт спецодежды и обуви относятся к прочим расходам. Поэтому на 1678 руб. бухгалтер уменьшит налогооблагаемый доход ООО "Садовод".

Еще работники возвращают на склад спецодежду, которая износилась. Какая спецодежда пришла в негодность, решает комиссия во время ежегодной инвентаризации.

Когда сотрудник сдает изношенную спецодежду, в его личной карточке ставят соответствующую отметку. А затем ему выдают новую одежду. При этом в бухгалтерском учете никаких записей делать не надо, потому что стоимость негодной одежды уже списана.

Рассмотрим такой случай: работник увольняется или переходит на другую должность. Тогда он также должен отдать спецодежду на склад и получить там отметку в личной карточке. А на основании этой записи бухгалтер показывает в учете:

Дебет 10 субсчет "Спецодежда на складе" Кредит 10 субсчет "Спецодежда в эксплуатации"

- отражена остаточная стоимость возвращенной спецодежды.

Скорее всего, эту одежду выдадут другим рабочим. А пока она находится на складе, бухгалтеру не надо списывать ее стоимость на расходы.

Довольно часто бывает, что сотрудник, который увольняется или переходит на другую работу, не вернул спецодежду. Однако это является нарушением. Об этом говорит п.64 Методических указаний. Поэтому вы вправе издать приказ об удержании остаточной стоимости спецодежды из заработной платы работника. При этом нужно учитывать, что сумма удержания не должна превышать 20 процентов от дохода сотрудника (ст.138 Трудового кодекса РФ).

Пример 6. В августе 2003 г. рабочий Петров Ю.А. решил уволиться из сельскохозяйственного кооператива "Луговое" и написал заявление об уходе. Кладовщик же "Лугового" сообщил руководителю, что Петров Ю.А. не сдал утепленный жилет. Остаточная стоимость этого жилета составляет 583,33 руб. Руководитель распорядился удержать эти деньги из последней заработной платы Петрова Ю.А. В августе ему было начислено 5000 руб.

Бухгалтер в учете сделал следующие записи:

Дебет 94 Кредит 10 субсчет "Специальная одежда в эксплуатации"

- 583,33 руб. - отражена недостача утепленного жилета;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

     
          —————————————¬
        — |116,67  руб.|  (583,33  руб.  x  20%) — восстановлен НДС с
          L—————————————
   

остаточной стоимости спецодежды;

Дебет 94 Кредит 19

- 116,67 руб. - увеличен размер недостачи на сумму НДС;

Дебет 73 Кредит 94

- 700 руб. (583,33 + 116,67) - отражена общая сумма задолженности сотрудника;

Дебет 20 Кредит 70

- 5000 руб. - начислена заработная плата Петрову Ю.А.;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 650 руб. (5000 руб. x 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 70 Кредит 73

- 700 руб. - удержана стоимость спецодежды;

Дебет 70 Кредит 50

- 3650 руб. (5000 - 650 - 700) - выдана заработная плата Петрову Ю.А.

О.А.Курбангалеева

Подписано в печать

05.08.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——