Вопрос: При проверке организации государственной инспекцией труда было вынесено предписание об устранении нарушения, заключающегося в издании приказов по кадрам не по унифицированным, а по простым формам. Является ли использование утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм по учету труда обязательным? Может ли рассматриваться в качестве нарушения трудового законодательства издание приказов (распоряжений) по кадрам по простым формам?

Ответ: Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей осуществлять кадровый учет строго с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Не содержатся такие требования и в подзаконных актах трудового законодательства. Единственное исключение сделано в отношении личной карточки: п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (с изм. от 06.02.2004), установлено, что форма личной карточки, в которой воспроизводятся вносимые в трудовую книжку записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении, утверждается Госкомстатом России.

Что касается кадровых приказов (распоряжений), то аналогичное по содержанию положение на данный момент не содержится в нормативных правовых актах, принятых в целях реализации ТК РФ.

Ответ на вопрос о том, являются ли унифицированные формы по учету труда, утвержденные Росстатом, обязательными, содержится в законодательстве о бухгалтерском и финансовом учете: согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. от 03.11.2006) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Указанные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Требования к их форме и содержанию предельно ясно и исчерпывающе сформулированы в п. 2 данной статьи: первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В целях реализации этих положений Правительство РФ выпустило Постановление от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", которым:

1) возложило на Госкомстат России (в настоящее время - Росстат) функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, предусмотрев при этом, что содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Госкомстатом России с Минфином России и Минэкономики России (сегодня - Минэкономразвития России);

2) поручило Госкомстату России совместно с Минфином России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации;

3) установило сроки введения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты - до 01.11.1997.

Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Госкомстат России совместно с Минфином России в 1998 г. выпустили Постановление от 29.05.1998 N 57а, от 18.06.1998 N 27н "Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации". Согласно указанному Порядку:

- внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года;

- с 01.01.1999 первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 - 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, в том числе по такому разделу учета, как учет труда и его оплаты.

Прием, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнение с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтерия производит соответствующие выплаты, и расходы по ним она обязана обосновывать на основании принятых к учету документов.

Из приведенных выше положений Федерального закона "О бухгалтерском учете", Постановления Правительства РФ и совместного Постановления Госкомстата России и Минфина России следует, что каждая операция должна оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Для операций, связанных с трудовыми отношениями, такими оправдательными документами (и, следовательно, первичными учетными документами) являются приказы (распоряжения) о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении и другие.

Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты был введен еще в 1997 г. (Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). После этого он менялся дважды - в 2001 г. (Постановление Госкомстата России от 06.04.2001 N 26) и в 2004 г. (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В составе альбома присутствовали и присутствуют унифицированные формы приказов (распоряжений) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении (прекращении трудового договора). Это означает, что бухгалтерия должна принимать к учету и производить соответствующие выплаты, только если приказы (распоряжения) составлены по этим унифицированным формам.

Таким образом, практика приема к учету, а следовательно, подготовки приказов (распоряжений) по кадрам не по унифицированным формам является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, но не трудового законодательства.

Компетенция государственной инспекции труда исчерпывается государственным надзором и контролем за соблюдением законодательства Российской Федерации о труде и охране труда и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч. 1 ст. 354 ТК РФ). Постановление Госкомстата России N 1 не является ни актом законодательства о труде, ни актом, содержащим нормы трудового права (косвенно это подтвердил и Минюст России, установив, что Постановление Госкомстата России N 1, которым введены новые унифицированные формы, не подлежит государственной регистрации). На сегодняшний день ни Минздравсоцразвития России, ни Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) не издали нормативного правового акта, вменяющего ведение учет труда по утвержденным Госкомстатом России унифицированным формам в обязанности работодателю. Следовательно, все, что сегодня должно интересовать государственного инспектора труда, это не нарушает ли работодатель права и интересы работников.

Составлением приказа (распоряжения) о приеме на работу, о переводе, увольнении и т.д. по простой форме работодатель не нарушает права работников, если в этом приказе (распоряжении) есть все соответствующие реквизиты, распоряжения работодателя сформулированы правильно и полно, и работник в установленные сроки ознакомлен с приказом (распоряжением). Такой приказ (распоряжение) будет принят в качестве доказательства судом общей юрисдикции, так как его интересует, не как разлинован бланк документа, а каково его содержание.

Л.В.Щур-Труханович

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

28.02.2007

————