"Зарплата", 2007, N 3

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

В последнее время в СМИ широко обсуждается возможная отмена трудовых книжек. Однако по прогнозам случится это нескоро. А значит, работодатели по-прежнему должны обеспечивать учет и хранение этих документов. О том, как соблюсти требования законодательства, читайте в статье.

Требования к учету и хранению трудовых книжек содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила учета и хранения трудовых книжек). Необходимо различать два вида учета трудовых книжек: бухгалтерский и кадровый. В первом случае учитываются бланки документов, принадлежащие компании, а во втором - заполненные документы, которые принадлежат работникам. Переход от одного вида учета к другому происходит, когда сотрудник службы персонала оформляет работнику трудовую книжку (впервые поступившему на работу, в случае замены трудовой книжки и т.д.). В этот момент стоимость бланка списывают с бухгалтерского учета, а оформленную трудовую книжку принимают к кадровому учету. Рассмотрим каждый из видов учета.

Бухгалтерский учет

Как правильно отразить на счетах бухучета приобретение бланков трудовой книжки и их выдачу работникам? Какие документы должна вести бухгалтерия?

Разберемся со счетами

Методика учета приобретенных бланков трудовой книжки и их выдачи работникам давно вызывает споры среди специалистов. Можно выделить два основных варианта.

Первый вариант сводится к тому, что бланки трудовой книжки следует учитывать на счете 41 "Товары", а их выдачу работникам отражать как реализацию товаров по счету 90 "Продажи". Второй вариант предполагает, что бланки трудовой книжки должны быть учтены на счете 10 "Материалы", субсчет 6 "Прочие материалы", а их выдача работникам проведена как реализация через счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Оба варианта учета допустимы, но более правильным является второй. И вот почему.

Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Согласно п. 46 Правил учета и хранения трудовых книжек и п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н) работодатели обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее может осуществлять непосредственно само объединение "ГОЗНАК", а также юридические лица и индивидуальные предприниматели (распространители), которые отвечают требованиям, установленным данным объединением.

Таким образом, счет 41 "Товары", на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 "Продажи", на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, может использоваться распространителями трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовой книжки и вкладышей в них для собственных нужд (последующей выдачи работникам), могут учитывать эти бланки на счете 10 "Материалы".

При выдаче сотруднику трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на приобретение. Так сказано в п. 47 Правил учета и хранения трудовых книжек. Другими словами, работодатель реализует работнику трудовую книжку по себестоимости. Но поскольку такая реализация не является для работодателя обычным видом деятельности, доход от операции нужно отразить на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Обратите внимание: при реализации товаров налогоплательщик дополнительно к цене реализуемых товаров обязан предъявить к оплате покупателю этих товаров соответствующую сумму НДС (п. 1 ст. 168 НК РФ). Следовательно, компания при выдаче сотруднику трудовой книжки должна взыскать с него полную стоимость бланка с учетом НДС.

В п. 42 Правил учета и хранения трудовых книжек сказано: бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Поэтому в дополнение к количественному учету по счету 10 "Материалы" целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". На этом счете бланки учитываются в условной оценке (как правило, 1 руб.).

Примечание. Когда плата не взимается

Есть всего три случая, когда работодатель не взимает плату за выдачу трудовой книжки или вкладыша в нее. Это:

- массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций: экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства (п. 34 Правил учета и хранения трудовых книжек);

- неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее (п. 48 Правил учета и хранения трудовых книжек);

- порча бланка трудовой книжки или вкладыша в нее не по вине работника (п. 48 Правил учета и хранения трудовых книжек).

Пример. ОАО "Мираж" 1 марта 2007 г. приобрело у ООО "ГОЗНАКсбыт" 100 бланков трудовой книжки по цене 118 руб. (в том числе НДС 18% - 18 руб.) за штуку. Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк. 5 марта 2007 г. на работу принят П.П. Петров, который ранее нигде не работал. Кадровый работник испортил один бланк, неправильно заполнив трудовую книжку, и израсходовал второй бланк. Рассмотрим, как отразить эти операции в учете.

Решение. 1 марта 2007 г. бухгалтер ОАО "Мираж" должен сделать следующие проводки:

Дебет 10-6 Кредит 60

- 10 000 руб. (100 руб. x 100 шт.) - получено 100 бланков трудовой книжки по цене 100 руб.;

Дебет 19 Кредит 60

- 1800 руб. (11 800 руб. - 10 000 руб.) - учтен НДС, предъявленный продавцом;

Дебет 006

- 100 руб. (100 шт. x 1 руб.) - оприходовано 100 бланков трудовой книжки;

Дебет 60 Кредит 51

- 11 800 руб. - оплачены полученные бланки трудовой книжки;

Дебет 68 Кредит 19

- 1800 руб. - предъявлен к вычету НДС.

5 марта 2007 г. должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 91-2 Кредит 10-6

- 200 руб. - списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;

Кредит 006

- 2 руб. - списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;

Дебет 73 Кредит 91-1

- 118 руб. - начислено возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой книжки;

Дебет 73 Кредит 91-1

- 118 руб. - начислено возмещение стоимости испорченного работником бланка трудовой книжки;

Дебет 91-2 Кредит 68

- 36 руб. (200 руб. x 18%) - начислен НДС с возмещения стоимости (реализации);

Дебет 70 Кредит 73

- 118 руб. - удержана стоимость бланка из зарплаты сотрудника;

Дебет 70 Кредит 73

- 118 руб. - удержана стоимость испорченного бланка из зарплаты кадрового работника.

Оформим документы

Помимо отражения на счетах бухгалтерского учета операций с трудовыми книжками бухгалтерия должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее - приходно-расходная книга). Так сказано в п. 41 Правил учета и хранения трудовых книжек. Форма книги приведена в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69).

Примечание. Платить или не платить

В бухгалтерской литературе нередко можно встретить такие утверждения: работодатель не обязан взимать с работника плату за выдачу трудовой книжки; работодатель может взимать плату меньше (больше), чем сумма расходов на приобретение бланка трудовой книжки. Эти утверждения безосновательны.

Взимание с работника платы, причем в размере, равном расходам на приобретение, предусмотрено п. 47 Правил учета и хранения трудовых книжек. Кроме того, если работодатель не будет взимать плату за выдачу трудовых книжек, он не сможет учесть затраты на их приобретение в составе расходов для целей налогообложения прибыли. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Что касается доходов от продажи трудовых книжек работникам, то для целей налогового учета их следует рассматривать как доходы от реализации (ст. 249 НК РФ). А затраты на приобретение квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Выдавая сотруднику бланк трудовой книжки, фирма должна начислить НДС. В противном случае (если НДС не будет начислен) вычет "входного" НДС является необоснованным (ст. ст. 171 и 172 НК РФ).

В приходно-расходную книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Образец заполнения приходно-расходной книги смотрите на с. 130 - 131.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

и вкладыша в нее

     
   ——T————————————————T————————————T———————————T——————————————————————————————————T—————————————————————————————¬
   |N|     Дата       |От кого по— |Основание  |              Приход              |           Расход            |
   | +—————T—————T————+лучено или  |(наименова—+——————————————————————T———————————+——————————————————————T——————+
   | |число|месяц|год |кому отпу—  |ние доку—  |      Количество      |   Сумма   |     Количество       |Сумма |
   | |     |     |    |щено        |мента, N и +————————————T—————————+   (руб.)  +————————————T—————————+(руб.)|
   | |     |     |    |            |дата)      |трудовых    |вкладышей|           |трудовых    |вкладышей|      |
   | |     |     |    |            |           |книжек (се— |(серия и |           |книжек (се— |(серия и |      |
   | |     |     |    |            |           |рия и номер)| номер)  |           |рия и номер)| номер)  |      |
   +—+—————+—————+————+————————————+———————————+————————————+—————————+———————————+————————————+—————————+——————+
   |1|  2  |  3  | 4  |     5      |     6     |      7     |    8    |     9     |     10     |    11   |  12  |
   +—+—————+—————+————+————————————+———————————+————————————+—————————+———————————+————————————+—————————+——————+
   |1|  01 |  01 |2007|     ООО    | Накладная | 100 шт. (ТК|    —    |   11 800  |      —     |    —    |   —  |
   | |     |     |    |"ГОЗНАКсбыт"|     от    | с N 7777701|         |(118 руб. x|            |         |      |
   | |     |     |    |            | 01.03.2007|     по     |         |  100 шт.) |            |         |      |
   | |     |     |    |            |    N 8    | N 7777800) |         |           |            |         |      |
   +—+—————+—————+————+————————————+———————————+————————————+—————————+———————————+————————————+—————————+——————+
   |2|  01 |  01 |2007| Иванов И.И.|  Отчет за |      —     |    —    |     —     |  2 шт. (ТК |    —    |  236 |
   | |     |     |    |            |    март   |            |         |           |N N 7777701,|         |      |
   | |     |     |    |            |           |            |         |           |  7777702)  |         |      |
   L—+—————+—————+————+————————————+———————————+————————————+—————————+———————————+————————————+—————————+———————
   

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее выдаются лицу, ответственному за их ведение, по его заявке. Форма такой заявки не установлена. Примерный образец смотрите на с. 128.

Образец заявки на выдачу бланков трудовой книжки

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                      Начальнику кадровой службы|
   |                                                     ОАО "Мираж"|
   |                                                  Поляковой Р.Н.|
   |                                    от менеджера кадровой службы|
   |                                                    Иванова И.И.|
   |                                                                |
   |                             Заявка                             |
   |                                                                |
   |    Прошу выдать бланки трудовой книжки в количестве 100 штук.  |
   |                                                                |
   |                             Иванов                             |
   |                            ————————                 И.И. Иванов|
   |                                                                |
   |                           05.03.2007                           |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Ежемесячно лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации, если с работника взимались наличные деньги. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Основание - п. 42 Правил учета и хранения трудовых книжек. Формы отчета и акта также законодательно не установлены. Поэтому организация может разработать их самостоятельно. Образец примерной формы отчета смотрите на с. 129, а формы акта - на с. 132.

Образец отчета о наличии бланков трудовой книжки

и вкладыша в нее

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |    Отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее    |
   |                         за март 2007 г.                        |
   |                                                         100 шт.|
   |Количество бланков трудовых книжек на начало месяца      ———————|
   |                                                                |
   |                                                                |
   |Количество бланков вкладышей                             100 шт.|
   |в трудовые книжки на начало месяца                       ———————|
   |                                                                |
   +————T————————————————T————————————————————T—————————————————————+
   | N  |  Кому выдана   | Сумма, полученная  |    Номер и дата     |
   |п/п |трудовая книжка |   за оформленные   |     приходного      |
   |    |                |  трудовые книжки   |  кассового ордера   |
   |    |                |     и вкладыши     |                     |
   |    |                |    в них (руб.)    |                     |
   +————+————————————————+————————————————————+—————————————————————+
   | 1  |Петров П.П.     |        118         |Удержано             |
   |    |                |                    |по ведомости за март |
   +————+————————————————+————————————————————+—————————————————————+
   | 2  |Бланк испорчен  |        118         |Удержано             |
   |    |Ивановым И.И.   |                    |по ведомости за март |
   +————+————————————————+————————————————————+—————————————————————+
   |Итого                         236                               |
   +————————————————————————————————————————————————————————————————+
   |                                                          98 шт.|
   |Количество бланков трудовых книжек на конец месяца        ——————|
   |                                                                |
   |                                                                |
   |Количество бланков вкладышей                             100 шт.|
   |в трудовые книжки на конец месяца                        ———————|
   |                                                                |
   |                                    Иванов                      |
   |Менеджер кадровой службы            ——————           И.И. Иванов|
   |                                                                |
   |                           30.03.2007                           |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Образец акта о списании испорченных бланков трудовой книжки

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                       Утверждаю|
   |                                            Генеральный директор|
   |                                                     ОАО "мираж"|
   |                                                    П.Д. Сергеев|
   |                                                         Сергеев|
   |                                                         ———————|
   |                                                30 марта 2007 г.|
   |                                                                |
   |                            Акт N 15                            |
   |         о списании испорченных бланков трудовой книжки         |
   |                      от 30 марта 2007 г.                       |
   |                                                                |
   |    Материально ответственное лицо И.И. Иванов                  |
   |                                                                |
   |    Комиссия  в  составе:  главного  бухгалтера  Поляковой Р.Н.,|
   |начальника   юридического   отдела   Радиной   П.О.,  начальника|
   |производственного  отдела  Озерова Д.А., назначенная приказом от|
   |28  марта  2007  г.  N 25, составила настоящий акт о том, что за|
   |период с 1 января 2006 г. по 30 марта 2007 г. подлежат списанию:|
   |                                                                |
   +——————————————————T————————————————————————————T————————————————+
   |   Бланк строгой  |      Причина списания      |Дата уничтожения|
   |    отчетности    |                            |   (сжигания)   |
   +————————T—————————+————————————————————————————+————————————————+
   |  номер |  серия  |                            |                |
   +————————+—————————+————————————————————————————+————————————————+
   |    1   |    2    |             3              |       4        |
   +————————+—————————+————————————————————————————+————————————————+
   |7777701 |ТК       |Порча бланка трудовой книжки|30.03.2007      |
   +————————+—————————+————————————————————————————+————————————————+
   |                                                                |
   |                              Полякова         Р.Н. Полякова    |
   |Председатель комиссии        —————————     —————————————————————|
   |                             (подпись)     (расшифровка подписи)|
   |                                                                |
   |                               Радина           П.О. Радина     |
   |Члены комиссии:              —————————     —————————————————————|
   |                             (подпись)     (расшифровка подписи)|
   |                                                                |
   |                               Озеров           Д.А. Озеров     |
   |                             —————————     —————————————————————|
   |                             (подпись)     (расшифровка подписи)|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил учета и хранения трудовых книжек).

Кадровый учет

Учет заполненных трудовых книжек ведет кадровая служба или другое подразделение организации, которое оформляет прием и увольнение работников. На основании п. п. 40 и 41 Правил учета и хранения трудовых книжек такой учет осуществляется с использованием книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета). Ее форма приведена в Приложении N 3 к Постановлению N 69.

По решению руководителя организации ведение этой книги может быть поручено иному подразделению, в том числе и бухгалтерии, но это не меняет сути учета. Он является кадровым.

В книге учета с указанием серии и номера регистрируют трудовые книжки как принятые от работников при поступлении на работу, так и оформленные для работников, впервые поступивших на работу (п. 41 Постановления N 69). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета.

Еще раз подчеркнем: заполненные трудовые книжки - собственность работников и кадровая служба ведет их учет исключительно с целью обеспечения сохранности и своевременности заполнения. Пример заполнения книги учета движения смотрите на с. 130 - 131.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

     
   ————T————————————————T—————————T—————————T——————————T———————————T——————————T————————T——————T————————T————————¬
   | N |Дата приема на  |Фамилия, | Серия и |Должность,|Наиме—     |Дата и N  |Расписка|Полу— |Дата вы—|Расписка|
   |п/п|работу, заполне—|  имя и  |  номер  |профессия,|нование    |приказа   |ответ—  |чено  |дачи на |работни—|
   |   |ния трудовой    |отчество | трудовой|специаль— |места      |(распо—   |ственно—|за за—|руки    |ка в по—|
   |   |книжки или      |владельца|  книжки |ность ра— |работы     |ряжения)  |го лица,|полне—|трудовой|лучении |
   |   |вкладыша в нее  |трудовой |   или   |ботника,  |(с указа—  |или ино—  |приняв— |нные  |книжки  |трудовой|
   |   +—————T————T—————+ книжки  | вкладыша|который   |нием струк—|го реше—  |шего или|тру—  |при     |книжки  |
   |   |число|ме— | год |         |  в нее  |сдал тру— |турного    |ния ра—   |запол—  |довые |увольне—|        |
   |   |     |сяц |     |         |         |довую     |подразделе—|ботода—   |нившего |книжки|нии     |        |
   |   |     |    |     |         |         |книжку или|ния), куда |теля, на  |трудовую|или   |(пре—   |        |
   |   |     |    |     |         |         |на которо—|принят     |основа—   |книжку  |вкла— |краще—  |        |
   |   |     |    |     |         |         |го запол— |работник   |нии       |        |дыши  |нии тру—|        |
   |   |     |    |     |         |         |нена тру— |           |которого  |        |в них |дового  |        |
   |   |     |    |     |         |         |довая     |           |произве—  |        |(руб.)|догово— |        |
   |   |     |    |     |         |         |книжка или|           |ден при—  |        |      |ра)     |        |
   |   |     |    |     |         |         |вкладыш   |           |ем ра—    |        |      |        |        |
   |   |     |    |     |         |         |в нее     |           |ботника   |        |      |        |        |
   +———+—————+————+—————+—————————+—————————+——————————+———————————+——————————+————————+——————+————————+————————+
   | 1 |  2  | 3  |  4  |    5    |    6    |    7     |     8     |   9      |   10   |  11  |   12   |   13   |
   +———+—————+————+—————+—————————+—————————+——————————+———————————+——————————+————————+——————+————————+————————+
   |...| ... | ...| ... |   ...   |   ...   |   ...    |   ...     |   ...    |   ...  |  ... |   ...  |   ...  |
   +———+—————+————+—————+—————————+—————————+——————————+———————————+——————————+————————+——————+————————+————————+
   | 77|  05 | 03 | 2007|Петров   |    ТК   | Помощник |Бухгалтерия| Приказ от| Иванов |  118 |        |        |
   |   |     |    |     |П.П.     |N 7777702|бухгалтера|           |22.01.2007|        |      |        |        |
   |   |     |    |     |         |         |          |           |   N 12   |        |      |        |        |
   L———+—————+————+—————+—————————+—————————+——————————+———————————+——————————+————————+——————+————————+—————————
   

Хранение трудовых книжек и бланков Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил учета и хранения трудовых книжек). Это означает, что руководитель предприятия, не назначивший лиц, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек, или не создавший необходимых условий для обеспечения их сохранности, лично отвечает перед работником за утрату или порчу этого документа. Целесообразно возложить ответственность за соблюдение правил ведения кадрового учета на руководителя службы персонала (отдела кадров). Такая обязанность фиксируется в его должностной инструкции либо оговаривается в специальном приказе. Служба персонала должна быть обеспечена сейфом или несгораемым шкафом для хранения трудовых книжек и незаполненных бланков. В этом же сейфе должна храниться и книга учета движения трудовых книжек, а также личные карточки работников, в которых дублируются все записи, вносимые в трудовые книжки. Помните: работодатель отвечает не только за физическую сохранность трудовых книжек, но и за защиту персональных данных работников (гл. 14 Трудового кодекса). Несоблюдение требований по защите персональных данных может повлечь не только административную, но и уголовную ответственность - вплоть до ареста на шесть месяцев согласно ст. 137 Уголовного кодекса. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти сотрудника его ближайшими родственниками, в течение двух лет хранятся в кадровой службе компании отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки находятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п. 43 Правил учета и хранения трудовых книжек). Обратите внимание: несоблюдение порядка ведения трудовых книжек ведет к нарушению законодательства о труде и охране труда в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Таким образом, должностным лицам компании может грозить административный штраф в размере от 5 до 50 МРОТ, а самой компании - штраф в размере от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. В.Л.Бахтин Эксперт консалтинговой группы "Что делать Консалт" Подписано в печать 12.02.2007 ————