"Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании", 2007, N 1

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

И ОФОРМЛЕНИЕ ЕЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

Страховые организации в обязательном порядке проводят инвентаризацию перед составлением годового бухгалтерского отчета. Серьезные последствия может повлечь ее непроведение или неправильное оформление результатов инвентаризации. В представленной статье раскрываются этапы проведения инвентаризации, ее документальное сопровождение и вопросы учета итогов инвентаризации.

Инвентаризацию имущества и обязательств проводят для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации. Целью проведения инвентаризации является документальное подтверждение наличия, состояния и оценки имущества и обязательств.

Основными задачами инвентаризации выступают следующие:

- выявление фактического наличия имущества, подтверждение обоснованности метода учета и хранения имущества;

- определение правильности оценки финансовых обязательств;

- сопоставление фактически имеющегося имущества и финансовых обязательств с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его местонахождения:

- имущество, принадлежащее организации на праве собственности;

- имущество, находящееся на ответственном хранении;

- арендуемое имущество;

- не учтенное по каким-либо причинам имущество.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

Инвентаризация может проводиться на любую дату, определенную руководителем организации. Инвентаризация может быть плановой, внеплановой и обязательной. Проведение плановой и внеплановой инвентаризации требует утверждения ее порядка и сроков проведения руководителем, что не является необходимым при проведении инвентаризации в обязательном порядке. Порядок проведения инвентаризации определяется в учетной политике организации. Руководитель организации утверждает количество инвентаризаций в году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, за исключением случаев проведения инвентаризации в обязательном порядке. Указанный документ может быть составлен в форме плана инвентаризации на текущий год. Обратим внимание на то, что целесообразно проведение инвентаризации на 1-е число месяца, то есть на дату подведения сальдо по бухгалтерским счетам.

Текущая инвентаризация осуществляется по приказу руководителя организации. Форма приказа утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Приказ (постановление, распоряжение) (форма N ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, сроки представления материалов в бухгалтерию, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Статьей 12 Закона РФ от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлен обязательный порядок проведения инвентаризации в следующих случаях:

- при формировании годовой бухгалтерской отчетности. При этом она является необязательной для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года;

- при смене материально ответственных лиц;

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Для контроля порядка проведения инвентаризации организация ведет журнал контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации. Форма журнала приведена в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия.

В зависимости от установленного порядка в страховой организации инвентаризация может проводиться:

- постоянно действующей комиссией;

- рабочей инвентаризационной комиссией;

- ревизионной комиссией.

При больших объемах работ по инвентаризации имущества и обязательств, в случае наличия обособленных подразделений (филиалов, представительств), а также агентств рекомендуется формировать рабочую инвентаризационную комиссию. Напротив, при небольших объемах работ рекомендуется переложить обязанности по проведению инвентаризации на ревизионную комиссию.

Состав постоянно действующей комиссии и рабочей инвентаризационной комиссии утверждается приказом (распоряжением) руководителя, который подлежит регистрации в журнале контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Примерная форма приказа представлена в приложении 1.

Приложение 1

Форма приказа об утверждении состава

инвентаризационной комиссии

Приказ N ___

от "__" _________ 200__ г.

по __________________________

(наименование организации)

В целях проведения инвентаризации назначить постоянно действующую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель (должность, Ф.И.О.) ______________

Члены комиссии (должность, Ф.И.О.)______________

______________

Руководитель Подпись Ф.И.О.

С приказом ознакомлены:

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита, представители других подразделений. При этом не запрещается включать в состав комиссии представителей сторонних организаций - аудиторов, экспертов, консультантов и т.п. Представители сторонней организации должны иметь доверенность на участие в инвентаризации.

Следует обратить внимание на то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии и материально ответственных лиц (при проверке наличия имущества) является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Этапы проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в четыре этапа.

На первом этапе (подготовительном) проводятся соответствующие записи в карточках аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации.

1. Комиссии передаются последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы по реестру. Председатель комиссии визирует документы с указанием "до инвентаризации по состоянию на "___" ______ 200_ года". На эту дату бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

2. Материально ответственные лица дают расписки о том, что все приходные и расходные документы по имуществу сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Расписка включается в инвентаризационную опись. Форма расписки приведена в приложении 2.

Приложение 2

Форма расписки материально ответственного лица

Расписка

К началу проведения инвентаризации все приходные и расходные документы по имуществу (денежные средства и т.п.) сданы в бухгалтерию и все поступившие на мою ответственность ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо:

Должность Подпись Ф.И.О.

Обратим внимание на то, что инвентаризационная комиссия должна проанализировать документы, представленные материально ответственными лицами, - проверить правильность их заполнения, полноту и своевременность оприходования и списания имущества. Кроме того, следует проверить наличие договоров о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности с работниками, ведение учета доверенностей на получение материальных ценностей.

На втором этапе (основном) происходит фактическая инвентаризация имущества и финансовых обязательств - взвешивание, обмеривание, подсчет, проверка, оценка, сверка дебиторской и кредиторской задолженности.

Инвентаризация осуществляется при обязательном участии материально ответственных лиц отдельно по каждому месту нахождения имущества и материально ответственному лицу или группе лиц. Инвентаризация имущества, не принадлежащего организации на праве собственности, проводится с участием собственника этого имущества.

В ходе инвентаризации комиссия должна установить следующее:

- имущество или обязательство существует на определенную дату;

- имущество или обязательство принадлежит субъекту на дату инвентаризации, или имущество арендуется, находится на хранении;

- отсутствуют неучтенные имущество и обязательства;

- имущество и обязательство отражаются по соответствующей стоимости;

- операции или события хозяйственной деятельности учитываются в соответствующей сумме, а доход или расход относится к соответствующему периоду.

Рассмотрим порядок инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств.

Инвентаризация основных средств

При инвентаризации основных средств проверке подлежит следующее:

1. Техническое состояние основных средств и их пригодность к дальнейшей эксплуатации.

2. Правомерность отнесения имущества к основным средствам и их использование по назначению.

3. Правильность формирования инвентарного объекта основных средств. Инвентарным объектом признается:

- объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

- отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;

- обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющий собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Например, по группе основных средств "Здание" инвентарным объектом являются отдельное здание, наружные постройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, склады, гаражи и т.п.; по группе основных средств "Вычислительная техника и оргтехника" - машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины; по группе основных средств "Транспортные средства" - отдельный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему.

4. Наличие актов (накладных) приемки-передачи и правильность их оформления. Акт оформляется комиссией при поступлении основных средств на каждый объект в одном экземпляре. При передаче основных средств в аренду акт составляется в двух экземплярах. Общий акт может быть составлен, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственное хранение одного и того же лица. Акт утверждается руководителем организации. На основании акта и приложенной к нему технической документации (паспорт, чертежи и т.п.) делается запись в инвентарной карточке.

5. Наличие инвентарных номеров и карточек по установленной форме и правильность их заполнения. Инвентарные карточки составляются по каждому инвентарному номеру в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце. В инвентарных карточках должны быть приведены основные данные по объекту, в том числе результаты переоценки. Данные инвентарных карточек сопоставляются с учетными данными.

По арендованным основным средствам проверяется наличие копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором.

6. Наличие подтверждающей документации на основные средства - свидетельство о государственной регистрации на объекты недвижимости, договоры аренды, разрешение собственника имущества на субаренду, передаточный акт и др. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение (восстановление).

Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов проверке подлежит следующее:

1. Состав нематериальных активов и правильность формирования первоначальной стоимости, установления срока полезного использования, а также начисления амортизации.

2. Правильность формирования инвентарного объекта. Инвентарным объектом считается совокупность прав, возникающих из одного патента, свидетельства, договора уступки прав и т.п.

3. Наличие карточек учета и правильность их ведения.

4. Наличие подтверждающей документации на нематериальные активы:

- по приобретенным за плату нематериальным активам - зарегистрированные лицензионные договоры, договоры об уступке (передаче) прав с юридическими и физическими лицами, акты приемки-передачи;

- по разработанным организацией нематериальным активам - договор подряда, акты приемки-передачи, локальные акты о затратах организации на создание нематериальных активов.

Инвентаризация финансовых вложений

Инвентаризация финансовых вложений должна предшествовать инвентаризации денежных средств и расчетов.

Инвентаризация ценных бумаг происходит по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

При инвентаризации финансовых вложений проверке подлежит следующее:

1. Состав финансовых вложений и правильность формирования первоначальной стоимости.

2. Правомерность отнесения активов к финансовым вложениям.

3. Сохранность ценных бумаг путем сопоставления фактического наличия с учетными данными. Инвентаризация ценных бумаг, находящихся на хранении в банке или специализированном хранилище, заключается в сверке остатков с данными выписок организаций, у которых ценные бумаги находятся на хранении.

4. Своевременность и полнота отражения доходов по финансовым вложениям в бухгалтерском учете.

5. Правильность ведения книги учета ценных бумаг.

6. Наличие подтверждающей документации на финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также по займам, предоставленным другим организациям, - учредительных договоров, актов приема-передачи, инвестиционных сертификатов, договоров займа, платежных документов.

Инвентаризация материальных ценностей

При инвентаризации материальных ценностей проверке подлежит следующее:

1. Сохранность материальных ценностей путем пересчета, перемеривания, перевешивания. Пересчет производится в порядке расположения ценностей в помещении по методу "слева направо и сверху вниз". При нахождении материальных ценностей в разных помещениях их проверка проводится последовательно.

2. Обоснованность сумм, числящихся в учете по ценностям, находящимся в пути или на складах в других организациях. Обоснованность определяется наличием подтверждающих документов:

- для материальных ценностей в пути - расчетных документов поставщиков и иных документов;

- для материальных ценностей на складах других организаций - документов, подтверждающих сдачу ценностей на ответственное хранение.

Инвентаризация денежных средств и денежных документов

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

При инвентаризации денежных средств и денежных документов проверке подлежит следующее:

1. Фактическое наличие денежных средств и денежных документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета и их сопоставления с учетными данными. Денежные средства в пути сопоставляются с данными квитанций банка, почтового отделения, копиями сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка; денежные средства на счетах в банках сопоставляются с банковскими выписками.

2. Правомерность выдачи денег из кассы. Выдача денег производится только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, или по доверенности. При этом доверенность является приложением к расходному кассовому ордеру.

3. Правильность оформления кассовых операций. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере, считается недостачей. Денежная наличность, не подтвержденная приходным кассовым ордером, считается излишком кассы.

Кроме того, проверке подлежит:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - разрешительной надписи руководителя или лиц, на это уполномоченных;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений.

4. Правильность ведения кассовой книги и отчетов кассира.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров.

При инвентаризации бланков строгой отчетности проверке подлежит следующее:

1. Фактическое наличие бланков путем их пересчета и сверки стоимости остатков с данными книги учета бланков и бухгалтерских счетов.

2. Порядок ведения книги учета бланков - полнота заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.

3. Наличие и правильность оформления документов, подтверждающих движение бланков строгой отчетности, - актов (накладных) приемки бланков, актов приема-передачи бланков структурным подразделениям и страховым посредникам, реестров (актов) испорченных бланков, актов об уничтожении бланков, документов, подтверждающих кражу, хищение и прочую утрату бланков, и т.п.

Инвентаризация использованных бланков квитанций по форме N А-7 "Квитанция на получение страховой премии (взноса)" осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.

В случае выявления в ходе инвентаризации бланков строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.

Инвентаризация резервов предстоящих расходов

и платежей, оценочных резервов

При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов проверке подлежит следующее:

1. Состав, обоснованность и правильность создания резервов. Порядок должен соответствовать порядку, приведенному в учетной политике текущего года.

2. Правильность расчета суммы резерва, его использования и отражения в учете.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Инвентаризация задолженности заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

При инвентаризации задолженности проверке подлежит следующее:

1. Правильность расчетов с банками, финансовыми налоговыми органами.

2. Правильность и обоснованность сумм, числящихся по недостачам и хищениям.

3. Правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности перед контрагентами. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится путем сравнения остатков с данными контрагентов. Обоснованность предполагает наличие документов, подтверждающих возникновение задолженности, - договоров с контрагентами, в том числе договоров страхования, перестрахования, агентских договоров; платежных документов; соглашений о зачете взаимных требований и др.

Для подтверждения наиболее крупной задолженности контрагенту направляется акт сверки задолженности. На основании акта устанавливаются сумма и дата возникновения задолженности, наличие просроченной задолженности. Акт сверки подписывается двумя сторонами (дебитором и кредитором), и данные по нему сопоставляются с учетными данными.

Формы сверки дебиторской и кредиторской задолженности представлены в приложении 3.

Приложение 3

Формы сверки дебиторской и кредиторской задолженности

Форма 1

     
   ————————————————————————————————————T———————————————————————————————————T———————————————————¬
   |      Сумма, подлежащая уплате     |          Уплаченная сумма         |      Остаток      |
   |                                   |                                   |   задолженности   |
   +—————————T————————————T————————————+—————————T————————————T————————————+—————T—————————————+
   |Основание|    Дата    |    Сумма   |Основание|    Дата    |    Сумма   |Сумма|   Из нее:   |
   |         |планируемого|планируемого|         |фактического|фактического|     | просроченная|
   |         |   платежа  |   платежа  |         |   платежа  |   платежа  |     |задолженность|
   +—————————+————————————+————————————+—————————+————————————+————————————+—————+—————————————+
   |    1    |      2     |      3     |    4    |      5     |      6     |  7  |       8     |
   +—————————+————————————+————————————+—————————+————————————+————————————+—————+—————————————+
   |         |            |            |         |            |            |     |             |
   L—————————+————————————+————————————+—————————+————————————+————————————+—————+——————————————
   

Со стороны дебитора Со стороны кредитора

(наименование организации) (наименование организации)

Руководитель ___ (______) Руководитель ___ (______)

Главный бухгалтер ___ (______) Главный бухгалтер ___ (______)

Форма 2

     
   ———————————T————————T———————————T——————————————————————————————————————————————¬
   | Документ—|  Сумма |Поступившая|              Сумма задолженности             |
   | основание| платежа|   сумма   |                                              |
   |          |в валюте|  в валюте |                                              |
   |          |договора|  договора |                                              |
   +————T—————+————————+—————T—————+—————T————————————————————————————————————————+
   |Дата|Номер|  Всего |Всего| Дата|Всего|               В том числе              |
   +————+—————+————————+—————+—————+—————+——————————————T——————————————T——————————+
   |    |     |        |     |     |     |подтвержденная|      не      |с истекшим|
   |    |     |        |     |     |     |  дебитором   |подтвержденная|  сроком  |
   |    |     |        |     |     |     |              |   дебитором  |  исковой |
   |    |     |        |     |     |     |              |              | давности |
   +————+—————+————————+—————+—————+—————+——————————————+——————————————+——————————+
   |  1 |  2  |    3   |  4  |  5  |  6  |       7      |       8      |     9    |
   +————+—————+————————+—————+—————+—————+——————————————+——————————————+——————————+
   |    |     |        |     |     |     |              |              |          |
   L————+—————+————————+—————+—————+—————+——————————————+——————————————+———————————
   

Со стороны дебитора Со стороны кредитора

(наименование организации) (наименование организации)

Руководитель ___ (______) Руководитель ___ (______)

Главный бухгалтер ___ (______) Главный бухгалтер ___ (______)

Инвентаризационная опись

По результатам инвентаризации составляются инвентаризационная опись или акты. В них заносится информация о фактическом наличии имущества и обоснованности учтенных финансовых обязательств. Инвентаризационные описи составляются по видам имущества и обязательств по формам первичной учетной документации. Формы описей приведены в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Основным требованием к составлению описей является полное и точное отражение данных о наличии имущества и обязательств.

Описи заполняются четко и ясно, без помарок и подчисток. Заполнению подлежат все строки, на последней странице незаполненные строки прочеркиваются. Исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных записей. Исправления должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Имущество указывается в описях по наименованию, оценивается в стоимостном выражении и в натуральных измерителях, принятых к учету. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общее количество в натуральных показателях, записанных на каждой странице. На последней странице делается отметка о проверке итогов за подписями лиц, производивших подсчет.

Следует обратить внимание на недопустимость внесения данных в описи со слов ответственных лиц или без проверки их фактического наличия.

Имущество, поступившее во время инвентаризации, заносится в отдельную опись. При этом на приходном документе комиссия делает отметку "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую внесено имущество.

На объекты, не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (например, порча, полный износ и т.п.).

Описи подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий. Если инвентаризация связана со сменой материально ответственных лиц, то расписка дается лицом, принявшим имущество, о его принятии и лицом, сдавшим имущество, о его сдаче.

При обнаружении ошибок после оформления описей инвентаризационная комиссия осуществляет проверку правильности заполнения описей и в случае подтверждения ошибок вносит исправления в нее.

В таблице (см. ниже) представлены количество экземпляров и лица (подразделения), которым представляются описи.

     
   ———————————————T———————————T———————————————————————————————————————¬
   |  Направление | Количество|     Лица (подразделения), которым     |
   |инвентаризации|экземпляров|          представляются описи         |
   |              |   описи   |                                       |
   +——————————————+———————————+———————————T—————————————T—————————————+
   |Имущество,    |     2     |Бухгалтерия|Материально  |             |
   |принадлежащее |           |           |ответственное|             |
   |организации   |           |           |лицо         |             |
   |на праве      |           |           |             |             |
   |собственности |           |           |             |             |
   +——————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+
   |Имущество, не |     3     |Бухгалтерия|Материально  |Собственник  |
   |принадлежащее |           |           |ответственное|имущества    |
   |организации   |           |           |лицо         |             |
   |на праве      |           |           |             |             |
   |собственности |           |           |             |             |
   +——————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+
   |Смена         |     3     |Бухгалтерия|Материально  |Материально  |
   |материально   |           |           |ответственное|ответственное|
   |ответственных |           |           |лицо, сдавшее|лицо,        |
   |лиц           |           |           |ценности     |принявшее    |
   |              |           |           |             |ценности     |
   L——————————————+———————————+———————————+—————————————+——————————————
   

Инвентаризационные описи являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета.

На третьем этапе (промежуточном) сопоставляются данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости, определяются причины расхождений, формируется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

1. Бухгалтерия проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в описи, данные описи сверяются с учетными данными. Бухгалтерией могут быть оформлены результаты сверки по форме, приведенной в приложении 4.

Приложение 4

Форма составления результатов сверки

Результаты инвентаризации по состоянию на " " 200 г.

     
   ————T————————————T——————————————T————————————T————————————T————————————¬
   | N |Наименование|   По данным  |  По данным |  Недостача |   Излишки  |
   |п/п|            |инвентаризации| бухгалтерии|            |            |
   +———+————————————+———————T——————+——————T—————+——————T—————+——————T—————+
   |   |            | Кол—во| Сумма|Кол—во|Сумма|Кол—во|Сумма|Кол—во|Сумма|
   +———+————————————+———————+——————+——————+—————+——————+—————+——————+—————+
   | 1 |      2     |   3   |   4  |   5  |  6  |   7  |  8  |   9  |  10 |
   +———+————————————+———————+——————+——————+—————+——————+—————+——————+—————+
   |   |            |       |      |      |     |      |     |      |     |
   L———+————————————+———————+——————+——————+—————+——————+—————+——————+——————
   

2. При выявлении расхождений между данными описи и учетными данными, то есть при установлении в ходе инвентаризации отклонений, составляются сличительные ведомости. Формы сличительных ведомостей приведены в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Суммы недостач и излишков указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

На арендованные ценности и ценности, находящиеся на ответственном хранении, составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, другой - у материально ответственного лица.

3. По выявленным расхождениям инвентаризационной комиссией устанавливаются причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется протокол, в котором фиксируются выводы и решения, отражаются результаты проверки.

При выявлении пересортицы материально ответственные лица представляют подробные объяснения комиссии. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, то комиссия включает в протокол исчерпывающие объяснения о причинах, по которым пересортица не отнесена на виновных лиц.

Предложения комиссии оформляются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

На четвертом этапе (заключительном) происходит корректировка данных бухгалтерского учета в соответствии с решениями, принятыми руководителем организации.

Предложения инвентаризационной комиссии о регулировании выявленных расхождений, в том числе по проведению взаимного зачета излишков и недостач в результате пересортицы, представляются в форме акта на рассмотрение и утверждение руководителю организации.

Он принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, которое оформляется приказом (распоряжением, решением). Приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Учет итогов инвентаризации

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация. Итоги годовой инвентаризации включаются в годовой отчет.

Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете следующий:

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты (счет 91 "Прочие доходы и расходы");

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли определяются после зачета недостач ценностей по пересортице. Недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты (счет 91 "Прочие доходы и расходы").

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения. Предусмотрены общие условия возможности проведения взаимного зачета: за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, в тождественных количествах.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то недостачи списываются на расходы.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризации

Для усиления контроля за правильностью отражения данных в инвентаризационных описях и исключения ошибок по окончании инвентаризации могут проводиться проверки. Они осуществляются по распоряжению руководителя организации.

Проверки правильности проведения инвентаризации осуществляются при участии членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.

Результаты проверок оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Материалы инвентаризации хранятся не менее 5 лет.

Внутренний аудит

Сотрудники внутреннего аудита могут осуществлять проверку действительности результатов инвентаризации, а также полноты и своевременности отражения результатов проведения инвентаризации.

Проверка может осуществляться по следующим направлениям:

- установление соответствия порядка проведения инвентаризации учетной политике и нормативным актам;

- проверка правильности записей в инвентаризационных описях и соответствие описей унифицированным формам;

- проведение контрольных измерений (взвешиваний, пересчетов), контрольных расчетов резервов.

По результатам проверки может быть составлена таблица разногласий (см. приложение 5).

Приложение 5

Форма таблицы разногласий по инвентаризации

основных средств и расчетов

     
   ———————————————T—————T—————T———————————————————————————————————————————————T———————————¬
   |    Объект    |Номер|Номер|       Данные проверки (основные средства)     |Комментарий|
   |инвентаризации|счета|описи+——————T————————————T——————————————T————————————+           |
   |              |     |     |  по  |  по данным |   по данным  |  по данным |           |
   |              |     |     |данным| инвентарных|бухгалтерского|фактического|           |
   |              |     |     | описи|  карточек  |     учета    |   наличия  |           |
   +——————————————+—————+—————+——————+————————————+——————————————+————————————+———————————+
   |       1      |  2  |  3  |   4  |      5     |       6      |      7     |     8     |
   +——————————————+—————+—————+——————+————————————+——————————————+————————————+———————————+
   |              |     |     |      |            |              |            |           |
   +——————————————+—————+—————+——————+————————————+——————————————+————————————+———————————+
   |Итого         |  Х  |  Х  |      |            |              |            |     Х     |
   L——————————————+—————+—————+——————+————————————+——————————————+————————————+————————————
   

     
   ———————————————T—————T—————T———————————————————————————————————————————————T———————————¬
   |    Объект    |Номер|Номер|      Данные проверки (основные средства)      |Комментарий|
   |инвентаризации|счета|описи+——————T——————————————T——————————————T——————————+           |
   |              |     |     |  по  |   по данным  |   по данным  | по данным|           |
   |              |     |     |данным|аналитического|синтетического| первичных|           |
   |              |     |     | описи|     учета    |     учета    |документов|           |
   +——————————————+—————+—————+——————+——————————————+——————————————+——————————+———————————+
   |       1      |  2  |  3  |   4  |       5      |       6      |     7    |     8     |
   +——————————————+—————+—————+——————+——————————————+——————————————+——————————+———————————+
   |              |     |     |      |              |              |          |           |
   +——————————————+—————+—————+——————+——————————————+——————————————+——————————+———————————+
   |Итого         |  Х  |  Х  |      |              |              |          |     Х     |
   L——————————————+—————+—————+——————+——————————————+——————————————+——————————+————————————
   

Результаты проверки представляются на рассмотрение руководителю организации для принятия соответствующих решений. Учетная политика Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств подлежит описанию в учетной политике организации. В разделе учетной политики могут формироваться следующие подразделы: 1. Сроки проведения инвентаризации. Приводятся количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень инвентаризируемого имущества и обязательств. 2. Порядок создания инвентаризационной комиссии. Указываются выбранный вариант инвентаризационной комиссии (постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая инвентаризационная комиссия, ревизионная комиссия), структура и минимальное количество членов комиссии, возможные должности членов комиссии, квалификационные требования к членам комиссии или ограничения по должностям, форма документа об утверждении состава комиссии. 3. Данные, представляемые материально ответственными лицами. Указываются перечень документов и сроки их передачи инвентаризационной комиссии. 4. Условия обеспечения полной и достоверной инвентаризации. Приводится распределение ответственности за обеспечение необходимых условий для проведения инвентаризации между должностными лицами. 5. Документальное оформление хода инвентаризации. Указываются формы документов, оформляемых в ходе инвентаризации, - акты, описи, ведомости и др., по видам имущества и обязательств, по которым унифицированные формы не предусмотрены. 6. Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств. Приводятся основные направления и способы проведения инвентаризации. Для страховых организаций целесообразно подробно описать порядок инвентаризации бланков строгой отчетности, дебиторской и кредиторской задолженности по операциям страхования и перестрахования. 7. Порядок регулирования инвентаризационных разниц. Определяется порядок регулирования расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризации, описываются процедуры действий с излишками и недостачами. А.А.Кварандзия К. э. н., начальник отдела учета ОАО "СК "Русский мир" Подписано в печать 02.02.2007 ————