"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 2

ВАРИАЦИИ НА ТЕМУ КАДРОВОГО АУДИТА

Кадровый аудит двух типов

С каждым днем в нашей жизни появляются все новые услуги и термины. Одним из них является появившийся не так давно и уже ставший очень модным кадровый аудит.

В настоящее время законодательного определения этого термина не существует, поэтому в зависимости от своих возможностей разные компании предлагают под этим термином всевозможные услуги, которые можно разделить на два общих типа:

- кадровый аудит как анализ системы управления персоналом, действующей в организации;

- кадровый аудит как анализ ведения кадрового учета в организации на соответствие действующему законодательству РФ.

Если говорить о первом типе кадрового аудита, то его целью является усовершенствование работы персонала. Для этого аудиторы представляют организации отчет, содержащий рекомендации по результатам анализа потребностей организации, имеющихся человеческих ресурсов, мер наказания, поощрения и мотивации.

Однако нам представляется, что аудит системы управления персоналом без аудита системы управления организации в целом может быть не эффективным для некоторых организаций (например, особо крупных или проблемных). Наше мнение основано на том, что оценить потребность организации в человеческих ресурсах без анализа ее специфики функционирования, организационной структуры, особенностей взаимоотношений с контрагентами, источников и форм финансирования, видов оказываемых услуг (выполняемых работ, производимой продукции) и особенностей их реализации, форм расчетов с контрагентами, видов и порядка уплаты налогов, оказывающих существенное влияние на финансово-хозяйственную деятельность организации, затруднительно.

При этом достаточно эффективным может являться проведение "усеченного" аудита системы управления персоналом, когда специалисты проводят анализ только одного сегмента системы (например, психологическая оценка имеющихся человеческих ресурсов, применяемые меры наказания или мотивации).

Второй тип кадрового аудита более близок самому понятию "аудиторской деятельности", под которой принято понимать финансовую проверку и ревизию бухгалтерских документов.

В данном случае аудит состоит в оценке ведения кадрового учета в разрезе трудового, гражданского, налогового законодательства РФ и законодательства о бухгалтерском учете.

Аудиторы проверяют и анализируют:

- проведенные организацией операции с точки зрения соответствия законодательным и нормативным актам РФ;

- полноту и своевременность отражения проводимых операций и финансовых результатов в кадровом, налоговом и бухгалтерском учете организации;

- организацию системы кадрового учета, внутреннего контроля и документооборота в целях определения наиболее существенных рисков деятельности и методов их контроля.

Как правило, при проведении кадрового аудита второго типа аудиторы осуществляют:

1) проверку правильности ведения кадрового учета на соответствие действующему законодательству РФ;

2) анализ заключенных организацией трудовых договоров;

3) проверку оформления первичной учетной документации по учету труда и его оплате:

- приказов (распоряжений) о приеме работников на работу;

- приказов (распоряжений) о переводе работников на другую работу;

- приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска работникам;

- приказов (распоряжений) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

- приказов (распоряжений) о поощрении работников;

- приказов о направлении работников в командировку;

- командировочных удостоверений;

- служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении;

- графиков отпусков;

- личных карточек работников;

- штатного расписания;

- табелей учета рабочего времени;

4) проверку правильности формирования личных дел работников;

5) проверку порядка ведения трудовых книжек работников;

6) правовую экспертизу внутренних локальных нормативных актов организации с целью выражения мнения о соответствии их действующему законодательству РФ;

7) проверку правильности привлечения иностранных работников;

8) проверку гражданско-правовых договоров с физическими лицами;

9) проверку правильности исчисления, удержания и уплаты налога на доходы физических лиц;

10) проверку правильности уплаты единого социального налога и пенсионных взносов;

11) проверку правильности отнесения к расходам сумм, выплаченных физическим лицам в связи с исполнением сотрудниками трудовых функций или выполнением работ (оказанием услуг) при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Естественно, в этом случае оцениваются абсолютно все документы, имеющиеся на предприятии.

Основные этапы проведения аудита

Сначала специалисты занимаются сбором информации о бизнесе организации. Сюда относится изучение бизнеса в целом, а также изучение системы внутреннего контроля организации. После этого аудиторы дают предварительный аналитический обзор, а также определяют характер и объем аудиторских процедур.

Следующая стадия заключается непосредственно в проведении самого аудита, а также в получении аудиторских доказательств. Для этого аудиторы, как правило, используют следующие методы:

- инспектирование (заключается в проверке аудитором записей и документов);

- наблюдение (представляет собой отслеживание аудитором процесса либо процедуры, выполняемой сотрудниками);

- запрос (представляет собой получение аудитором информации у осведомленных лиц организации. Запросы производятся как в форме официального документа, адресованного специалистам организации, так и в устной форме, в зависимости от ситуации);

- подтверждение (представляет собой ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях);

- пересчет (представляет собой проверку аудитором точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение самостоятельных расчетов).

Затем специалисты на основании собранных доказательств и сделанных выводов в отношении кадрового учета организации формируют мнение и составляют отчет по результатам аудита. В нем специалисты указывают информацию об объеме проведенной проверки, о выявленных нарушениях, возможных последствиях, оценке рисков (в том числе административных и налоговых), а также рекомендации и иную информацию, требующую внимания руководства организации. Также в зависимости от условий договора на проведение аудита аудитор может подготовить проекты недостающих или необходимых организации документов.

При написании отчета (вне зависимости от исполнителя) мы рекомендуем придерживаться структуры, приведенной в примере (здесь представлено описание результатов проверки участков заработной платы и заключенных гражданско-правовых договоров за 2005 г.).

Пример.

Отчет

1. Заработная плата работников.

В ходе проверки были представлены трудовые договоры и дополнения к ним, штатные расписания Общества. При анализе указанных документов было установлено следующее.

1.1. Размер должностных окладов работников Общества.

Согласно трудовым договорам N 01 от 17.01.2005 с г-ном Ивановым И.И., N 02 от 21.02.2005 с г-жой Петровой П.П., N 03 от 21.03.2005 с г-жой Сидоровой С.С. указанным работникам по одинаковой должности - менеджер по продажам - выплачиваются разные должностные оклады. Так, г-н Иванов И.И. получает 1000,00 руб., г-жа Петрова П.П. - 1500,00 руб., г-жа Сидорова С.С. - 1750,00 руб.

Кроме того, согласно штатному расписанию N 10 от 01.01.2005 по должностям разной квалификации выплачивается одинаковая заработная плата, например менеджеру, младшему менеджеру и помощнику менеджера установлена заработная плата в размере 1500,00 руб.

В соответствии со ст. 21 ТК РФ работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в зависимости от своей квалификации, сложности труда, количества и качества выполненной работы.

Согласно ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. При этом запрещается какая-либо дискриминация при установлении и изменении размеров заработной платы и других условий оплаты труда.

Вместе с тем ввиду отсутствия должностных инструкций по каждой должности в представленных документах не прослеживается связь между квалификацией, сложностью выполняемой работы и размером выплачиваемой заработной платы.

В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Отсутствие зависимости между квалификацией работника, сложностью выполняемой им работы и размером выплачиваемой заработной платы может привести к признанию конкретного расхода необоснованным.

В результате у Общества могут возникнуть следующие административные и налоговые последствия:

- привлечение Общества к ответственности, установленной ст. 5.27 КоАП РФ;

- доначисление налога на прибыль в связи с необоснованным занижением налогооблагаемой базы;

- начисление пени за несвоевременную уплату налога на прибыль в порядке, установленном ст. 75 НК РФ;

- наложение штрафа за неполную уплату налога на прибыль в порядке, установленном ст. 122 НК РФ.

Рекомендуем:

во избежание споров разработать должностные инструкции для каждого сотрудника, обосновывающие одинаковый размер заработной платы, выплачиваемой сотрудникам с разной квалификацией и сложностью выполняемой работы.

1.2. Выплата в течение испытательного срока заработной платы.

Согласно п. 3.1 трудового договора N 04 от 04.04.2005 с г-жой Романовой Р.Р. на период испытательного срока ей выплачивалась заработная плата меньшего размера, чем после прохождения испытания.

В соответствии со ст. 2 ТК РФ основными принципами регулирования трудовых отношений являются:

- запрещение дискриминации в сфере труда;

- обеспечение прав каждого работника на справедливые условия труда;

- равенство прав и возможностей работников;

- обеспечение прав каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы.

Согласно ст. 21 ТК РФ работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в зависимости от своей квалификации, сложности труда, количества и качества выполненной работы.

Статья 132 ТК РФ устанавливает, что заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. При этом запрещается какая-либо дискриминация при установлении и изменении размеров заработной платы и других условий оплаты труда.

Следовательно, установление заработной платы на испытательный срок меньшего размера, чем после прохождения испытания, противоречит нормам трудового законодательства РФ.

Таким образом, существует риск привлечения Общества к ответственности, установленной ст. 5.27 КоАП РФ.

Рекомендуем:

во избежание споров с работниками не допускать подобных нарушений.

2. Гражданско-правовые договоры.

2.1. Оформление первичных документов, подтверждающих расходы исполнителя, связанные с его поездками по заданию заказчика (Общества).

Считаем необходимым обратить внимание на оформление первичных документов, подтверждающих расходы исполнителя, связанные с его "служебными" поездками по заданию заказчика (Общества).

В ходе проверки были представлены следующие документы, составленные г-жой Сергеевой С.Т. (исполнитель), не являющейся работником Общества:

- авансовый отчет N 1 от 25.10.2005;

- служебное удостоверение N 9 от 20.09.2005;

- служебное задание N 9 от 20.09.2005.

Согласно ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, именование поездок исполнителя "служебными" некорректно, поскольку он не является работником Общества.

Служебное задание применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Соответственно, использование служебного задания в гражданско-правовых отношениях Общества с исполнителем некорректно, поскольку оно применяется только при трудовых отношениях.

В данном случае командировочное удостоверение также не требуется.

Представленный Обществом в качестве служебного удостоверения документ, являющийся формой, разработанной самим Обществом, по сути, повторяет форму командировочного удостоверения, разработанного Госкомстатом России. По нашему мнению, оформление подобного документа нецелесообразно, поскольку подтверждением даты прибытия/убытия исполнителя по заданию заказчика должны быть иные документы (например, ж/д- и авиабилеты), а подтверждением выполнения задания заказчика (например, представление интересов в суде) - судебный акт и отчет исполнителя.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, на оборотной стороне которого подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы). При этом под подотчетными лицами понимаются работники Общества, которым выдаются денежные суммы под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы (Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Соответственно, использование формы авансового отчета в гражданско-правовых отношениях также является некорректным.

Рекомендуем:

Привести в соответствие первичные документы, подтверждающие оказание исполнителем услуг по договору N 01 от 26.07.2004.

Практическая польза для организации от проведения кадрового аудита второго типа очевидна - в рамках аудита организация получает информацию о возможных рисках и рекомендации по документам, которые одновременно могут проверить налоговые органы и трудовые инспекторы. Кроме того, не проводя аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности в целом, организация получает информацию о правильности исчисления зарплатных налогов и частично - налога на прибыль.

Схема

Этапы проведения аудита

     
                           —————————————————————¬
                           | Запрос организации |
                           |    на проведение   |
                           |        аудита      |
                           L—————————T———————————
   

\¦/ ------------------¬

     
          ————————————¬    ——————————+—————————¬  |    Переговоры   |
          | 1 — 2 дня +————+Постановка проблемы+—>|  с руководством |
          L————————————    L—————————T——————————  |   организации   |
                                    \|/           L——————————————————
   

---------------------¬ ----------+---------¬ ------------¬ ¦ Изучение бизнеса, ¦<-+ Сбор информации о +----+ до 10 дней¦ ¦ системы внутреннего¦ ¦бизнесе организации¦ L---------- ———— ¦ контроля ¦ L---------T-------- ———— L--------------------- \¦/ ------------------¬

     
          ————————————¬    ——————————+—————————¬  |  Подробный план |
          |3 — 10 дней+————+ Развитие стратегии+—>|проведения аудита|
          L————————————    |       аудита      |  |  (этапы, сроки, |
                           L—————————T——————————  |    методики)    |
                                    \|/           L——————————————————
   

---------------------¬ ----------+---------¬ ------------¬ ¦ Сбор данных, их ¦<-+ Проведение аудита +----+3 - 30 дней¦ ¦ обработка и анализ ¦ L---------T---------- L---------- ———— L--------------------- \¦/ ------------------¬

     
          ————————————¬    ——————————+—————————¬  |  Заключительный |
          | до 10 дней+————+Формирование аудита+—>|анализ полученной|
          L————————————    L—————————T——————————  |    информации   |  
   —————————————————————¬           \|/           L——————————————————
   

¦Согласование формата¦ ----------+---------¬ ------------¬ ¦ отчета с ¦<-+ Подготовка отчета +----+5 - 10 дней¦ ¦ организацией, ¦ ¦ по результатам ¦ L---------- ———— ¦ написание и ¦ ¦ аудита ¦ ¦ представление ¦ L--T-------------T- ———— ¦ предварительного ¦ ¦ ¦

¦ отчета ¦ ¦ ¦

L--------------------- ¦ ¦

     
   —————————————————————¬     |             |       ————————————¬
   |   Передача отчета  |<—————             L———————+   3 дня   |
   |   в согласованной  |                           L————————————
   

¦ форме ¦ L------------------- ———— * * * В заключение хотелось бы отметить, что кадровый аудит второго типа должны проводить только профессионалы. Это могут быть как сотрудники службы внутреннего контроля (внутреннего аудита), так и сторонняя аудиторская компания. Однако, по нашему мнению, сторонняя фирма перед своей имеет определенные преимущества (обширный опыт в разных отраслях экономики, многопрофильные команды специалистов, многоступенчатый контроль качества оказанных услуг, проверенные методики оценки и реализации принятых решений и др.). Стоимость проведения кадрового аудита аудиторской компанией зависит от объема проверки и количества работников организации и составляет примерно от 2000 до 20 000 евро. Мы рекомендуем обращать внимание на состав проверяющей группы, в которую обязательно должны входить юрист, налоговый консультант и бухгалтер (или аудитор). Д.В.Белоусова Главный эксперт по правовым вопросам Департамента аудита ЗАО "РУФАУДИТ" Подписано в печать 30.01.2007 ————