"Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2007, N 2

Вопрос: У нас небольшая фирма, поэтому не было ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, их заполняли разные сотрудники, а подписывал директор. Теперь эту обязанность хотят возложить на меня. Как оформить данную процедуру? Какие формулировки должны быть в приказе? Нужно ли составлять, к примеру, акт принятия трудовых книжек (в данный момент они лежат в сейфе, ключ от которого может взять любой желающий)? Если на фирме нет журнала учета трудовых книжек, то с какого момента его начинать вести?

Ответ: Возложение на вас обязанностей по ведению трудовых книжек надо, прежде всего, оформить приказом (распоряжением). Например:

1. Возложить с 1 января 2007 г. на Иванову Марию Ивановну обязанности по ведению трудовых книжек и вкладышей в них, их учету и хранению.

2. Предоставить Ивановой М.И. право подписи на трудовых книжках и вкладышей в них.

3. Обязать Иванову М.И. вести учет и хранение трудовых книжек в порядке, установленном трудовым законодательством РФ.

Пользование сейфом действительно надо упорядочить. Сообщите руководителю, что вы можете быть ответственной за хранение трудовых книжек только в том случае, когда сейф будет не доступен другим сотрудникам и ключ будет храниться только у вас. Может быть, в сейфе хранятся и иные документы (кроме трудовых книжек), раз ваши коллеги туда регулярно заглядывают? Можно сделать запасной ключ и хранить его в опечатанном виде в надежном месте.

Конечно, на дату возложения на вас обязанностей по ведению трудовых книжек надо провести проверку их наличия. Для этого целесообразно составить акт, в котором зафиксировать, какие трудовые книжки к настоящему моменту имеются в сейфе. Такой акт должен содержать вашу подпись и подпись руководителя, чтобы он имел представление о том, в каком состоянии находится работа по учету трудовых книжек. Если окажется, что трудовых книжек в наличии меньше, чем работающих сотрудников, то порекомендуйте руководителю издать приказ о том, чтобы в такие-то сроки все сотрудники принесли свои трудовые книжки из дома. Когда по истечении срока сотрудники принесут трудовые книжки, то можно переходить к заполнению книги учета.

Все имеющиеся трудовые книжки надо записать в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Такая книга учета имеет установленную форму (см. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Ее можно купить в книжных магазинах. Порядок ее ведения определен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". В книге учета надо записать все трудовые книжки в хронологическом порядке: по мере поступления граждан на работу, т.е. начиная с трудовой книжки гражданина (чья трудовая книжка имеется в наличии), который первым поступил на работу. Допустим, Иванов поступил на работу 1 февраля 2006 г. Его трудовую книжку записываем первой. Далее 10 февраля 2006 г. приняли на работу Петрова и т.д.

Л.Французова

Юрист

Подписано в печать

25.01.2007

————