"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 4

СПИСАНИЕ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, оформленные в установленном порядке. Кроме того, путевые листы не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Форма путевого листа

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ... обязательные реквизиты".

Таким образом, в случаях, когда для определенной финансово-хозяйственной операции имеется унифицированная форма первичной учетной документации, организации обязаны ее применять.

Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей для организаций утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". В частности, в качестве первичного документа по учету работы легкового автотранспорта, а также с целью начисления заработной платы водителю Постановлением Госкомстата России N 78 утверждена специальная унифицированная форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля". Такой документ необходимо составлять отдельно на каждый день или смену, за исключением случаев командировок, когда водитель выполняет задание дольше одних суток (смены).

Однако следует иметь в виду, что данная форма путевого листа разработана и является обязательной лишь для автотранспортных организаций. Это позволяет сделать вывод, что организации, которые не относятся к такой отрасли, как автомобильный транспорт, не обязаны применять путевой лист.

Ранее, как правило, органы налогового контроля при проверке обоснованности списания налогоплательщиком в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль стоимости ГСМ исходили из необходимости подтверждения такой обоснованности путевыми листами (Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@). Однако в настоящее время требования к оформлению указанных документов со стороны контролирующих органов изменились и заключаются в следующем.

Организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, который подтверждает расходы. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (Письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327). Такая позиция выражена и в Письмах Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117.

Периодичность составления путевого листа

Изменились требования контролирующих органов и по поводу периодичности составления путевых листов. Так, еще Письмом Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 отмечалось, что согласно Указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако ситуация изменилась. В Письме Минфина России от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 указано, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расхода ГСМ. Если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять раз в неделю, месяц (Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).

Таким образом, самостоятельно разработанная форма путевого листа (либо иного документа, подтверждающего расходы) организаций (не относящихся к организациям автомобильного транспорта) должна содержать все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ), отражать сущность регистрируемой хозяйственной операции, позволять организовать надлежащий учет отработанного времени, расхода ГСМ и вместе с платежными документами подтверждать соответствующие затраты.

Напоминаем, что формы первичных документов, самостоятельно разрабатываемые организацией для оформления финансово-хозяйственных операций, должны быть отражены в учетной политике.

Следует обратить внимание, что отсутствие информации о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Можно сделать вывод, что записи в путевом листе вроде "поездки по городу" или "по заданию организации" по-прежнему недопустимы, а документы, в которых они содержатся, не подтвердят расходы организации (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Учитывая изложенное, по мнению автора, для документального подтверждения расходов на ГСМ достаточно применения путевого листа. Составление акта о списании бензина представляется излишним.

Налоговый учет расходов на ГСМ

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми для целей налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ в состав материальных расходов, связанных с производством и реализацией, включаются затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НК РФ не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов ГСМ. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к материальным расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах фактически понесенных затрат.

Таким образом, указанные нормы могут использоваться организациями в целях планирования поставки, учета и контроля расхода топлив и масел и носят рекомендательный характер.

Признавая расходы на ГСМ в фактических размерах, следует принимать во внимание, что при проверках обоснованности произведенных затрат налоговые органы будут ориентироваться на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03), утвержденные Минтрансом России 29.04.2003. Они предназначены в том числе для организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации. Применяются указанные Нормы для ведения оперативной и статистической отчетности, планирования потребности предприятий в ГСМ на последующий период, обеспечения расчетов налогообложения предприятий, осуществления режима экономии и рационального использования потребляемых нефтепродуктов, а также расчетов с водителями. Норма расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автотранспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки и модификации. В случае слишком больших расхождений организации придется доказывать их экономическую обоснованность.

О целесообразности учета норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива сообщается в Письме Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223.

Если в организации расход топлива превышает нормы, то целесообразно подтвердить обоснованность этих затрат. Например, причинами значительного расхода топлива могут являться затрудненное движение на дорогах, изношенность автомобилей и др. Затраты на приобретение топлива могут варьировать и в зависимости от сезона эксплуатации автомобиля. Подтвердив в совокупности все эти факторы, а также другие характерные для конкретного налогоплательщика условия, влияющие на количество потребляемого топлива, можно включить фактические затраты в расходы для целей налогообложения.

По мнению автора, организация вправе использовать и самостоятельно разработанные нормы, с учетом специфики своей деятельности (передвижение по городу в часы "пик" и т.п.) исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России или содержащихся в паспортных данных завода - изготовителя автомобиля). Установленные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

Г.Блажко

Руководитель отдела

ООО "Аудит - новые технологии"

Подписано в печать

24.01.2007

————