"Все для бухгалтера", 2007, N 2

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ВНУТРЕННЯЯ ОТЧЕТНОСТЬ

ПО ОПЕРАЦИЯМ С ЦЕННЫМИ БУМАГАМИ

Важной составляющей учетного процесса является организация рационального документооборота, направленного на минимизацию количества создаваемых документов с сохранением достаточности и достоверности предоставляемой ими информации.

Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, как следует из определения, документооборот в бухгалтерском учете организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - это залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.

Организация документооборота в бухгалтерском учете включает: разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных; создание графика документооборота; определение механизма принятия документов к учету; выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:

- во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляются планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

- во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

- в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;

- в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

- в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Следуя этим принципам, рассмотрим организацию, осуществление и оптимизацию документооборота в бухгалтерском учете организации.

Движение документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) должно регламентироваться графиком (п. 5.1 Положения о документах и документообороте).

Главный бухгалтер организует работу по составлению графика документооборота, который утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники отделов, работники планово-экономического, финансового отделов, материально ответственные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляется главным бухгалтером.

Документооборот не является статичной системой, так как номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.

Анализ сложившейся на предприятии системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

К наиболее актуальным характеристикам документооборота относятся его скорость и объем.

Скорость документооборота можно, по мнению автора, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. Тогда средняя скорость документооборота может быть рассчитана путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Очевидно, что ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому является положительной тенденцией, при этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.

При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график.

Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа, а в условиях автоматизации - и байт информации, характеризует напряженность информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен плохой разработкой системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее снижение объема документооборота не всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия принесут пользу, а не вред.

Измерение объема документооборота интересно на уровне отдельных подразделений, для чего можно составить матрицу с приведенной ниже примерной структурой (см. таблицу).

Матрица для измерения объема документооборота

     
   —————————————————T———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   | Источник данных|                                Получатель данных                              |
   |                +————————T———————————T—————————————T——————T————————————————T—————————T——————————+
   |                |Дирекция|Бухгалтерия|Экономический| Отдел|Производственный|  Служба |   Отдел  |
   |                |        |           |    отдел    |кадров|      отдел     |снабжения|маркетинга|
   +————————————————+————————+———————————+—————————————+——————+————————————————+—————————+——————————+
   |Дирекция        |        |           |             |      |                |         |          |
   +————————————————+————————+———————————+—————————————+——————+————————————————+—————————+——————————+
   |Бухгалтерия     |        |           |             |      |                |         |          |
   +————————————————+————————+———————————+—————————————+——————+————————————————+—————————+——————————+
   |Экономический   |        |           |             |      |                |         |          |
   |отдел           |        |           |             |      |                |         |          |
   +————————————————+————————+———————————+—————————————+——————+————————————————+—————————+——————————+
   |Отдел кадров    |        |           |             |      |                |         |          |
   +————————————————+————————+———————————+—————————————+——————+————————————————+—————————+——————————+
   |Производственный|        |           |             |      |                |         |          |
   |отдел           |        |           |             |      |                |         |          |
   +————————————————+————————+———————————+—————————————+——————+————————————————+—————————+——————————+
   |Служба снабжения|        |           |             |      |                |         |          |
   +————————————————+————————+———————————+—————————————+——————+————————————————+—————————+——————————+
   |Отдел маркетинга|        |           |             |      |                |         |          |
   L————————————————+————————+———————————+—————————————+——————+————————————————+—————————+———————————
   

Эта матрица позволяет выявить наиболее загруженные в информационном обороте службы организации, и ее данные могут стать основанием для более детального анализа форм и номенклатуры используемых документов в целях их упрощения и оптимизации.

В современных условиях возрастает потребность предприятий в систематическом экономическом анализе своей финансово-хозяйственной деятельности на основании составленной внутренней бухгалтерской отчетности, которая является обязательным элементом учетного процесса для организаций, стремящихся избежать банкротства и улучшить свое имущественно-финансовое положение.

В соответствии с требованиями п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н, формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности утверждаются в составе учетной политики организации на соответствующий год.

Внутренняя бухгалтерская отчетность предназначена для осуществления экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации в целях: предотвращения отрицательных результатов деятельности организации и определения ее внутрихозяйственных резервов; контроля за расходованием финансовых и материальных средств (активов) организации ее структурными подразделениями или сотрудниками; контроля эффективности работ структурных подразделений и сотрудников организации; обеспечения информацией заинтересованных внутренних и внешних пользователей (банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и т.д.) для привлечения их активов; проверки правильности ведения бухгалтерского учета и т.д.

Внутренняя бухгалтерская отчетность составляется по произвольной форме на основе данных регистров бухгалтерского учета, содержащих информацию о хозяйственных операциях за определенный (отчетный) период. На взгляд автора, к внутренней отчетности правомерно предъявление тех же требований, которые необходимо выполнять при ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности для внешних пользователей. Так, внутренняя бухгалтерская отчетность должна отвечать требованиям полноты, достоверности, нейтральности, непротиворечивости, сопоставимости и т.д. В то же время важным критерием для внутренней отчетности является оперативность составления. Это связано с тем, что зачастую на основании данных внутренней отчетности происходит принятие управленческих решений, которые в настоящее время не могут основываться на "исторической" информации, не актуальной на текущий момент.

Кроме того, следует отметить, что составление внутренней отчетности, как правило, не привязано к отчетным датам по правилам бухгалтерского учета. Формы внутренней отчетности могут составляться при необходимости на любую дату (на 1-е, 5-е, 10-е и т.д. число месяца) или за любой период времени (за неделю, декаду и т.д.).

Количество и вид форм внутренней отчетности разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно исходя из экономической заинтересованности организации в анализе различных видов своей деятельности. Периодичность, сроки составления внутренних бухгалтерских отчетов, перечень лиц, имеющих право подписи и составления этих отчетов, утверждаются руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество экземпляров внутренних отчетов определяется кругом заинтересованных лиц, участвующих в экономическом анализе финансово-хозяйственной деятельности организации.

В соответствии с требованием п. 22 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, содержание внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Отсутствие внутренней отчетности не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но лишает организацию возможности полноценно управлять своей финансово-хозяйственной деятельностью, что увеличивает вероятность экономических и финансовых потерь (упущенной финансово-экономической выгоды) для организации.

Особенности ценных бумаг как объекта учета для целей формирования отчетности состоят в том, что, с одной стороны, они рассматриваются как составная часть активов организации в составе финансовых вложений, а с другой - являются основанием для появления доходов и расходов, связанных с владением и отчуждением этих объектов.

В качестве активов ценные бумаги требуют контроля за правильностью их оценки в учете, за наличием и правильностью их отражения в финансовой (бухгалтерской) отчетности.

В то же время большинство ценных бумаг подразумевает начисление дохода, который определяется в соответствии с условиями каждой сделки по выпуску в обращение ценных бумаг (например, эмиссия акций - дивиденд; облигаций - купонный доход; векселей - процент, дисконт). Такой порядок влечет за собой необходимость контроля за правильностью и своевременностью исчисления и погашения задолженности по причитающимся доходам, а также соблюдения порядка налогообложения указанных доходов в соответствии с действующим налоговым законодательством РФ.

Все разнообразие внутренней бухгалтерской отчетности для целей отражения информации по операциям с ценными бумагами условно можно разделить на три группы.

1. Отчеты по остаткам ценных бумаг применяются для анализа остатков по счетам учета ценных бумаг организации на определенную дату. Формы отчетов могут быть составлены в натуральном и денежном выражении. Для денежного выражения используют российские (рубли) или иностранные валюты. При использовании иностранных валют в качестве денежных измерителей показателей отчетов в отчетные формы могут быть введены показатели курсов валют на даты составления отчетов.

2. Отчеты по движению ценных бумаг в организации применяются для анализа оборотов по счетам учета ценных бумаг за определенный (отчетный) период. Формы отчетности составляются в натуральном и денежном выражении. В свою очередь, в составе отчетов по движению ценных бумаг можно выделить две подгруппы:

отчеты по поступлению ценных бумаг, применяемые для формирования отчетных показателей по поступившим на баланс ценным бумагам за определенный период времени;

отчеты по реализации (выбытию) ценных бумаг, которые применяются для анализа оборотов по счетам учета финансовых результатов за определенный (отчетный) период. Формы могут быть составлены в натуральном и денежном выражении.

3. Отчеты по доходам, полученным от владения ценными бумагами применяются для анализа величины начисленных и полученных доходов по ценным бумагам (процент, дисконт) за определенный период, на конкретную дату.

Все отчеты могут быть составлены как по отдельной группе ценных бумаг, числящихся на балансе организации, так и в целом по всей совокупности ценных бумаг. Это так называемые сводные отчеты.

Взаимосвязь рассмотренных форм внутренней отчетности можно представить в виде схемы (см. рисунок).

Данные Операции Операции по выбытию Начисление процента Данные

бухгалтерского по приобретению ценных бумаг (дисконта) по ценным бухгалтерского

учета на начало ценных бумаг бумагам, числящимся учета на конец

периода на балансе периода

¦ ¦

¦ ¦ ¦

\¦/ \¦/

¦ ----------------------T---------------------¬ ¦ ¦

¦Отчеты по поступлению¦ Отчеты по выбытию ¦

¦ ¦ ценных бумаг ¦ (списанию) ценных ¦ ¦ ¦

¦ ¦ бумаг ¦

¦ L----------T----------+---------T-T---------- ¦ ¦

¦ ¦ ¦

¦ ¦ --------- L-------¬ ¦ ¦

¦ ¦ ¦

\¦/ \¦/ \¦/ \¦/ \¦/ \¦/

     
       ———————————————————————T——————————————————————T——————————————————————T——————————————————————¬
       |                      |  Отчеты по движению  |  Отчеты по доходам,  |                      |
       |  Отчеты по остаткам  |     ценных бумаг     |полученным от владения|  Отчеты по остаткам  |
       |                      |                      |   ценными бумагами   |                      |
       L——————————T———————————+——————————T———————————+——————————T———————————+———————————————————————
   

¦ ¦ ¦ /¦\ ¦ \¦/ \¦/ ¦ L------------------------------------------------------------------- ————

- - - -> Поступление информации из регистров бухгалтерского учета

     
   ———————> Передача информации между формами внутренней отчетности
   
   Взаимосвязь форм внутренней бухгалтерской отчетности
   по операциям с ценными бумагами
   
   Перечисленные формы для каждой отдельной организации могут содержать дополнительные показатели, отражающие требуемую информацию. Однако указанные реквизиты, по мнению автора, являются необходимыми для полного и достоверного отражения операций с ценными бумагами.
   Самостоятельная разработка организацией перечня форм внутренней бухгалтерской отчетности позволит ей сформировать тот объем отчетных документов, который наилучшим образом отразит всю необходимую информацию и будет соответствовать особенностям функционирования отдельно взятого хозяйствующего субъекта.
   
   Литература
   
   1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 51141—98.
   2. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учете / Книги издательства "Налоговый вестник", 2002.
   3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).
   4. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98: Приказ Минфина России от 09.12.1998 N 60н.
   5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности: Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
   
   О.М.Дорошенко
   Заместитель директора
   по аудиторской деятельности
   ЗАО "Русский Аудиторский Дом"
   Подписано в печать
   23.01.2007
   
   
   ——