Главная страница перейти на главную страницу Buhi.ru Поиск на сайте поиск документов Добавить в избранное добавить сайт Buhi.ru в избранное


goБухгалтерская пресса и публикации


goВопросы бухгалтеров - ответы специалистов


goБухгалтерские статьи и публикации

Вопросы на тему ЕНВД

Вопросы на тему налоги

Вопросы на тему НДС

Вопросы на тему УСН


goВопросы бухгалтеров, ответы специалистов по налогам и финансам

Вопросы на тему налоги

Вопросы на тему НДС

Вопросы на тему УСН


goПубликации из бухгалтерских изданий


goВопросы бухгалтеров - ответы специалистов по финансам 2006


goПубликации из бухгалтерских изданий

Публикации на тему сборы ЕНВД

Публикации на тему сборы

Публикации на тему налоги

Публикации на тему НДС

Публикации на тему УСН


goВопросы бухгалтеров - Ответы специалистов

Вопросы на тему ЕНВД

Вопросы на тему сборы

Вопросы на тему налоги

Вопросы на тему НДС

Вопросы на тему УСН




Статья: В командировку на личном авто ("Новая бухгалтерия", 2007, N 2)



"Новая бухгалтерия", 2007, N 2

В КОМАНДИРОВКУ НА ЛИЧНОМ АВТО

По инициативе руководства или по своей, но с согласия руководства работник может поехать в командировку на личном автомобиле. Как оплатить ему расходы на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли?

Представим себе такую вполне жизненную ситуацию. Компания выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, причем не превышая установленный в целях налогообложения прибыли лимит - 1200 руб. ежемесячно. И вот однажды этот самый работник направляется в командировку. Ну, например, к дилерам с целью проверки качества их работы в отношении продукции компании. Путь его лежит через несколько среднерусских городов, в которых обосновались дилеры. Генерального директора внезапно озаряет: ну, зачем тебе, Ваня, ездить туда-сюда на поездах и электричках, стоять в очередях, терять драгоценное время. Поезжай-ка на своей машине, а мы тебе расходы на бензин оплатим. И тебе легче, и нам, полагаю, это выгоднее будет...

Уехал командированный, а главный бухгалтер глубоко задумался над несколькими непростыми вопросами. Можно ли работнику возместить расходы на проезд к месту командировки на личном авто? Имеет ли компания право учесть при налогообложении прибыли расходы на ГСМ, затраченные на работу автомобиля, который принадлежит не организации, а работнику? Если такое право есть, то какие должны быть оформлены документы? Можно ли одновременно возмещать расходы на ГСМ и выплачивать компенсацию?

Постараемся ответить на эти вопросы...

"Задвинем" старую Инструкцию... частично

В целях налогообложения прибыли в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, включаются расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом налоговым законодательством не конкретизируется способ проезда в целях принятия расходов.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Таким образом, ТК РФ не ограничивает право организации и работника выбирать вид транспорта для поездки в командировку.

Примечание. Ни налоговое, ни трудовое законодательство не ограничивают организацию и работника в выборе вида транспорта для поездки в командировку.

В то же время представители налоговых органов в этом вопросе ссылаются на Инструкцию Минфина СССР от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". А она предусматривает проезд к месту командировки только на общественном транспорте. Этим положением Инструкции Минфин России, например, в Письме от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15 обосновывает невозможность принять в целях налогообложения прибыли расходы по оплате такси до аэропорта.

Одним из основных условий признания расходов является их экономическая оправданность (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Доказать налоговым органам, что поездка работника в командировку (особенно дальнюю) на собственном автомобиле для организации целесообразнее и рациональнее его поездки на общественном транспорте, непросто, но в принципе возможно.

Инструкция N 62 сильно устарела и действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Поэтому некоторые суды не видят в поездке в командировку на личном автомобиле ничего предосудительного (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005).

На наш взгляд, если коллективный договор или локальный нормативный акт организации будет предусматривать порядок возмещения расходов на ГСМ при поездке в командировку на личном автомобиле, а экономическую оправданность таких расходов организация сможет доказать, то такие расходы можно признать для целей налогообложения прибыли в составе командировочных расходов.

Как правило, расходы организации на приобретение ГСМ в зависимости от назначения транспорта учитываются либо в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). К служебному транспорту относятся автомобили, принадлежащие организации на праве собственности или используемые по договору аренды. Но в данном случае расходы на ГСМ принимаются по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ как возмещаемые работнику при командировке расходы на проезд.

Нарисуйте себе путевой лист... или что-нибудь другое

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Очевидно, что расходы на ГСМ могут быть учтены на основе документов, содержащих данные о фактическом пробеге, фактическом расходе ГСМ, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта. По общему правилу таким документом является путевой лист автомобиля.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" утверждены формы путевого листа для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей. Они в обязательном порядке применяются автотранспортными организациями.

Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ. В этом документе должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

По мнению Минфина России (Письмо от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129) и УФНС России по г. Москве (Письмо от 19.06.2006 N 20-12/54213@), самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о цели использования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о маршруте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.

Надо отметить еще и то, что помимо задания водителю и подтверждения пробега типовая форма путевого листа свидетельствует и о принадлежности автомобиля данной организации.

Но в рассматриваемом случае автомобиль принадлежит работнику, а не организации и никак не может (и не должен) подтверждать его принадлежность организации. Поэтому, по нашему мнению, целесообразно разработать такую форму путевого листа, которую можно будет логично применять и для собственных автомобилей, и для взятых в аренду, и для личных авто работников. Кстати, разработанный вами документ не обязательно должен иметь название "путевой лист", можно его назвать и как-то иначе, например - "маршрутный лист".

Либо дудочка, либо кувшинчик. Третье не разрешают

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, в силу ТК РФ работнику помимо компенсации за использование в интересах организации личного автомобиля по идее должны также возмещаться и расходы на ГСМ.

Однако налоговые органы и Минфин считают иначе. Они подчеркивают, что компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, выданная в пределах норм, установленных Правительством РФ, по смыслу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ уже включает в себя компенсацию расходов на ГСМ.

Иначе говоря, если работнику выплачивается компенсация, то за этот же период в целях налогообложения прибыли не могут возмещаться расходы на ГСМ, и наоборот.

Отметим, что данный вопрос весьма спорный. Примеров из арбитражной практики нам найти не удалось. При этом некоторые суды при рассмотрении других дел также имеют в виду покрытие компенсацией расходов на ГСМ (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 20.04.2005 N Ф03-А73/05-2/461, Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005).

Примечание. Налоговые органы считают, что компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ, уже включает в себя и компенсацию расходов на ГСМ.

По мнению Минфина России, выраженному в Письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, в целях налогообложения прибыли при выплате компенсаций в пределах норм необходимо учитывать следующее:

- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);

- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;

- в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Наши рекомендации

Исходя из всего вышеизложенного, по нашему мнению, в принципе можно признавать в целях налогообложения прибыли расходы на ГСМ, затраченные на поездку сотрудника в командировку на собственном автомобиле, по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для этого в целях уменьшения риска противостояния с налоговыми органами рекомендуем соблюдать следующие условия:

1) на время командировки не должна выплачиваться компенсация за использование личного автомобиля. При этом в приказе, которым установлена норма компенсации за использование личных автомобилей, желательно предусмотреть, что на время командировки компенсация не выплачивается, а возмещаются фактические расходы на проезд на личном транспорте;

2) коллективный договор (или локальный нормативный акт организации) будет предусматривать порядок возмещения расходов на ГСМ при поездке в командировку на личном автомобиле;

3) целесообразность поездки на личном транспорте должна быть обоснована организацией (желательно письменно);

4) организация должна использовать имеющуюся форму путевого листа или разработать свою. В ней должны отражаться маршруты следования и пробега между ними, а также фактический расход ГСМ. Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в приложении к приказу об учетной политике, как того требует п. 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации";

5) показания спидометра заносятся в путевой лист соответствующим должностным лицом организации в начале и в конце командировки данного сотрудника: без этого невозможно будет проверить соответствие расходов на бензин расходу топлива, рассчитанному на основании маршрута, километража и норм расхода бензина;

6) вернувшись из командировки, сотрудник должен будет сдать вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом путевой лист и кассовые чеки АЗС. В этом случае кассовые чеки могут косвенно подтвердить маршрут следования.

И.Макалкин

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать

23.01.2007

————






Прокомментировать
Ваше имя (не обязательно)
E-Mail (не обязательно)
Текст сообщения:



еще:
Статья: Истина в суде ("Новая бухгалтерия", 2007, N 2) >
Статья: Больничные на новый лад ("Новая бухгалтерия", 2007, N 2)



(C) Buhi.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.