"Финансовая газета", 2007, N 31

ФАКТИЧЕСКИЕ УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ:

ДОСТОВЕРНОСТЬ И СОПОСТАВИМОСТЬ С ПЛАНОВЫМИ ПОКАЗАТЕЛЯМИ

Цель данной статьи - обозначить проблемы, связанные с получением достоверных фактических данных для сопоставления их с плановыми показателями в рамках управления предприятием на основе бюджетного подхода, и определить возможные пути решения этих проблем.

Процесс управления предприятием рассматривается как циклическое выполнение следующих шагов:

целеполагание;

планирование (бюджетирование) деятельности;

получение фактических данных;

план-фактный анализ, выявление отклонений и их причин;

корректировка планов (бюджетов), целей предприятия.

В системе управления предприятием учет исполняет роль обратной связи. С его помощью осуществляется сбор информации о текущем хозяйственном состоянии предприятия, которая является базой для план-фактного анализа.

"Согласно технологии бюджетного управления к учету должно предъявляться требование - планирование и учет должны осуществляться в сопоставимом формате" <1>. Чем ближе формат учетных данных и данных системы планирования (бюджетирования), тем корректнее (достовернее) данные план-фактного анализа и тем целенаправленнее можно оказать регулирующее воздействие на причину, вызвавшую отклонение.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Дугельный А.П., Комаров В.Ф. Бюджетное управление предприятием. - М.: Дело, 2007. - С. 52. Сегодня, когда происходит активная интеграция России в мировую экономику, российские рынки становятся все более конкурентными и, как следствие, норма рентабельности снижается. В этих условиях важно знать причину, вызвавшую отклонение фактических показателей от плановых даже на один процент. Таким образом, в рамках эффективного управления необходимо получать фактические данные, сопоставимые с плановыми (бюджетными) показателями. При этом получаемые фактические данные должны быть достоверны, правильно отражать существующую хозяйственную ситуацию на предприятии. Можно утверждать, что, чем достовернее получаемые фактические данные, тем выше управляемость предприятием. На достоверность фактических данных влияют группы объективных и субъективных факторов: внешние факторы - экономическая среда функционирования предприятия, законодательная база и т.д.; внутренние факторы - квалификация персонала, наличие и эффективность системы внутреннего контроля, применение информационных технологий, способы получения фактических данных, методологические особенности формирования фактических данных и т.д. Рассмотрим влияние на достоверность получаемых фактических данных трех внутренних факторов: способ получения данных и методологические особенности формирования фактических данных, а также применение информационных технологий. Влияние процесса получения фактических данных на их достоверность В практике бюджетирования сложилось два способа получения фактических данных для целей сопоставления с запланированными данными. Первый способ предполагает, что все данные полностью берутся из системы бухгалтерского учета. Но в этом случае бухгалтерский учет должен быть значительно перестроен и отвечать требованиям внутренних пользователей к качеству предоставляемой информации. Только тогда бухгалтерский учет станет надежным источником фактических данных, позволяющих принимать эффективные управленческие решения. Именно таким образом организованный бухгалтерский учет является управленческим учетом, и данные из системы бухгалтерского учета полностью могут быть использованы для проведения план-фактного анализа в системе бюджетирования. Данная организация системы бухгалтерского учета свидетельствует о высоком уровне организации методологии учета, планирования и автоматизации этих процессов. Можно сказать, что на такой основе может быть выстроена "идеальная" модель управления предприятием. К сожалению, на действующих предприятиях нечасто встречаются организованные подобным образом системы бухгалтерского учета. Из-за сложности их перестройки под требования, предъявляемые к ним системой бюджетирования, многие автоматизированные системы бюджетирования используют другой способ сбора фактических данных. Его применение во многом обусловлено влиянием учетного процесса распределения затрат на получение фактических данных для системы бюджетирования. Рассмотрим на примере учета затрат, как может влиять процесс сбора данных на их достоверность и сопоставимость с плановыми (бюджетными) показателями. Второй способ характеризуется тем, что автоматизированные системы "берут" из бухгалтерского учета данные о затратах только по местам их первичного накопления и "копируют" в модуль бюджетирования. В модуле бюджетирования затраты распределяются по правилам, отличным от методов распределения затрат в бухгалтерском модуле. Фактические данные о затратах, полученные в результате такого распределения, в бюджетном модуле используются для план-фактного анализа. При данном способе формирования данных о фактических затратах образуется два фактических показателя - один в бухгалтерском учете, другой - в системе бюджетирования, и они, скорее всего, будут отличаться. Например, себестоимость готовой продукции (по видам продукции) будет разной. Кроме того, в бухгалтерском учете и в системе бюджетирования могут существовать экономические модели предприятия, значительно различающиеся между собой (это, возможно, основная причина, почему используется второй способ): деятельность планируется в одном аналитическом разрезе, а фактические данные собираются в другом. В этом случае для получения показателей производят "притягивание" данных из бухгалтерского учета к бюджетной структуре и пытаются найти какое-либо экономически обоснованное соответствие между фактическими и плановыми показателями. Например, применяются методы усреднения, метод распределения бухгалтерских данных между необходимой плановой аналитикой пропорционально какой-либо выбранной базе и т.п. В данной ситуации процесс сбора и переноса данных может вносить искажения в полученные системой бюджетирования фактические данные. Необходимо отметить, что и для первого, и для второго способа получения фактических показателей характерна ситуация укрупнения аналитических данных в модуле бюджетирования (агрегирование статей бюджетов). Как правило, это происходит из-за проблем при получении необходимой аналитической информации из бухгалтерского учета. Такое укрупнение приводит к тому, что сложно провести "глубокий" факторный анализ причин, вызвавших отклонение фактических значений от плановых. Можно сделать вывод, что проблемы методологии учета, в частности распределения, затрат порождают сложные способы сбора данных, что в свою очередь приводит к искажениям в полученных фактических данных. Решение проблем методологии учета затрат становится определяющим для получения достоверных фактических данных. (Окончание см. "Финансовая газета", 2007, N 32) И.Аввакумова Ведущий консультант отдела управленческих технологий АКГ "Развитие бизнес-систем" Подписано в печать 01.08.2007 ————