"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 30

ВНУТРЕННЯЯ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ:

ПРИНЦИПЫ, ВИДЫ И МЕТОДЫ СОСТАВЛЕНИЯ

Управленческая отчетность - это комплекс взаимосвязанных данных и расчетных показателей, отражающих функционирование предприятия как субъекта хозяйственной деятельности и сгруппированных в целом по предприятию и в разрезе структурных подразделений. Отчетность является важнейшим источником информации для анализа и принятия решений.

Управленческая отчетность ориентирована на внутренних пользователей, ее содержание определяется целями и задачами управления.

Создание системы внутренней управленческой отчетности требует определения перечня информации, которая необходима менеджерам различных структурных подразделений предприятия, а также частоты ее представления.

Разработка форм управленческой отчетности должна осуществляться в соответствии со следующими принципами:

все отчеты должны быть адресными и конкретными;

текущие отчеты должны содержать оперативную информацию, полезную для принятия управленческих решений;

формы отчетов должны учитывать психологические особенности и уровень подготовленности конкретного менеджера, для которого предназначен отчет;

отчеты не должны быть перегружены излишними данными, в то же время вся представленная в них информация должна быть систематизирована;

затраты на подготовку внутренней управленческой отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования.

Необходимо разработать порядок представления, передачи и обработки форм отчетности. В целом отчеты должны быть простыми для восприятия, содержащаяся в них информация - точной и лаконичной, названия самих документов и их разделов - адекватными и понятными. Все данные, представленные в отчетах, не должны допускать неоднозначного толкования.

Требования к содержанию отчетности формулируют руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. При этом управляющие должны разъяснить исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки необходима.

Специальные требования к внутренней управленческой информации:

гибкая, но единообразная структура;

понятность и обозримость информации;

оптимальная чистота представления;

пригодность для анализа и оперативного контроля.

Необходимо отметить, что содержание управленческой отчетности зависит от специфики деятельности каждого предприятия. В целом всю информацию, отражаемую в управленческой отчетности, можно представить в виде следующих блоков:

проекты решений по инвестициям и кредитам;

прогнозы поступлений наличных средств;

анализ источников финансирования, потребности в новых источниках и изменения в них;

соотношение заемных и собственных средств;

результаты хозяйственной деятельности и прибыль;

платежеспособность в краткосрочной и долгосрочной перспективе и движение денежных средств;

возможные управленческие воздействия;

интерпретация данных и пояснения для руководства.

Правильно составленная и своевременно представленная отчетность позволяет обеспечить решение следующих задач:

выявление существующих проблем и недостатков;

выделение моментов, указывающих на потенциальные проблемы в будущем;

всеохватывающий и оперативный обзор деятельности;

расчеты и информирование о фактической эффективности и рентабельности деятельности;

группировка и анализ информации для выбора оптимальных вариантов решения проблем, возникающих в ходе деятельности;

представление информации для принятия стратегических решений.

Внутреннюю управленческую отчетность можно классифицировать по различным признакам: объему информации, ее содержанию, видам деятельности, формату, уровню и частоте представления (см. рисунок).

     
                ——————————————————————————————————————¬  
   —————————————+ Классификация внутренней отчетности |
   |            L——————————————————————————————————————
   

¦ ¦ ---------------------------------¬ ¦ -+ табличные отчеты ¦ ¦ ¦L------------------------------- ———— ¦----------------------------¬¦---------------------------------¬ ++ По формату представления +++ графические отчеты ¦ ¦L----------------------------¦L------------------------------- ———— ¦ ¦---------------------------------¬ ¦ L+ текстовые ¦ ¦ L------------------------------- ———— ¦ ---------------------------------¬ ¦ -+отчеты по закупке и заготовлению¦ ¦ ¦L------------------------------- ———— ¦----------------------------¬¦---------------------------------¬ ++ По видам деятельности +++ отчеты по производству ¦ ¦L----------------------------¦L------------------------------- ———— ¦ ¦---------------------------------¬ ¦ L+ отчеты по реализации ¦ ¦ L------------------------------- ———— ¦ ---------------------------------¬ ¦ -+ отчеты для высшего руководства ¦ ¦ ¦L------------------------------- ———— ¦----------------------------¬¦---------------------------------¬ ++ По уровню представления +++ отчеты для менеджеров ¦ ¦L----------------------------¦¦ структурных подразделений ¦ ¦ ¦L------------------------------- ———— ¦ ¦---------------------------------¬ ¦ L+ отчеты для менеджеров ¦ ¦ ¦ нижнего звена ¦ ¦ L------------------------------- ———— ¦ ---------------------------------¬ ¦ -+ накопительные ведомости ¦ ¦ ¦L------------------------------- ———— ¦----------------------------¬¦---------------------------------¬ ++ По объему информации +++ сводки ¦ ¦L----------------------------¦L------------------------------- ———— ¦ ¦---------------------------------¬ ¦ L+ итоговые отчеты ¦ ¦ L------------------------------- ———— ¦ ---------------------------------¬ ¦ -+ оперативные отчеты ¦ ¦ ¦L------------------------------- ———— ¦----------------------------¬¦---------------------------------¬ ++ По частоте представления +++ текущие отчеты ¦ ¦L----------------------------¦L------------------------------- ———— ¦ ¦---------------------------------¬ ¦ L+ сводные отчеты ¦ ¦ L------------------------------- ———— ¦ ---------------------------------¬ ¦ -+ комплексные отчеты ¦ ¦ ¦L------------------------------- ———— ¦----------------------------¬¦---------------------------------¬ L+ По содержанию +++ отчеты по ключевым позициям ¦ L----------------------------¦L------------------------------- ———— ¦---------------------------------¬ L+ аналитические отчеты ¦ L------------------------------- ———— Классификация внутренней отчетности Для каждого из направлений хозяйственной деятельности, осуществляемых предприятием, целесообразно формировать отдельные формы управленческой отчетности, т.е. система отчетов должна быть реструктурирована. При этом минимальный объем отчетных форм включает: накопительные ведомости по структурным подразделениям, центрам ответственности, видам или группам продукции, статьям бюджета; сводки - краткие сведения о деятельности подразделения на конкретную дату; итоговые отчеты - отчеты, представляющие результаты деятельности организации в целом и ее структурных подразделений за определенный период. Возможен следующий формат представления управленческой отчетности: табличный - наиболее распространенная и удобная форма отчетности, обеспечивает быстрое восприятие информации при наличии у пользователя определенного уровня экономических знаний. Таблицы, как правило, содержат отдельные комментарии и справочные данные о ключевых показателях; графический - в виде построенных (сформированных) графиков и диаграмм. Отличительной чертой является наглядность представления данных при одновременной ограниченности количества показателей; текстовой - в виде письменной пояснительной информации любой текстовой формы. Система управленческой отчетности накладывается на организационную структуру предприятия исходя как из уровней предприятия, так и из видов протекающих производственных процессов. В первом случае отчетность делится на отчетность, представляемую для высшего руководства; отчетность для руководства структурных подразделений и отчетность для менеджеров низшего уровня управления. При этом различают оперативные, текущие и сводные отчеты. Оперативные представляются ежемесячно, еженедельно (или ежедневно) на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Текущие отчеты содержат обработанную и синтезированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального. Сводные отчеты представляются с периодичностью от одного раза в месяц до одного раза в год для высшего управленческого звена; на их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем и нижнем уровнях. Во втором случае все отчеты выделяют в зависимости от охваченных ими процессов: 1) закупки и заготовления; 2) производства; 3) продажи. По содержанию все отчеты, составляемые в рамках управленческой отчетности, делятся на комплексные, отчеты по ключевым позициям (тематические) и аналитические отчеты. Комплексные отчеты характеризуют деятельность предприятия в целом и ее отдельных сегментов. Они составляются с заданной периодичностью по итогам работы за месяц или иной отчетный период (квартал, полугодие, год) и содержат информацию о выполнении планов, о структуре доходов и расходов предприятия, величине задолженности, движении денежных средств и т.д. Отчеты по ключевым позициям (тематические) представляются по мере необходимости и содержат информацию о наиболее важных для успешного функционирования предприятия показателях: объеме продаж, потерях от брака, срывах поставок и т.д. Аналитические отчеты готовятся только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов работы предприятия по отдельным аспектам деятельности. В заключение следует отметить, что внутренняя отчетность каждого предприятия индивидуальна, и не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Можно выделить наиболее распространенные недостатки внутренней управленческой отчетности, которые нужно избегать: информация обобщается в основном для контроля объема продаж или определения издержек и не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек; информация, обобщенная в отчетности, адресуется не тем лицам, часто даже не для управляющего, находящегося на передовой линии хозяйственной деятельности, а для его начальника или руководителя; в отчетности представляется конкретная информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений на конкретных направлениях; в отчетности преобладает избыточная ненужная информация. В результате на управляющего возлагается работа по сортировке информации в поисках той, что ему действительно необходима для управления. Н.Адамов Д. э. н., профессор, заведующий кафедрой финансового менеджмента и налогового консалтинга Российского университета кооперации Г.Адамова К. э. н., ст. преподаватель Государственного университета управления Подписано в печать 25.07.2007 ————