"Налоговый учет для бухгалтера", 2007, N 7

ЭФФЕКТИВНАЯ ДОГОВОРНАЯ РАБОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Если в организации отсутствует юрист, то нередко разрешение юридических вопросов достается бухгалтерам. А без специальных знаний бывает очень сложно разобраться в хитросплетениях юридических норм и требований. Автор поможет разобраться в том, как организовать процесс договорной работы в организации.

Договор и договорная работа

Для начала немного терминологии. В соответствии с действующим законодательством <1> под договором понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Вместе с тем понятие "договор" употребляется и в иных значениях. Под договором часто понимают совокупность условий, определяющих действия сторон, его заключивших. Кроме того, договором часто называют документ, подписанный сторонами.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Пункт 1 ст. 420 Гражданского кодекса.

Несмотря на многоаспектность понятия договора, понятие "договорная работа" можно определить более точно. По своей сути договорная работа - это деятельность сотрудников организации, направленная на согласование условий договора (соглашения), фиксацию этих условий в договоре-документе и контроль над их исполнением. Договорная работа в организации требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для установления эффективной договорной работы организации требуется если не юридическая служба, то, по крайней мере, аутсорсинговая <2> помощь специализированных консалтинговых компаний.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Аутсорсинг - выполнение всех или части функций по управлению организацией сторонними специалистами. Наиболее часто на аутсорсинг передается юридическое, бухгалтерское и IT-сопровождение деятельности организации.

Организация работы юридической службы может быть различной, но логика экономической деятельности все же требует выделения функций договорной и претензионной работы в особый блок. На крупных предприятиях он может быть оформлен в особый отдел в рамках юридической службы, на более мелких - закреплен за отдельным юристом. Если же юрист работает в единственном числе, то, по крайней мере, четко выделен в его должностной инструкции.

По сути, договорная работа состоит из трех основных блоков:

1) проведение преддоговорной работы. Это прежде всего переговоры и согласование условий, подготовка проекта договора;

2) заключение договора;

3) контроль над исполнением условий договора, а в случае необходимости - понуждение контрагента к его исполнению или, в крайнем случае, расторжение договора.

Как видим, единственной службой организации, причастной к ней на всех этапах, является юридическая. Именно она берет на себя основные функции организации и поддержание эффективности договорной работы. Рассмотрим все этапы более подробно.

Преддоговорная работа

Проведение переговоров - довольно сложный процесс, очень часто граничащий с настоящим искусством и требующий незаурядных способностей. Мы не будем останавливаться на психологических особенностях их проведения как выходящих за рамки нашей статьи. Обратим лишь внимание на ряд технических моментов, тесно связанных с эффективностью договорной работы.

1. Прежде чем выходить на любые переговоры, необходимо четко определить свою позицию. Как правило, определяются границы коридора принятия решений - от наиболее благоприятного варианта до варианта с минимально возможными показателями достижения соглашения. В случае если в переговорах принимает участие более чем один представитель, позиция и границы коридора решений должны быть доведены до сведения каждого из участников.

2. При проведении переговоров необходимо четко фиксировать их ход. Идеальным вариантом является ведение протокола, который по окончании переговоров подписывается всеми сторонами, принимавшими в них участие. Составление протокола преследует несколько целей. Прежде всего он служит для "кристаллизации" позиций сторон, высказанных в ходе переговоров. Он позволяет структурировать последовательность высказанных мнений и создает атмосферу делового сотрудничества. Кроме того, протокол позволяет более точно отразить позицию каждой из сторон при подготовке проекта договора-документа, что значительно ускоряет его подписание.

Вместе с тем проведение "классических" переговоров - делегация от одного партнера и делегация от другого - в повседневной экономической деятельности скорее экзотика, чем норма. Две трети, если не более, договоров заключаются путем направления прайс-листа или как максимум по результатам телефонных переговоров менеджера по продажам с агентом по закупкам. Особенно это справедливо для договоров поставки. При этом максимум, что согласовывается, - это цена товара и место его передачи. В этих условиях на службу, отвечающую за заключение договоров, ложится максимальная ответственность. По сути, она отвечает за согласование большей части условий.

В большинстве организаций процесс повседневной договорной работы выглядит следующим образом:

Первый этап - поиск возможного контрагента. Этим обычно занимается менеджер по продажам (закупкам). В его обязанности входит анализ рынка, первичные контакты с рядовыми исполнителями контрагента с целью выяснения стандартных условий сотрудничества, подбор 2 - 3 наиболее приемлемых с его точки зрения вариантов.

Второй этап - выбор контрагента. По результатам предварительного анализа рынка несколько предложений предоставляются лицу, ответственному за принятие решений. В небольших фирмах это может быть первое лицо, в более крупных - один из его замов или начальник отдела продаж (закупок).

Третий этап - проверка контрагента, направление проекта договора, обмен протоколами разногласий и согласование окончательных условий.

Четвертый этап - подписание договора.

Схема проста по сути, однако очень часто оказывается несовершенной по своему содержанию. Она в состоянии эффективно работать, только базируясь на двух основных моментах:

- высокой квалификации менеджеров, работающих на первом этапе;

- эффективной юридической поддержке на всех этапах ее функционирования.

Отсутствие любого из этих двух условий легко приводит к полной ее профанации. К сожалению, в большинстве случаев юрист подключается к работе над договором только на третьем этапе, а на повышении квалификации менеджеров по продажам (закупкам) частенько экономят. Таким образом, первым краеугольным камнем эффективной договорной работы является ее четкая организация и высокая квалификация персонала на всех ее этапах.

Вместе с тем существуют достаточно простые способы повышения эффективности работы менеджеров по продажам (закупкам), не требующие особых затрат. Во-первых, это "протоколы переговоров", точнее, опросные листы-анкеты, которые менеджеры заполняют во время общения с потенциальным контрагентом. Такие листы, как правило, разрабатываются юридической службой и содержат наиболее важные условия договора. Для каждого типа договоров они разрабатываются отдельно. Анкета значительно убыстряет согласование условий договора впоследствии, а также может использоваться для контроля над рядовыми исполнителями, точно отражая проделанный ими объем работы. Второй способ - это стандартные проекты договоров. Использование шаблонов, разработанных юридической службой организации, помогает значительно разгрузить всю схему работы с договорами. Она позволяет сосредоточиться на согласовании ключевых условий, не отвлекаясь на второстепенные моменты.

Заключение договора

В соответствии с действующим законодательством договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в таких случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. При этом законодательство под "существенными" понимает условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение <3>.

     
   ————————————————————————————————
   

<3> Пункт 1 ст. 432 Гражданского кодекса.

Большая часть договоров между юридическими лицами совершается в письменной форме. В понятии "письменная форма договора" содержатся, по сути, три различных способа заключения договора:

- составление единого документа, подписанного сторонами;

- обмен документами, позволяющий достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору;

- в ответ на полученную оферту с соблюдением срока, установленного для ее принятия, сторона совершает действия по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.).

Первый случай как будто самый простой. Однако и в нем таятся свои подводные камни. Прежде всего это касается необходимости проверки полномочий лиц, его подписывающих, а также четкого понимания, что использование факсимиле подписи требует соблюдения ряда условий. Основными задачами юридической службы при заключении договора путем подписания единого документа являются:

- проверка идентичности всех подписываемых экземпляров договора;

- проверка полномочий лица, подписывающего договор со стороны контрагента.

Обмен документами - наиболее сложный из всех трех случаев. На первый взгляд законодатель очень четко его прописал, даже дал перечень видов связи, которые можно при этом использовать, - почтовая, телеграфная, телетайпная, телефонная, электронная. Однако стоит присмотреться к ним внимательнее, как мы приходим к выводу, что при использовании большинства из них соблюдение главного условия - наличия подтверждения, что документ исходит от стороны по договору, - оказывается непростым. Прежде всего речь идет о факсимильной и электронной связи. При факсимильной связи практически невозможно доказать, с какого телефонного аппарата был отправлен документ, а при электронной единственным таким подтверждением может служить электронная цифровая подпись, использование которой строго регламентировано и на практике достаточно сложно.

Поэтому при заключении договора посредством обмена документами в задачи юридической службы входят:

- подтверждение достоверности документа, направленного контрагентом;

- обеспечение дополнительных доказательств заключения договора. Таким доказательством может служить, например, товарно-транспортная накладная, подписанная уполномоченным лицом контрагента. В этом случае, даже если нет возможности доказать, что договор был подписан на согласованных условиях, всегда можно доказать, что вообще-то он был заключен.

Третий из перечисленных способов заключения договора также встречается достаточно часто. Правда, при этом могут возникать "недоразумения", как произошло, например, в следующем случае.

Судебно-арбитражная практика. Общество с ограниченной ответственностью обратилось в Арбитражный суд г. Москвы с иском к Закрытому акционерному обществу о взыскании основного долга по договору от 10.01.2003 N 0011, возникшего в связи с неоплатой продукции, поставленной по накладным. Суд установил, что договор от 10.01.2003 N 0011 прекратил свое действие. Однако суд взыскал задолженность, поскольку исходил из доказанности факта поставки истцом продукции по спорным накладным и неоплаты ее стоимости ответчиком.

Фактически суд установил, что между сторонами был заключен новый договор поставки в письменной форме, установленной п. п. 2, 3 ст. 434 Гражданского кодекса <4> (Постановление ФАС Московского округа от 25.10.2004 N КГ-А40/9545-04).

     
   ————————————————————————————————
   

<4> Судя по тексту Постановления, можно предположить, что речь шла о заявке со стороны ответчика, в ответ на которую истец отгрузил свою продукцию, а факт передачи был зафиксирован товарно-транспортной накладной.

Поэтому необходимо рекомендовать все же четко согласовывать условия и позиции сторон перед началом выполнения договора.

Достаточно посмотреть на эти случаи, чтобы понять важность еще одного краеугольного камня эффективной договорной работы. Это - отлаженный документооборот на предприятии. Необходимо фиксировать путь каждого из документов, поступающих в организацию, четко отслеживать его перемещение между структурными подразделениями и контролировать, кто и как "выпускает" документы за пределы организации, чтобы хорошо понимать, какие обязанности на нее это возлагает.

Контроль над исполнением договора

Последний по счету, но далеко не последний по значимости этап договорной работы - это контроль над соблюдением его условий. Данный этап требует максимальной слаженности работы юридической службы и непосредственно лиц, осуществляющих действия по выполнению договора. Действительно, при определенных условиях даже один-два дня просрочки в выполнении юридически значимых действий могут оказаться критичными. Хрестоматийный пример - необходимость вызова представителя поставщика, если она предусмотрена договором, при приемке продукции по качеству или количеству. Небольшая просрочка может лишить покупателя возможности предъявлять претензии поставщику. Поэтому о любых отклонениях в выполняемых контрагентом обязательствах необходимо ставить в известность сотрудников юридической службы.

При этом необходимо ясно понимать, что лучшей политикой является четкая фиксация любых отклонений от исполнения договора, что называется, "на бумаге". Лучший способ для этого - направление контрагенту претензии в письменном виде. Подобный документ может сыграть неоценимую роль при дальнейших нарушениях и в случаях последующего обращения в суд. Например, ответ оппонента может послужить в судебном процессе доказательством признания долга должником, что позволит существенно продлить сроки исковой давности <5>. В определенной ситуации оставление претензии без ответа или нарушение сроков ответа на нее может послужить основанием для отнесения на должника судебных расходов независимо от исхода дела в суде (п. 1 ст. 111 АПК РФ).

     
   ————————————————————————————————
   

<5> Статья 203 Гражданского кодекса. Кроме того, достаточно часто письменной претензии бывает достаточно, чтобы исправить ситуацию. При получении претензии от контрагентов можно рекомендовать следующий порядок работы с ней: 1) проверяем правильность адресации и оформления претензионного заявления; 2) проверяем наличие права на заявление претензии (имелись ли с лицом, от которого поступила претензия, какие-либо договорные отношения, в чем заключается их нарушение с нашей стороны); 3) проверяем приложенные к заявлению документы, подтверждающие право на заявление претензии, и документы, подтверждающие обстоятельства, послужившие основанием к возникновению претензии, оцениваем размеры суммы претензии; 4) проверяем соблюдение срока на заявление претензии. При этом необходимо обращать внимание на правильность оформления копий документов (фактур, нарядов, выписок из прейскурантов, счетов, платежных требований и поручений, справок и т.п.). Поступившие к рассмотрению претензии нужно зарегистрировать, определить срок, в течение которого на них необходимо ответить, и ответственных лиц для подготовки и направления ответа контрагенту. В случае если возникшие разногласия не удается решить в претензионном порядке, предприятию не остается ничего другого, как обратиться за защитой своих интересов в судебные органы. Договорная работа по своей сути - это взаимосвязанный комплекс мероприятий, начиная с предварительных переговоров и заканчивая прекращением договорных обязательств. И от того, как взаимодействуют в ходе реализации этого комплекса все подразделения и службы организации, во многом зависит ее прибыль. В заключение хотелось бы заметить, что для облегчения всего договорного процесса необходимо принять локальный нормативный акт (см. пример), посвященный договорной работе в организации. В справочных правовых системах, а также в Интернете, можно найти разнообразные проекты этого документа, однако надо помнить, что их обязательно следует адаптировать под нужды и специфику организации. Пример. Утверждено Приказ N 7 от "20" января 2007 г. Положение об организации договорной работы в ООО "Калимфа" Основная цель Положения Целью настоящего Положения является установление стандартов оборота договорной документации, повышение контроля над прохождением ее между должностными лицами и подразделениями организации, определение порядка ее учета и доведения до исполнения. Общие положения Настоящее Положение: 1. Устанавливает единый порядок организации работы с гражданско-правовыми договорами. 2. Определяет порядок оформления, согласования, заключения, регистрации, хранения, распространения и исполнения договоров, а также порядок изменений, дополнений и расторжения договора. 3. Настоящее Положение обязательно для исполнения всеми работниками Организации. 1. Оформление проекта Договора 1.1. Оформление проекта Договора осуществляется юридической службой. 1.2. Юридическая служба по согласованию с руководителями других структурных подразделений может привлекать к подготовке, разработке и оформлению проекта Договора специалистов этих структурных подразделений. Круг заинтересованных структурных подразделений и отдельных сотрудников, не входящих в структуру какого-либо подразделения, привлекаемых к подготовке, разработке и оформлению проекта Договора, определяется руководителем юридической службы (с учетом специфики конкретного вида Договора). 1.3. При оформлении проекта Договора с организацией, договорных отношений с которой ранее не было, юридическая служба обязана затребовать у контрагента представления: а) копий учредительных документов контрагентов (для иностранных контрагентов - выписки из торгового реестра или иные документы, подтверждающие правоспособность организации, с заверенным переводом на русский язык); б) копии лицензии при заключении договоров на работы, услуги и т.п., выполнение которых в соответствии с действующим законодательством лицензируется; в) документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих Договор (доверенность либо выписка из протокола избрания (назначения) на должность, выписка из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). На основании представленных документов формируется единое "Дело контрагента". 1.4. При оформлении проекта Договора с организацией, договорные отношения с которой ранее имели место, юридическая служба обязана затребовать у контрагента представления: а) письма с информацией о дате последних изменений в учредительные документы; б) выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; При обнаружении расхождений между информацией, содержащейся в "Деле контрагента", и данными, представленными контрагентом на текущую дату, запросить новую редакцию документов, в которые были внесены изменения; в) документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих Договор. 1.5. Юридическая служба совместно другими структурными подразделениями Организации проверяет правоспособность контрагента, наличие либо отсутствие в учредительных документах ограничений на совершение сделки и т.п. По результатам проверки контрагента юридическая служба заполняет "Анкету контрагента" и прикладывает ее к проекту Договора, представляемому на визирование. 2. Визирование и подписание проекта Договора 2.1. Проект Договора до его подписания в обязательном порядке должен быть завизирован последовательно следующими должностными лицами Организации: а) руководителем ответственного подразделения; б) начальником службы безопасности; в) главным бухгалтером; г) коммерческим директором; д) руководителем исполняющего структурного подразделения. 2.2. При визировании проекта Договора заинтересованное структурное подразделение вправе запросить у юридической службы документы, полученные последним от контрагента, а также иную дополнительную информацию. 2.3. Замечания и предложения к проекту Договора, имеющиеся у заинтересованных структурных подразделений, излагаются в форме служебной записки, прикладываемой к проекту Договора. 2.4. Юридическая служба учитывает в проекте Договора замечания и предложения заинтересованных структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию. При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям, юридическая служба решает их в рабочем порядке с привлечением заинтересованных структурных подразделений. 2.5. Руководитель заинтересованного структурного подразделения при отсутствии замечаний по проекту Договора должен завизировать его не позднее 15.00 рабочего дня, следующего за днем поступления к нему проекта. 2.6. Ответственность за согласование проекта Договора с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителя юридической службы. 2.7. Договор подписывает генеральный директор Организации, действующий на основании Устава, либо уполномоченное им лицо на основании надлежащей доверенности. 2.8. После подписания Договоры скрепляются печатью Организации. 2.9. Заключенные (подписанные и заверенные печатями сторон) Договоры и договорная документация, являющаяся неотъемлемой их частью, подлежат: а) регистрации; б) хранению в установленном порядке; в) контролю над исполнением. 3. Регистрация Договора 3.1. Подписанный договор передается в юридическую службу для его регистрации путем последовательного проставления на оригиналах регистрационного номера и занесения этого номера в журнал регистрации. Все подлинные экземпляры документации об урегулировании разногласий с контрагентом передаются в юридическую службу для формирования единого "Дела контрагента". 3.2. После регистрации экземпляра Договора в юридической службе с него снимается копия для помещения в "Дело контрагента", а завизированный и заключенный Договор помещается на оперативное хранение в бухгалтерию Организации. 4. Учет и контроль исполнения обязательств по Договору 4.1. После регистрации Договора юридическая служба изготавливает необходимое количество копий Договора и передает в другие структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле над исполнением договорных обязательств. 4.2. Контроль над исполнением договора в зависимости от его вида осуществляет: 4.2.1. За договорами продажи продукции - отдел продаж. 4.2.2. За договорами на приобретения комплектующих и расходных материалов, закупки машин и оборудования - отдел снабжения. 4.2.3. За договорами аренды - юридическая служба. Вне зависимости от видов договоров финансовая служба осуществляет контроль над сроками движения денежных средств. В случае если договор не относится ни к одной из вышеперечисленных категорий, подразделение, осуществляющее контроль над его исполнением, определяется решением Генерального директора. 5. Распространение, допуск и хранение Договора 5.1. Беспрепятственным доступом (с выдачей расписки) к оригинальной договорной документации обладают генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер и руководитель юридической службы. Доступ иных лиц к договорной документации может осуществляться только по прямому указанию генерального директора Организации. 5.2. Оригиналы договора и сопутствующих документов могут быть извлечены из мест хранения только в целях представления в суд (также арбитражный либо третейский суд) либо по запросу уполномоченных органов государственной власти, а также кратковременно, с выдачей обязательной расписки для санкционированного копирования. Контроль над ознакомлением с настоящим положением руководителей структурных подразделений возлагается на руководителя юридической службы. Контроль над ознакомлением с настоящим положением сотрудников структурных подразделений возлагается на руководителей подразделений. Контроль над исполнением настоящего положения возлагается на руководителя юридической службы. С.В.Россол Корпоративный консультант адвокатской компании "Адвокат Калинин В.М." Подписано в печать 22.06.2007 ————