"Налоговый учет для бухгалтера", 2007, N 7

КАК ОФОРМИТЬ И ПРОВЕРИТЬ ОТЧЕТ АГЕНТА?

Далеко не все формы документов утверждены в нормативных актах. Некоторые участникам сделок необходимо разрабатывать самостоятельно. Законодатель дает лишь общие рекомендации, а в некоторых случаях и условия по формированию документов, например, о том, какие реквизиты обязательно должны быть указаны в документе. Рассмотрим акт на оказание услуг (акт по приемке-передаче работ).

Акт (от лат. actus - действие) - это:

1) официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

2) протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей.

Законодательством установлена унифицированная форма акта о приемке выполненных работ N КС-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100). Но эта форма применяется только для учета строительных работ.

Форма акта приема-передачи прочих работ, а также услуг может быть установлена сторонами договора.

Составляем отчет

Для примера рассмотрим документальное оформление работ по посредническим договорам. Именно эти договоры вызывают особо пристальное внимание и наибольшее количество претензий у налоговиков. И это неудивительно, ведь в хозяйственной практике агентский договор является наиболее распространенным посредническим договором, поскольку два других договора - поручения и комиссии - не охватывают всю сферу посреднических услуг.

По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершить по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия. Сторонами агентского договора являются агент и принципал, которыми могут быть организации, индивидуальные предприниматели и граждане (ст. 1005 ГК РФ).

В соответствии со ст. 1008 Гражданского кодекса в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Согласно законодательству принципал, имеющий возражения по отчету агента, должен сообщить о них агенту в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет считается принятым принципалом.

Отчет агента является первичным документом, следовательно, его правильное заполнение гарантирует, что расходы принципала будут оформлены надлежащим образом, поэтому именно принципал заинтересован в правильности оформления акта-отчета.

Однако форма отчета (или Акта приема-передачи затрат) от агента принципалу законодательством не установлена. Поэтому отчет следует составлять (и проверять) в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Обязательными для отражения в первичных документах являются следующие реквизиты:

а) наименование документа,

б) дата составления документа,

в) наименование организации, от имени которой составлен документ,

г) содержание хозяйственной операции,

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении,

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления,

ж) личные подписи указанных лиц.

Для агента правильное оформление отчета имеет первостепенное значение, поскольку ему важно документально подтвердить все расходы, произведенные им по договору. Приведем для примера образец заполнения отчета агента об исполнении агентского поручения (см. пример 1).

Пример 1.

Отчет агента

об исполнении агентского поручения

г. Москва 1 марта 2007 г.

ООО "Крайгаз", именуемое "Агент", в лице исполнительного директора Мишина А.М., действующего на основании доверенности N 2 от 02.02.2005, представляет, а ОАО "Тургаз", именуемое "Принципал", в лице генерального директора Зайцева Е.К., действующего на основании Устава, принимает настоящий Отчет об исполнении агентского поручения по агентскому договору N 1 от 12.02.2005.

1. Агентом выполнены отдельные функции Заказчика при строительстве объекта газификации по адресу г. Москва, ул. Академика Жукова, д. 6 в соответствии с инвестиционным договором N 435 от 10.01.2005.

     
   ————T——————————————T———————————————T—————————————————T———————————¬
   | N |Перечень работ| Период (даты) |    Документы    |Комментарии|
   +———+——————————————+———————————————+—————————————————+———————————+
   | 1 |Техусловия    |I кв. 2005 г.  |проект ФТО       |     —     |
   +———+——————————————+———————————————+—————————————————+———————————+
   | 2 |Технадзор     |I кв. 2005 г. —|заключение       |     —     |
   |   |              |I кв. 2007 г.  |                 |           |
   +———+——————————————+———————————————+—————————————————+———————————+
   | 3 |Сдача—приемка |I кв. 2007 г.  |акт N 5          |     —     |
   |   |              |               |от 01.02.2007    |           |
   L———+——————————————+———————————————+—————————————————+————————————
   

Копии договоров и актов выполненных работ прилагаются в количестве 150 с.

Всего по форме КС-3 стоимость выполненных генподрядчиком работ по инвестиционному договору N 435 от 10.01.2005 составила 590 млн руб., в т.ч. НДС - 90 млн руб.

Вознаграждение Агента составило 11,80 млн руб. (2%), в т.ч. НДС - 1,8 млн руб.

2. Затраты, произведенные Агентом и подлежащие возмещению (возмещенные) Принципалом, составили:

     
   ——T—————————————T———————————————T—————————————————————————————————————————T—————————T——————¬
   |N| Наименование|  Организация— |      Реквизиты первичных документов     |Стоимость| Сумма|
   | |   затрат    |   поставщик   +—————————————T—————————————T—————————————+ работ с |  НДС |
   | |             |               | счет—фактура| акт, договор|     п/п     |  учетом |      |
   | |             |               |             |             |             |   НДС   |      |
   +—+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+—————————————+—————————+——————+
   |1|      2      |       3       |      4      |      5      |      6      |    7    |   8  |
   +—+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+—————————————+—————————+——————+
   |1|Проведение   |Росприроднадзор|Сч/ф N 182   |Заключение   |N 2682       | 118 000 |18 000|
   | |экологической|               |от 09.11.2005|экспертизы   |от 16.11.2005|         |      |
   | |экспертизы   |               |             |N 123        |             |         |      |
   | |             |               |             |от 09.11.2005|             |         |      |
   +—+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+—————————————+—————————+——————+
   |2|Проведение   |УФК по краю    |Сч/ф N 4     |      —      |N 622        | 236 000 |   —  |
   | |платежей за  |               |от 01.03.2006|             |от 01.03.2006|         |      |
   | |лесной фонд  |               |             |             |             |         |      |
   +—+—————————————+———————————————+—————————————+—————————————+—————————————+—————————+——————+
   |Всего                                                                    | 354 000 |18 000|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————————————+—————————+———————
   

Всего произведено затрат на сумму 354 000 руб., в т.ч. НДС - 18 000 руб. Прилагаются копии:

1) договоров в количестве - 2,

2) накладных в количестве - 0,

3) актов выполненных работ в количестве - 1,

4) счетов-фактур в количестве - 1,

5) счетов - 1,

6) сопроводительных писем - 2.

Агент:

Исполнительный директор: Мишин А.М. Мишин

М.П. Печать

ООО "Крайгаз"

Как устранить ошибки в отчете?

Для принципала не менее важно, чтобы этот документ был оформлен правильно. Если вы (принципал) при проверке правильности составления отчета обнаружили какие-либо недочеты в его заполнении, то рекомендуем не принимать неверно заполненный документ. Самостоятельно корректировать чужой документ вы также не имеете права! Об этом сказано в п. 5 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Что делать в такой ситуации? На сегодня имеются два варианта выхода из сложившейся ситуации:

1) исправления можно внести, но только после согласования с участником хозяйственной операции (агентом). Однако это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документ (отчет), с указанием даты внесения исправлений;

2) можно заполнить протокол возражений на отчет агента. Тогда агент, исправив недочеты, представит вам новый, но уже верно оформленный документ (см. пример 2).

Пример 2.

Протокол возражений на Отчет агента

N 1 от 15 апреля 2007 г.

г. Москва 15 апреля 2007 г.

ОАО "Мишель", именуемое "Принципал", в лице директора Зарубина С.А., действующего на основании Устава, доводит до сведения, что представленный 1 марта 2007 г. ОАО "Крейзи" ("Агент") Отчет об исполнении агентского поручения по агентскому договору N 1 от 12.07.2006 содержит следующие недоработки в оформлении:

     
   ——T————————————————————————————T———————————T—————————T———————————¬
   |N|       Суть возражения      |Организация| Сумма по|   Сумма   |
   | |                            |           |документу|разногласия|
   +—+————————————————————————————+———————————+—————————+———————————+
   |1|В Отчете отсутствуют        |     —     |    —    |     —     |
   | |должности лиц, ответственных|           |         |           |
   | |за приемку—передачу         |           |         |           |
   | |Отчета <1>                  |           |         |           |
   +—+————————————————————————————+———————————+—————————+———————————+
   |2|В Отчете отсутствуют данные |     —     | 125 000 |  125 000  |
   | |по счету—фактуре на уплату  |           |         |           |
   | |земельного налога           |           |         |           |
   +—+————————————————————————————+———————————+—————————+———————————+
   |3|             —              |     —     |    —    |     —     |
   +—+————————————————————————————+———————————+—————————+———————————+
   |4|             —              |     —     |    —    |     —     |
   +—+————————————————————————————+———————————+—————————+———————————+
   |5|             —              |     —     |    —    |     —     |
   L—+————————————————————————————+———————————+—————————+————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<1> В отличие от счета-фактуры, в акте обязательно следует указать должность лица, подписывающего документ. В счете-фактуре лицо, визирующее документ, всегда именуется одинаково - "руководитель". На основании вышеизложенного ваш Отчет от 1 марта 2007 г. не принимается. Просим внести соответствующие исправления в Отчет и первичные документы, прилагаемые к Отчету. Директор ("Агент"): Зарубин С.А. Зарубин М.П. Печать ООО "Мишель" И.А.Киселева Руководитель налоговой практики компании МЭТР Подписано в печать 22.06.2007 ————