"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 25

ДОЛГОСРОЧНЫЙ ДОГОВОР: ОПТИМИЗАЦИЯ

ДОКУМЕНТООБОРОТА У ПРОДАВЦА И ПОКУПАТЕЛЯ

Вряд ли целесообразно перечислять все достоинства долгосрочных взаимоотношений сторон. Именно долгосрочные договоры обеспечивают ритмичную работу производства, снижение издержек, стабильность финансовых потоков. Заслуживающим внимания достоинством является также и возможность упрощения документооборота как у покупателя, так и у продавца. При значительных объемах ежедневных поставок большой номенклатуры товаров или сырья оптимизация документооборота существенно снижает накладные расходы, сокращает число ошибок, упрощает оформление приемки товара и возврата некачественного товара.

Поскольку документооборот и отражение поставок в учете будут отличаться от учета обычных (разовых) договоров, необходимо во избежание различий в подходах у сторон договора тщательно согласовать процедуры отгрузки и приемки товаров, платежей и оформления документов. Согласованный порядок взаимодействия нужно описать в договоре, а отражение операций в учете закрепить в дополнении к учетной политике, которые и создадут необходимую локальную нормативную базу для учета.

Прежде всего в договоре необходимо установить способ определения вида и количества поставляемых товаров. Обычно в самом договоре указываются только номенклатура и цена за единицу товара или делается ссылка на прейскурант поставщика. Количество товара при каждой отгрузке определяется на основании заявки покупателя. Следовательно, в договоре нужно установить форму заявки, срок и способ ее подачи покупателем, лиц, уполномоченных покупателем подавать заявки, и лиц, уполномоченных поставщиком принимать заявки.

На основании заявки ответственный сотрудник поставщика формирует партию товара и оформляет накладную. Целесообразно приказом директора предоставить ему право первой подписи накладной, а право второй подписи - соответствующему сотруднику бухгалтерии, чтобы документы оформлялись оперативно и без использования факсимиле, применение которых в документообороте остается спорным вопросом. Полномочия этих сотрудников оговариваются непосредственно в договоре или доводятся до покупателя официальным письмом.

Особое внимание в договоре должно быть уделено процедуре приемки товара. Должны быть четко оговорены сроки и процедура приемки, установлены полномочия принимающих товар лиц. Необходимо определить действия сторон в случае расхождения данных накладной и фактического наличия товара, формы актов. Подробная регламентация этих вопросов поможет избежать сложностей с оформлением недостач, пересортицей, возвратом или заменой товара. Нет необходимости оформлять доверенность на приемку товара на каждую партию, если в договоре указано, кто персонально вправе принимать товар у покупателя. Когда в договоре определена только должность сотрудника, ему можно выдать долгосрочную доверенность, копия которой направляется поставщику официальным письмом.

Итак, договор заключен. По мере получения заявок от покупателя поставщик отгружает товары, сопровождая каждую отгрузку накладной установленной формы. При самовывозе товара это может быть накладная ТОРГ-12, при доставке своим транспортом или транспортной компанией необходимо оформлять ТТН-1, которая будет должным образом подтверждать транспортные расходы. Если приемка товара не выявила расхождений, то покупатель может не оформлять акт по форме ТОРГ-1 или приходный ордер - достаточно проставить на накладной отметку о приемке товара и штамп с необходимыми реквизитами для складского учета. В случае расхождений количества или качества товара, выявленных при его приемке, стороны оформляют документы и предпринимают действия, предусмотренные договором (например, акты по форме ТОРГ-2, возврат или замена товара и т.п.).

Счета-фактуры при этом не оформляются, и бухгалтерские записи не производятся. Все операции с товаром отражаются только в складском учете обеих сторон. Ни в коем случае нельзя объединять в одну накладную разные партии товара, доставляемые различным способом или в различное время, так как при этом не обеспечивается надлежащий контроль за движением товара, нарушаются процедуры его приемки и могут возникнуть проблемы с подтверждением транспортных расходов.

При долгосрочном партнерстве следует предусмотреть в договоре расчеты плановыми платежами, т.е. покупатель с согласованной периодичностью перечисляет фиксированную сумму денежных средств с таким расчетом, чтобы за месяц общая сумма примерно соответствовала стоимости закупленного товара. В зависимости от частоты поставок это могут быть ежедневные или еженедельные платежи, не привязанные к конкретной накладной. Такая форма расчетов упрощает документооборот и снижает трудоемкость оформления документов. Платежи осуществляются на основании договора и не требуют оформления счетов или указания реквизитов накладных. При расчетах важно помнить, что ограничение на расчеты наличными деньгами (60 тыс. руб.) распространяется на всю сумму платежей по договору независимо от их количества и частных сумм. Таким образом, наличные расчеты по данному договору применяться не должны.

Важнейшим этапом исполнения долгосрочного договора является сверка поставок и платежей. Такая сверка должна проводиться в последний день каждого месяца. В акте сверки отражаются количество, цена и общая сумма фактически поставленного товара по каждой товарной позиции. При этом операции по возврату и замене товара в акте целесообразно не отражать, а при необходимости составлять отдельный двусторонний документ. Кроме того, в акте сверки указываются перечень и общая сумма плановых платежей и выводится сальдо расчетов, на основании которого определяется задолженность или итоговый авансовый платеж покупателя.

Правильно составленный акт сверки не только подтверждает выполнение обязательств сторон, но и является важнейшим первичным документом для бухгалтерского учета. Именно на основании этого документа поставщик один (!) раз в месяц отражает выручку от реализации, зачет накопленной суммы плановых платежей, списывает себестоимость проданного товара, оформляет сводный счет-фактуру, начисляет НДС с реализации и НДС с аванса полученного (при превышении суммы плановых платежей над суммой реализации). Такая организация бухгалтерского учета существенно упрощает документооборот, сокращает количество записей, снимает проблемы учета НДС при возврате товара (даже если товар качественный и возвращен по согласованию сторон). Целесообразно, чтобы акт сверки подписывали руководители организаций и главные бухгалтеры. Это усилит контроль за исполнением договора и снизит риски, если у налоговых органов возникнут претензии по оформлению отдельных накладных (подписи сотрудников, доверенности и т.п.).

Покупатель отражает в бухгалтерском учете поступление фактически принятого товара по накладным, а НДС предъявляет к вычету на основании сводного счета-фактуры. При этом важно помнить, что НДС предъявляется к вычету по дате счета-фактуры, поэтому использование поставщиком права на оформление счета-фактуры в течение пяти дней после окончания отчетного месяца нецелесообразно. Право сторон на оформление одного сводного счета-фактуры в месяц подтверждено Минфином России в Письме от 18.07.2005 N 03-04-11/166.

Еще раз подчеркнем, что возможность оформления одного счета-фактуры не означает возможности оформления одной сводной накладной. Сводная информация по отгрузке для оформления проводок будет содержаться в акте сверки. Разумеется, целесообразно автоматизировать его подготовку путем специальных настроек в учетной программе.

Следует заметить, что расчеты плановыми платежами и оформление сводного счета-фактуры избавляют поставщика от необходимости указывать в нем реквизиты платежного поручения, что также снижает трудозатраты бухгалтера.

Сверку поставок и платежей и отражение операций в учете нужно проводить ежемесячно, даже если налоговый период по НДС у сторон - квартал.

В.Бахтин

Эксперт

КГ "Что делать Консалт"

Подписано в печать

20.06.2007

————