"Зарплата", 2007, N 7 КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА СОТРУДНИКОВ Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности содержатся в личном деле. Личное дело Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В ст. 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений. Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно ст. 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством. Нужно ли заводить личные дела сотрудников - организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) "личные дела... формируются в течение всего периода работы данного лица в организации". Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности - бухгалтер. Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в п. 5 Указа Президента РФ от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы". Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят: - внутренняя опись документов; - анкета, личный листок по учету кадров; - резюме (или автобиография); - копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности; - справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); - копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т.д.; - трудовой контракт; - данные аттестаций; - характеристики; - план карьерного роста. Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе "Примечание". В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Личная карточка работника Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма N Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма N Т-1 или N Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ. Это: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - трудовая книжка; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета (для военнообязанных); - документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов. В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника. Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением Совмина СССР от 13.04.1973 N 252. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы. Основными документами, на основании которых заполняют разд. II "Сведения о воинском учете", являются (образец заполнения раздела см. ниже): - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу. 2-я страница формы N Т-2 II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ 1. Категория запаса __________ ¦6. Наименование военного Подлежит ¦комиссариата по месту жительства призыву ¦ ОВК Тушинского района СВАО 2. Воинское звание ----------- ¦ г. Москва 3. Состав (профиль) __________ ¦-------------------------------- ———— 4. Полное кодовое обозначение ¦7. Состоит на воинском учете: ____ ВУС _______________________ ¦ а) общем (номер команды, партии) 5. Категория годности к Д ¦ ________________________________ военной службе ----- ¦ б) специальном _________________ ¦8. _______________________________ отметка о снятии с воинского учета Работник менеджер по кадрам Попова И.Н. Попова кадровой службы ------------------ -------- ----------------- ———— должность личная расшифровка подписи подпись Морозов Работник ------------------ ———— личная подпись

13 февраля 06

"--" -------- 20-- г.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" разд. 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание - номер приказа и его дату.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС), которая ведется вместо формы N Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой N Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, представленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" "организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения", установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

Таблица. Сроки хранения кадровых документов

     
   ———————————————————————————————————————————T—————————————————————¬
   |               Вид документа              |    Срок хранения    |
   |                                          |      документов     |
   +——————————————————————————————————————————+—————————————————————+
   |Личные дела (заявления, автобиографии,    |                     |
   |копии приказов и выписки из них, копии    |                     |
   |личных документов, характеристики, листки |                     |
   |по учету кадров, анкеты, аттестационные   |                     |
   |листы и др.):                             |                     |
   |а) руководителя организации; членов       |Постоянно            |
   |руководящих, исполнительных, контрольных  |                     |
   |органов организации; работников, имеющих  |                     |
   |государственные и иные звания, премии,    |                     |
   |награды, ученые степени и звания;         |                     |
   |б) работников                             |75 лет ЭПК <*>       |
   +——————————————————————————————————————————+—————————————————————+
   |Трудовые договоры (контракты), трудовые   |75 лет ЭПК           |
   |соглашения, не вошедшие в состав личных   |                     |
   |дел                                       |                     |
   +——————————————————————————————————————————+—————————————————————+
   |Личные карточки работников (в том числе   |75 лет ЭПК           |
   |временных работников)                     |                     |
   +——————————————————————————————————————————+—————————————————————+
   |Характеристики работников, не имеющих     |75 лет ЭПК           |
   |личных дел                                |                     |
   +——————————————————————————————————————————+—————————————————————+
   |Документы (анкеты, автобиографии, листки  |1 год                |
   |по учету кадров, заявления,               |                     |
   |рекомендательные письма, резюме и др.)    |                     |
   |лиц, не принятых на работу                |                     |
   +——————————————————————————————————————————+—————————————————————+
   |Личные документы в подлиннике (трудовая   |До востребования <**>|
   |книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения,|                     |
   |свидетельства)                            |                     |
   +——————————————————————————————————————————+—————————————————————+
   |Документы (справки, докладные и           |5 лет                |
   |объяснительные записки, копии приказов,   |                     |
   |выписки из приказов, заявления,           |                     |
   |командировочные заявления, командировочные|                     |
   |удостоверения и др.), не вошедшие в состав|                     |
   |личных дел                                |                     |
   L——————————————————————————————————————————+——————————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. <**> Невостребованные - не менее 50 лет. В разд. 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы N Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно. Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные - теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов. М.Н.Шафранская К. э. н., главный бухгалтер ООО "Арсенал" Подписано в печать 09.06.2007 ————