"Бухгалтерский бюллетень", 2007, N 6

ОФИСНАЯ ТЕХНИКА: УЧЕТ, ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ. РЕМОНТ И ОБСЛУЖИВАНИЕ

Редко какая организация может обойтись сегодня без оргтехники, которая используется, как правило, для управленческих нужд.

Варианты постановки на учет оргтехники

Организация, приобретая компьютеры, сотовые телефоны, кулер, кондиционер, пылесос, чайник и т.п., принимает решение о постановке на учет данного имущества в качестве основных средств (амортизируемого имущества) или оборотных активов согласно действующему законодательству РФ и принятой учетной политике.

Актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве ОС, если одновременно выполняются условия п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств":

а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации;

б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть продолжительностью свыше 12 месяцев;

в) организация не предполагает дальнейшую перепродажу данного объекта;

г) объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Последнее означает способность актива прямо или косвенно приносить доход организации.

В данном пункте мы не находим стоимостного критерия, который бы помог нам решить вопрос, в каком качестве актив принять к учету. В свою очередь, Налоговый кодекс РФ в ст. 256 предлагает и стоимостной критерий, и временной одновременно: "Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 руб.".

И если организация пожелает сблизить бухгалтерский и налоговый учет в отношении данного имущества, ей необходимо воспользоваться рекомендацией Минфина России в п. 5 ПБУ 6/01: "Активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 настоящего Положения (ПБУ 6/01), и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением".

Рассмотрим примеры приобретения сотовых телефонов стоимостью 7500 и 16 000 руб. за единицу.

Пример 1. Организация установила лимит отнесения имущества к оборотным активам в размере 10 000 руб. В бухгалтерском учете будет сделана запись по принятию к учету и передаче в эксплуатацию.

Дебет 10 ¬

> 7500 руб.;

Кредит 60 -

Дебет 26, 44 ¬

> 7500 руб.

Кредит 10 -

И в налоговом учете сотовый телефон стоимостью 7500 руб. будет принят в качестве материальных расходов (ст. 254 НК РФ).

Пример 2. Лимит тот же - 10 000 руб., сотовый телефон стоимостью 16 000 руб.

Дебет 01 ¬

> 16 000 руб. и далее равномерно;

Кредит 08 -

Дебет 26, 44 ¬

>

Кредит 02 -

И в налоговом учете - это амортизируемое имущество.

Пример 3. Организация не воспользовалась рекомендацией Минфина России. Сотовый телефон стоимостью 7500 руб. в бухгалтерском учете должен быть отражен.

Дебет 01 ¬

> 7500 руб. и далее равномерно;

Кредит 08 -

Дебет 26, 44 ¬

>

Кредит 02 -

О первичных документах

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Обязанность по разработке и утверждению альбомов первичной учетной документации и их электронных версий возложена на Госкомстат России Постановлением Правительства от 08.07.1997 N 835.

Для учета ОС используются формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. Для учета материально-производственных запасов используются формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

При этом согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Если организация примет решение учитывать объекты ОС в составе материально-производственных запасов, она должна вести по ним соответствующие карточки учета (приходный ордер по форме N М-4, требование-накладную по форме N М-11, карточку учета материалов по форме N М-17 и др.).

Такое мнение высказал Минфин России в Письме от 30.05.2006 N 03-03-04/4/98.

Как определить назначение офисной техники,

в том числе для целей налогообложения

Еще в 2000 г. УМНС России по г. Москве своим Письмом от 10 ноября N 03-12/56002 определил, что к расходам для целей налогообложения относятся затраты по тем предметам, "которые по инвентарной стоимости числятся в служебных помещениях и предназначены для оборудования указанных помещений". Сегодня мы выполняем требования ст. ст. 252 "Расходы. Группировка расходов" и 270 "Расходы, не учитываемые в целях налогообложения" гл. 25 НК РФ.

Мы приобретаем очиститель и ионизатор воздуха, кулер и пылесос, холодильник и компьютер, чайник в бухгалтерию и микроволновку в столовую организации. И возникают вопросы, связанные с признанием затрат для целей налогообложения и отражением в бухгалтерском учете.

В п. 38 Методических указаний по учету основных средств, утв. Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н говорится, что принятие основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на основании утвержденного руководителем организации акта (накладной) приемки-передачи ОС, который вместе с технической документацией передается в бухгалтерскую службу организации, которая на основании этого документа открывает инвентарную карточку... Техническая документация может передаваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке. В этом акте руководитель указывает назначение объекта и место его использования (см. п. п. 19 и 20 Методических указаний N 91н). Экономически обосновать произведенные расходы помогут нам, в частности: Трудовой кодекс РФ - ст. ст. 163 "Обеспечение нормальных условий работы..." и 212 "Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда", СанПиНы, типовые отраслевые нормы Минтруда России, коллективные договоры.

Пример 4. Организация в 2006 г. приобрела электроэффлювиальный генератор за 18 000 руб. Затраты по установке в офисе составили 3000 руб.

В бухгалтерском учете - принятие к учету:

Дебет 08 ¬

> 18 000 руб.

Кредит 60 -

Затраты, связанные с установкой:

Дебет 08 ¬

> 3000 руб.

Кредит 60 -

Введение в эксплуатацию инвентарного объекта:

Дебет 08 ¬

> 21 000 руб.

Кредит 60 -

В Классификации ОС, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, ионизатор (люстра Чижевского) (код по ОКОФ 162930270) не обозначен. Следовательно, на основании п. 5 ст. 258 НК РФ срок полезного использования устанавливается в соответствии с рекомендациями предприятия-изготовителя ИПУ РАН РФ - 10 лет. Этот срок будет применяться для целей бухгалтерского и налогового учета.

Дебет 26, 44 ¬

> 175 руб. в месяц - начислена амортизация.

Кредит 02 -

(21 000 : 10 / 12) = 175 руб. в месяц. Данная сумма принимается и для целей налогообложения в соответствии с Санитарными правилами и нормативами, утвержденными Постановлением Министерства здравоохранения РФ, Главного государственного санитарного врача РФ от 22.04.2003 N 64 (регистрация в Минюсте России от 07.05.2003 N 4511).

Итак, если организация экономически не обоснует произведенные расходы, не докажет, что они связаны с извлечением дохода, то не сможет учесть их при исчислении прибыли.

Пример 5. Организация приобрела микроволновую печь для сотрудников бухгалтерии стоимостью 12 000 руб. Доказать производственное назначение трудно, тем более что без разрешения пожарников в данном помещении подобные электроприборы использоваться не должны. Следует ли учитывать данное имущество в качестве ОС или можно рассматривать эти затраты для собственного потребления (Дебет 91 Кредит 76), которые не принимаются для целей налогообложения? Здесь следует вспомнить гл. 30 НК РФ "Налог на имущество". Объектом налогообложения признается движимое и недвижимое имущество, учитываемое на балансе в качестве объекта ОС в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учета (п. 4 ПБУ 6/01). Итак, организация исходя также из требований приоритета содержания перед формой принимает микроволновую печь к бухгалтерскому учету в качестве ОС и объявляет объектом налогообложения налогом на имущество, но амортизацию для целей исчисления налога на прибыль не принимает.

Как поставить на учет компьютер

"Компьютер учитывается как единый инвентарный объект основных средств, так как любая его часть не может выполнять свои функции по отдельности", - отвечает Минфин России на вопрос одного из налогоплательщиков в Письме от 22.06.2004 N 03-02-04/5. Налоговое законодательство не содержит понятия "инвентарный объект", но на основании ст. 11 НК РФ могут быть использованы понятия, установленные нормативными актами в области бухгалтерского учета. Так, согласно п. 6 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" инвентарным объектом ОС признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющий собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. И если организация приобрела персональный компьютер для бухгалтера или руководителя сразу со всеми приспособлениями, установив на столе, подключив к источнику электропитания, то он должен рассматриваться как единый инвентарный объект ОС. Если бухгалтер решит "разбросать" все его части, отразив отдельно на счетах 01 "Основные средства" и 10 "Материалы", организацию могут упрекнуть в занижении налогооблагаемой базы по налогу на имущество и других грехах.

Но бывает и так. Организация к новому ноутбуку подключает старый принтер. Нужно ли учитывать этот комплекс как единый инвентарный объект? Не нужно! В п. 6 ПБУ 6/01 сказано, что в случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть может учитываться как самостоятельный инвентарный объект. Более того, данные части приняты на учет в разное время. А критерий существенности организация устанавливает самостоятельно, отразив свое решение в учетной политике в процентах от срока полезного использования или указав конкретное различие в сроках полезного использования в месяцах (например, организация считает существенным различие в сроках полезного использования 12 месяцев).

Следует вспомнить о поправках, внесенных в Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Новые требования к Классификации основных средств содержатся в Постановлении Правительства РФ от 18.11.2006 N 697, они начали действовать с 1 января 2007 г. В частности, компьютеры теперь отнесены ко второй амортизационной группе. В Классификации также получили прописку бытовые приборы. Тем самым решен вопрос, какой срок службы установить, например, для кондиционера. Но все эти изменения касаются только вновь приобретаемого имущества.

О расходах на Интернет

Организация подключается к сети Интернет, заключив договор с провайдером, который сам прокладывает линию и оформляет необходимые документы. В бухгалтерском учете организация отразит следующие операции.

Дебет 08 ¬ Учтена стоимость прокладки линии в составе

> капитальных вложений;

Кредит 60 -

Дебет 19 ¬

> учтен НДС;

Кредит 60 -

Дебет 01 ¬

> принят к учету объект ОС;

Кредит 08 -

Дебет 68 ¬

> принят к вычету НДС.

Кредит 19 -

Расходы на создание Web-сайта

Web-страница - это одна страница (в одном окне). Web-сайт - это много страниц с определенной структурой, разными разделами, гиперссылками, другими особенностями. Страница может быть частью сайта. А сайт, в свою очередь, может состоять из одной страницы. Минфин России Письмами от 22.10.2004 N 07-05-14/280, от 12.03.2006 N 03-03-04/2/54 дает разъяснения о порядке отражения в учете (бухгалтерском и налоговом) расходов на создание web-сайта.

Вариант 1.

Организация зарегистрировала право на созданный программный продукт и в соответствии с п. 3 ст. 257 НК РФ и п. п. 3 и 4 ПБУ 14/2000 принимает на учет нематериальный актив (НМА).

Дебет 08 ¬

> Отражена стоимость услуг по созданию сайта;

Кредит 60 -

Дебет 19 ¬

> учтен НДС;

Кредит 60 -

Дебет 04 ¬

> принят к учету НМА;

Кредит 08 -

Дебет 68 ¬

> принят к вычету НДС;

Кредит 19 -

Дебет 24, 44 ¬

> начислена ежемесячная амортизация.

Кредит 05 (04) -

Вариант 2.

Если понесенные организацией расходы связаны с созданием web-сайта, предназначенного, как правило, для распространения информации о своей деятельности (ст. 2 Федерального закона от 18.07.1995 N 108-ФЗ "О рекламе"), то расходы организации по его созданию и размещению в сети отражаются в бухгалтерском учете организации в соответствии с ПБУ 10/99 "Расходы организации", а для целей налогообложения принимаются в полном объеме как расходы на рекламу согласно п. 4 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 29.01.2007 N 03-03-06/1/41). Начиная с 1 января 2006 г. данные расходы не нормируются, так как Законом "О рекламе" Интернет отнесен к телекоммуникационным сетям.

О расходах на покупку программного продукта

Расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем, принимаются к учету в соответствии с требованиями пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ. Также в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются затраты на приобретение исключительных прав на программы для ЭВМ стоимостью менее 10 000 руб. и обновление программ для ЭВМ и баз данных. В соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ, если условиями договора предусмотрено получение доходов в течение более чем одного отчетного периода и не предусмотрена поэтапная сдача товаров (работ, услуг), расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов. Минфин России по этому поводу, отвечая на вопросы налогоплательщиков, высказал свое мнение в Письмах: от 21.02.2007 N 03-03-06/2/37, а еще раньше от 23.06.2006 N 03-03-04/1/542.

Пример 6. Организация по договору купли-продажи приобретает программу и оплачивает одновременно ее годовое обслуживание.

Программа может быть принята к учету одновременно как расходы:

Дебет 26, 44 ¬

> Оплата за обслуживание.

Кредит 60 -

Или предварительно включена в расходы будущих периодов:

Дебет 97 ¬

> Оплата за обслуживание.

Кредит 60 -

С равномерным списанием на расходы:

Дебет 26, 44 ¬

>

Кредит 97 -

О расходах, связанных с обслуживанием и ремонтом

офисного оборудования

Налоговый кодекс содержит понятия "эксплуатационные расходы", "расходы на ремонт основных средств" и "реконструкция (модернизация)". Какое из них применяет организация в отношении имущества, поддерживая его в исправном (актуальном состоянии), такое отражение в учете найдут затраты и будут, соответственно, приняты расходами для целей налогообложения.

Расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией основных средств и иного имущества, признаются по ст. 253 и пп. 7 п. 1 ст. 254, а в бухгалтерском учете - по ПБУ 10/99 "Расходы организации".

Расходы на ремонт основных средств учитываются по ст. 260 НК РФ. Ремонт - это устранение неисправностей, указанных в акте о выявленных дефектах, полученных в ходе эксплуатации объекта ОС. Расходы на ремонт признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. Согласно принятой учетной политике организация вправе создавать резервы под предстоящие ремонты ОС в течение налогового периода, но при этом ремонт всех имеющихся ОС следует производить за счет создаваемых резервов. Такое мнение высказал Минфин России в Письме от 19.07.2006 N 03-03-04/1/588.

И, наконец, затраты по реконструкции, модернизации учитываются в составе капитальных вложений и признаются только путем начисления амортизации.

Пример 7. Ремонт компьютера. Сгорел монитор. Вышел из строя старый системный блок. Замена в компьютере любой детали может привести к изменению эксплуатационных характеристик (модернизация). Найти такую же деталь невозможно, так как она уже не выпускается. Моральный износ компьютера как объекта ОС происходит быстрее, чем физический. Поэтому замену вышедших из строя элементов компьютерной техники следует относить к расходам на ремонт ОС в порядке, установленном ст. 260 НК РФ.

В Письмах от 22.06.2004 N 03-02-04/5 и от 30.03.2005 N 03-03-01-04/1/140 Минфин России говорит о том, что при разграничении таких понятий, как "модернизация" и "ремонт", определяющее значение имеет не то, как изменились его эксплуатационные параметры, а тот факт, что сохраняется работоспособность объекта, не изменившего выполнение своих функций в целом. Но замена морально устаревших элементов компьютера на более совершенные в целях налогообложения считается модернизацией. Так что если организация решила заменить в офисе все старые мониторы (ЭЛТ) на жидкокристаллические (ЖК-монитор) - это модернизация!

В то же время, если старый дисплей не соответствует требованиям СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, утвержденных Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 118, его замена на более прогрессивный рассматривается как ремонт.

Е.В.Позднякова

Лицензированный аудитор,

консультант

ИПБ России

Подписано в печать

25.05.2007

————