"Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии", 2007, N 5

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ СОСТАВЛЕНИЯ БЮДЖЕТА ПРОДАЖ

Как мы отметили в предыдущей статье, разработка бюджета в условиях рыночной экономики должна начинаться с прогнозирования объемов продаж и, соответственно, разработки бюджета продаж.

В этой статье мы рассмотрим общие принципы разработки бюджета продаж. В следующем же номере поговорим о специфических особенностях прогнозирования и планирования объемов продаж в издательствах и на полиграфических предприятиях.

Зачем нужен бюджет продаж

Прогноз объема продаж и составление бюджета продаж являются отправной точкой и критическим моментом всего процесса подготовки генерального бюджета компании.

Бюджет продаж определяется руководством организации на основе исследований отдела маркетинга и, конечно же, с учетом производственных ограничений. Ведь предприятие не всегда может производить продукцию, выполнять работы, оказывать услуги в том объеме, который востребован рынком, в силу ограниченности производственных мощностей, финансовых ресурсов и т.д.

На основании информации бюджета продаж:

1) прогнозируется сумма выручки, необходимая для составления прогнозного отчета о прибылях и убытках;

2) разрабатываются производственная программа и бюджет производства;

3) прогнозируются денежные потоки в части поступлений денежных средств от покупателей и заказчиков в зависимости от существующих или планируемых условий сотрудничества с ними (кредитной политики, политики скидок и т.д.);

4) составляется бюджет коммерческих расходов, необходимых для привлечения покупателей и заказчиков и обеспечения объемов продаж, запланированных в бюджете продаж.

Структура бюджета продаж

В отличие от бухгалтерской (финансовой) отчетности, образцы форм которой утверждаются Министерством финансов РФ, единых форм бюджетов не существует. Каждая организация должна самостоятельно разработать такой формат представления плановой информации, который был бы наиболее адекватен и удобен для данной организации. Вместе с тем можно дать и общие рекомендации, которые так или иначе применимы во всех организациях.

Поскольку объем продаж в денежном выражении (выручка), как правило, не совпадает с объемами денежных поступлений от покупателей - ведь в современных условиях хозяйствования покупателям и заказчикам либо предоставляются отсрочки и рассрочки, либо с них взимаются предоплаты и авансы, - для того чтобы получить как информацию, необходимую для составления прогнозного отчета о прибылях и убытках, так и информацию, которая потребуется для составления бюджета движения денежных средств (кассового бюджета), при разработке бюджета продаж целесообразно предусмотреть формирование двух частей:

1) прогноз объемов продаж и выручки (собственно бюджет продаж по методу начисления);

2) прогноз денежных поступлений от покупателей и заказчиков (т.е. бюджет продаж по кассовому методу).

На практике в случае, если ассортимент продукции, работ, услуг невелик, обе части могут быть совмещены в единый бюджет продаж. Если же организация имеет большую номенклатуру продукции, работ, услуг, разветвленную структуру, разнообразные условия сотрудничества с разными покупателями и заказчиками, ей может быть удобнее составлять два отдельных, относительно самостоятельных документа.

В любом случае в первой части - при составлении бюджета продаж по методу начисления, позволяющего получить прогнозируемую выручку в соответствии с правилами бухгалтерского учета, необходимую для составления прогнозного отчета о прибылях и убытках, - в разбивке по месяцам (или, как минимум, по кварталам) указываются:

1) количество продукции, работ, услуг, товаров, которое планируется продать;

2) планируемые цены на продукцию, работы, услуги;

3) планируемая выручка, определяемая путем умножения количества на цену.

Эта информация формируется с учетом текущего и прогнозируемого состояния рынка исходя из результатов маркетингового анализа.

Выглядеть первая часть бюджета может следующим образом (табл. 1).

Таблица 1

Формат первой части годового бюджета продаж

     
   —————————————————————————————T—————————————————————————————————T——————¬
   |         Показатель         |              Месяц              | Итого|
   |                            +——————T———————T———T——————T———————+за год|
   |                            |Январь|Февраль|...|Ноябрь|Декабрь|      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |Продукт (работа, услуга) N 1|      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Объем продаж, ед.         |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Цена за ед., руб.         |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Выручка, руб.             |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |Продукт (работа, услуга) N 2|      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Объем продаж, ед.         |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Цена за ед., руб.         |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Выручка, руб.             |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |...                         |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |Продукт (работа, услуга) N n|      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Объем продаж, ед.         |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Цена за ед., руб.         |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  Выручка, руб.             |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |Итого выручка от продаж     |      |       |   |      |       |      |
   |всех видов продукции, работ,|      |       |   |      |       |      |
   |услуг, руб.                 |      |       |   |      |       |      |
   L————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+———————
   

При большой номенклатуре продукции, работ, услуг организация может посчитать целесообразным для формирования табл. 1 сначала составлять бюджеты продаж на отдельные месяцы по следующей форме (табл. 2).

Таблица 2

Формат бюджета продаж на месяц

     
   ——————————————————————T—————————————————————————————————————————————————T—————¬
   |      Показатель     |       Наименование продукции, работ, услуг      |Итого|
   |                     +———————————T———————————T——————————T——————————T———+     |
   |                     |Продукт N 1|Продукт N 2|Работа N 1|Работа N 2|...|     |
   +—————————————————————+———————————+———————————+——————————+——————————+———+—————+
   |Объем продаж, ед.    |           |           |          |          |   |     |
   +—————————————————————+———————————+———————————+——————————+——————————+———+—————+
   |Цена за единицу, руб.|           |           |          |          |   |     |
   +—————————————————————+———————————+———————————+——————————+——————————+———+—————+
   |Выручка, руб.        |           |           |          |          |   |     |
   L—————————————————————+———————————+———————————+——————————+——————————+———+——————
   

Во второй части - при составлении бюджета продаж по кассовому методу, позволяющего получить прогнозируемые поступления денежных средств от покупателей и заказчиков, необходимые для составления бюджета движения денежных средств, - также в разбивке по месяцам (или, как минимум, по кварталам) производится расчет сумм ожидаемых поступлений "живых" денег в результате продажи продукции, товаров, работ, услуг.

Для этого необходимо "переработать" первую часть - бюджет продаж по методу начисления - с учетом условий работы с покупателями и заказчиками:

- либо исходя из утвержденных руководством организации схем предоставления отсрочек или получения предоплат, действующих на момент разработки бюджета в соответствии с заключенными договорами или предусмотренных на предстоящий год (если предполагается изменение действующих условий сотрудничества с покупателями и заказчиками),

- либо исходя из накопленного опыта работы с покупателями и заказчиками, т.е. на основании полученных по результатам анализа "статистических" данных о реальном погашении дебиторами их задолженности, включая долю дебиторской задолженности, которая на практике остается непогашенной из-за недобросовестности дебиторов.

В обоих случаях суть "переработки" бюджета состоит в том, чтобы перейти от объема продаж, сформированного по методу начислений исходя из того, в каком месяце продукция будет отгружена покупателю или работы (услуги) будут сданы заказчику, к прогнозированию фактического денежного потока с учетом того, когда эти покупатели или заказчики будут перечислять деньги за проданную им продукцию, выполненные для них работы или оказанные им услуги.

Например, если анализ расчетов с дебиторами за предшествующие годы показал, что, как правило, покупатели оплачивают счета в следующем месяце, нужно произвести "сдвиг" выручки на 1 месяц вправо, т.е. сумма выручки от продажи продукции за январь будет получена "живыми" деньгами в феврале, выручка за февраль фактически поступит в кассу или на банковские счета в марте и т.д. Если организация получает с покупателей и заказчиков предоплаты и авансы, нужно делать соответствующий "сдвиг" влево, поскольку деньги (хотя бы частично) будут поступать до того, как продукция будет отгружена или работа будет выполнена, т.е. до признания выручки.

Также нужно учесть, что в плановом периоде, скорее всего, будут поступать деньги от покупателей и заказчиков за продукцию, товары, работы и услуги, проданные в предыдущем году, т.е. будет происходить погашение дебиторской задолженности, сформировавшейся по состоянию на 31 декабря года, предшествующего плановому (т.е. задолженности, имеющейся в наличии и отраженной в балансе на 1 января планового года).

Ну и, конечно, не лишним будет подсчитать, какая сумма дебиторской задолженности сформируется по состоянию на конец планового периода. Ведь эта информация понадобится при составлении прогнозного баланса. Для этого нужно к сумме дебиторской задолженности, имевшейся на 1 января планового периода, прибавить сумму годовой выручки, полученную в первой части бюджета продаж, и вычесть сумму денежных поступлений за год, рассчитанную во второй части годового бюджета продаж.

Таким образом, вторая часть бюджета продаж может выглядеть примерно следующим образом (табл. 3).

Таблица 3

Формат второй части годового бюджета продаж

     
   —————————————————————————————T—————————————————————————————————T——————¬
   |         Показатель         |              Месяц              | Итого|
   |                            +——————T———————T———T——————T———————+за год|
   |                            |Январь|Февраль|...|Ноябрь|Декабрь|      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |Поступления в погашение     |      |       |   |      |       |      |
   |дебиторской задолженности,  |      |       |   |      |       |      |
   |сформировавшейся            |      |       |   |      |       |      |
   |в доплановом периоде (по    |      |       |   |      |       |      |
   |состоянию на 1 января), руб.|      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |Поступления денежных средств|      |       |   |      |       |      |
   |за продукцию, работы,       |      |       |   |      |       |      |
   |услуги, проданные (сданные),|      |       |   |      |       |      |
   |руб.:                       |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  в январе                  |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  в феврале                 |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  ...                       |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  в ноябре                  |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |  в декабре                 |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |Итого денежных поступлений  |      |       |   |      |       |      |
   |от покупателей и заказчиков,|      |       |   |      |       |      |
   |руб.                        |      |       |   |      |       |      |
   +————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+——————+
   |Справочно:                  |      |       |   |      |       |      |
   |Остаток непогашенной        |      |       |   |      |       |      |
   |дебиторской задолженности   |      |       |   |      |       |      |
   |на 31 декабря планового     |      |       |   |      |       |      |
   |периода, руб.               |      |       |   |      |       |      |
   L————————————————————————————+——————+———————+———+——————+———————+———————
   

Проиллюстрируем общие принципы формирования бюджета продаж на простейшем примере.

Пример. По мнению специалистов отдела маркетинга издательства "Восток", в январе издательство сможет продать 10 000 экземпляров книги, в феврале - 7000 экземпляров, в марте - 8000 экземпляров. Цена одной книги в январе составляет 100 руб., в феврале - 102 руб., в марте - 105 руб.

Из опыта работы с оптовыми покупателями прогнозируется, что 70% счетов будут оплачены в том же месяце, когда книги будут отгружены, 28% счетов будут оплачены в следующем месяце и 2% счетов, скорее всего, не будут оплачены вообще (из-за недобросовестности или банкротства дебиторов, в результате чего для взыскания этих средств потребуются претензионная работа, судебные разбирательства, и существует вероятность, что и в этом случае денежные средства не будут получены).

Предположим, что объем продаж в декабре года, предшествующего плановому периоду, составлял 1 200 000 руб., а остаток дебиторской задолженности на 1 января планового периода составляет 552 000 руб.

На основании данной информации будет составлен бюджет продаж на первый квартал (табл. 4).

Таблица 4

Бюджет продаж издательства "Восток" на первый квартал

     
   —————————————————————————————T—————————————————————————T—————————¬
   |         Показатель         |          Месяц          | Итого за|
   |                            +—————————T———————T———————+ квартал |
   |                            |  январь |февраль|  март |         |
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |Часть 1.                                                        |
   |Прогноз объема продаж и выручки (бюджет продаж по методу        |
   |начисления)                                                     |
   +————————————————————————————T—————————T———————T———————T—————————+
   |Объем продаж, ед.           |   10 000|  7 000|  8 000|   25 000|
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |Цена за единицу, руб.       |      100|    102|    105|    x    |
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |Выручка, руб.               |1 000 000|714 000|840 000|2 554 000|
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |Часть 2.                                                        |
   |График ожидаемых поступлений денежных средств от покупателей    |
   |и заказчиков (бюджет продаж по кассовому методу)                |
   +————————————————————————————T—————————T———————T———————T—————————+
   |Поступления в погашение     |  336 000|       |       |  336 000|
   |дебиторской задолженности,  |   <1>   |       |       |         |
   |сформировавшейся            |         |       |       |         |
   |в доплановом периоде (по    |         |       |       |         |
   |состоянию на 1 января), руб.|         |       |       |         |
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |Поступления денежных средств|         |       |       |         |
   |за продукцию, работы,       |         |       |       |         |
   |услуги, проданные (сданные),|         |       |       |         |
   |руб.:                       |         |       |       |         |
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |  в январе                  |  700 000|280 000|       |  980 000|
   |                            |   <2>   |  <3>  |       |   <7>   |
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |  в феврале                 |         |499 800|199 920|  699 720|
   |                            |         |  <4>  |  <5>  |   <8>   |
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |  в марте                   |         |       |588 000|  588 000|
   |                            |         |       |  <6>  |   <9>   |
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |Итого денежных поступлений  |1 036 000|779 800|787 920|2 603 720|
   |от покупателей и заказчиков,|         |       |       |         |
   |руб.                        |         |       |       |         |
   +————————————————————————————+—————————+———————+———————+—————————+
   |Справочно:                  |         |       |       |  502 280|
   |Остаток непогашенной        |         |       |       |   <10>  |
   |дебиторской задолженности   |         |       |       |         |
   |на 31 марта                 |         |       |       |         |
   L————————————————————————————+—————————+———————+———————+——————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<1> В январе с учетом сложившейся практики работы с покупателями поступят 28% от объема продаж декабря предыдущего года, т.е. 1 200 000 руб. x 28% = 336 000 руб. <2> В январе также поступит оплата от покупателей в размере 70% стоимости отгруженных в январе книг, т.е.: 1 000 000 руб. x 70% = 700 000 руб. <3> В феврале поступит оплата за книги, проданные в январе (т.е. "обналичатся" 28% январской выручки), в сумме: 1 000 000 руб. x 28% = 280 000 руб. <4> В феврале также поступит оплата от покупателей за книги, отгруженные в феврале, в размере 70% стоимости отгруженных в феврале книг, т.е.: 714 000 руб. x 70% = 499 800 руб. <5> В марте поступит оплата за книги, проданные в феврале, в сумме: 714 000 руб. x 28% = 199 920 руб. <6> В марте также поступит оплата от покупателей за книги, отгруженные в марте, в размере 840 000 руб. x 70% = 588 000 руб. <7> Учитывая сложившуюся практику работы с покупателями, за первый квартал издательство получит оплату 98% стоимости книг, отгруженных в январе, а 2% их стоимости (т.е. 1 000 000 руб. x 2% = 20 000 руб.), скорее всего, останутся неоплаченными и потребуют претензионной работы или последующего списания в качестве неистребованной дебиторской задолженности (по истечении срока исковой давности или после признания должника банкротом в установленном порядке). <8> Аналогичным образом за первый квартал будут получены в денежной форме 98% февральской выручки. <9> Из мартовской выручки за первый квартал поступят только 70%, еще 28% следует запланировать к получению в апреле (во втором квартале), а 2%, скорее всего, останутся не оплачены. <10> Расчет остатка непогашенной дебиторской задолженности по состоянию на 31 марта производится следующим образом: 552 000 + 2 554 000 - 2 603 720 = 502 280 руб. Эта сумма включает по 2% неоплаченной выручки за январь и февраль планового периода, 30% неоплаченной выручки за март планового периода, а также по 2% неоплаченной выручки за период, предшествующий плановому (числившейся в составе дебиторской задолженности по состоянию на 1 января планового периода). Полученные данные из бюджета продаж (табл. 4) будут впоследствии использованы следующим образом: - выручка в размере 2 554 000 руб. будет включена в прогнозный отчет о прибылях и убытках за первый квартал планового периода; - прогнозируемые поступления от покупателей и заказчиков за первый квартал в размере 2 603 720 руб. будут включены в бюджет движения денежных средств за первый квартал; - прогнозируемая сумма остатка дебиторской задолженности покупателей на 31 марта в размере 502 280 руб. будет отражена в прогнозном квартальном балансе (на конец первого квартала), при этом показатель дебиторской задолженности покупателей на начало года составляет 552 000 руб. Основные проблемы, возникающие при разработке бюджета продаж Итак, в основе расчетов, осуществляемых в процессе разработки бюджета продаж, лежат следующие исходные данные: 1) прогноз объемов продаж продукции, товаров, работ, услуг в натуральном выражении (в ассортименте, в помесячной разбивке); 2) прогноз продажных цен на продукцию, товары, работы, услуги (помесячно); 3) схемы фактического поступления денежных средств за проданную продукцию, товары, работы, услуги, зависящие от условий работы с покупателями и заказчиками (кредитной политики). Все эти показатели, как, собственно, и любые другие данные, используемые при составлении бюджетов, являются прогнозными, оценочными значениями. Они зависят от множества внешних факторов - начиная с макроэкономических показателей развития экономики страны и региона (ведь в случае, если страна переживает кризис, вряд ли можно ожидать процветания рынка полиграфических услуг и издательской продукции) и заканчивая особенностями индивидуальных потребительских предпочтений покупателей и заказчиков полиграфической и издательской продукции. Конечно, при прогнозировании объемов продаж и возможных цен на продукцию, работы, услуги нужно учитывать общее состояние и конъюнктуру рынка издательской продукции и полиграфических услуг: - особенности спроса на те или иные виды продукции, работ, услуг фирмы: потребительские предпочтения, сезонные колебания и т.д.; - конкурентную среду, обеспечивающую определенный уровень предложения продукции, работ, услуг; - соотношение спроса и предложения, определяющее цены на продукцию, работы, услуги; - положение фирмы на данном рынке - долю (сегмент) рынка, преимущества и недостатки по отношению к основным конкурентам, возможности выхода на новые рынки, захвата доли рынка, принадлежащей конкурентам, выявления свободных ниш; - сложившаяся на данном рынке в данный момент практика кредитования покупателей и заказчиков, особенности ценовой политики и прочих элементов маркетинговой политики, в том числе характерных для отрасли и региона систем скидок и т.д. Однако даже при наличии высокопрофессиональной команды маркетологов результаты их исследований и составленные ими прогнозы не могут восприниматься как достоверная, гарантированная информация. Вместе с тем от реалистичности прогноза исходных данных, используемых при составлении бюджета продаж, зависят все дальнейшие расчеты и практическая ценность всего генерального бюджета компании. Следовательно, главной проблемой, особенно актуальной при разработке бюджета продаж, является обеспечение обоснованности прогноза физических объемов продаж, цен на продукцию, товары, работы, услуги и условий сотрудничества с покупателями и заказчиками, используемых для осуществления дальнейших расчетов. Об особенностях прогнозирования этих показателей в издательских и полиграфических предприятиях мы поговорим в следующем номере журнала. Н.Н.Шишкоедова Доцент кафедры "Бухгалтерский учет и аудит" Курганского филиала Академии труда и социальных отношений Подписано в печать 21.05.2007 ————