"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 11

ПРИОБРЕТЕНИЕ ГСМ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПЛАСТИКОВЫХ КАРТ

Многоразовая пластиковая карта позволяет ее держателю (водителю автомобиля) заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя в течение месяца.

Следует отметить, что документ (слип, терминальный чек), выдаваемый водителю на АЗС при отпуске ГСМ, не является кассовым чеком, поскольку при предъявлении талона (пластиковой карты) расчет не производится: к моменту получения топлива на АЗС денежные средства уже перечислены в порядке предоплаты на счет поставщика.

Поставщик ежемесячно отчитывается о расходе ГСМ перед покупателем, предоставляя отчет о приобретенных ГСМ с детализацией по каждой карте, выдает акт приема-передачи ГСМ, отгруженных за отчетный месяц, и счет-фактуру. Данные ежемесячного отчета о приобретении ГСМ по карте должны сопоставляться с данными авансового отчета держателя пластиковой карты и приложенными к нему чеками терминалов АЗС. При этом необходимо иметь в виду, что информация о цене, указанная на чеке АЗС, является справочной.

При использовании указанного порядка расчета и отпуска ГСМ возникает проблема вследствие того, что документы на отгрузку топлива (накладную, счет-фактуру) поставщик выписывает по окончании месяца, в котором приобретены ГСМ. Соответственно покупатель в течение месяца не может списать на расходы бензин, поскольку это возможно только после его фактического оприходования. В этой связи, по мнению автора, возможны следующие варианты учета операций.

1. Основанием для оприходования топлива является накладная на отпуск ГСМ от поставщика. В таком случае ГСМ принимаются к учету в конце месяца. Тогда же работник представляет отчет о заправленном в бак автомобиля топливе, к которому прилагаются выданные оператором АЗС терминальные чеки.

Документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист. Он может составляться с такой регулярностью, которая позволила бы судить об обоснованности произведенного расхода, например, раз в месяц. Таким образом, оприходование и списание ГСМ компания будет отражать в бухгалтерском учете один раз в месяц. При этом имеет место определенное противоречие. С одной стороны, такой порядок учета несколько не соответствует Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ), а также Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение). В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона N 129-ФЗ и п. 20 Положения отражение хозяйственных операций должно производиться без каких-либо пропусков и изъятий в хронологическом порядке.

С другой стороны, в специальной литературе встречается мнение, согласно которому это не противоречит требованиям нормативных актов по бухгалтерскому учету, так как порядок документооборота устанавливает сама компания. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 15 Положения).

Кроме того, согласно п. 38 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по оприходованию МПЗ, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке.

Таким образом, порядок отражения операций по оприходованию и списанию ГСМ в конце месяца не противоречит требованиям нормативных актов по бухгалтерскому учету.

Приобретение бензина на условиях предоплаты в рассматриваемой ситуации отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т 60, К-т 51 - перечислена предоплата за топливо в объеме и ассортименте согласно договору и счету;

Д-т 60, К-т 51 - перечислена предоплата за карты согласно договору;

Д-т 50-3, К-т 60 - отражено получение карт по стоимости их приобретения;

Д-т 60, К-т 60 - зачтена в счет погашения задолженности перед поставщиком ранее перечисленная предоплата за карты - на основании акта приема-передачи пластиковых карт;

Д-т 71, К-т 50-3 - отражена выдача под отчет карты ее держателю (водителю автомобиля) - на основании записей в журнале учета приема и выдачи карт;

Д-т 10/топливо по картам, К-т 60 - учтена стоимость топлива, заправленного в топливные баки, согласно отчету по картам, предоставленному продавцом, о движении топлива по каждой отдельной карте (в конце месяца) на основании накладной, счета-фактуры;

Д-т 60, К-т 60 - отражено уменьшение задолженности перед поставщиком за счет ранее перечисленной предоплаты за топливо - после заправки автомобильных баков держателем карт;

Д-т 10/топливо в баках, К-т 71 - учтена стоимость бензина, заправленного в топливные баки, согласно авансовому отчету водителя автомобиля (в конце месяца);

Д-т 26 (91), К-т 10/топливо в баках - признана в составе общехозяйственных расходов (внереализационных расходов) стоимость фактически израсходованного на служебные и непроизводственные поездки бензина - на основании путевых листов;

Д-т 50-3, К-т 71 - учтен возврат карты подотчетным лицом.

2. Вышеизложенный вариант бухгалтерского учета в рамках представленного договора отвечает требованию рационального ведения учета. В то же время имеется возможность организовать ежедневное движение топлива на счетах учета в количественно-суммовом выражении. Для этих целей рекомендуется применять учетные цены.

Поступления МПЗ, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование - поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком), считаются неотфактурованными поставками. Они приходуются по счетам учета МПЗ (в зависимости от их назначения).

При этом МПЗ приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам. Если организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, то указанные МПЗ приходуются по рыночным ценам.

После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом этих документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Соответственно оприходование бензина может производиться на основании отчетов водителя о заправке автомобиля с приложенными терминальными чеками в количестве и по ценам, указанным в данных чеках. После получения расчетных документов поставщика при необходимости цена корректируется. Списываются ГСМ, как и в первом варианте, на основании путевых листов.

Г.Блажко

Руководитель отдела

ООО "Аудит - новые технологии"

Подписано в печать

14.03.2007

————