"ЭЖ Вопрос-Ответ", 2007, N 3

Вопрос: В ст. 93 НК РФ сказано, что документы, затребованные налоговым органом при проведении контрольных мероприятий, представляются в виде заверенных должным образом копий. Кроме того, если налогоплательщик не согласен с позицией налоговых органов, он имеет право согласно п. 5 ст. 100 НК РФ представить свои возражения по акту проверки с приложением документов (их заверенных копий). Но каким образом оформлять копии документов, Налоговый кодекс не поясняет...

Ответ: В п. 1 ст. 93 НК РФ под словами "заверенных должным образом копий" следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и росписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. Такое разъяснение дано в Письме ФНС России от 02.08.2005 N 01-2-04/1087 "О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ".

В Письме указано, что заверение копий должно осуществляться "исполнительным органом налогоплательщика", т.е. директором (генеральным директором), имеющим право без доверенности действовать от имени юридического лица. Кроме того, налогоплательщику предоставляется право представить в контролирующий орган заверенные в нотариальном порядке копии документов.

Из этого можно сделать вывод, что кроме руководителя организации (иного лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица) заверить копии документов, представляемых в ИФНС, вправе лишь нотариус.

Порядок оформления копий документов изложен в Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Из названия Указа следует, что он распространяется только на действия по заверению копий документов, выдаваемых гражданам.

Однако из анализа судебной практики можно сделать вывод, что действие Указа распространяется и на организации (Постановления ФАС Центрального округа от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04, Уральского округа от 17.12.1999 N Ф09-1654/99-ГК, Северо-Кавказского округа от 03.03.2003 N Ф08-475/2003-186А и др.).

В абз. 4 п. 1 Указа говорится: "Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью". Следовательно, заверить копии документов может и любой другой сотрудник организации. Для этого достаточно издать соответствующий приказ по организации. В приказе может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Указание на "должностное лицо" свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации.

Заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

В абз. 4 п. 1 Указа установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Верность копии свидетельствуется подписью и печатью.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Пример заверения копии документа:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |Копия верна, подлинник находится в организации.                 |
   |Главный бухгалтер (подпись) Иванова Л.П.                        |
   |13 февраля 2007 г.                                              |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

При этом подпись лица должна быть заверена печатью. Вид печати (печать организации, печать канцелярии и т.д.), используемой при заверении копий документов, желательно оговорить в приказе по организации. В случае если в заверяемых документах более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью. Обратите внимание! Некоторые налогоплательщики пытаются представить в налоговые органы оригиналы документов. В таком случае налоговый орган вправе не принять эти документы, так как согласно требованиям Налогового кодекса (ст. 93 НК РФ) должны быть представлены именно копии документов. И.Перелетова Генеральный директор ЗАО "Консалтинговая группа "Зеркало" Подписано в печать 01.03.2007 ————