"Аудит и налогообложение", 2007, N 3

БУХГАЛТЕРСКИЙ АУТСОРСИНГ

Аутсорсинг - относительно новый вид услуг на российском рынке. И если совсем недавно потребителями таких услуг в нашей стране были в основном представительства иностранных компаний и совместные предприятия, то теперь к услугам аутсорсеров все чаще прибегают обычные российские фирмы. Объясняется все довольно просто: возрастающая на потребительском рынке товаров, работ или услуг конкуренция требует от субъектов предпринимательства роста эффективности производства и сокращения издержек. Во многом решить эту проблему помогает именно аутсорсинг, позволяющий отдать часть производственных процессов в "чужие руки". И хотя многие российские организации сегодня пока только присматриваются к этому сравнительно молодому виду услуг, малый и средний бизнес уже активно пользуется услугами аутсорсеров в плане информационных технологий, финансового и кадрового аутсорсинга.

Понятие аутсорсинга в российском законодательстве отсутствует. Термин "аутсорсинг" заимствован из английского языка (от английского "outsourcing") и дословно переводится как использование чужих ресурсов.

Смысл аутсорсинга сводится к следующему: сосредоточьте все ресурсы на том виде деятельности, который является основным для вашей организации, и передайте остальные поддерживающие или сопутствующие функции профессиональному партнеру.

Иными словами, для успешного ведения бизнеса вовсе необязательно выполнять все непрофильные функции, связанные с основным видом деятельности организации или с управлением компанией, персоналом, можно возложить ведение этих процессов и на специализированную организацию.

Таким образом, под аутсорсингом понимается передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением.

Отметим, что фирма, берущая на себя "чужие" функции, называется аутсорсинговой или аутсорсером.

Становясь потребителем аутсорсинговых услуг, организация-заказчик получает возможность сосредоточиться на основном бизнесе, поскольку договор аутсорсинга, как мы отметили, заключается именно по непрофильным направлениям деятельности организации. Передача части работ на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как зачастую услуги аутсорсера стоят намного дешевле, чем содержание собственного персонала.

По договору аутсорсинга, как правило, передаются такие функции, как:

- поддержка информационных систем (локальных сетей, web-сайта; защита информации; администрирование компьютерных сетей; разработка, внедрение и последующее обслуживание корпоративных программных продуктов и т.д.);

- постановка и ведение бухгалтерского, налогового учета, составление отчетности;

- поиск и подбор кадров;

- аренда сотрудников;

- PR и рекламные услуги;

- уборка офисных помещений;

- охрана и служба безопасности;

- организация питания;

- организация транспортных перевозок, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности организации;

- административная поддержка;

- прочие функции.

Между организацией-заказчиком и аутсорсинговой организацией заключается гражданско-правовой договор, предметом которого является предоставление услуги или выполнение работы.

Однако не стоит относить к аутсорсингу использование любых услуг, оказываемых внешними исполнителями. Под аутсорсингом следует понимать именно передачу на длительное время, ведение какой-либо непрофильной деятельности организации, которая в принципе может осуществляться и самостоятельными силами.

По сути дела, прибегая к услугам аутсорсера, организация-заказчик в его лице получает как бы дополнительное структурное подразделение, которое в то же время остается от нее юридически независимым.

Как уже было отмечено выше, к бухгалтерскому аутсорсингу прибегали в основном иностранные организации, работающие в России, а также совместные предприятия. Это скорее вынужденная мера: ведь иностранные бизнесмены не всегда хорошо ориентируются во всех тонкостях российского законодательства.

Однако сейчас все больше российских бизнесменов пользуются бухгалтерским аутсорсингом, который предлагает услуги по восстановлению, ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговых платежей, составлению промежуточной и годовой отчетности, а также ведению дел с налоговыми органами.

Использование вместо собственного штата финансовой службы услуг сторонней специализированной организации не противоречит нормам бухгалтерского законодательства. Напомним, что пп. "в" п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) предоставил право руководителям организаций передавать на договорных началах ведение бухгалтерского учета:

- централизованной бухгалтерии;

- специализированной организации;

- бухгалтеру-специалисту.

То есть аутсорсинг бухгалтерии - это возможность перепоручить учет всех финансовых вопросов сторонней организации или частному специалисту.

Обычно бухгалтер организации-заказчика ведет первичную учетную документацию, которая затем передается в аутсорсинговую организацию (бухгалтеру-специалисту) для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете и составления, и сдачи отчетности.

Отметим, что передавать документы ежедневно, особенно если организация находится в другом городе, нецелесообразно. В большинстве случаев каждый день передаются только копии документов (по факсу или электронной почте), а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Кроме того, например раз в неделю, заказчик услуг формирует пакет первичной документации и передает его с курьером аутсорсеру. Напротив, если количество первичных документов в фирме достаточно велико, а передавать их каким-либо образом организации-аутсорсеру не представляется возможным, специалисты аутсорсинговой компании несколько раз в неделю могут приезжать в фирму-заказчик и работать там в текущем режиме.

Обращаем внимание, что в приказе по учетной политике организация, принявшая решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру, должна обязательно зафиксировать этот момент.

Для оказания услуг по ведению бухгалтерского учета, составлению финансовой (бухгалтерской) отчетности заключается договор возмездного оказания услуг в соответствии с п. 2 ст. 779 ГК РФ. В договоре необходимо прописать обязанности сторон, установить сроки выполнения обязательств и что особенно важно - четко разграничить ответственность организации-заказчика и аутсорсера за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета. Объясним почему.

Нередко одной из основных причин передачи ведения бухгалтерского учета аутсорсеру является стремление организации снизить риски штрафных санкций за неправильное ведение отчетности. В соответствии с НК РФ именно налогоплательщику-организации, доверившей вести бухгалтерский учет аутсорсеру, в случае обнаружения нарушений придется платить штрафы и пени. Поэтому, включив в договор пункт о том, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов и т.д., компенсируются организацией-аутсорсером, организация-заказчик получает возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет аутсорсера. Разумеется, это возможно лишь в том случае, если причиной этому не является несвоевременное представление заказчиком аутсорсеру первичной бухгалтерской документации. Предусмотрев в договоре раздел о степени ответственности организации-аутсорсера, можно избежать многих проблем. Как правило, аутсорсер компенсирует клиенту ущерб в пределах, предусмотренных договором.

Согласно п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. Сведения, указанные в отчетности, могут заверять не только руководитель организации, главный бухгалтер, но и представитель организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета. В этом случае следует выписать доверенность на представителя организации, оказывающей услуги. Согласно разъяснениям налоговых органов копия доверенности должна быть приложена к сдаваемой отчетности (Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2005 N 20-12/60484). А на основании п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ответственность лиц, подписавших бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с российским законодательством.

В зависимости от видов деятельности организации, количества совершаемых ею хозяйственных операций (либо количества первичных учетных документов), используемой автоматизированной системы обработки документов и т.д. складывается стоимость услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета.

Следует отметить, что аутсорсинговые компании при определении стоимости своих услуг, как правило, устанавливают дифференцированный подход к фирмам-заказчикам.

В основном при бухгалтерском аутсорсинге используется несколько видов тарифов:

- так называемый нулевой тариф, предлагаемый вновь образованным организациям, имеющим нулевой баланс;

- базовый тариф, используемый в отношении заказчиков, имеющих небольшие объемы учетной работы;

- тариф, разработанный для организаций, нуждающихся в полном спектре бухгалтерских услуг.

Кроме того, организация-заказчик может заказать и любые другие дополнительные услуги, например оптимизацию налоговых платежей.

Нужно сказать, что бухгалтерский аутсорсинг имеет ряд преимуществ. Прежде всего, как уже было отмечено, это концентрация управленческих усилий на основной деятельности. Оплата труда высококвалифицированного штатного бухгалтера достаточно высока, поэтому, пользуясь услугами сторонней организации, организация-заказчик снижает затраты по оплате труда бухгалтерии. При этом не следует забывать и о том, что в аутсорсинговой компании услуги оказывают высококвалифицированные специалисты по бухгалтерскому учету и налогообложению, поэтому у заказчика снижается риск неправильности отражений операций в бухгалтерском учете и искажения отчетности, соответственно, снижается и вероятность неверного исчисления налоговых платежей. При аутсорсинге не нужно оборудовать рабочие места, приобретать специальное программное обеспечение, литературу и повышать квалификацию работников финансовой службы. Опять-таки сокращение затрат.

Кроме того, как уже было отмечено, грамотное составление договора на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета гарантирует заказчику полную ответственность организации-аутсорсера в размере возможных штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Однако, оценив достоинства бухгалтерского аутсорсинга, не торопитесь сразу передавать сторонней организации ведение бухгалтерского учета. Бухгалтерский аутсорсинг имеет и свои недостатки. Прежде всего может оказаться, что выбранный организацией аутсорсер не отвечает всем требованиям высокопрофессионального поставщика услуг. Ведь, чтобы привлечь заказчиков невысокой ценой на свои услуги, аутсорсеры могут брать специалистов низкой квалификации, поэтому советуем предусмотреть в договоре требуемые критерии.

Кроме того, передача бухгалтерской документации сторонней организации может привести к потере конфиденциальности внутрифирменной информации. Советуем не забывать об ответственности за нарушение конфиденциальности.

Для крупных организаций - заказчиков передача бухгалтерского учета на аутсорсинг зачастую ведет к снижению оперативности в учете. При плохой организации документооборота существует возможность потери первичных учетных документов. То есть при заключении договора следует разработать и утвердить график документооборота.

И еще одно против использования аутсорсинга бухгалтерии - это отсутствие контроля над деятельностью организации или специалистов, которые предоставляют бухгалтерские услуги, хотя этого можно и избежать. Заключая договор с аутсорсером, разумно предусмотреть порядок отчетности перед организацией-заказчиком.

И, наконец, аутсорсеры не всегда досконально разбираются в специфике работы организации-заказчика, что часто не позволяет корректно отразить информацию в учете.

Следует отметить, что затраты на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонней организацией, у организации-заказчика относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако такие расходы должны соответствовать критериям ст. 252 НК РФ, то есть расходы должны быть документально подтвержденными, экономически обоснованными и связанными с получением дохода.

Арбитражная практика также свидетельствует об этом. Так, суд Западно-Сибирского округа постановил, что при исчислении подлежащего уплате налога на прибыль организаций расходы на привлечение организации-аутсорсера уменьшают полученные доходы только в том случае, если такие расходы экономически оправданны, то есть если привлечение аутсорсера приведет к реальному сокращению издержек производства или увеличению прибыли налогоплательщика (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.07.2006 N Ф04-3725/2005(23668-А46-26) по делу N 25-918/04). Кроме того, по мнению суда, организация должна доказать, что затраты на услуги аутсорсера были ей необходимы или что они связаны с получением дохода. А в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 20.03.2006 N Ф04-1521/2006(20764-А46-15) по делу N 25-1760/04 сделан вывод, что доначислить налог на прибыль налоговый орган не вправе, если произведенные налогоплательщиком расходы на оплату услуг по договору аутсорсинга, документально подтверждены и экономически целесообразны.

В бухгалтерском учете расходы на оплату услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета специализированной организацией признаются в качестве управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, установленной договором с фирмой-аутсорсером (без учета предъявленной организации фирмой суммы НДС), в том отчетном периоде, в котором услуги были оказаны, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. п. 6, 18 ПБУ 10/99). Предъявленная аутсорсером сумма НДС подлежит вычету на основании пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ при наличии счета-фактуры, и после принятия к учету оказанных услуг.

Управленческие расходы учитываются в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, на счете 26 "Общехозяйственные расходы".

При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кт 51 "Расчетные счета" - отражено перечисление денежных средств аутсорсеру на основании выписки банка;

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - приняты к учету оказанные услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета на основании ежемесячного двустороннего акта об оказании услуг;

Дт 19 "Налог на добавленную стоимость" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - учтена сумма НДС, предъявленного к оплате аутсорсером;

Дт 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кт 19 "Налог на добавленную стоимость" - принят к вычету НДС.

Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского аутсорсинга, можно ознакомиться в книге ЗАО "BKR-Интерком-Аудит" "Аутсорсинг. Аренда персонала".

Э.Абрамова

Консультант

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Подписано в печать

28.02.2007

————