"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 3

ТРУДНОСТИ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Основой трудовых отношений между работодателем и работником является трудовой договор.

Фрагмент документа. Статья 15 Трудового кодекса РФ

Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

В ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) приводится содержание трудового договора. Обязательным условием является отражение в трудовом соглашении трудовой функции, то есть работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также конкретного вида поручаемой работнику работы.

Следовательно, должность работника, принимаемого на работу, должна четко соответствовать той, которая записана в штатном расписании работодателя. Причем обратите внимание, что в ранее действующей редакции ТК РФ речь шла только о штатном расписании организации. Сейчас же речь идет о работодателе, под которым согласно ст. 20 ТК РФ понимается физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. Таким образом, наличие штатного расписания является обязательным не только для организаций, но и для индивидуальных предпринимателей и приравненных к ним лиц.

Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, записи в трудовую книжку о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации работника должны производиться в соответствии со штатным расписанием. Из чего следует, что трудовое законодательство требует, чтобы у работодателя было в наличии штатное расписание.

Отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и об охране труда. За это предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа, который налагается на должностных лиц (в том числе индивидуальных предпринимателей) в размере до 5000 руб. и на юридических лиц до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Фонд социального страхования при проведении выездных проверок страхователей также обращает внимание на наличие штатного расписания, которое является одним из обязательных документов для подтверждения правильности начисления страховых взносов.

Сегодня работодатели используют унифицированную форму N Т-3 "Штатное расписание". Отметим, что работодатели вправе не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою, несмотря на то, что ее утвердил Госкомстат России (Постановление от 5 января 2004 г. N 1). Штатное расписание не является первичным документом, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. Отсюда вывод, что унифицированная форма N Т-3 "Штатное расписание" может рассматриваться только как рекомендательная.

Так как эта форма не является обязательной, работодатель имеет полное право добавлять графы в форму (но не уменьшать!) в зависимости от количества дополнений. Госкомстат России запрещает удалять из этих форм отдельные реквизиты, но при этом разрешает вводить все необходимые в конкретных ситуациях дополнительные реквизиты, так же как и изменять форматы бланков (Постановление от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Дополненный документ необходимо утвердить внутренним приказом организации.

Например, рекомендуемая унифицированная форма N Т-3 не предусматривает возможности установления так называемых вилочных окладов. Для этого вы также можете добавить графы. Правда, надо учесть, что условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) должны содержаться и в тексте трудового договора с работником (ст. 57 ТК РФ).

Что касается как введения новой штатной единицы или сокращения ранее имеющейся, так и изменения окладов, тарифных ставок или сдельных расценок, которые добавляются в уже существующее штатное расписание, то они вносятся приказом об изменении штатного расписания или утверждается новое штатное расписание. Менять штатное расписание можно так часто, как это будет необходимо.

Если работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием, то противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ). Это справедливо по крайней мере в отношении данного работника. Работник считается принятым по указанной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Особое внимание стоит уделить сокращению штата или численности работающих. Штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как в соответствии со ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку не менее чем за два месяца до увольнения.

Напомним, что штатное расписание подписывают руководители структурных подразделений и главный бухгалтер.

Автор рекомендует в конце текущего года утверждать новое штатное расписание, в котором и отразить все изменения, внесенные отдельными приказами.

Главбух может и не значиться

В любой компании ведется бухгалтерский учет, а значит, должен быть и главный бухгалтер. Но, вводить в штатное расписание должность главного бухгалтера совсем не обязательно, если директор сам ведет бухучет фирмы. Дело в том, что действующим законодательством не предусмотрено обязательное наличие в штате компании должности главбуха. Правда, такие его полномочия должны быть отражены в приказе об учетной политике организации (Письмо Роструда от 28 декабря 2006 г. N 2263-6-1).

Если же должность главного бухгалтера в штатном расписании уже имеется, а генеральный директор приказом возложил на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета, то это признается совмещением.

Пример 1.

Общество с ограниченной ответственностью "Осень"

Приказ

12 февраля 2007 г. N 12/к

Москва

О возложении обязанностей главного бухгалтера

В связи с отсутствием в штатном расписании ООО "Осень" должности главного бухгалтера

Приказываю:

Возложить с 15 февраля 2007 г. обязанности по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности на генерального директора Иванова Ивана Ивановича.

Генеральный директор Иванов И.И. Иванов

В любом случае в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухучета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель фирмы.

Мы растем, открываем филиалы

Компании растут и открывают филиалы. Как быть с составлением штатного расписания в этом случае? В организации должно быть одно штатное расписание, хотя в любом случае работники, работающие в филиале, будут считаться работниками самой организации. Но, по мнению автора, для удобства использования штатного расписания вполне возможно существование и штатных расписаний филиалов, являющихся составной частью общего штатного расписания организации.

Особенно это удобство проявляется в случае предоставления коллективу штатного расписания с указанием должностных окладов. И порой два разных региона по одним и тем же должностям будут иметь совсем разные оклады, да и секретарю одного региона совсем не обязательно быть в курсе заработной платы директора другого. Из этих соображений можно сделать штатные расписания для каждого региона, в котором ведется деятельность (см. пример 2).

Пример 2.

Приложение к приказу ООО "Осень"

от 25.12.2006 N 21

Унифицированная форма N Т-3

     
                                                           —————————¬
                                                           |   Код  |
                                                           +————————+
   Общество с ограниченной ответственностью  Форма по ОКУД | 0301017|
            "Осень" (ООО "Осень")                          +————————+  
   ——————————————————————————————————————————————— по ОКПО |56425412|
               наименование организации                    L—————————
   

     
                                       ——————————T———————————¬
                                       |  Номер  |   Дата    |
                                       |документа|составления|
                                       +—————————+———————————+
             ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ        |    02   | 25.12.2006| УТВЕРЖДЕНО
                        01  января   07L—————————+————————————
   

на период _____ с "--" ------ 20-- г. Приказом ООО "Осень" По Центральному федеральному округу 25 декабря 06 21 от "--" --------- 20-- г. N -- ———— 15

Штат в количестве ------- единиц

Когда зарплата работников - тайна

Часто бывает, что в организации не принято открыто говорить о том, какую заработную плату получает каждый работник. Но как можно скрыть этот факт, если каждый сотрудник обязан ознакомиться под личную подпись со штатным расписанием при любом его изменении?

Все же из этой ситуации есть выход. Автор считает, что изначально стоит указывать конкретные размеры окладов в трудовых договорах (а не "оклад согласно штатному расписанию"). Тогда вам не будет грозить разглашение тайны. Если же у вас не заведено прописывать размер зарплаты в трудовых договорах или вы не хотите этого делать, тогда вы можете предъявлять не все штатное расписание, а только выписку из него (см. пример 3).

Пример 3.

Приложение к приказу ООО "Осень"

от 25.12.2006 N 21

Унифицированная форма N Т-3

     
                                                           —————————¬
                                                           |   Код  |
                                                           +————————+
   Общество с ограниченной ответственностью  Форма по ОКУД | 0301017|
            "Осень" (ООО "Осень")                          +————————+  
   ——————————————————————————————————————————————— по ОКПО |56425412|
               наименование организации                    L—————————
   

     
                                       ——————————T———————————¬
                                       |  Номер  |   Дата    |
                                       |документа|составления|
                                       +—————————+———————————+
      ВЫПИСКА из ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ   |    02   | 25.12.2006| ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДЕНО
                        01  января   07L—————————+————————————
   

на период _____ с "--" ------ 20-- г. Приказом ООО "Осень" 25 декабря 06 21 от "--" --------- 20-- г. N -- ———— 15 Штат в количестве ------- единиц Если все-таки внутри организации принимается решение о создании выписки из штатного расписания, то форму последнего автор рекомендует утвердить внутренним приказом по организации. В основе этого документа будет лежать унифицированная форма N Т-3. Срочный контракт и отпуск по уходу за ребенком Иногда на практике возникает ситуация, когда вводится новое штатное расписание, но есть сотрудник, находящийся в отпуске, скажем, по уходу за ребенком, на месте которого трудится работник по срочному контракту. На период отпуска по уходу за ребенком за сотрудником сохраняется место работы (должность) (ст. 256 ТК РФ). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора, в данном случае - перевод на другую должность с изменением трудовой функции и с изменением должностного оклада, должно заключаться в письменной форме (ст. ст. 72, 72.1, 74 ТК РФ). По мнению автора, необходимо поставить в известность сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, о происходящих изменениях и по его письменному заявлению прервать отпуск. После чего подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, и он или она смогут продолжить отпуск с сохранением новой должности или нового места работы. После выполнения данной процедуры вы сможете подписать дополнительное соглашение к срочному трудовому договору с сотрудником уже на ту должность, которую он замещает на время отпуска основного сотрудника. Н.В.Ершова Менеджер по персоналу ООО "РОСТА" Подписано в печать 27.02.2007 ————