"Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ", 2007, N 3

ВНЕШНЯЯ ПОМОЩЬ

Что такое аутсорсинг?

Если передать смысл аутсорсинга в нескольких словах, то это - передача некоторого объема работ внешнему исполнителю, который сделает это лучше вас. При этом внешним исполнителем может быть и индивидуальный предприниматель, и небольшая компания, и даже крупная корпорация. Основной идеей аутсорсинга является выполнение тех или иных операций наиболее квалифицированными специалистами, что позволяет выполнить работу:

- более качественно;

- за меньший срок;

- используя меньше ресурсов и т.д.

Однако надо помнить, что на аутсорсинг можно передавать только неосновные виды деятельности. В противном случае вы передадите внешнему исполнителю те работы, ради которых создавали свой бизнес, а значит, фактически передадите им свое дело.

Для примера возьмем адвоката, работающего на дому. Для успешного осуществления своей деятельности ему требуются, например:

- квартира и личный кабинет в идеальном для приема клиентов состоянии;

- компьютер, функционирующий без сбоев;

- высокоскоростной Интернет;

- база данных клиентов;

- база данных нормативных актов и т.д.;

- база данных случаев из своей практики;

- собственный сайт.

Таким образом, для адвоката можно выделить следующие виды вспомогательных видов деятельности:

- уборка;

- ИТ-обслуживание (компьютер, Интернет и программное обеспечение);

- разработка архитектуры баз данных;

- web-дизайн.

Все ли перечисленные виды деятельности следует выполнять адвокату, пусть даже он разбирается в компьютерах и, разумеется, в состоянии убрать свою квартиру?

Анализ процессов для передачи на аутсорсинг

Прежде чем передать часть процесса, процесс целиком или несколько процессов внешнему исполнителю, следует проанализировать целесообразность подобного решения.

Для этого нужно:

1. Определить основные цели создания бизнеса.

Для чего он создавался? Следует уделять внимание в самую первую очередь именно той деятельности, которая направлена на достижение основных целей. А уже оставшееся время и иные ресурсы распределять между другими видами деятельности, в зависимости от их важности.

В рассматриваемом примере цель создания бизнеса - получение прибыли, как и в большинстве случаев.

2. Описать свою предпринимательскую деятельность.

Вся деятельность предпринимателя на этом этапе описывается в виде отдельных блоков работ либо бизнес-процессов, если предприниматель знаком с таким подходом. Далее описанные процессы разбиваются на те, которые нацелены на достижение основных целей создания бизнеса, и на все остальные (вспомогательные). Так, в нашем случае именно адвокатская практика будет рассматриваться как основной вид деятельности, а все остальное, напрямую с ней не связанное, будет лишь вспомогательными операциями.

3. Оценка возможности передачи на аутсорсинг вспомогательных операций.

Оценка производится с применением определенных критериев, в качестве которых можно использовать:

- организационные аспекты передачи некоторых процессов внешним предпринимателям и организациям.

Организационные сложности обычно состоят из проблем взаимодействия с внешними исполнителями по поводу несогласованных времени, формата, объема полученных результатов работ. Эти проблемы возникают из-за смены ответственных за выполнение операций лиц. Так, в выполнении работ начинает участвовать исполнитель, который не представляет требований к результатам своей работы и всего процесса так четко и ясно, как сам предприниматель, что и является первопричиной недопонимания между ними, вызывающего организационные проблемы. Если все работы выполняются своими силами, то смены исполнителей не происходит: все выполняет один предприниматель либо одна компания, которые имеют четкое видение конечного результата своей деятельности. С привлечением внешних исполнителей только часть работ выполняется собственными силами, а остальное уже передано на аутсорсинг. Например, внешние специалисты по ИТ не всегда могут исправить выявленную ошибку в срок, что связано как с тем, что адвокат не может верно оценить количество времени на удаление неисправности, так и с незнанием специалистами по ИТ особенностей графика работы адвоката. Это приводит к срывам в основной деятельности адвоката;

- финансовые аспекты.

Финансовые аспекты включают в себя оценку и сравнение эффективности выполнения работы внешним исполнителем. Иногда аутсорсинг позволяет сэкономить, а иногда, наоборот, выходит заказчику дороже, чем если бы выполнялся своими силами. В последнем случае при анализе целесообразности передачи процесса на аутсорсинг необходимо взвесить, насколько повышение качества выполненных работ будет соответствовать росту стоимости операций. Например, адвокат может самостоятельно разработать структуру базы данных по клиентам либо привлечь квалифицированных специалистов, которые выполнят эту работу гораздо быстрее, но ее стоимость будет также весьма высокой. В этом случае адвокат должен будет взвесить, что ему важнее: сроки разработки базы данных и удобная ее структура либо якобы сэкономленные средства. Например, стоимость специалиста по разработке базы данных составляет 2000 долл. в месяц. В то же время при самостоятельном формировании базы адвокат потратил бы минимум 3 недели на изучение специализированной литературы, на приобретение которой он израсходовал, например, 15 долл. На разработку структуры базы он потратил бы 1,5 месяца при ежедневной работе в половину рабочего дня. Если учесть, что в среднем в месяц адвокат получает прибыль в размере 4000 долл., то в те 1,5 месяца, пока он будет строить базу данных, он будет работать лишь по полдня и заработает, скорее всего, вполовину меньше, так как не сможет консультировать клиентов в оставшееся время. Таким образом, получаем сравнение стоимости разработки баз данных с привлечением внешнего специалиста и собственными силами (см. таблицу 1).

Таблица 1

Сравнение временных и материальных затрат на выполнение

работ внешним специалистом и своими силами

     
   ————————————————————T——————————————————T—————————————————————————¬
   |    Виды затрат    |Внешний специалист|     Без аутсорсинга     |
   +———————————————————+——————————————————+—————————————————————————+
   |Время              |1 месяц           |3 недели + 1,5 месяца    |
   +———————————————————+——————————————————+—————————————————————————+
   |Стоимость          |2000 долл.        |15 долл. + 1,5 x 2000 =  |
   |                   |                  |3015 долл.               |
   L———————————————————+——————————————————+——————————————————————————
   

Итак, адвокату в любом случае выгоднее привлекать внешнего специалиста; - психологические аспекты. Психологические сложности использования аутсорсинга включают, чаще всего, недоверие внешним исполнителям и боязнь перемен. Так, адвокат, привыкший полагаться только на себя, вряд ли столь легко сможет допустить в свою квартиру домработницу, так как будет опасаться за сохранность имущества; - иное. Под иными сложностями имеются в виду специфические особенности, связанные с особыми знаниями, навыками, умениями, которых внешний специалист может не знать. Например, при создании базы данных ИТ-специалист может столкнуться со специфическими потребностями адвоката в структуре базы, и поэтому структура базы может впоследствии долго и многократно обсуждаться и изменяться, что будет приводить к временным затратам ИТ-специалиста и адвоката, а также к материальным затратам на работу ИТ-специалиста. Каждый блок вспомогательных операций (вспомогательных бизнес-процессов) анализируется на наличие организационных, финансовых, психологических и иных сложностей, и в результате выбираются те из них, которые связаны с минимумом проблем. Надо сказать, что при анализе важно рассматривать все возможные проблемы в совокупности, а не порознь. Так, передача работ на аутсорсинг может принести существенную экономию, но предполагать столь значительные организационные или психологические сложности, что они сведут на "нет" весь экономический эффект. В случае с адвокатом минимальные проблемы были связаны с передачей следующих операций на аутсорсинг: - ИТ-обслуживание (компьютер, Интернет и программное обеспечение); - web-дизайн; - разработка архитектуры баз данных. Организация передачи на аутсорсинг Перед тем как передать тот или иной блок работ на аутсорсинг, нужно пройти следующие шаги. 1. Четко определить объем работ, передаваемых на аутсорсинг. После того как адвокат определил, какие работы он мог передать на выполнение внешним исполнителям, ему было необходимо четко определить объем данных работ: с какой операции будет начинаться работа внешнего специалиста, какие операции будут за ней следовать и какой операцией данный объем работ будет завершаться. Например, блок работ по разработке web-сайта, который решено было передавать внешнему ИТ-специалисту: - разработка концепции сайта; - разработка дизайна сайта; - создание сайта; - наполнение сайта предоставленной адвокатом информацией; - PR сайта; - техническая поддержка сайта. При этом обновление информации на сайте не входило в перечень передаваемых на аутсорсинг работ, так как являлось обязанностью адвоката: именно он высылал ИТ-специалисту новую информацию для размещения в том или ином разделе сайта. Этот шаг важен, так как здесь происходит распределение ответственности за выполнение работ. Основным критерием определения объема работ является минимизация разрывов между работами (смена исполнителей тех или иных работ, применение разного программного обеспечения при их выполнении), осуществляемыми в определенной последовательности. Если работы, передаваемые на аутсорсинг, определены неточно, в будущем не избежать недопонимания между клиентом и исполнителем. 2. Выбор внешнего исполнителя. Это важный этап, так как от принятого решения зависит качество выполнения передаваемых внешнему исполнителю работ. При выборе внешнего исполнителя принимаются во внимание следующие факторы: - опыт работы исполнителя; - отзывы и рекомендации; - опыт работы исполнителя на аутсорсинге (желательно в схожей сфере); - психологические аспекты (понравился ли исполнитель, насколько его стиль работы соответствует вашему и т.д.). Так, адвокат выбирал ИТ-специалиста для разработки и поддержки сайта по рекомендации знакомых. При личной встрече ИТ-специалист произвел на него благоприятное впечатление, рассказав об опыте работы в качестве web-дизайнера на аутсорсинге. Его подход к построению работы во многом совпадал с представлением адвоката, поэтому решение было принято в пользу его привлечения на аутсорсинг. 3. Организация взаимодействия с внешними исполнителями. С передачей процесса на аутсорсинг должен автоматически появиться сотрудник, ответственный за контроль работы внешней компании. Только в этом случае можно минимизировать организационные трудности, связанные с передачей части работ на аутсорсинг. Чтобы внешний специалист не почувствовал смену лица, с которым он взаимодействует, рекомендуется по возможности привлекать того специалиста по работе с аутсорсерами к подбору внешних исполнителей, обсуждению взаимодействия, качества предоставляемых услуг и т.д. Тогда предприниматель сможет избавить себя от лишних временных затрат по поиску аутсорсеров, а также наладить контакт между внешними специалистами и сотрудником, который будет с ними взаимодействовать. 4. Определение регламента взаимодействия. С передачей работ внешнему исполнителю образуется новый вид деятельности - взаимодействие с ним. Перед тем как заключать договор, необходимо в деталях обсудить процесс взаимодействия между сторонами. Например, адвокат установил, что общение с web-дизайнером будет осуществляться посредством электронной почты, которую дизайнер обязуется проверять не реже 3 раз в день (утром, днем, вечером). Ответ на каждый запрос адвоката должен предоставляться дизайнером не позже чем в течение 24 часов. В случае если решение проблемы требует большего времени, дизайнер должен в течение 24 часов сообщить об этом адвокату посредством электронной почты. Оба участника запрашивают подтверждение о прочтении письма другой стороной. Несправедливая непопулярность аутсорсинга Почему индивидуальные предприниматели редко отдают на аутсорсинг значительную часть вспомогательных работ, оставляя себе лишь основную деятельность? Вот несколько причин: 1. Предприниматель искренне заблуждается, что дешевле все выполнять самому, не принимая во внимание упущенную выгоду, которая часто сводит на нет всю экономию. 2. Предприниматель не видит смысла в повышении качества выполнения вспомогательных работ, в сокращении сроков их выполнения и т.д. 3. Предприниматель не доверяет внешним исполнителям, боится зависимости от них. 4. Предприниматель не может определить цели своего бизнеса и, как следствие, осознать, какие работы можно передать на аутсорсинг, а какие - нет. Учитывая изложенные причины, можно сказать, что первым шагом к переходу на аутсорсинг является определение целей создания бизнеса, отделение основных работ от вспомогательных. Далее следует выделение блоков вспомогательных работ и подробный анализ каждого блока вспомогательных операций, включающий анализ упущенной выгоды. Только в этом случае можно будет сделать вывод о целесообразности передачи тех или иных работ на аутсорсинг. Далее останется лишь грамотно подготовиться к передаче дел. Н.Ю.Смирнова Консультант по управлению компании B-evolution, ГК Про-Инвест Подписано в печать 22.02.2007 ————