¦ ¦Авторство¦ ¦Регистрационный номер¦ ¦ Код ¦

L-----T------------- L----T----- L-----------T---------- +-------+

¦ \¦/ ¦ Форма по ОКУД ¦0301005¦

¦ ООО "Смоленсктрансстрой" ¦ +-------+

¦ -----------------------------------------¦------ по ОКПО ¦3849094¦

¦ наименование организации ¦ L----

————

————

¦ \¦/ ¦ -------+--T-----------¬ ¦ ¦ Номер ¦ Дата ¦ L-----------------------------¬ ¦документа¦составления¦

      
    ———————————————————————¬            |     +—————————+———————————+   —————¬
    |Текст, соответствующий|           \|/    |   123   | 12.06.2006|<——+Дата|
 
    |       названию       |           ПРИКАЗ L—————————+————————————   L—————
    

LT---------------------- (распоряжение)

¦ о предоставлении отпуска работнику

¦

¦ - ----------------¬

¦ ¦ Предоставить отпуск ¦Табельный номер¦

¦ ¦ +---------------+

¦ ¦ Смирновой Ольге Викторовне ¦ 142 ¦

¦ ¦ -------------------------------------------------+------------

————

————

¦ ¦ фамилия, имя, отчество

¦ ¦ Отдел реализации

¦ ¦ --------------------------------------------------------------

————

————

¦ ¦ структурное подразделение

¦ ¦ Менеджер

¦ ¦ --------------------------------------------------------------

————

————

¦ ¦ должность (специальность, профессия)

¦ ¦ 02 октября 05 01 октября 06

¦ ¦ за период работы с "--" -------- 20-- г. по "--" --------- 20-- г.

¦ ¦

¦ ¦ А. ежегодный основной --------------¬ календарных

¦ ¦ оплачиваемый отпуск на ¦ 28 ¦ дней

¦ ¦ L----------

————

————

¦ ¦ 01 июля 06 28 июля 06

L-> < с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

¦

¦ и (или)

¦

¦ Б. _______________________________________________________________

¦ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

¦ без сохранения заработной платы и другие (указать)

¦

¦ на --------------¬ календарных

¦ ¦ ¦ дней

¦ L----------

————

————

¦

¦ с "__" _________ 20__ г. по "__" __________ 20__ г.

¦

¦ В. Всего отпуск на --------------¬ календарных -------------¬

¦ ¦ 28 ¦ дней ¦ Подпись ¦

¦ L-------------- ¦руководителя¦

¦ 01 июля 06 28 июля 06 L------T--

————

————

¦ с "--" --------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г. ¦

L --------------

————

————

Генеральный \¦/

директор Иванов Иванов О.Т.

Руководитель организации ----------- --------- ---------------

————

————

должность личная расшифровка подписи подпись С приказом (распоряжением) 13 июня 06 работник ознакомлен _________________ "--" -------- 20-- г. личная подпись /¦\ /¦\ ¦

      
                                           —————+————¬     ————————+————————¬
                                           | Подпись |     |Собственноручная|
                                           |работника|     |простановка даты|
                                           L——————————     L—————————————————
    

Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель - в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки - заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы

заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены как минимум подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но тем не менее после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1.

————

————