![]() |
| ![]() |
|
Статья: Кадровый аудит ("Кадровик. Кадровый менеджмент", 2007, N 5)
"Кадровик. Кадровый менеджмент", 2007, N 5
КАДРОВЫЙ АУДИТ
Любая организация, независимо от ее размеров, форм собственности и видов деятельности сталкивается с проблемами в области управления персоналом. Особенно если организация применяет стратегию развития. Часто сотрудники служб управления персоналом и топ-менеджмент не всегда понимают и реально могут оценить потенциал и способность персонала компании достичь тех или иных результатов, поставленных перед организацией. В этих случаях требуется независимый и комплексный взгляд на действующую систему управления персоналом, для того чтобы понять, способна ли она и ее кадровый потенциал достичь поставленных перед организацией целей. Помочь решить эту проблему может аудит управления персоналом.
Что же это такое - аудит управления персоналом?
Важно понимать, что аудит управления персоналом, или кадровый аудит, как его по-другому называют, - это не просто оценка работающего персонала или анализ системы управления персоналом, аудит управления персоналом - это комплексное всестороннее исследование системы управления персоналом на уровне высшего руководства, службы управления персоналом и линейного руководства, включающее анализ и оценку кадрового потенциала, функций управления персоналом, организационной структуры и функционального разделения труда, эффективности системы управления персоналом, а также разработку рекомендаций по ее совершенствованию.
Когда и как применять аудит управления персоналом,
какие результаты можно получить?
Компания, сферой деятельности которой является розничная торговля автомобильными шинами, колесными дисками и аксессуарами, а также услугами шинного сервиса (такими, как шиномонтаж, балансировка, экспресс-замена масла, замена колодок, установка углов сход-развала, мелкий ремонт и т.д.), существует на рынке более 6 лет. За это время компания достигла высоких результатов и выросла в крупное торговое предприятие с развитой розничной сетью. Шинная отрасль имеет явные особенности управления персоналом, связанные с ярко выраженной сезонностью шинного бизнеса. Организация находится на стадии активного роста и имеет амбициозные планы, однако важно понять, готова ли действующая система управления персоналом и персонал к планируемым изменениям. Для этого необходимо провести аудит управления персоналом.
Технология проведения аудита управления персоналом
На первом этапе определим цель аудита управления персоналом для конкретной организации - получение оперативной информации о состоянии системы управления персоналом, соответствии ее стратегическим целям организации и разработка комплекса рекомендаций по ее совершенствованию. Определим основные задачи аудита управления персоналом для конкретной организации: - определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии и целям организации; - оценка кадрового потенциала и его соответствия стратегии организации; - выявление проблем в управлении персоналом, влияющих на эффективность организации. Аудит управления персоналом проводится по четырем направлениям согласно алгоритму, представленному на рис. 1.
Алгоритм проведения аудита управления персоналом по направлениям
————————————————————————————————————————¬ ————+Расчет показателей кадрового потенциала| | L————————————————————T———————————————————- - - - - - - - -¬ ¦ \¦/ ¦ ----------------------------------------¬ ¦ Аудит кадрового¦ ¦ ¦ Сравнение значений показателей с ¦ ¦ потенциала +-+---+ определенными оптимальными значениями ¦ ¦ L--------------------T----------------- ———— L - - - - - - - -- ¦ \¦/ ¦ ¦ ----------------------------------------¬ ¦ L---+ Предварительное аудиторское заключение+¬ ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ ----+ Классификация функций управления ¦¦ ¦ ¦ ¦ персоналом ¦¦ ¦ ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ +---+ Определение затрат на осуществление ¦¦ ¦ ¦ ¦ функций ¦¦ \¦/ ¦ L--------------------T-------------------¦ - - - - - - - - -¬ ¦ \¦/ ¦ Аудит функций ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ системы ¦ ¦ ¦ Расчет показателей по функциям системы¦¦ ¦ управления +-+---+ управления персоналом ¦¦ персоналом ¦ L--------------------T-------------------¦ L - - - - - - - -- ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ +---+ Сравнение значений показателей с ¦¦ ¦ ¦ ¦ определенными оптимальными значениями ¦¦ ¦ ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ L---+ Предварительное аудиторское заключение++ ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ ----+ Построение схемы функциональных ¦¦ ¦ ¦ ¦ взаимосвязей ¦¦ ¦ ¦ L--------------------T-------------------¦ \¦/ ¦ \¦/ ¦ - - - - - - - - -¬ ¦ ----------------------------------------¬¦ Аудит +---+ Расчет показателей организационной ¦¦ ¦ организационной¦ ¦ ¦ структуры и функционального ¦¦ ¦ структуры и +-+ ¦ разделения труда ¦¦ функционального ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦разделения труда¦ ¦ \¦/ ¦ L - - - - - - - -- ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ +---+ Сравнение значений показателей с ¦¦ ¦ ¦ ¦ определенными оптимальными значениями ¦¦ ¦ ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ L---+ Предварительное аудиторское заключение++ ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ ----+ Оценка значимости функций методом ¦¦ ¦ ¦ ¦ попарных сравнений ¦¦ ¦ ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ +---+ Определение уровня качества ¦¦ ¦ ¦ ¦ осуществления функций ¦¦ \¦/ ¦ L--------------------T-------------------¦ - - - - - - - - -¬ ¦ \¦/ ¦ Аудит ¦ ----------------------------------------¬¦ ¦ эффективности ¦ ¦ ¦ Расчет показателей эффективности ¦¦ ¦ управления +-+---+ управления персоналом ¦¦ персоналом ¦ L--------------------T-------------------¦ L - - - - - - - -- ¦ \¦/ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ +---+ Сравнение значений показателей с ¦¦ ¦ ¦ определенными оптимальными значениями ¦¦ ¦ L--------------------T-------------------¦ ¦ \¦/ ¦ ¦ ----------------------------------------¬¦ L---+ Предварительное аудиторское заключение++ L----------------------------------------¦ ————————————————————————————————————————————————————————————————|— | — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —¬ | Формирование итогового аудиторского заключения по | | уровням аудита управления персоналом |<————————————L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ———— Рис. 1
Выбранный тип аудита управления персоналом: I. По периодичности проведения - оперативный. II. По полноте охвата изучаемых объектов - полный. III. По методике анализа - комплексный. IV. По уровням проведения - на всех уровнях. V. По способу проведения проверки - внешний, с привлечением сотрудников организации. На следующем этапе осуществляем выбор целевых показателей и их оптимальных значений, необходимых для достижения цели организации. Анализ информации об организации и действующей системе управления персоналом показал, что главная цель системы управления персоналом организации в настоящее время заключается в обеспечении необходимым персоналом с высоким потенциалом и способностью приспосабливаться к быстроизменяющимся условиям, поддержании на высоком уровне квалификации персонала, достижении максимально эффективного результата труда, с учетом факторов динамичного развития организации и изменяющейся стратегии. Наибольшее количество времени занимает реализация функции подбора, отбора и найма персонала из-за нестабильности персонала, связанной с особенностями шинного бизнеса; службой управления персоналом выполняется ряд несвойственных функций, связанных с оперативной деятельностью подразделения розничной торговли; на сезон организация привлекает в качестве дополнительной рабочей силы студентов колледжей без опыта работы, что явно отражается в целом на производительности. Из анализа образовательной структуры видно, что непосредственно производственный персонал имеет среднее профессиональное образование, в 80% - профильное (механик, слесарь по ремонту автомобильной техники), что является необходимым и достаточным для данной сферы деятельности. Что касается среднего менеджмента, то всего лишь 57% имеют высшее образование, выводом может служить недостаточный квалификационный уровень, в сочетании с небольшим стажем может являться проблемой для эффективного функционирования. Но высокий уровень топ-менеджмента компенсирует данный недостаток. Требуется дополнительное повышение квалификации среднего менеджмента по профилю деятельности. Стоимостная оценка функций позволила определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму расходов, связанных с осуществлением конкретной функций управления. В данном случае это функции: анализ рынка труда; подбор, отбор и наем персонала, введение в должность и адаптация; организация подбора и расстановки персонала; организация системы учета и отчетности; социально-психологическая диагностика, организация обучения, переподготовки и повышения квалификации. С учетом недостаточного квалификационного уровня линейных руководителей затраты на разработку программ и планов обучения, на развитие персонала сокращать не требуется, а также высокий уровень затрат на мотивацию и стимулирование можно считать обоснованным с учетом изменяющейся ситуации в организации. Ярко выраженная сезонность отражается на уровне заработных плат, характеризующихся нестабильностью (высокий уровень в сезон, чуть ниже среднего в межсезонье). Данная динамика не очень благоприятно влияет на ситуацию для персонала, но является выгодной для экономики организации в целом. В службе управления персоналом используется недостаточно методов подбора и отбора персонала. Мало внимания уделяется такой важной функции, как адаптация, - об этом говорит довольно высокий уровень коэффициента текучести, постоянное увеличение либо снижение численности. Не разработаны программы адаптации. Выявлен недостаточный бюджет на повышение квалификации руководящих работников, что приводит к недостаточному уровню квалификации. Также, возможно, в силу высокой загрузки (перегрузки) сотрудников службы управления персоналом недостаточно внимания уделяется социально-психологической диагностике. Оценка функциональных взаимосвязей службы управления персоналом с другими функциональными подразделениями позволила выявить дублирующиеся функции и излишние должности, недостаточные коммуникации, существующее пересечение в выполнении функций. Налицо явная перегрузка сотрудников службы управления персоналом, требуется локальное повышение квалификации. На более важные функции выделяется недостаточно средств, и существует перерасход на менее важные функции. Оценка и анализ действующей системы управления персоналом позволяют сформировать итоговое аудиторское заключение (табл. 1).
Таблица 1
Итоговое аудиторское заключение (реферативно)
—————————————————————————————————————————————————————————————————¬ | Реквизитная часть | +————————————————————————————————————————————————————————————————+ |Общая информация об организации и аудиторской команде | +————————————————————————————————————————————————————————————————+ | Вводная часть | +————————————————————————————————————————————————————————————————+ |В ходе аудита персонала была изучена следующая документация и | |отчетность по управлению персоналом и деятельности организации | |за определенный период: финансовая и бухгалтерская отчетность, | |отчетность по управленческому учету, система бюджетирования, | |кадровая документация, положения по оплате труда, положение о | |персонале, инструкции по охране труда и технике безопасности, | |приказы по личному составу, личные дела, штатное расписание, | |отчетность по управлению персоналом в головную компанию, | |регламенты по управлению персоналом, расчеты по оплате труда, | |положения о подразделениях, должностные инструкции. Также были | |проведены интервью с сотрудниками организации на всех уровнях | +————————————————————————————————————————————————————————————————+ | Аналитическая часть | +————————————————————————————————————————————————————————————————+ |Тип аудита персонала: | |По периодичности проведения — оперативный | |По полноте охвата изучаемых объектов — полный | |По методике анализа — комплексный | |По уровням проведения — на всех уровнях | |По способу проведения проверки — внешний, с привлечением | |сотрудников организации. | |Организация находится на стадии роста. Цель организации — занять| |Х% рынка. Существующая система управления персоналом | |подстраивается под постоянно изменяющиеся условия организации, | |используя современные методы управления персоналом. Состояние | |внутреннего контроля оценивается как высокое; аудиторские риски | |— как низкие. Оценка системы управления персоналом производилась| |по функциональным направлениям. Стратегия управления персоналом | |в целом соответствует стратегии развития организации | +————————————————————————————————————————————————————————————————+ | Итоговая часть | +—————————————————————T——————————————————————T———————————————————+ | Для руководителей | Для сотрудников | Для линейных | | организации | службы управления | руководителей | | | персоналом | | +—————————————————————+——————————————————————+———————————————————+ |Стратегия системы |Необходимо повышение |Слабая система | |управления персоналом|квалификации линейных |контроля и | |соответствует |руководителей. |организация | |стратегии |Необходимо |работы персонала. | |организации в целом. |совершенствовать |Необходимо | |Цели и задачи системы|методики подбора и |выработать нормы | |управления персоналом|отбора, разработать |труда с учетом | |сформулированы |программу адаптации и |сезонного характера| |правильно и |развития персонала, |бизнеса. Необходимо| |реализовываются на |разработать систему |производить более | |достойном уровне, |мотивации персонала |четкий расчет | |корректировка |аппарата управления. |потребности в | |не требуется. |Рекомендуется |персонале с учетом | |Сотрудники службы |организация |сезонности и | |управления персоналом|корпоративных |избегать | |правильно понимают |мероприятий и |использования | |поставленные задачи и|тренингов по |временного | |поступательно |командообразованию. |персонала. | |движутся к достижению|Особое внимание |Необходимо участие | |поставленных целей. |следует уделить |в адаптации | |Служба управления |совершенствованию |персонала и его | |персоналом |организационной |профориентации. | |перегружена. Это |структуры и кадровой |Линейным | |связано с выполнением|политики с подробным |руководителям | |не свойственных ей |доведением ее до |необходимо | |функций и |персонала всех |участвовать в | |недостаточным |уровней. Необходимо |подборе персонала | |количеством |снизить затраты на |для | |человеческих |анализ рынка |соответствующего | |ресурсов. Необходимо |труда, использовать |обособленного | |увеличить бюджет на |более современные |подразделения. | |такие функции, как: |методы. Рекомендуется |Следует обратить | |обучение персонала и |не использовать |внимание на | |его развитие; подбор,|сезонных сотрудников, |социально— | |отбор персонала, |так как |психологический | |адаптация персонала; |производительность |климат. Необходимо | |мотивация и |труда снижается на |увеличить контроль | |стимулирование |35 — 40%. Снижение |после обучения. | |персонала. Необходимо|доли заработной платы |Следует разработать| |зафиксировать |в общем объеме |четкие стандарты | |стратегию развития |реализации следует |работы | |организации и |производить за счет |подразделения | |провести |увеличения валовой |розничной торговли | |информационные |выручки, путем более | | |семинары для линейных|эффективных продаж, | | |руководителей, так |для этого необходимо | | |как социально— |повышение | | |психологическое |квалификационного | | |состояние кадрового |уровня сотрудников | | |потенциала весьма |подразделения | | |неустойчиво. |розничной торговли в | | |Наблюдается низкий |области продаж и | | |уровень доверия к |тайм—менеджмента. | | |организации у |Необходимо привлекать | | |персонала |к выработке | | | |стратегических и | | | |оперативных решений | | | |линейных | | | |руководителей. | | | |Требуется увеличение | | | |качества функций, не | | | |увеличивая при этом | | | |затраты. Наибольшее | | | |внимание следует | | | |уделить системе | | | |оценки персонала и | | | |проводить ее | | | |систематически, | | | |желательно каждые | | | |полгода, учитывая | | | |специфику бизнеса | | L—————————————————————+——————————————————————+———————————————————— На основании аудиторского заключения предложены рекомендации по совершенствованию системы управления персоналом организации (табл. 2).
Таблица 2
Рекомендации по совершенствованию системы управления персоналом (реферативно)
————————————————T——————————————T———————————————————T———————————————T——————————T———————————————T———————————T—————————————¬ | Конкретная |Характеристика| Цель проведения | Кем | Сроки | Способы |Планируемые|Экономический| | рекомендация | рекомендаций | | проводится |проведения| проведения, | затраты | эффект | | | | | | | рабочая | (в год) | (в год) | | | | | | | документация | | | +———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+—————————————+ |Разработка |Срочное важное|Совершенствование |Менеджер по | X |Программные | X | X | |компьютерных | |методов отбора |персоналу, | |продукты, | | | |тестов для | | |программист | |литература по | | | |отбора | | | | |современным | | | |персонала | | | | |методикам и | | | | | | | | |тестам | | | | | | | | | | | | +———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+—————————————+ |Кадровое |Несрочное |Планирование |Директор по | X |Рабочая группа | X | X | |планирование |важное |персонала в нужном |персоналу | | | | | |при участии | |количестве и | | | | | | |линейных | |качестве | | | | | | |руководителей | | | | | | | | +———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+—————————————+ |Подбор |Срочное важное|Осуществление |Директор по | X |Тренинги и | X | X | |персонала | |качественного |персоналу, | |рабочие группы | | | |линейными | |подбора, снижение |территориальные| | | | | |руководителями | |текучести персонала|руководители | | | | | | | | |розничной сети | | | | | +———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+—————————————+ |Использование |Несрочное |Усиление функции |Директор по | X |Посредством | X | X | |тренинговых |важное |развития персонала |персоналу | |внешних | | | |компаний для | | | | |консультантов | | | |осуществления | | | | | | | | |развития | | | | | | | | |персонала | | | | | | | | +———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+—————————————+ |Приобретение |Срочное важное|Правильный подбор и|Менеджер по | X |Взаимодействие | X | X | |пакета тестов | |расстановка, |персоналу | |с | | | |для социально— | |улучшение | | |консалтинговыми| | | |психологической| |социально— | | |центрами | | | |диагностики | |психологического | | | | | | | | |климата, грамотное | | | | | | | | |командообразование,| | | | | | | | |применение оценки | | | | | | | | |для формирования | | | | | | | | |резерва кадров | | | | | | +———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+—————————————+ |Создание |Срочное важное|Совершенствование |Руководящий | X |Создание | X | X | |стандартов | |управления |состав | |рабочих групп | | | |работы | |розничной сетью |организации | | | | | |розничной сети | | | | | | | | +———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+—————————————+ |Повышение |Несрочное |Совершенствование |Директор по | X |ГК МИМ | X | X | |квалификации |важное |выполнения функций |персоналу | | | | | |службы | |по управлению | | | | | | |управления | |персоналом | | | | | | |персоналом | | | | | | | | +———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+—————————————+ |Создание |Менее срочное |Повышение |Директор по | X |Тренинг— | X | X | |корпоративного |важное |профессионально— |персоналу | |менеджер | | | |учебного центра| |квалификационного | | | | | | | | |уровня персонала | | | | | | L———————————————+——————————————+———————————————————+———————————————+——————————+———————————————+———————————+——————————————Также важно уделить внимание внедрению мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом. Для грамотного внедрения изменений предлагается алгоритм, представленный на рис. 2. Алгоритм внедрения проекта совершенствования системы управления персоналом - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 1 Определение целей внедрения проекта по совершенствованию ¦ системы управления персоналом ¦ L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— ¦ \¦/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 2 Формирование рабочей группы, назначение руководителя ¦ группы ¦ L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— ¦ \¦/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 3 Составление плана-графика внедрения проекта ¦ по совершенствованию системы управления персоналом ¦ L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— ¦ \¦/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 4 Материально-техническая подготовка L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— ¦ \¦/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 5 Профессиональная подготовка участников проекта L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— ¦ \¦/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 6 Социально-психологическая подготовка участников проекта L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— ¦ \¦/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 7 Разработка системы стимулирования внедрения проекта L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— ¦ \¦/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 8 Издание приказа о внедрении проекта совершенствования ¦ системы управления персоналом ¦ L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— ¦ \¦/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ Шаг 9 Процесс контроля L - - - - - - - - - - - - - - T - - - - - - - - - - - - - ———— Рис. 2 Во всем мире розничная торговля - это серьезный бизнес со схожими проблемами. Особенно схожесть этих проблем проявляется в работе с персоналом розничной торговли и часто проявляется в некачественном обслуживании покупателей, плохом сервисе, слабой исполнительской дисциплине, низкой мотивации, недостаточной компетенции, нечестности, несовпадении целей сотрудников и целей организации и т.д. Осложняется это все тем, что существуют отдаленные объекты розничной сети, слабо контролируемые линейными руководителями. В своей совокупности они отражают реальную опасность кризиса в любом, даже самом успешном управлении. В розничной торговле любые изменения могут сразу повлечь за собой серьезные последствия, так как персонал розничной торговли наиболее восприимчив к такого рода событиям из-за отдаленности торговых центров от центрального аппарата управления и постоянного дефицита информации. В розничной торговле любой сбой в работе персонала приводит к значительным потерям, так как продавцы имеют прямой контакт с покупателем. Использование аудита управления персоналом поможет избежать любых сбоев в системе управления персоналом и сделать ваш бизнес успешным и стабильным. А.Селина Директор по персоналу и кадровой политике ООО "Русшина-Запчасти" Т.Романцова Преподаватель МГУПриродообустройства Подписано в печать 25.04.2007 ————
(C) Buhi.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних. |