"Практическая бухгалтерия", 2007, N 5

БЕРЕГИТЕ "ПЕРВИЧКУ"

Шкафов не хватает, горы папок растут, найти нужную бумажку становится все труднее... Знакомая ситуация? Не отчаивайтесь, даже если некоторые первичные документы будут утеряны, это не так страшно, как может показаться.

Хранить документы - это обязанность налогоплательщика. Она предусмотрена пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса. В соответствии с ним срок хранения первички и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. Это вполне обоснованно, ведь "глубина" выездной налоговой проверки составляет 3 года. В свою очередь, Федеральный закон N 129-ФЗ заставляет обеспечивать сохранность документации не менее 5 лет (ст. 17). Это положение также касается первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Внимание! Не секрет, что кассовые чеки имеют свойство выцветать. Минфин и налоговики разрешают в таких случаях подтверждать расходы по таким документам ксерокопиями, заверенными в установленном порядке (Письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/209, УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. N 20-12/56636@). То есть печатью, подписью уполномоченного должностного лица организации и ее расшифровкой.

Напомним, что существует положение в Налоговом кодексе, которое заставит вас хранить старые отчеты не менее 10 лет. Оно касается переноса убытков на будущее (п. п. 2, 4 ст. 283 НК РФ).

Рассмотрим на конкретном примере. Компания имела убытки в 1999 г. Она распределила их на четыре года, то есть по 2003 г. включительно. Соответственно, срок хранения документов закончится только в 2007 г.

В других случаях, когда контролеры требуют от организации предъявить документы, давность которых выходит за пределы четырехлетнего срока, оно незаконно. Кроме того, налогоплательщики вправе запросить у инспектора копии актов проверок, решения, требования и уведомления, и последний обязан их выдать. Это подтверждает Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 ноября 2006 г. по делу N Ф04-7165/2006(27914-А45-35).

Что делать с "потеряшками"?

При утрате документов вы можете написать письмо в налоговый орган. В нем необходимо указать, какие именно бумаги не сохранились и почему (хищение, потеря, порча вследствие пожара, затопления и др.). Проявив такую осмотрительность, вы застрахуете себя от возможных претензий контролеров при проверке. В случае доначисления налогов инспекции придется здорово постараться, чтобы обосновать такой шаг. Кроме того, если спор дойдет до судебного разбирательства, ваше письмо может сыграть решающее значение при вынесении решения в пользу компании. Так случилось в деле, рассмотренном ФАС Московского округа (Постановление от 30 января 2007 г., от 2 февраля 2007 г. по делу N КА-А40/13756-06). Как указали судьи, нельзя наказать фирму по ст. 126 Налогового кодекса за непредставление сведений инспекторам, так как данная норма позволяет привлечь компанию только "за виновное непредставление документов, а не за нарушение порядка их хранения".

Напомним, что сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). Согласно ему кадровую документацию необходимо сохранять в течение 75 лет. К ним относятся приказы и распоряжения по личному составу, штатные расписания, личные дела, трудовые договоры и т.п.

Н.Панкратова

Налоговый консультант

Подписано в печать

25.04.2007

————