"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 17

НАПРАВЛЯЕМ СОТРУДНИКА В КОМАНДИРОВКУ

Рассмотрим особенности расчета и оформления командировочных расходов с учетом изменений ТК РФ (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ), вступивших в силу с 6 октября 2006 г. Под служебной командировкой согласно ст. 166 ТК РФ понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Очень важно различать командировки и служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ разъездной характер работы не признается служебной командировкой, если соответствующие условия зафиксированы в должностной инструкции либо трудовом договоре. Кроме того, поездка работника, с которым организация заключила договор гражданско-правового характера, вызванная служебной необходимостью, не может быть квалифицирована как командировка.

Порядок направления сотрудников в командировку регулируется Инструкцией о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 (далее - Инструкция).

Согласно Инструкции срок командировки определяется руководителями организаций, однако не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Направление работника в другую местность на срок более 40 дней считается временным переводом работника в другую местность с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств.

В командировку не могут быть направлены:

работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

работники в возрасте до 18 лет, за исключением отдельных случаев, установленных законодательством (ст. 268 ТК РФ).

Только с письменного согласия могут быть направлены в командировку женщины, имеющие детей до трех лет, работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, работники, ухаживающие за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ), а также отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны и попечители несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Оформление документов

Основные первичные документы по учету командировочных расходов предусмотрены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения должен оформить и подписать служебное задание - первую часть формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". После возвращения из командировки составляется краткий отчет о выполненной работе. Затем эти сведения вносятся опять же в форму N Т-10а, после чего ее передают в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

На основании служебного задания сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии) издает приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9, утвержденной Постановлением N 1. В ней указывают фамилию, имя, отчество и должность командируемого сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает. Форму N Т-9 применяют в случае, если в командировку едет один работник. На несколько человек нужно составлять приказ (распоряжение) по форме N Т-9а (она также утверждена Постановлением N 1). В любом случае эти формы (приказы) подписывает руководитель организации или его уполномоченное лицо. Каждый сотрудник подтверждает факт ознакомления с приказом своей подписью.

На основании утвержденного приказа (распоряжения) в кадровой службе (или бухгалтерии) выписывают командировочное удостоверение по форме N Т-10. Первую запись о выбытии командированного с места работы делает сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии), выписывая командировочное удостоверение. Далее записи вносятся в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись - о прибытии на постоянное место работы - опять же ставит работник кадровой службы (бухгалтерии) организации.

Гарантии работнику, находящемуся в командировке

На работников организации, находящихся в служебной командировке, продолжают распространяться права и гарантии, установленные трудовым и коллективным договором. Однако помимо этого для командированного сотрудника законодательством предусмотрен и ряд дополнительных гарантий.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Пунктом 9 Инструкции установлено, что средний заработок сохраняется за работником во время нахождения его в командировке за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Кроме того, средний заработок также сохраняется за работником на время нахождения в пути.

При направлении в командировку лица, работающего по совместительству (внешнее совместительство), средний заработок сохраняется за ним в той организации, которая его командировала. В этом случае в другой организации совместителем должен быть взят отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними. При внутреннем штатном совместительстве направление работника-совместителя в командировку производится одним и тем же работодателем, следовательно, средний заработок должен сохраняться по всем занимаемым им должностям.

Работник может работать в период направления его в командировку в выходные дни (по собственной инициативе с учетом режима работы и отдыха организации, в которую он командирован, по согласованию с руководством этой организации). Однако такая работа не подлежит оплате. Кроме того, работнику не предоставляются другие дни отдыха взамен дней отдыха, не использованных работником во время командировки. Если к работе в выходные и нерабочие праздничные дни сотрудник привлекался по распоряжению работодателя (оформленному в письменном виде), ему компенсируется работа в эти дни. В соответствии с ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни оплачивается в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха, тогда работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере. Не может быть заменен денежной компенсацией день выезда работника в командировку в случаях, когда по распоряжению администрации он выезжает в выходной день. По возвращении из командировки ему предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Если во время нахождения в командировке сотрудник заболел, что подтверждено больничным листом, то дни болезни исключаются из срока командировки, а за этот период выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (Инструкция). Но из этого правила есть исключение, если сотрудник болел и находился на стационарном лечении, то за дни болезни выплачиваются суточные и компенсация за наем жилого помещения, но срок болезни при этом не должен превышать двух месяцев (п. 16 Инструкции).

Инструкцией предусмотрены гарантии для сотрудника в случае возникновения непредвиденных обстоятельств во время нахождения в командировке, например вынужденной остановки из-за задержки транспорта. Если сотрудник подтвердит документально вынужденную остановку не по своей вине, то организация должна будет компенсировать ему подтвержденные расходы по найму жилого помещения и выплатить суточные за все время вынужденной остановки.

Расчеты с работником

Организация при направлении сотрудника в командировку выдает ему аванс. Размер аванса зависит от продолжительности командировки, места назначения, других возможных дополнительных затрат. После возвращения из командировки в течение трех дней сотрудник должен отчитаться по израсходованным суммам, а именно представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. К авансовому отчету он должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы.

Аванс может выдаваться как наличными денежными средствами, так и с использованием платежных карт.

Перечень расходов, подлежащих возмещению сотруднику, прибывшему из командировки, предусмотрен ст. 168 ТК РФ, это расходы:

по проезду;

по найму жилого помещения;

суточные.

Эти расходы в обязательном порядке должны быть компенсированы работодателем и в размере, не ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

В соответствии с п. 12 Инструкции командированному работнику возмещаются следующие расходы по проезду к месту командировки и обратно:

стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

оплата услуг по предварительной продаже проездных документов;

расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Несмотря на то что из списка возмещаемых затрат оплата проезда в такси (например, от аэропорта до места назначения) исключена, эта выплата может быть признана компенсационной и не облагаться налогами. Для этого необходимы подтверждающие проезд в такси документы (Письмо Минфина России от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15), к числу которых относится кассовый чек.

Работник может быть отправлен в командировку на транспорте работодателя. В этом случае основными его расходами по проезду будут затраты на приобретение ГСМ. Порядок их возмещения предприятие вправе установить самостоятельно, но не более размера фактических затрат. Такие расходы подтверждаются чеками АЗС и путевыми листами (Письмо Минфина России от 15.07.2005 N 03-03-04/1/117).

Расходы по проживанию

В общем случае при направлении в командировку расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику после его выезда в пункт назначения и до дня возвращения. Также возмещаются расходы по проживанию за время вынужденной остановки в пути при наличии подтверждающих документов (п. 11 Инструкции). Документами, подтверждающими расходы по проживанию на территории Российской Федерации, являются счет гостиницы и кассовые чеки. Если гостиница выдает счет по форме N 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, кассовый чек для подтверждения факта оплаты расходов не обязателен (Письмо МНС России от 23.04.2004 N 02-5-10/29). Нередко гостиницы выдают счет неустановленной формы и счет-фактуру. Данные документы не подтверждают расходы командировочного лица: выставленный счет является распоряжением на оплату, а по счету-фактуре возмещается "входной" НДС и он не относится к числу первичных документов (Письмо Минфина России от 12.07.2005 N 03-04-11/154). Когда гостиница выдает счет по неустановленной форме, необходим кассовый чек, подтверждающий факт оплаты (Письмо Минфина России от 25.03.2004 N 16-00-24/9).

Суточные

Если командированный не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, организация обязана выплачивать суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. При этом следует помнить, что днем отъезда считается день отправления поезда, самолета и т.д., а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Порядок и размер возмещения суточных определяются работодателем самостоятельно и прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

При командировках в местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (п. 15 Инструкции).

Любые иные расходы, произведенные сотрудником за время командировки с согласия работодателя, также подлежат возмещению (ст. 168 ТК РФ).

О.Холоднова

Консультант

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

Компания IBS

Подписано в печать

25.04.2007

————