"Новая бухгалтерия", 2007, N 5

ПЕРСОНАЛ "ЧУЖОЙ" - РАСХОДЫ ВАШИ

Организации стали чаще пользоваться услугами сторонних организаций по предоставлению персонала. Но, заключая такой договор, нужно учитывать, что при списании на расходы материалов могут возникнуть проблемы. Ведь используют их "чужие" работники.

Что такое предоставление персонала

Сравнительно недавно в России организации стали заключать договоры на предоставление персонала.

По такому договору работники находятся в трудовых отношениях с организацией, предоставляющей персонал, а организация-клиент, получающая персонал, предоставляет им рабочие места и уплачивает определенную договором сумму за услуги.

В международной практике такие взаимоотношения носят название "аутсорсинг" (от английского outsourcing - внешние ресурсы).

Когда говорят об аутсорсинге, то обычно подразумевают передачу непрофильных активов или процессов организации в управление внешним подрядчикам.

Примечание. Под аутсорсингом понимают передачу непрофильных активов или процессов организации в управление внешним подрядчикам.

Но в российском законодательстве понятие "аутсорсинг" отсутствует. В этом случае договор аутсорсинга будет заключаться в рамках договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Можно воспользоваться и ст. 421 ГК РФ, по которой граждане и юридические лица могут заключать как предусмотренный, так и не предусмотренный законодательством договор, а также договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законодательством (смешанный договор).

Тема аутсорсинга довольно обширная. В этой статье мы рассмотрим только некоторые проблемы, связанные с использованием материальных ресурсов, которые возникают, когда организация прибегает к услугам привлеченного персонала.

Аутсорсинг персонала иногда называют еще арендой персонала. Причин, по которым организации обращаются к такой форме договора, несколько. Например, при сезонных работах, когда персонал нужен то в большем количестве, то в меньшем.

В договоре необходимо предусмотреть квалификационные требования к персоналу, сроки его предоставления и замены, взаимные штрафные санкции на случай досрочного расторжения и, конечно, ответственность компании-исполнителя за работу предоставленных ею специалистов.

Нужно еще учитывать, что договор аутсорсинга персонала - это не договор подряда. По нему фирме-клиенту предоставляется некоторое количество специалистов, которых, как и собственных сотрудников, придется вводить в курс дела и контролировать. Причем в штат фирмы-клиента эти работники не зачисляются.

Рассмотрим такую ситуацию.

Ситуация. ООО "Аксепт" имеет в собственности автомобиль, но не хочет принимать в свой штат водителя. Ведь это связано с определенными хлопотами, например с проведением ежедневных предрейсовых медицинских осмотров водителя.

ООО "Аксепт" заключает договор предоставления персонала (водителя) с ЗАО "Транс-сервис". Водитель Иванов И.С. зачислен в штат ЗАО и там получает зарплату.

Возникает вопрос: как правильно оформлять расходы на ГСМ и приобретение запчастей при эксплуатации автомобиля через "чужого" работника?

Как оформить расходы

Договор о предоставлении персонала (договор аутсорсинга) можно рассматривать как привлечение для управления автопарком организации сторонней компании, т.е. как передачу функций по содержанию и обслуживанию автопарка сторонней организации, для которой, как правило, этот вид деятельности является основным. В результате организация-клиент получает возможность повысить эффективность своего основного вида деятельности.

Фирма-аутсорсер может предложить полный спектр услуг по обслуживанию автомобилей организации-клиента, а именно постановку автомобилей на учет, получение справок в ГИБДД при дорожных происшествиях, стоянку или гараж, проведение государственного техосмотра и т.д.

Отметим, что ООО "Аксепт", заключая договор предоставления персонала, должно включить в него все существенные условия его выполнения, в том числе обеспечение автомобиля ГСМ и запчастями (за чей счет, кто предоставляет и на основании каких документов, в какие сроки оплачиваются или компенсируются расходы).

Но нужно иметь в виду, что под отчет наличные деньги на приобретение ГСМ водителю выдавать нельзя, поручать ему купить запчасти для ООО "Аксепт" тоже нельзя, поскольку он не является ее сотрудником и, следовательно, с ним нельзя заключить договор о материальной ответственности.

Рассмотрим несколько вариантов.

- ГСМ и запчасти приобретает ООО "Аксепт".

В этом случае оно должно обеспечить водителя всеми необходимыми материальными ресурсами.

Однако организация вправе выдавать деньги под отчет на приобретение ГСМ только своему работнику (с которым заключен трудовой договор). Такой вывод можно сделать из п. п. 15 и 16 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18. Поэтому выдавать наличные деньги из кассы водителю, который числится в штате ЗАО "Транс-сервис", нельзя.

Примечание. Порядок ведения кассовых операций разрешает выдавать наличные деньги под отчет только штатным работникам организации.

Но выход из этой ситуации есть. ООО "Аксепт" может поручить приобретение ГСМ и запчастей своему штатному работнику и выдавать деньги под отчет ему. В этом случае делается обычная бухгалтерская проводка:

Дебет 71 - Кредит 50

- выданы денежные средства под отчет.

В этом случае все кассовые и первичные документы будут оформлены правильно с соблюдением Порядка ведения кассовых операций.

Очевидно, что для ООО "Аксепт" это неудобно, так как в этом случае его работник должен будет сопровождать водителя при покупке запчастей и заправке автомобиля на АЗС.

Конечно, к этой проблеме можно подойти формально. ООО "Аксепт" оформляет выдачу денег под отчет своему сотруднику, а реально приобретать ГСМ и запчасти будет водитель, который в ней не числится. Но это - тоже нарушение, так как передача подотчетных денег третьему лицу Порядком ведения кассовых операций не предусмотрена.

- Можно поручить приобретение ГСМ и запчастей ЗАО "Транс-сервис", но за счет ООО "Аксепт".

ООО "Аксепт" должно поручить ЗАО "Транс-сервис" закупать для ООО "Аксепт" ГСМ и запчасти. Для этого можно заключить отдельный договор или предусмотреть такие положения в договоре на предоставление персонала.

Тогда в начале месяца ООО "Аксепт" будет перечислять ЗАО "Транс-сервис" аванс в счет предстоящих поставок ГСМ и запчастей. Это отражается проводкой по дебету счета 60 (или 76) в корреспонденции с кредитом счета 51 (или 50).

Лучше всего это делать в безналичном порядке перечислением суммы аванса на счет компании "Транс-сервис". Получив аванс, ЗАО "Транс-сервис" может выдать наличные деньги под отчет водителю, который числится у нее в штате.

Сумму аванса можно передать ЗАО "Транс-сервис" и в наличной форме. Тогда водитель должен предъявить доверенность на получение денег (по формам N N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а), выданную ЗАО "Транс-сервис". В счет этого аванса ЗАО "Транс-сервис" будет также выдавать водителю деньги под отчет на закупку ГСМ, а затем он отчитается о произведенных им расходах (по авансовому отчету).

В конце месяца ЗАО "Транс-сервис" должно представить ООО "Аксепт" отчет о произведенных закупках ГСМ и копии первичных документов.

Как видим, основные "проблемные" расходы - это приобретение ГСМ. А вот с приобретением запчастей, на наш взгляд, проблем быть не должно. Их по заявке водителя вполне может приобрести, например, сотрудник ООО "Аксепт", который занимается снабжением. Или автомобиль можно отремонтировать в автосервисе.

- Есть еще вариант: безналичная оплата ГСМ по договору с топливной компанией.

Для этого ООО "Аксепт" заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их адресов).

После уплаты аванса топливной компании работник ООО "Аксепт" получает талоны, которые приходуются на счете 10 "Материалы". В рабочем плане счетов целесообразно к счету 10 "Материалы", субсчету 3 "Топливо" предусмотреть необходимое количество субсчетов второго порядка. Например: 10/3-1 "Талоны на бензин", 10/3-2 "Талоны на бензин, выданные под отчет", 10/3-3 "Бензин в баках автомобилей" <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Подробно об учете ГСМ по талонам читайте в статье И. Чвыкова "Деньги - талон - бензин" в журнале "Новая бухгалтерия", N 6 (12), 2003.

* * *

По нашему мнению, из всех вышеописанных вариантов использование талонов на ГСМ предпочтительнее, так как талоны, в отличие от денег, можно использовать только по целевому назначению (заправлять автомобиль на АЗС). В конце месяца поставщик ГСМ должен представить ООО "Аксепт" отчет о фактическом отпуске ГСМ по талонам.

Для учета талонов приказом руководителя ООО "Аксепт" назначается материально ответственное лицо, которое регистрирует движение талонов (приход и расход) в Книге учета талонов на нефтепродукты.

Форма такой книги рекомендуется различными министерствами и ведомствами. Например, ее можно взять из Методических рекомендаций по учету материально-производственных запасов в хлебоприемных и зерноперерабатывающих организациях (Приказ Минсельхоза России от 20.01.2005 N 5). Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист книги заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица. Отрывной лист сдается в бухгалтерию предприятия с приложенными к нему приходными и расходными документами.

Приведем пример заполнения Книги учета талонов на нефтепродукты.

Книга учета талонов на нефтепродукты на 2007 год

     
   ————T————T—————————————T—————————————T———————————————————————————¬
   | N |Дата|   От кого   |  Количество |   В том числе номиналом   |
   |п/п|    |  получено / |   талонов,  |                           |
   |   |    | кому выдано |    всего    |                           |
   |   |    |             +——————T——————+—————————————T—————————————+
   |   |    |             |приход|расход|  10 литров  |  20 литров  |
   |   |    |             |      |      +——————T——————+——————T——————+
   |   |    |             |      |      |приход|расход|приход|расход|
   +———+————+—————————————+——————+——————+——————+——————+——————+——————+
   |   |    |             |      |      |      |      |      |      |
   +———+————+—————————————+——————+——————+——————+——————+——————+——————+
   |   |    |             |      |      |      |      |      |      |
   |   |    |             |      |      |      |      |      |      |
   +———+————+—————————————+——————+——————+——————+——————+——————+——————+
   |   |    |             |      |      |      |      |      |      |
   |   |    |             |      |      |      |      |      |      |
   +———+————+—————————————+——————+——————+——————+——————+——————+——————+
   |   |    |             |      |      |      |      |      |      |
   +———+————+—————————————+——————+——————+——————+——————+——————+——————+
   |   |    |             |      |      |      |      |      |      |
   L———+————+—————————————+——————+——————+——————+——————+——————+———————
   

Талоны выдаются водителю по специальной ведомости, которую заполняют так:

Ведомость выдачи талонов на нефтепродукты

     
   ————T——————T——————————T————————T————————T——————————T———————————————T————————T————————T————————¬
   | N | Дата |Количество| Номинал|  Всего |   Марка  |Государственный|    N   | Ф.И.О. | Подпись|
   |п/п|выдачи|  талонов |талонов,| выдано |автомобиля|     номер     |путевого|водителя|водителя|
   |   |      |          |    л   |бензина,|          |               |  листа |        |        |
   |   |      |          |        |    л   |          |               |        |        |        |
   |   |      |          |        |        |          |               |        |        |        |
   +———+——————+——————————+————————+————————+——————————+———————————————+————————+————————+————————+
   | 1 |   2  |     3    |    4   |    5   |     6    |       7       |    8   |   9    |   10   |
   +———+——————+——————————+————————+————————+——————————+———————————————+————————+————————+————————+
   |   |      |          |        |        |          |               |        |        |Иванов  |
   |   |      |          |        |        |          |               |        |        |        |
   +———+——————+——————————+————————+————————+——————————+———————————————+————————+————————+————————+
   |   |      |          |        |        |          |               |        |        |Иванов  |
   |   |      |          |        |        |          |               |        |        |        |
   +———+——————+——————————+————————+————————+——————————+———————————————+————————+————————+————————+
   |   |      |          |        |        |          |               |        |        |        |
   L———+——————+——————————+————————+————————+——————————+———————————————+————————+————————+—————————
   

Водители, заправляя автомобиль, расплачиваются талонами за полученное топливо и получают чеки ККТ, которые подтверждают факт оплаты топлива. В путевых листах в разделе "Движение горючего" водитель указывает количество фактически заправленного бензина в литрах.

В конце месяца после получения акта от топливной компании на фактически полученное на АЗС топливо в бухгалтерском учете делаются соответствующие проводки:

Дебет 10/3-2 - Кредит 10/3-1

- выданы водителю под отчет талоны на бензин;

Дебет 10/3-3 - Кредит 10/3-2

- на основании отчета отражена фактическая заправка автомобиля.

Но необходимо учитывать, что для списания ГСМ на расходы недостаточно выдать талоны водителю. Надо подтвердить и фактический расход топлива. Для этого необходим путевой лист, в котором указан фактический пробег автомобиля. Формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> О формах путевых листов для организаций, не специализирующихся на оказании автотранспортных услуг, читайте в статье Е. Капковой "Минфин смягчает требования к путевым листам" в журнале "Новая бухгалтерия", N 4, 2006. Количество фактически израсходованного бензина определяется как произведение нормы расхода топлива на пробег автомобиля. В бухгалтерском учете списание топлива в расходы оформляется проводкой: Дебет 20 (26, 44) - Кредит 10/3-3 - списано фактически израсходованное количество бензина. * * * В Налоговом кодексе РФ нет указания на то, что при налогообложении прибыли расходы на ГСМ учитываются по каким-либо утвержденным нормам. Подпункт 11 п. 1 ст. 264 НК РФ говорит о том, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Однако Минфин России в Письме от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223 неожиданно высказал позицию, что несмотря на это при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля нужно учитывать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003 (Р3 112194-0366-03). Е.Капкова АКДИ "Экономика и жизнь" Подписано в печать 24.04.2007 ————