"Бюджетный учет", 2007, N 5

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ЛИЧНОЕ ИМУЩЕСТВО СОТРУДНИКА

Если сотрудник с согласия (ведома) администрации использует свое личное имущество в производственных целях, ему положена компенсация. Так гласит ст. 188 Трудового кодекса. На первый взгляд все просто: надо оплатить расходы по статье 212, начислить налоги... Однако на практике проблемы все-таки возникают. Как правило, сотрудники используют личные транспортные средства, сотовые телефоны. Об этом мы и поговорим.

Личное авто

Компенсация за использование личного автомобиля может выплачиваться только в том случае, если в соответствии с должностными обязанностями работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами (п. 1 Письма Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (далее - Письмо N 57), п. 2 Приказа Минфина России от 4 февраля 2000 г. N 16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (далее - Приказ N 16н)). Возмещение выплачивают один раз в месяц независимо от количества календарных дней (п. 5 Письма N 57). За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, на больничном, а также в других случаях, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсацию не выплачивают (п. 6 Письма N 57). В такой ситуации не помешает составить акт (см. рис. 1) и отразить в нем количество дней фактического использования имущества.

Акт N 5454/8

от 30 апреля 2007 г.

о выплате компенсации за использование в интересах

работодателя личного транспортного средства

работника

Егоров Е.В. (далее - Работник) и учреждение в лице __________, действующего на основании ________________ (далее - Работодатель), подписали настоящий акт о нижеследующем:

1. В соответствии с Соглашением об использовании личного имущества работника Работник при выполнении трудовой функции использует принадлежащий ему на праве собственности автомобиль ВАЗ-2121.

2. В апреле 2007 г. работником при выполнении им трудовой функции имущество, указанное в п. 1 настоящего акта, использовалось 15 рабочих дней.

3. Компенсация составляет ____________ рублей.

4. Компенсация должна быть выплачена не позднее 5 дней с момента подписания настоящего акта.

5. Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Рисунок 1

Если сотрудник использует авто каждый рабочий день, то документом, подтверждающим количество дней фактического использования имущества, является табель учета рабочего времени.

Возмещение выплачивается на основании приказа руководителя учреждения. В нем предусматривают размер компенсации. Документ составляют в произвольной форме. К примеру, так (рис. 2).

Приказ N 1010/2

от 2 апреля 2007 г.

Приказываю:

Ежемесячно в последний рабочий день месяца выплачивать Егорову Е.В. компенсацию в размере ________________ рублей за использование его личного транспорта в служебных целях.

Основание: приказ об обоснованности расходов, размерах и порядке выплаты; паспорт технического средства; договор купли-продажи автомобиля, акт приемки-передачи; путевые листы, чеки на приобретение ГСМ.

Рисунок 2

Примечание. Подробнее

В сумму компенсации, установленной законодательством, включены суммы износа, расходы на ГСМ, техническое обслуживание, текущий ремонт. Поэтому такие траты не могут возмещаться дополнительно сверх компенсации (п. 3 Письма N 57, Письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. N 03-03-01-02/140).

Размер возмещения

Бюджетная деятельность

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования автомобиля для служебных поездок (п. 3 Письма N 57). Однако следует иметь в виду, что по бюджетной деятельности сумма возмещения не может быть больше законодательно установленных норм. Для бюджетников она определена Письмом N 57, которое, в свою очередь, ссылается на Постановление Правительства РФ от 20 июня 1992 г. N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных целей" (далее - Постановление N 414) с изменениями, внесенными Приказом N 16н (Письма Минфина России от 14 августа 2003 г. N 04-04-06/158, от 14 марта 2003 г. N 04-04-06/42, МНС России от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта").

Внебюджетная деятельность

Если компенсация выплачивается за счет предпринимательской деятельности, ее размер может быть установлен локальным нормативным актом. К примеру, соглашением о порядке и размере возмещения за использование личного имущества работника. Его можно оформить либо в виде письменного соглашения, либо как часть трудового договора. В документе должны быть отражены:

- вид используемого имущества и его характеристики (технические и регистрационные данные);

- документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);

- порядок использования имущества;

- размер компенсации за использование (в твердой сумме либо порядок ее определения);

- порядок возмещения расходов, связанных с использованием (виды возмещаемых расходов, порядок подтверждения произведенных расходов);

- срок использования имущества.

Однако для целей налогообложения прибыли, НДФЛ, ЕСН указанные суммы будут признаны только в пределах норм, установленных законодательными актами (Письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. N 03-03-02/275). Вот здесь и начинается все самое интересное. С одной стороны, учреждения являются бюджетными, а с другой - они платят налог на прибыль. Так каким же нормативным актом следует руководствоваться: для бюджетных или коммерческих организаций? К сожалению, в нормативных актах по данному поводу ничего не сказано. А в доме служителей Фемиды придерживаются следующей позиции. Доводы чиновников о том, что Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 (далее - Постановление N 92) предназначено для исчисления налога на прибыль (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а бюджетные организации его не уплачивают, является несостоятельным. Судьи указали на то, что в п. 2 Приказа N 16н указано на применение п. п. 1 - 6, 8, 9 Письма N 57 и не указано на применение п. 7 этого Письма. В то время как именно в нем сказано, что работникам бюджетных организаций компенсации выплачивают по нормам, установленным Постановлением N 414 (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 17 октября 2005 г. по делу N А40-37025/05-126-294, Постановления ФАС Московского округа от 14 июня 2006 г. по делу N КА-А40/5051-06, Девятого арбитражного апелляционного суда от 28 февраля 2006 г. по делу N 09АП-14406/05-АК). В итоге служители Фемиды пришли к выводу, что в целях применения пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса размер компенсаций нужно исчислять в соответствии с Постановлением N 92.

Примечание. Авторитетное мнение

Размер возмещения по внебюджетной деятельности

Е.В. Володина, заместитель начальника управления бюджетного учета и отчетности Федерального казначейства

Что касается предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, бюджетные учреждения вправе определять размер возмещения за личный автомобиль сотрудника исходя из норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. Дело в том, что данный нормативный акт применяется в целях исчисления налога на прибыль. А ведя предпринимательскую деятельность, учреждение является плательщиком этого налога.

Внимание! Суммы компенсаций в пределах установленных законодательством норм не подлежат обложению ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) и НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В рамках предпринимательской деятельности, в связи с тем что учреждение вправе выплачивать компенсации сверх установленных норм, возникает вопрос: нужно ли облагать налогами такие суммы? Ответ таков. Компенсация, превышающая норматив, не снижает налогооблагаемую базу. Значит, и ЕСН начислять не следует (п. 38 ст. 270 НК РФ, п. 3 ст. 236 НК РФ).

Если же учреждение не формирует базу по налогу на прибыль, на компенсацию сверх установленных нормативов начисляют ЕСН (Письмо УМНС по г. Москве от 30 марта 2004 г. N 28-11/21557, Письмо Минфина России от 29 декабря 2006 г. N 03-05-02-04/192).

Внимание! Размер компенсации за использование иномарки устанавливается в зависимости от того, к какому классу российского автомобиля по техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль (п. 2 Письма N 57).

Предельные нормы компенсации за использование личных

легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок

Таблица 1

     
   ————————————————————————————————T————————————————————————————————¬
   |   По бюджетной деятельности   |  По внебюджетной деятельности  |
   |    (согласно Приказу N 16н)   |  (согласно Постановлению N 92) |
   +————————————————T——————————————+—————————————————T——————————————+
   |     Марка      |  Предельные  | Марка автомобиля|  Предельные  |
   |   автомобиля   |     нормы    |                 |     нормы    |
   |                | компенсации в|                 | компенсации в|
   |                |месяц (рублей)|                 |месяц (рублей)|
   +————————————————+——————————————+—————————————————+——————————————+
   |ЗАЗ             |      116     |Легковые         |     1200     |
   |                |              |автомобили       |              |
   |                |              |с рабочим объемом|              |
   |                |              |двигателя до 2000|              |
   |                |              |куб. см          |              |
   |                |              |включительно     |              |
   +————————————————+——————————————+—————————————————+——————————————+
   |ВАЗ (кроме      |      148     |Легковые         |     1500     |
   |ВАЗ—2121)       |              |автомобили       |              |
   |                |              |с рабочим объемом|              |
   |                |              |двигателя свыше  |              |
   |                |              |2000 куб. см     |              |
   +————————————————+——————————————+—————————————————+——————————————+
   |АЗЛК, ИЖ        |      173     |        —        |       —      |
   +————————————————+——————————————+—————————————————+——————————————+
   |ГАЗ, УАЗ,       |      221     |        —        |       —      |
   |ВАЗ—2121        |              |                 |              |
   +————————————————+——————————————+—————————————————+——————————————+
   |Мотоциклы       |       91     |Мотоциклы        |      600     |
   |(для работников |              |                 |              |
   |органов местного|              |                 |              |
   |самоуправления  |              |                 |              |
   |сельской        |              |                 |              |
   |местности)      |              |                 |              |
   L————————————————+——————————————+—————————————————+———————————————
   

А.Ю.Ильина Редактор-эксперт журнала "Бюджетный учет" Подписано в печать 20.04.2007 ————