"Зарплата", 2007, N 5

КАК ПРИНЯТЬ И УВОЛИТЬ ГЛАВБУХА

С одной стороны, главный бухгалтер - наемный работник, как и все остальные сотрудники. Но высокая степень ответственности <1> придает ему статус второго человека компании. Таким двойственным положением и объясняется, почему порядок приема и увольнения главного бухгалтера так отличается от общепринятых норм.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> О том, какую ответственность несет главный бухгалтер, читайте в ближайших номерах журнала "Зарплата". - Примеч. ред.

Главный бухгалтер не простой сотрудник. Это должностное лицо, которое имеет право второй подписи, доступа к печати, важным документам и многим коммерческим тайнам компании. Поэтому оформлять трудовые отношения с главным бухгалтером следует с особой тщательностью.

Быть или не быть главному бухгалтеру

Некоторые руководители считают, что в штате организации должность главного бухгалтера должна быть обязательно. Однако они заблуждаются. Теоретически любая фирма может обойтись и без главного, и без рядового бухгалтера. Если объем учетной работы позволяет, руководитель фирмы может вести бухгалтерский учет лично. Так сказано в п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

Варианты организации бухгалтерского учета

Если руководитель компании лично ведет бухгалтерский учет, это должно быть отражено в приказе об учетной политике организации.

Кроме того, чтобы самому стать главным бухгалтером, у руководителя любой компании есть еще три варианта организации бухгалтерского учета. Он вправе:

- учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, которое возглавляет главный бухгалтер;

- ввести в штат должность бухгалтера;

- передать обязанность вести бухгалтерский учет специализированной организации или специалисту-бухгалтеру по договору.

Таким образом, законодательством не предусмотрено обязательное наличие в штате организации должности главного бухгалтера (как и должности рядового бухгалтера). Это подтверждает Письмо Роструда от 28.12.2006 N 2263-6-1.

Независимо от выбранного варианта руководитель фирмы сам несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п. 1 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

Прием на работу

Определенных требований к соискателю на должность главного бухгалтера законодательство не содержит, а значит, работодатель вправе установить их самостоятельно. То есть работодатель сам решает, какой именно квалификацией и образованием должен обладать бухгалтер, и определяет, должен ли бухгалтер иметь какие-либо сертификаты, подтверждающие квалификацию и наличие специальных знаний (ст. 65 ТК РФ).

Трудовой договор

Главного бухгалтера принимают на работу по трудовому договору. Он должен содержать все условия, предусмотренные в ст. 57 Трудового кодекса. На основании трудового договора оформляют приказ руководителя о приеме на работу в должности главного бухгалтера по форме N Т-1 и личную карточку по форме N Т-2. Эти бланки утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Все вышесказанное справедливо и в том случае, если главный бухгалтер будет работать на условиях совместительства.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации и непосредственно ему подчиняется. Так сказано в п. п. 1 и 2 ст. 7 Закона N 129-ФЗ.

Испытательный срок

В трудовой договор с главным бухгалтером, как и с любым другим работником организации, можно включить условие об испытательном сроке. Это еще одна возможность проверить его квалификацию, деловые и личностные качества без особого риска: во время испытательного срока уволить любого сотрудника очень просто. При этом продолжительность испытательного срока для главных бухгалтеров и их заместителей может достигать шести месяцев (ст. 70 ТК РФ), тогда как для остальных сотрудников (за исключением руководителя и его заместителя) испытательный срок не может составлять более трех месяцев.

Будьте осторожны: если в трудовом договоре условие об испытательном сроке отсутствует, это значит, что главный бухгалтер принят на работу без него (ст. 70 ТК РФ). Устанавливать испытательный срок после того, как трудовой договор подписан, нельзя. Отведенных законом шести месяцев вполне достаточно, чтобы определить, подходит вам новый главный бухгалтер или нет.

Фиксируем обязанности

Обязанности главного бухгалтера, как и любого другого сотрудника организации, определяют в трудовом договоре. В более развернутом виде они даны в должностной инструкции. Кроме того, главный бухгалтер обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и нормы положения о бухгалтерской службе или бухгалтере либо иных локальных нормативных актов. С этими локальными документами главный бухгалтер должен быть ознакомлен под роспись до того, как он подпишет трудовой договор (ст. 68 ТК РФ). В трудовом договоре на них обязательно должна быть ссылка.

Обратите внимание: составляя должностную инструкцию главного бухгалтера, за основу можно взять Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Права и обязанности главного бухгалтера

Права главного бухгалтера, как считают многие юристы, неразрывно связаны с его обязанностями. Фрагмент должностной инструкции главного бухгалтера смотрите на с. 117. Одно из самых известных прав главного бухгалтера - не принимать к учету документы по тем операциям, которые противоречат законодательству. Это право позволяет выполнять одну из обязанностей главного бухгалтера - обеспечивать соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству (п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Фрагмент раздела "Должностные обязанности" из должностной

инструкции главного бухгалтера

Утверждаю

Баранов

(подпись)

Генеральный директор ЗАО "Заря"

И.И. Баранов

"14" февраля 2006 г.

Должностная инструкция главного бухгалтера

. . .

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу по постановке и ведению бухгалтерского учета.

2.2. Формирует учетную политику.

2.3. Разрабатывает:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- формы первичных учетных документов, если они не предусмотрены в альбомах унифицированных форм;

- формы внутренней бухгалтерской отчетности.

2.4. Обеспечивает проведение инвентаризации, оценки имущества и обязательств.

2.5. Организует систему внутреннего контроля за оформлением хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологией обработки учетной информации.

2.6. Обеспечивает необходимой бухгалтерской информацией внутренних и внешних пользователей.

2.7. Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета.

2.8. Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций.

2.9. Контролирует соблюдение порядка оформления первичных учетных документов.

2.10. Обеспечивает своевременное перечисление налогов и сборов, страховых взносов и других обязательных платежей, а также формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.

2.11. Контролирует правильность расчетов по оплате труда работников.

2.12. Ведет работу по соблюдению финансовой и кассовой дисциплины.

2.13. Участвует в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей.

2.14. Обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и их сдачу в архив в установленном порядке.

. . .

С инструкцией ознакомлен: Маринина (Р.И. Маринина)

     
                                         ——————————
   

23 апреля 2007 г. Главный бухгалтер обладает широким перечнем прав, которые позволяют ему: - обеспечивать контроль за движением имущества и выполнением обязательств (п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ); - формировать учетную политику предприятия (п. 5 ПБУ 1/98); - подписывать бухгалтерскую отчетность (п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ). Обратите внимание: с 1 января 2007 г. главный бухгалтер не обязан подписывать налоговую отчетность. С этой даты вступила в действие новая редакция ст. 80 Налогового кодекса. В п. 5 данной статьи сказано, что декларации подписывает представитель налогоплательщика, тем самым подтверждая достоверность и полноту указанных в ней сведений. Законным представителем организации является ее руководитель, действующий на основании учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ). Как уже было сказано, главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации. Одновременно главный бухгалтер обладает определенной властью в отношении всех работников организации, в том числе и самого руководителя (п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). Все работники организации обязаны выполнять требования главного бухгалтера: - по документальному оформлению хозяйственных операций; - представлению в бухгалтерию необходимых документов. Главный бухгалтер обеспечивает ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства и представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). Это значит, что он не должен исполнять и оформлять те документы, которые не соответствуют действующему законодательству. Одновременно он обязан подчиняться руководителю организации. При определенных обстоятельствах эти два положения могут вступить в противоречие друг с другом. Например, что делать, если между руководителем и главным бухгалтером возникнут разногласия по отдельной хозяйственной операции и последний считает ее незаконной? Формально выход из этой ситуации есть. Главный бухгалтер может принять к исполнению документы (то есть сделать соответствующие записи в учете) с письменного распоряжения руководителя. Этот документ снимает с него ответственность в данной ситуации (п. 4 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). Однако на практике вряд ли директор согласится издать такое распоряжение. В этом случае нужно решить: выполнять волю руководства или задуматься о поиске другого места работы. Чтобы руководитель или кто-либо из администрации фирмы не смог провести операцию без ведома главного бухгалтера, закон установил, что денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не могут приниматься к исполнению (абз. 3 п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). Прекращение трудового договора Главного бухгалтера можно уволить как по общим, так и по особым основаниям. Рассмотрим каждый случай подробно. По общим основаниям Главный бухгалтер, как и любой другой сотрудник, может уволиться по собственному желанию в соответствии с правилами ст. 80 ТК РФ. Для этого за две недели до окончания работы он должен написать заявление об увольнении на имя руководителя компании. Если руководитель не подпишет заявление (что очень часто происходит в случае увольнения главного бухгалтера), работник может зарегистрировать его в канцелярии или у секретаря организации или отправить заявление по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью. Поступив так, работник по истечении двухнедельного срока вправе прекратить работу (ст. 80 ТК РФ). В последний день ему должны выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет: выплатить заработную плату за фактически отработанное время в месяце увольнения и компенсацию за неиспользованный отпуск, если таковая ему положена (ч. 5 ст. 80 и ст. 140 ТК РФ). Если не выдать работнику трудовую книжку или указать в ней неправильную причину увольнения, он может обратиться в трудовую инспекцию или суд. По решению инспекторов или суда фирме придется выплатить работнику зарплату за время задержки трудовой книжки и внести в нее исправительные записи (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В этом случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. Особые основания Главного бухгалтера можно уволить по основаниям, перечисленным в ст. 81 ТК РФ. Среди них предусмотрены два особых основания, по которым работодатель может расторгнуть трудовой договор исключительно с главным бухгалтером: - смена собственника имущества организации (п. 4 ст. 81 ТК РФ); - принятие главным бухгалтером необоснованного решения, которое повлекло за собой нарушение сохранности имущества организации, его неправомерное использование или иной ущерб (п. 9 ст. 81 ТК РФ). Смена собственника. Смена собственника имущества - передача права собственности на все имущество компании в целом от одного лица к другому, в частности: - при приватизации государственного или муниципального имущества; - при обращении имущества, находящегося в частной собственности, в государственную или муниципальную собственность; - при передаче имущества государственной организации в муниципальную собственность и наоборот; - при передаче имущества федеральной организации в собственность субъекта Федерации и наоборот. Новый собственник организации вправе расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером не позднее трех месяцев со дня получения права собственности (ст. 75 ТК РФ). Это день подписания или вступления в силу документа, который является основанием возникновения права собственности. Увольняемому главному бухгалтеру нужно выплатить компенсацию. Ее размер не может быть ниже трех средних месячных заработков (ст. 181 ТК РФ). Сумма такой компенсации не облагается НДФЛ, ЕСН, пенсионными взносами и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве (п. 3 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ, п. 4 Постановления Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). Обратите внимание: изменение состава участников (акционеров) хозяйственных товариществ и обществ (даже полное) не будет основанием для увольнения. В этом случае собственником имущества все равно остается само товарищество или общество (п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Не происходит смены собственника и в том случае, когда организация продает часть своего имущества либо эта часть переходит к другому лицу каким-либо иным способом. Главный бухгалтер принял необоснованное решение. Уволить работника по этому основанию можно в том случае, если необоснованное решение повлекло: - нарушение сохранности имущества; - его неправомерное использование; - имуществу организации был нанесен иной ущерб. При этом размер причиненного ущерба значения не имеет. Убытки организации в виде упущенной выгоды ущербом не являются. Если неблагоприятные последствия наступили независимо от принятого решения главным бухгалтером, уволить его на основании п. 9 ст. 81 ТК РФ нельзя. Применить данную норму можно в случае, если решения главного бухгалтера способствовали увеличению размеров ущерба, причиненного компании. Увольнение по указанному основанию - дисциплинарная мера. Применить ее можно, если вина главного бухгалтера установлена, то есть он знал или должен был знать о возможных последствиях принимаемого решения. Обратите внимание: работодатель должен доказать, что именно решение главного бухгалтера повлекло за собой негативные последствия и принятие другого решения позволило бы их избежать (п. 48 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Если он не представит необходимых доказательств, суд примет сторону главного бухгалтера. Недопустимые основания. На практике главного бухгалтера могут попытаться уволить и необоснованно, например в случае отказа подписать договор о полной материальной ответственности или за однократное грубое нарушение своих трудовых обязанностей. Если работа главного бухгалтера не связана с непосредственным обслуживанием материальных ценностей, работодатель не может требовать, чтобы он подписал договор о полной материальной ответственности, и не вправе уволить бухгалтера, ссылаясь на утрату доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Так считают и судьи Верховного Суда РФ (Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 и Определение ВС РФ от 31.07.2006 N 78-В06-39). Однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) также не может стать причиной увольнения главного бухгалтера, так как это основание предусмотрено только для руководителя организации или его заместителя. Прием и передача дел Порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому в действующем законодательстве не оговорен. Однако его можно определить в локальном нормативном акте компании (ст. 8 ТК РФ) и сделать обязательным. Различные варианты Общепринятые схемы передачи дел существуют давно. Предположим, что на момент увольнения главного бухгалтера руководитель еще не нашел ему замены. В этом случае он должен определить, кто из работников бухгалтерии будет временно исполнять обязанности главного бухгалтера и примет дела от увольняющегося. Если главный бухгалтер был единственным сотрудником бухгалтерии, все документы должен принять сам руководитель. Идеальным является вариант, когда новый главный бухгалтер принят на работу до того, как уволен прежний. Правда, одновременно двух главных бухгалтеров в организации быть не может. Поэтому прежнего можно перевести на должность заместителя по причине его скорого увольнения. Есть и другой вариант: нового главного бухгалтера принять в качестве заместителя. В любом случае руководителю нужно распорядиться, чтобы прежний главбух передал дела новому. Процедура приема-передачи дел Новому и прежнему главному бухгалтеру желательно составить акт приема-передачи дел, в котором отражается состояние бухгалтерского учета в компании на момент его подписания. Этот акт подписывают два лица, одно из которых - главный бухгалтер, который увольняется, другое - его преемник или руководитель организации. Чтобы подписать подобный акт, следует в первую очередь составить промежуточный бухгалтерский баланс и определить остатки по всем счетам, включая аналитические. Особенно важна расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе и по налогам. Ведь для нового главного бухгалтера самое важное - иметь точку отсчета для начала самостоятельной работы, за которую он будет нести ответственность. Нелишним будет узнать, есть ли первичные документы, которые подтверждают остатки по счетам. Проверить наличие всех первичных документов за текущий год вряд ли возможно по причине их большого объема. При передаче дел преемнику стоит ознакомиться с налоговыми регистрами. По акту приема-передачи новый главный бухгалтер должен принять у своего коллеги не только промежуточный баланс и все бухгалтерские документы организации, но и ее печать, ключи от сейфа и бухгалтерии, электронные ключи от системы "Банк - клиент", ценные бумаги, бланки строгой отчетности и т.д. Заметьте, продолжительность приема-передачи дел, как и ее порядок, в законодательстве не прописана, а значит, теоретически может быть любой. Однако на практике этот срок не должен составлять более двух недель с того момента, как главный бухгалтер подал заявление об увольнении. Именно по истечении этого периода сотрудник, который увольняется по собственному желанию, вправе прекратить работу (ст. 80 ТК РФ). Незавершенность передачи дел не может нарушить срок, установленный законом. После того как дела переданы, акт подписан, главный бухгалтер уволен, а новый назначен на должность, необходимо оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации есть счета. И последнее: чтобы избежать ошибок при расчете и перечислении налогов из-за перемен в составе сотрудников организации, следует провести добровольную сверку взаиморасчетов с бюджетом. Акт этой сверки станет одной из отправных точек деятельности нового главбуха. В.О.Тихомирова Главный бухгалтер ЗАО "Прогресс" Подписано в печать 13.04.2007 ————