"Советник бухгалтера", 2007, N 4

Вопрос: Организация на основании трудового договора приобретает единый проездной билет для поездок курьера, развозящего документы клиентам. Приобретается проездной билет кассиром и выдается по ведомости до начала месяца. По истечении месяца проездной билет сдается курьером.

По какой статье можно учесть расходы по приобретению проездного билета при определении налоговой базы по налогу на прибыль?

Начисляется ли на эти расходы ЕСН и уплачивается ли с этой суммы НДФЛ?

Ответ: Для ответа на эти вопросы следует обратиться к нормам гл. 23, 24 и 25 НК РФ.

Налог на прибыль

Главные принципы возможности отнесения любых расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль изложены в ст. 252 НК РФ. Расходы должны быть:

- обоснованны (экономически оправданны);

- документально подтверждены;

- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В данном случае обязанность несения расходов по приобретению проездного билета организации-работодателя обоснована условием трудового договора, что предписано трудовым законодательством (ст. ст. 22, 164, 168.1 ТК РФ).

Документальное подтверждение выражается в том, что билет возвращается курьером в конце месяца.

Поскольку предпринимательская деятельность организации в силу основ гражданского законодательства уже является направленной на получение дохода, то расходы организации, связанные с разъездным характером работы отдельных сотрудников, также являются направленными на получение дохода. Предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли (из п. 1 ст. 2 ГК РФ).

Производственная направленность (для осуществления деятельности, направленной на получение дохода) должна быть отражена в служебных обязанностях курьера, подтверждающих разъездной характер работы. Если эти обязанности прямо не поименованы в трудовом договоре, то их можно отдельно оформить в виде письменного документа по организации (распоряжения или приказа). Помимо этого, в качестве обоснования служебных целей поездок, а также контроля за работой курьера следует организовать регулярный учет его поездок. Это может быть либо ежемесячный отчет самого курьера, либо журнал поездок, либо разъездная ведомость (форму организации следует разработать самостоятельно).

Указанные расходы организация вправе отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 253, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), поскольку эти расходы не являются расходами в пользу работника (п. 25 ст. 255 НК РФ). Подтверждающего официального разъяснения на данный момент нами не обнаружено.

ЕСН и НДФЛ

Данные расходы не являются экономической выгодой работника (курьера), носят компенсационный характер в связи с исполнением трудовых обязанностей, не облагаются ЕСН и НДФЛ (ст. 41 НК РФ, п. 3 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, Письма Минфина России от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252, от 21.08.2006 N 03-05-02-04/130, от 04.05.2006 N 03-05-01-04/112, от 06.05.2006 N 03-05-01-04/117). В приведенных разъяснениях чиновники также указывают, что в организации должен иметься приказ руководителя, содержащий порядок использования проездных билетов, порядок возмещения стоимости приобретенных проездных билетов и перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

ФАС МО в Постановлении от 01.09.2005 N КА-А40/8254-05 и ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 28.10.2005 N А13-3955/2005-11 пришли к аналогичному выводу.

В данном случае как такового возмещения (компенсации) курьеру расходов нет - билет приобретается организацией. Однако характер расходов тем не менее является служебным. Таким образом, если расходы по приобретению проездных билетов оформлены соответствующим образом, то облагать стоимость билета налогами ЕСН и НДФЛ не следует, причем расходы по приобретению билета уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

А.И.Войтенко

Консультант-эксперт

Подписано в печать

01.04.2007

————