"Московский бухгалтер", 2007, N 7

НЕ ТЕРЯЙТЕ ДЕНЬГИ НА ВИЗИТКАХ

В современном мире уже нельзя представить себе менеджера и директора, записывающих на клочке бумаги телефон и адрес электронной почты нужного человека. Логичнее обменяться визитными карточками. Но их изготовление иногда может оказаться накладным для фирмы, если не соблюдать два простых правила.

Правило 1. Не создавайте рекламу там, где ее нет

В Письме Минфина от 29 ноября 2006 г. N 03-03-04/1/801 специалисты указали, что затраты на изготовление для сотрудников визиток с логотипом организации нельзя считать рекламными. Специалисты финансового ведомства считают, что главный признак рекламы - это ее распространение среди неопределенного круга лиц. Именно поэтому расходы на изготовление визиток с логотипом фирмы не могут быть признаны рекламными. Ведь карточки вручают конкретным людям.

Однако законодательство о рекламе не содержит такого понятия. Предприятие, выдавая сотрудникам визитные карточки для последующей их раздачи потенциальным партнерам, стремится, чтобы о фирме, о ее деятельности узнало как можно больше людей. А не только те, которым визитки раздаются. Кроме того, нанесение логотипа компании на карточки должно признаваться рекламой, потому что это дает представление о фирме, поддерживает к ней интерес и привлекает внимание клиентов. Таким образом, организация вправе учесть затраты на изготовление визиток в качестве рекламных расходов. Но в этом случае могут возникнуть проблемы с налоговиками. Кроме того, свой вывод авторы Письма обосновали ссылкой на п. 4 ст. 264 Налогового кодекса. В соответствии с ним, к рекламным относятся следующие расходы:

- на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;

- на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и щитов;

- на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов и другие.

Указанные траты нормируются в размере, не превышающем 1 процента от выручки от реализации.

По расходам на визитки нет лимита, в рамках которого их можно принять к вычету при определении налогооблагаемой базы (в случае непризнания их рекламной продукцией). То есть при наличии подтверждающих документов прибыль уменьшают на фактически понесенные затраты.

Основная проблема возникает при их экономической обоснованности. А это, в свою очередь, неразрывно связано с документальным подтверждением. Можно сказать, что, какими локальными актами вы обоснуете расходы на изготовление визиток, так к этому факту и отнесутся налоговые органы.

Правило 2. Учтите требования контролеров

Перечень расходов, признаваемых фирмой в качестве прочих, не является исчерпывающим. Таким образом, даже если затраты нельзя отнести к рекламным, но они экономически обоснованы и документально подтверждены, эти суммы можно включить в расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Кроме того, ФАС Московского округа в Постановлении от 12 апреля 2006 г. N КА-А40/2534-06 указал следующее. Поскольку визитные карточки использовались работниками для выполнения своих служебных обязанностей и при этом были представлены списки сотрудников, для которых заказывались визитки, то фирма имела право признать данные расходы в составе прочих.

В принципе контролеры никогда особо не были против уменьшения налоговой базы по прибыли на подобные затраты. Например, УФНС по г. Москве в своем Письме от 15 октября 2003 г. N 26-12/57647 утверждает: для учета в составе расходов организации сумм, потраченных на изготовление визитных карточек, они должны быть сделаны для работников, чтобы те могли выполнять свои служебные обязанности в интересах организации.

Таким образом, можно учитывать для целей налогообложения прибыли расходы по изготовлению визитных карточек для сотрудников фирмы, которые по своим должностным обязанностям поддерживают контакты с другими компаниями. Причем эти обязанности должны быть определены должностными инструкциями, утвержденными в соответствующем порядке. Итак, вам понадобятся: должностные инструкции, договор с типографией, документы, свидетельствующие об оплате визиток, распоряжение руководителя об их изготовлении.

Изготовленные визитные карточки, согласно ПБУ 5/01, представляют собой материально-производственные запасы. После их получения, например из типографии, они сдаются на склад компании и принимаются к бухгалтерскому учету по дебету счета 10 "Материалы".

Пример 1. ООО "Рассвет" заказало в типографии печать визиток для своих сотрудников.

По условиям договора, заключенного в начале марта, карточки должны были изготовить к середине месяца. Плату за них в размере 2360 руб. (в т.ч. НДС - 360 руб.) фирма перечислила на следующий день после получения. Сотрудникам их выдали в том же месяце. В бухгалтерском учете следует сделать следующие записи:

Дебет 10 Кредит 76 (60)

- 2000 руб. - оприходованы на склад визитные карточки;

Дебет 19 Кредит 76 (60)

- 360 руб. - отражен "входной" НДС по оприходованным

визиткам;

Дебет 68 Кредит 19

- 360 руб. - принят к вычету НДС по полученным визиткам;

Дебет 26 Кредит 10

- 2000 руб. - выданы визитные карточки работникам аппарата управления.

Обратите внимание! В бухучете затраты на изготовление визиток включают в состав расходов в зависимости от подразделения, в котором заняты соответствующие работники, в момент их выдачи сотрудникам по требованию-накладной по форме N М-11. Бланк утвержден Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. N 71а.

Еще один момент: визитки не будут считаться рекламной продукцией при условии, что они содержат только персональную информацию о сотруднике, но никак не сведения об объекте рекламирования. В противном случае расходы на их изготовление придется отнести к рекламным и учитывать в соответствии с нормами ст. 264 Налогового кодекса.

Суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные изготовителю визитных карточек, принимаются к вычету по правилам, предусмотренным ст. ст. 171 и 172 главного налогового документа. Вычет производится после оприходования визиток на основании счетов-фактур.

Пример 2. Так может выглядеть визитка, содержащая рекламную информацию:

     
   —————————————————————————————————————————————¬
   |ООО "Рассвет"                               |
   |Стройматериалы высшего качества             |
   |Стройте вместе с нами!                      |
   |Руководитель отдела продаж                  |
   |Александр Иванов                            |
   |111111, Москва, ул. Рассветная, д. 2, офис 5|
   |Тел. 333 33 33                              |
   L—————————————————————————————————————————————
   

Также при изготовлении визиток возникают вопросы, связанные с НДФЛ. Нужно ли начислять этот налог на стоимость карточек? Включают ли их сумму в налогооблагаемую базу по каждому сотруднику? При ответе на эти вопросы нужно в первую очередь обратиться к ст. 211 Налогового кодекса. Доходом в натуральной форме признают оплату товаров "в интересах налогоплательщика", то есть самого работника. Визитки изготавливают для того, чтобы представлять организацию, выполнять свои служебные обязанности. Таким образом, соблюдаются интересы фирмы. А это означает, что налог на доходы физических лиц на стоимость карточек начислять не нужно. Аналогичное мнение высказали специалисты финансового ведомства в Письме от 18 марта 1997 г. N 04-04-06. В нем чиновники пояснили, что стоимость визитных карточек, заказанных и оплаченных фирмой для должностных лиц, не включается в их совокупный налогооблагаемый доход. При этом компания может заказать у изготовителя визитки и для работников, в обязанности которых не входят контакты с партнерами. В этом случае с их стоимости нужно удержать налог на доходы физических лиц. Ведь работник фактически получает доход в натуральной форме. Н.Панкратова Налоговый консультант Подписано в печать 30.03.2007 ————