"Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании", 2007, N 2

Вопрос: Что необходимо для уничтожения документов, хранящихся в организации (договоры, страховые полисы и т.д.)? Необходимо ли в данном случае вызывать архивную службу или достаточно будет приказа руководителя?

Ответ: Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируют:

- архивное законодательство в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.);

- ст. 23 НК РФ;

- ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные бухгалтерские документы хранят не менее пяти лет, а документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии - расчетные (расчетно-платежные) ведомости), - 75 лет.

Следует отметить, что документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со ст. 283 НК РФ, должны храниться в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Место хранения обработанных первичных документов организации определяют самостоятельно. Например, можно хранить документы в самой организации или сдать их на хранение в архив (государственный или частный).

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Как это сделать?

Во-первых, руководитель организации своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включаются наиболее квалифицированные специалисты, которые способны оценить важность тех или иных документов. Такая комиссия составляет акт, в котором устанавливается перечень документов, которые необходимо уничтожить. Возможная форма акта приведена в приложении 1.

Приложение 1

Возможная форма акта о перечне документов на уничтожение

Утверждаю:

Директор ООО "____"

г-н ____ __________

"__" ______ 200__ г.

Акт о перечне документов на уничтожение

"__" _________ 200__ г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

председатель комиссии - гл. бухгалтер ___________________;

члены комиссии - юрист _________________________________;

секретарь ______________________________________________________ составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек 1 января 200__ г.:

1. Кассовые документы за _________ г. (____ папок).

2. Авансовые отчеты за _________ г. (____ папок).

3. Кассовая книга за ________ г. (____ шт.).

4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за ________ г. (____ шт.).

5. Банковские документы за ________ г. (____ папок).

6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за _______ г. (____ папок).

7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за ________ г. (____ папок).

8. Журнал учета доверенностей за ________ г. (____ шт.).

9. Главная книга за ________ г. (____ шт.).

Председатель комиссии ______________/___________/

Члены комиссии: __________________________________

Данный акт утверждается руководителем организации. Все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов. Форма такого акта представлена в приложении 2.

Приложение 2

Возможная форма акта об уничтожении документов, срок

хранения которых истек

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

"____" ___________ 200__ г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

председатель комиссии - гл. бухгалтер _______________________;

члены комиссии - юрист ______________________________________;

секретарь ______________________________________________________ составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной актом от "____" ________ 200__ г., были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ООО "Сырье-XX" согласно накладной от "____"______ 200__ г. N ___, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии _____________/__________/

Члены комиссии: ______________________________

Подписано в печать

27.03.2007

————