"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2007, N 4

АДМИНИСТРАТИВНАЯ СТРУКТУРА, ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

И ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Для того чтобы восстановить управляемость предприятия, достоверно оценить необходимую численность сотрудников, структуру штатного расписания и должностные инструкции, деятельность предприятия должна быть описана в виде действующих алгоритмов и документально-информационных связей между отделами. Для решения такой задачи применяется разработанный нами способ описания предприятия как совокупности процедурных карт. На основании составленных и выверенных процедурных карт формируется сводная опись документов, процедур и алгоритмов, по которым предприятие осуществляет или должно осуществлять свою деятельность. Данные, содержащиеся в сводной описи, вводятся в систему административного управления предприятием ОРГО, которая разработана нами для решения подобных задач и успешно применена на нескольких предприятиях. Особенностью системы ОРГО является ее универсальность, т.к. процедурные карты описывают не содержание деятельности, но способ ее организации. Поэтому система управления ОРГО успешно используется как на промышленных предприятиях, так и в аудиторских, управляющих компаниях, банках. Ниже приводится описание основных шагов, необходимых для решения подобных задач.

Построение штатного расписания и должностных инструкций

Работа выполняется в несколько шагов:

1. Определение списка бизнес-процессов, определение инициаторов, кураторов и ответственных исполнителей; список может быть представлен, например, в следующем виде:

     
   ——————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
   |Название бизнес—процесса |Подготовка поставок для производства |
   +—————————————————————————+—————————————————————————————————————+
   |Инициатор                |Начальник производства               |
   +—————————————————————————+—————————————————————————————————————+
   |Куратор выполнения       |Финансовый директор                  |
   +—————————————————————————+—————————————————————————————————————+
   |Ответственное лицо       |Начальник отдела снабжения           |
   +—————————————————————————+—————————————————————————————————————+
   |Подразделения — участники|ПДО, ОМТО, ФО, бухгалтерия           |
   |бизнес—процесса          |                                     |
   L—————————————————————————+——————————————————————————————————————
   

2. Составление схемы бизнес-процесса, на которой показаны подразделения предприятия и информационные связи между ними:

Подготовка поставок для производства

     
                                        —————————————————¬
                                        |      Объем     |
                                        | предполагаемых |
                                        |поставок + смета|
                                        L——————T——————————
   

¦

     
   —————¬      —————————————¬     ——————————¬  |  ———————————¬
   |Сбыт+——T——>|Производство+——T—>|  Отдел  +——+—>|Финансовый|
   |    |  |   |            |  |  |снабжения|     |   отдел  |
   L—————  |   L—————————————  |  L——————————     L————T——————
   

¦ ¦ ¦

     
     ——————+——————————¬  ——————+——————¬                |  ————————————¬
     |Данные о заказах|  | Потребность|                |  |   Проект  |
     |                |  |производства|                +——+финансового|
     L—————————————————  L—————————————                |  |   плана   |
                                                       |  L————————————
   

¦

\¦/

     
                                                  ————————————¬
                                                  |Генеральный|
                                                  |  директор |
                                                  L————————————
   

3. Построение процедурных карт для каждого блока бизнес-процесса, на которых изображены траектории документов (внешних и внутренних) и действия в связи с этими документами на рабочих местах:

Процедурная карта определения потребности производства

     
         ———————————————¬         —————————————————¬
         |Номенклатурный|         |Сводка          |
         |план (1)      |         |незавершенного  |
         |              |         |производства (2)|
         L——————T————————         L———————T—————————
   

¦ ¦

¦ ¦

     
   ——————¬      |      —————————————¬     |   ——————————————¬
   |Отдел+——————+—————>|  Плановый  |<————+———+Начальник ПДО|
   |сбыта|             |    отдел   |         |             |
   L——————             L—T——————T————         L——————————————
   

¦ ¦

     
   ——————————————————————+——¬   |          ———————————————————¬
   |Расчет состава изделий и|   |          |Потребность       |
   |определение  потребности|   +——————————+производства      |
   |производства  по  данным|   |          |по номенклатурному|
   |сводки                  |   |          |плану (3)         |
   L—————————————————————————   |          L———————————————————
   

¦

¦

\¦/

4. Формирование таблицы рабочих мест по данным описания бизнес-процессов и процедурным картам может иметь, например, такой вид:

     
   —————————T——————————T————————————T——————————————T—————————————T—————————T————————————¬
   |  Место |  Бизнес— |Процедурная |   Документ   |   Действие  |Должность| Исполнитель|
   |        |  процесс |    карта   |              |             |         |            |
   +————————+——————————+————————————+——————————————+—————————————+—————————+————————————+
   |Плановый|Подготовка|Определение |Номенклатурный|Расчет       |Инженер  |Петров В.В. |
   |отдел   |поставок  |потребности |план          |состава      |         |            |
   |        |          |производства|              |изделий      |         |            |
   +————————+——————————+————————————+——————————————+—————————————+—————————+————————————+
   |Плановый|Подготовка|Определение |Сводка        |Проверка     |Экономист|Иванов А.А. |
   |отдел   |поставок  |потребности |незавершенного|достоверности|         |            |
   |        |          |производства|производства  |             |         |            |
   +————————+——————————+————————————+——————————————+—————————————+—————————+————————————+
   |Плановый|Подготовка|Определение |Потребность   |Расчет       |Инженер  |Петров В.В. |
   |отдел   |поставок  |потребности |производства  |             |         |            |
   |        |          |производства|              |             |         |            |
   +————————+——————————+————————————+——————————————+—————————————+—————————+————————————+
   |Плановый|Подготовка|Определение |Потребность   |Утверждение  |Начальник|Сидоров П.П.|
   |отдел   |поставок  |потребности |производства  |и передача   |отдела   |            |
   |        |          |производства|              |в ФО         |         |            |
   L————————+——————————+————————————+——————————————+—————————————+—————————+—————————————
   

5. Таблица штатного расписания и функций строится по данным таблицы рабочих мест:

     
   —————————T——————————————T—————————T———————————T——————————————T—————————————¬
   |  Место |Бизнес—процесс|Должность|Исполнитель|   Действия   |  Документы  |
   +————————+——————————————+—————————+———————————+——————————————+—————————————+
   |Плановый|Подготовка    |Инженер  |Петров В.В.|Расчет состава|Номенклат.   |
   |отдел   |поставок      |         |           |изделий       |план         |
   |        |              |         |           +——————————————+—————————————+
   |        |              |         |           |Расчет        |Потребность  |
   |        |              |         |           |потребности   |             |
   |        |              +—————————+———————————+——————————————+—————————————+
   |        |              |Экономист|Иванов А.А.|Проверка      |Сводка незав.|
   |        |              |         |           |достоверности |производства |
   L————————+——————————————+—————————+———————————+——————————————+——————————————
   

6. Таблица должностных инструкций является дополнением к таблице штатного расписания; таблица может иметь, например, такой вид:

     
   —————————T——————————————T—————————T———————————————————————————¬
   |Место   |Бизнес—процесс|Должность|  Должностная инструкция   |
   +————————+——————————————+—————————+———————————————————————————+
   |Плановый|Подготовка    |Инженер  |Расчет состава изделий по  |
   |отдел   |поставок      |         |данным АСУП, контроль      |
   |        |              |         |состояния справочников,    |
   |        |              |         |регистрация ошибок в кодах |
   |        |              |         |изделий и передача данных  |
   |        |              |         |в отдел сбыта, расчет      |
   |        |              |         |потребности производства   |
   |        |              |         |по данным незавершенного   |
   |        |              |         |производства               |
   |        |              +—————————+———————————————————————————+
   |        |              |Экономист|Контроль своевременности   |
   |        |              |         |поступления данных о       |
   |        |              |         |незавершенном производстве,|
   |        |              |         |сверка данных о движении   |
   |        |              |         |материалов со складов и в  |
   |        |              |         |производстве               |
   L————————+——————————————+—————————+————————————————————————————
   

И.Самодур Экономист Подписано в печать 25.03.2007 ————