Вопрос: Организация открыла не имеющее самостоятельного баланса обособленное подразделение (филиал) в том же субъекте РФ, где находится головная организация. Правомерно ли вести две отдельные кассовые книги, учитывая отдаленность филиала и невозможность сдавать ежедневно выручку в кассу головной организации? Могут ли остатки по кассам головной организации и филиала быть в пределах лимита, установленного для них банком, или остаток в обеих кассах не должен превышать лимита головной организации?

Ответ: Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок), каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. При этом для организаций, имеющих филиалы, упомянутый Порядок исключений не устанавливает.

Согласно п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Порядок ведения кассовых операций организациями, которые имеют территориально удаленные обособленные подразделения (филиалы), на текущий момент законодательно не определен.

В обособленном подразделении, как и в самой организации, все хозяйственные операции оформляются первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

При приеме и выдаче денежных средств обособленное подразделение, являясь частью организации, должно оформлять приходные или расходные кассовые ордера (п. п. 13, 14 Порядка).

В соответствии с п. 21 Порядка кассовые ордера должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке. Кассовые ордера регистрируются в журналах регистрации приходных и расходных ордеров.

По нашему мнению, наиболее подходящий вариант в данной ситуации заключается в использовании составной нумерации приходных и расходных кассовых ордеров. То есть номер кассового ордера будет состоять из двух частей. Его первая часть будет идентифицировать обособленное подразделение организации, а вторая часть - порядковый номер кассового ордера в этом подразделении. Например, в обособленном подразделении организации выписан расходный кассовый ордер N Б/11, где Б - это код подразделения, 11 - номер самого кассового ордера. Выбрав такой вариант заполнения кассовых ордеров и закрепив его в учетной политике, организация обеспечит правильность нумерации кассовых документов.

Более того, законодательство позволяет компаниям иметь так называемую операционную кассу (Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению").

Руководствуясь данным Приказом, в учетной политике можно установить, что основная касса организации будет находиться по месторасположению головной организации, а в местах расположения обособленных подразделений открываются операционные кассы. Кассиры операционных касс ведут кассовые книги по форме N КО-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. При этом в учетной политике нужно обязательно отразить регулярность передачи остатков наличности и кассовых документов из операционных касс обособленных подразделений в кассу головной организации. К примеру, если невозможно ежедневно сдавать наличность и кассовые документы в кассу головной организации, то это делается еженедельно или ежемесячно.

В каждом обособленном подразделении составление кассовых документов, заполнение кассовой книги, выведение остатка наличных денег в кассе и сверка его с установленным лимитом кассы должны производиться ежедневно на конец рабочего дня. При этом обособленное подразделение ежедневно должно передавать в головную организацию информацию о произведенных кассовых операциях в подразделении посредством коммуникативных каналов связи.

Что касается лимита остатка денежных средств в кассе по окончании дня, то на основании п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утвержденного Решением Совета директоров Банка России, по предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия. В расчет лимита нужно включить обороты наличных денег в целом по организации с учетом обособленных подразделений.

Д.С.Петряков

Консалтинговая группа "Аюдар"

24.09.2007

————