"Все для бухгалтера", 2007, N 20

ИНФОРМАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА ЗАТРАТ И ПРОЦЕСС

ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ СФЕРЫ УСЛУГ

Для современного развития экономики характерны глубокие преобразования в сфере производства, которые оказывают существенное влияние на систему принятия управленческих решений.

Управление как вид деятельности и процесс можно дифференцировать на отдельные элементы, которые будут характеризовать его технологический аспект, последовательность осуществления его этапов. Этапы управления различны. Это, прежде всего, формулировка конкретной цели управления, анализ текущего состояния объекта управления, выяснение соответствия целям развития самого объекта управления.

Управление - это процесс приведения системы в необходимое состояние, связанное с целями управления. Организация как объект управления имеет в своем составе большое количество взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов и подсистем, поэтому она имеет множество различных состояний. Экономические последствия этих состояний могут иметь трудно прогнозируемые положительные и отрицательные экономические последствия. Поэтому необходима координация деятельности различных частей управляемой системы.

Важнейшая цель каждой организации сферы сервиса - это наиболее полное удовлетворение потребностей общества в необходимых услугах, продукции. Данное обстоятельство является главным в формулировании глобальной цели организации, которая должна включать в себя не только выпуск нужной продукции, оказание услуг, но и экономию ресурсов. Следовательно, главная цель организации как экономической системы состоит в получении нужных результатов при минимальных затратах ресурсов.

Управление - это действие, направляющее и организующее различные процессы. Различают субъект и объект управления. В производственном менеджменте - это соответственно хозяйственные руководители, органы управления, работники, ресурсы, научные и технические возможности.

Для эффективного управления производством требуется не только управлять средствами производства, работниками, финансами, технологиями и ресурсами, но и снабжением, и сбытом, для чего в организации должны иметься соответствующие службы. Также необходимо управлять технологическими процессами и качеством изготовляемой продукции, оказания услуг. Это позволит выпускать конкурентоспособную продукцию, оказывать качественные, соответствующие нормам и стандартам услуги. Достаточно важную роль играет управление персоналом, позволяющее обеспечить соответствующий уровень знаний специалистов, что, в свою очередь, положительно скажется на качестве производства.

Управление в организациях часто осуществляется различными способами, поскольку имеется много разновидностей и вариантов управления. Чаще всего управляющая система предприятия состоит из генерального директора с его заместителями по отдельным вопросам деятельности организации (в крупных организациях обязанности президента разделяются, и существуют непосредственно президент и исполнительный директор, в круг обязанностей которого входит оперативное управление) и аппарата управления, состоящего из работников различных служб организации. При этом различают функциональные подразделения, которые управляют сбытом, финансами, кадрами, снабжением, внешними экономическими связями, и производственные подразделения. Свои органы управления должно иметь каждое подразделение предприятия. Все это составляет производственный менеджмент, смысл которого заключается в том, что с помощью форм и методов управления экономикой предприятия можно достичь наилучших результатов как в производственной, коммерческой, так и в финансовой деятельности.

Можно выделить несколько этапов управления экономикой предприятия:

- формулировка цели работы управляемого объекта;

- организация условий для работы управляемого объекта;

- уточнение состояния объекта с учетом данных по его функционированию и развитию;

- уменьшение негативных факторов, замеченных в ходе работы управляемого объекта, развитие положительных моментов в его функционировании.

На всех этапах управления требуется информация, которая влияет на процесс принятия решений. По вопросу структуры управленческих процессов не выработано единого мнения, ибо процесс управления производством и как основное - управление затратами на производство продукции, оказание услуг вызывает определенные сложности исходя из существующих условий. Авторы полагают, что управляющая система воздействует на управляемый объект путем прогнозирования, планирования, организационной работы, учета, контроля, анализа, принятия решений. Причем управленческий учет надо рассматривать не только как систему сбора, регистрации и обобщения информации, а как систему управления организацией, включающую разные подсистемы и методы управления. Выделять его следует отдельно.

Суть функции контроля состоит в постоянном анализе и сравнении полученных и запланированных характеристик. Контроль - это процесс обеспечения уверенности в том, что организация достигает своих целей. Не менее важную роль играет планирование, которое может быть краткосрочным и долгосрочным. Планирование помогает в определении целей организации. Краткосрочные планы подчеркивают саму суть своего названия. Они создаются на короткий срок и уточняют долгосрочные планы. Долгосрочные же планы являются более сложными, создаются с учетом изменения различных факторов, влияющих на производство, они постоянно уточняются и корректируются с помощью краткосрочных планов, которые часто представляют собой годовые бюджеты.

Разнообразие форм собственности, конкуренция между ними, развитие рыночных отношений требуют умелого управления производством. Каждая организация имеет внешнюю и внутреннюю стороны деятельности. К внешним сторонам относятся: законодательство, специфические местные условия, особенности покупательного спроса по отношению к предлагаемому предприятием товару, оказанию услуги. К внутренним сторонам относятся: структура организации, бизнес-процессы, ресурсы организации, используемые в процессе ее деятельности. Внутренняя сторона более прогнозируема. Целями внутренней и внешней сторон деятельности организации являются повышение эффективности производства, увеличение объема сбыта продукции, оказания услуг, увеличение прибыли.

Система управления производством охватывает совокупность основных элементов сфер хозяйствования: технику - людей - общественно полезный товар (услугу) - природу. Техника во взаимодействии с человеком образует основу системы управления производством. Все катаклизмы экономических отношений отражаются на характере и содержании труда человека. В условиях конкуренции товар, услуга становятся источником прибыли не только для непосредственных контрагентов рынка, но и для блага общества в целом. Общественная полезность товара, услуги проявляется в том, что их реализация удовлетворяет как макро-, так и микроэкономические интересы. Одна из особенностей полезного товара, услуги заключается в том, чтобы их потребитель не нанес ущерба окружающей среде. Все элементы сфер хозяйствования взаимосвязаны и дополняют друг друга.

Задача системы управления производством заключается в умелом управлении, чтобы, сохраняя данную цепочку на должном уровне, ее не нарушить.

Существование различных систем сфер хозяйствования приводит к разнообразию форм собственности и методов управления. В условиях рыночной экономики децентрализация управления связана с усилением дифференциации информационного обеспечения управленческого персонала отдельных сегментов деятельности. Это сопровождается возрастанием значения стоимостных показателей, ужесточением внутреннего контроля за конечным результатом работы подразделений, уменьшением объема информации, которая перемещается между управленческими службами предприятия и его подразделениями.

Однако любая система управления невозможна без информации.

Для принятия правильных решений необходима достоверная информация, которая подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Получать информацию управляющие могут либо от объекта управления непосредственно, либо от специальных информационных служб. Основой информационного обеспечения системы управления организации является учетная информация, которая составляет от 65 до 80% в объеме экономической информации.

Управление должно основываться на результатах анализа полученной и переработанной информации. Однако сегодня наблюдается большой информационный дефицит: информация часто запаздывает, страдает неполнотой, часто поступает ненужная информация. Это, в свою очередь, снижает уровень качества управления. Следовательно, необходимы меры по активизации исследований, связанных с улучшением поступления необходимой информации.

Получение и анализ внешней информации относятся к функциям маркетинга, а сбор и анализ внутренней информации - к функциям управленческого учета. Организация управленческого учета существует в различных аспектах: временном, пространственном, информационно-технологическом, из которых можно выделить элементы организации учета.

Временной аспект включает сроки обработки и предоставления информации для управления.

Пространственный аспект включает цель управленческого учета, объекты, которые определяются в соответствии с поставленной целью, и субъекты управленческого учета.

Информационно-технологический аспект включает источники информации, методы и приемы получения информации, средства достижения целей управления и технические средства для ведения управленческого учета.

Информация может быть неколичественной, т.е. слухи, результаты социологических опросов, и количественной, которая делится на учетную и неучетную. Для целей управления необходимо упорядочение потока входной и выходной информации. При этом управляющая система взаимодействует с управляемой через службы управления предприятием и функциональные отделы. Управленческие решения принимаются на основе полученной информации и воздействуют на управляющую систему. При этом объектами управления являются хозяйственные процессы, ресурсы и показатели - объем производства, себестоимость, прибыль и т.д. Проявляется замкнутый цикл.

Управление затратами с помощью управленческой информации осуществляется по отклонениям. При этом создается система норм и нормативов материальных, трудовых и финансовых затрат, к созданию которой привлекаются все службы предприятия. Разработанные и обобщенные нормы через управленческую бухгалтерию доводятся до структурных подразделений предприятия (сегментов деятельности). На основании данных об отклонениях от норм управляют деятельностью структурных подразделений.

Эти данные предварительно систематизируются и анализируются, уточняются факторы, которые повлияли на отклонения. Потом полученная информация направляется компетентным специалистам и руководителям для оперативного регулирования производства. Обобщенные данные о производственных затратах и выпуске продукции, оказании услуг используются при составлении отчетов.

Процесс принятия решений состоит из нескольких этапов, которые подразделяются на этапы планирования, включающие в себя определение задачи, поиск альтернативных вариантов, данные об альтернативных вариантах действий, выбор оптимальных вариантов действий, осуществление принятого решения, и этапы контроля и регулирования, состоящие, в свою очередь, из сравнения запланированного и фактического результатов и мер по устранению отклонений от плана.

От рационально построенной системы управленческого учета зависит повышение эффективности деятельности организации. С позиции классического учения об экономике организации различают следующие подходы к обеспечению эффективности производства:

- при неизменном количестве ресурсов организации добиваться получения максимальной выручки;

- при неизменной выручке стремиться к минимальному потреблению ресурсов.

Оба подхода сводятся к рациональному использованию ресурсов, имеющихся в организации, и управлению потреблением этих ресурсов, иными словами, - управлению затратами.

С этих позиций управленческий учет представляет собой систему управления прибылью организации через управление затратами. Себестоимость отражает текущие затраты на производство продукции, оказание услуги и, следовательно, характеризует эффективность использования производственных ресурсов, снижение издержек производства. Поэтому особенно важно получить калькуляционную информацию для оперативного управления производственным процессом, для контроля за использованием конкретных видов ресурсов.

Эффективное управление затратами - залог успешного бизнеса организаций сферы сервиса. Экономические задачи руководителей сервисных организаций состоят в следующем:

- сделать сегодняшний бизнес эффективным;

- потенциал бизнеса должен быть выявлен и реализован;

- проделанная работа должна стать основой для бизнеса в будущем.

Ценность управленческих решений зависит от получаемой учетной информации. Управленческий учет обеспечивает информацию о затратах на производство, результатах деятельности организации, поэтому система затрат на производство является основой системы управления. В связи с этим важное значение приобретают вопросы снижения затрат, оптимизации их структуры, контроля за данными процессами.

Для эффективного управления затратами организаций сферы сервиса нужна информация непрерывного, системного, технико-экономического анализа конкурентоспособности выполняемых услуг, стоимости поставок материальных ресурсов в различных оценках.

С помощью метода переменных затрат, который широко применяется в мировой практике, при участии системы стандартных затрат формируется информация, необходимая для выяснения стоимостных и физических объемов производства и сбыта продуктов труда по критерию оптимального маржинального дохода, периодичности и эффективности обновления технологического парка и расширения номенклатуры услуг. Данная учетная информация позволяет найти доходный ассортимент продуктов труда, проводить финансовую политику в соответствии с конкурентоспособностью и устойчивостью рентабельности производства товаров и услуг.

Информация формируется для контроля за экономичностью текущей деятельности организации в целом и по отдельным структурным подразделениям; для выяснения рентабельности и эффективности хозяйствования; для уточнения управленческих воздействий на работу организации: для разработки будущей стратегии и тактики осуществления деятельности организации, оптимизации использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов. При этом необходимо соблюдать принципы формирования информации для управления, в частности принцип опережения данных для принятия управленческого решения и принцип ответственности за его последствия.

Следует отметить, что большую роль играет правильная оценка предстоящих доходов и расходов, нежели констатация упущенных возможностей. Информация должна быть целостной и понятной. Понятность информации о затратах должна обеспечиваться отражением в учетных регистрах результатов анализа полученных показателей, представлением их в виде графиков, диаграмм, аналитических таблиц и т.д.

Для управления по отклонениям в нормах запаса, ценах, сроках платежей в текущей деятельности организации используется информация управленческого учета. Меры по ликвидации причин, увеличивающих фактические издержки, вызывающих потери прибыли и имущества, принимаются на основе информации об отклонениях.

Управленческий учет - система информационного обеспечения управления в важнейших сферах: планировании, контроле, принятии решений. Учет неразрывно связан с контролем. Это означает следующее:

1) контроль оценивает положительные и отрицательные стороны деятельности организации, позволяет отражать ошибки в планировании, прогнозировании затрат, исправить их, определить перспективные направления деятельности организации;

2) фактические условия, в которых организация действует, могут резко отличаться от предполагаемых; контроль оценивает степень воздействия изменений, корректирует дальнейшие действия организации;

3) в результате сложности деятельности ряда организаций проявляется необходимость в контроле затрат по центрам ответственности, т.е. определенным сегментам внутри организации, руководители которых отвечают за них и принимают решения.

Управленческий контроль существует в трех аспектах: установление стандартов, измерение того, что было достигнуто в прошлые периоды, и помощь в принятии действий по коррекции первоначального плана, уменьшению отклонений от запланированных результатов. При установлении стандартов необходимо предельно точно определить цели, которые должны быть достигнуты в соответствующий период. Следует также отметить, что учет всегда предшествует контролю и создает возможность необходимого контроля за производством, позволяет следить за результатами и эффективностью производства, при этом фиксируется первичная информация о хозяйственных операциях, и группируются полученные данные.

Обеспечение качества информации о затратах является одним из важных направлений первичного учета.

Рассмотрим основные критерии качества первичной информации, к которым относятся:

- необходимость;

- своевременность;

- аналитичность;

- достоверность и надежность.

Необходимость характеризуется ее содержательностью и мерой исполнения для управленческих целей. Осуществление первичного контроля может происходить на этапе заполнения документов или ввода данных в ПК. Так, информация подразделяется на реальную и потенциальную. Реальная первичная информация включает первичные данные, которые используются в управлении. Потенциальная первичная информация включает первичные данные, которые не используются на определенном этапе производства из-за отсутствия четких методик ее использования в анализе управленческих решений. В современных условиях имеется большой поток ненужной информации, т.е. не пригодной для целей управления, который необходимо исключить, в частности, способом функционально-стоимостного анализа. Таким образом, деление информации на реальную и потенциальную помогает снизить трудовые и другие затраты, используемые для первичного контроля в целях управленческих решений.

Для получения наибольшего эффекта информация о затратах в организациях сферы услуг должна быть своевременной, т.е. вовремя получаться и обрабатываться для немедленного использования. В противном случае она значительно теряет свою ценность, т.е. устаревает.

Ценность информации определяется также ее аналитичностью, т.е. содержанием информации, ее полнотой.

Информация должна быть достоверной, так как в противном случае она не только не принесет пользы, но и может нанести определенный вред организации. Для уверенности в достоверности получаемой информации она подвергается проверке, в ходе которой выявляется ее истинность, уточняются некоторые положения. Важен источник полученной информации. Информация, полученная из недостоверных источников, зачастую не соответствует действительности. На надежность получаемой информации в сервисных организациях оказывает влияние источник ее получения и качество контроля и проверки ее достоверности. Надежная информация, как правило, не требует корректировки.

Подводя итоги ранее изложенного, можно сделать следующие выводы. Получение своевременной и достоверной экономической информации о ходе производства и отклонениях на отдельных участках является важнейшим условием эффективного управления затратами. При этом важна информация управленческого учета, который прежде всего связан с затратами на производство продукции, услуг, местами их возникновения, центрами ответственности за затраты, с текущим контролем за рациональным их использованием.

Для того чтобы сделать информацию о производственных затратах на управление более удобной для руководства организациями сферы сервиса в целом, а также отдельными сегментами их деятельности, на взгляд авторов, необходимо выполнение следующих задач, которые бы наиболее полно отвечали целям управления: осуществление надлежащего контроля за затратами в процессе производства и реализации продукции и услуг; достоверное и полное отражение фактических затрат по элементам и статьям калькуляции с учетом временного аспекта; своевременное предоставление данных о затратах на производство и реализацию продукции, услуг возглавляющему звену в целях эффективного управления.

В настоящее время в связи с использованием компьютерных средств и Интернета время обработки полученной информации для практического использования значительно сокращается. Это позволяет улучшить качество и объем данных, необходимых для управленческого аппарата в бухгалтерском учете, исключить дублирование информации, повысить ее достоверность.

Любая организация, желающая использовать современные системы управления, должна ориентироваться на свои специфические условия деятельности.

Литература

1. Вахрушина М.А. Управленческий анализ. - М.: Омега-Л, 2004.

2. Друри К. Управленческий учет для бизнес-решений: Учебник / Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

3. Пригожин А.И. Методы развития организаций. - М.: МЦФЭР, 2003.

Н.А.Юрьева

К. э. н.,

доцент

кафедры бухгалтерского учета,

анализа и аудита

Московского государственного

университета сервиса

К.В.Юрьев

К. э. н.,

экономист

Подписано в печать

29.10.2007

————