"Финансовые и бухгалтерские консультации", 2007, N 11

ОСТОРОЖНО: ERP-СИСТЕМЫ

В эпоху всеобщей интеграции и глобализации, информационной революции и динамично развивающейся экономики России тема ERP-систем перестала быть просто модной. Ведь эти системы из так называемой роскоши уже давно перешли в разряд необходимых компонентов эффективной системы корпоративного управления и развития современного предприятия. Они имеют большое значение в организации единой корпоративной учетной системы бухгалтерского, налогового и управленческого учета и отчетности, а также учета и отчетности по МСФО (GAAP). Именно об этом направлении внедрения ERP-систем и пойдет речь.

Первая задача, с которой сталкивается предприятие, принявшее решение о внедрении ERP-системы, - это выбор. На рынке представлено достаточное количество систем, позиционирующих себя как ERP. И здесь обоснованно возникает вопрос: какая именно автоматизированная система будет наиболее полно отвечать потребностям предприятия, да еще с оптимальным сочетанием цены и качества?

В такой ситуации предприятию важно проявить комплексный подход к оценке целей и задач, которые оно планирует достичь и решить посредством автоматизации, и определить, какие именно процессы планируется перевести в ERP-систему, а какие оставить в старых системах. Также необходимо четко определить цели и задачи, что будут поставлены непосредственно перед исполнителем внедрения ERP-системы, и вопросы, решение которых предприятие возьмет на себя.

На этом этапе работы ключевая роль принадлежит консультантам-методологам. Есть немало примеров затяжных и даже неуспешных проектов внедрения, где проблема заключалась в ошибочном подходе, предполагающем, что процесс внедрения автоматизированной системы есть только установка программного продукта и его настройка. По меньшей мере, с недоверием необходимо относиться к тем интеграторам, которые обещают быстро, качественно и без консультантов-методологов установить систему ERP-класса. Ведь эффективность привлечения именно сторонних консультантов в том, что они в отличие от собственных сотрудников, как правило хорошо разбирающихся лишь в своих сферах ответственности, имеют опыт внедрения различных проектов и комплексный взгляд со стороны.

Внедрение ERP-системы - это серьезный и масштабный процесс. Условно его можно сравнить с постройкой многоэтажного дома, где есть определенная последовательность действий: обследование местности, составление проектной документации и др. Никому не придет в голову начать строительство дома без целого ряда подготовительных работ и без рабочей документации.

Так и перед внедрением ERP-системы необходимым шагом является проведение целого комплекса обследований подлежащих автоматизации и взаимосвязанных с ними бизнес-процессов предприятия. Иными словами, нужна своего рода инвентаризация того, что планируется автоматизировать, оценка настоящего состояния учетных систем, их принципов и методов. Необходимость проведения обследования также связана с оптимизацией бизнес-процессов предприятия, их интеграцией с учетными процессами, новыми возможностями информационных систем с точки зрения учета и предоставления информации.

При внедрении систем ERP-класса с автоматизацией бухгалтерского, налогового и управленческого учета и отчетности, а также учета и отчетности по МСФО (GAAP), как правило, пересматривается (или, как минимум, уточняется) методология организации и ведения учета. В результате создаются:

- детализированная учетная политика, содержащая подробное описание организации, технологии и методологии ведения учета и составления отчетности;

- рабочий план счетов для формирования в едином информационном пространстве финансовой (индивидуальной и консолидированной), налоговой, управленческой отчетности;

- методики ведения параллельного учета (по российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ), МСФО, учета по налогу на прибыль);

- корпоративные стандарты учета, альбомы проводок, карты рабочих мест, налоговые регистры, регламенты закрытия периода и составления отчетности и налоговых деклараций;

- система документооборота для составления индивидуальной и консолидированной отчетности (формы неунифицированных первичных документов, схемы, графики, регламенты и т.д.).

В задачи консультантов-методологов помимо разработки непосредственно методологии организации и ведения учета входит разработка алгоритмов ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета, учета по МСФО (GAAP) и алгоритмов формирования соответствующей отчетности в конкретной, выбранной предприятием автоматизированной системе. Например, консультанты-методологи прописывают необходимые к настройке в системе схемы (пошаговые формулы) раздельного учета НДС, распределения расходов и калькулирования себестоимости продукции, учета разниц, а также алгоритмы заполнения регистров налогового учета и отчетности, которые, как правило, в стандартных конфигурациях ERP-систем или попросту отсутствуют, или настроены формально.

В задачи консультантов-методологов, участвующих в проектах внедрения ERP-систем, входит и формирование требований к автоматизированной системе в части обеспечения настройки учетных алгоритмов, в том числе составление соответствий счетов бухгалтерского учета по РСБУ, МСФО, GAAP, налогового, управленческого учета - в зависимости от функционально-методологического и функционально-системного объемов внедрения информационных систем управления.

Это своего рода основа, фундамент, путеводитель для IT-консультантов по настройке автоматизированной системы. Ведь какими бы умными и многофункциональными ни были ERP-системы, они способны делать лишь то, что им "скажет" человек, т.е. как настроит их IT-консультант согласно разработанному методологами пакету документации.

Проект внедрения ERP-систем при автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета, учета по МСФО (GAAP) можно разделить на следующие этапы:

1) проведение обследования планируемых к автоматизации процессов;

2) разработка пакета методологической документации;

3) настройка автоматизированной системы;

4) тестовая эксплуатация;

5) промышленная эксплуатация.

Наибольшее участие консультанты-методологи принимают на 1-м, 2-м и 4-м этапах, причем при постоянной поддержке IT-консультантов. В процессе тестовой эксплуатации эти специалисты совместно отвечают за методологическую и техническую поддержку тестируемой на реальных данных предприятия системы. В дальнейшем по желанию предприятия консультанты-методологи и IT-консультанты могут оказывать соответствующие услуги по сопровождению работающей ERP-системы.

В команде проекта внедрения принимают участие и сотрудники самого предприятия: куратор проекта и специалисты по направлениям, подлежащим автоматизации. И от активности участия этих сотрудников также в большой степени зависит оперативность разрешения многих текущих вопросов, как правило в большом количестве возникающих в ходе проекта.

Стоит обратить внимание еще на одну немаловажную задачу, с которой сталкивается каждое предприятие, переходящее с одного программного продукта на другой. При установке автоматизированной системы ERP-класса, безусловно, необходимо перенести в нее всю информацию, содержащуюся в ранее используемой системе. Но часто в новой системе эта информация может быть представлена совсем в другом виде, формате, нежели в старой. Также при смене систем может возникнуть необходимость в экспертизе (в том числе методологической) и корректировке различных используемых справочников, разработке новых. Например, часто подвергаются изменениям справочники элементов затрат, и, как следствие, возникает необходимость в составлении таблиц соответствия, необходимых для переноса информации из ранее используемых статей справочника на новые.

Такие работы, безусловно, очень важны и требуют большого внимания со стороны предприятия. Оно может выполнить их либо собственными силами, либо поручив сторонним консультантам.

Безусловно, плюсом того, чтобы доверить эту работу собственным специалистам, является экономия, но в итоге подобный подход может стать и минусом. Причина заключается в том, что, как правило, объем нагрузки на сотрудников предприятия во время перехода на новую систему не сокращается, а, напротив, возрастает. В результате же попыток специалиста выполнить свои обязанности и параллельно с этим работать над проектом автоматизации предприятия будет страдать качество и того и другого.

Итак, что же можно отнести к факторам успеха при внедрении автоматизированных систем ERP-класса? Как видим, целый комплекс условий:

- во-первых, четкость и однозначность во всем - в определении границ проекта, постановке целей, задач, планировании работ и т.п.;

- во-вторых, правильный подход к организации работ по проекту, включающий в себя привлечение опытных, квалифицированных консультантов, проведение предварительного обследования и формирование на его основе пакета методологической документации проекта;

- в-третьих, согласованная работа проектной команды, построенная на тесном сотрудничестве консультантов-методологов, специалистов по IT и работников самого предприятия.

Н.М.Фолькман

Старший консультант

департамента бухгалтерского

консалтинга компании "ФБК"

И.Д.Юцковская

Директор

департамента бухгалтерского

консалтинга компании "ФБК"

Подписано в печать

26.10.2007

————