"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 40

УЧЕТ ПОЧТОВЫХ РАСХОДОВ

С почтовыми расходами сталкиваются многие фирмы, применяющие как общий порядок налогообложения, так и специальные режимы.

Согласно ст. 19 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" организации имеют право на пользование услугами почтовой связи общего пользования на территории Российской Федерации. Пользователи услуг почтовой связи получают свободный доступ к информации о своих правах, об оказываемых услугах, о правилах оказания услуг почтовой связи, тарифах на них, сроках пересылки почтовых отправлений, запрещенных к пересылке предметах и веществах, номере и сроке действия лицензии на оказание услуг почтовой связи, об ответственности операторов почтовой связи перед пользователями услуг почтовой связи.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия зачастую не имеют возможности оплатить почтовые услуги по безналичному расчету. В этом случае сотрудникам могут выдавать наличные денежные средства для выполнения действий по поручению организации. Даже незначительные на первый взгляд нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов (налогу на прибыль, НДС, НДФЛ, ЕСН, единому налогу (при применении УСН)). Поэтому необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возврата в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации". Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (например, квитанции, чеки ККТ), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Работник бухгалтерии обязан выдать сотруднику расписку о получении документов (отрывная часть унифицированной формы авансового отчета N АО-1) с указанием их количества и общей итоговой суммы расходов, принимаемых к учету.

Подтверждающие произведенные расходы документы, оформленные надлежащим образом авансовым отчетом, проверяются в течение 5 рабочих дней бухгалтерией предприятия. В ходе данной проверки устанавливается законность и целевое расходование средств, проверяется наличие и правильность оформления первичных документов.

Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет, а также приема наличных денежных средств от подотчетных лиц при возврате неиспользованных сумм определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. В соответствии с Порядком руководитель определяет размер и сроки выдачи денежных средств, а также круг лиц, которые имеют право получать эти средства на различные нужды предприятия.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, используется активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет средств, кредитовое - сумму не возмещенного работнику перерасхода. При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 "Касса" (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же - направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием).

Пользователи услуг почтовой связи имеют право на получение почтовых отправлений по своему почтовому адресу с использованием ячеек абонементного почтового шкафа. Для этого организация или индивидуальный предприниматель заключает договор с почтовым отделением и в определенные сроки оплачивает по безналичному расчету аренду абонементного почтового шкафа. Данная операция отражается записями: Д-т 60, К-т 51. После получения от почтового отделения счета-фактуры: Д-т 19, К-т 60 и Д-т 68-2, К-т 19.

В соответствии со ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, перешедшие на УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, учитывают расходы на отправку писем, а также отчетности в налоговую инспекцию по почте при исчислении налоговой базы по единому налогу.

А.Паршина

Консультант

ООО "Бухгалтерские

и налоговые консультации"

Подписано в печать

03.10.2007

————