"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 10

ДЕЛИМ ОТПУСК НА ЧАСТИ

Кому нужен короткий отпуск?

Отпуск - это один из видов времени отдыха, предусмотренных трудовым законодательством. Право на отдых каждому человеку гарантировано Конституцией РФ. Однако редкая организация позволит своему работнику отдыхать все 28 дней сразу. Поэтому часто работники делят отпуск на части продолжительностью менее 7 календарных дней. Это приводит к тому, что работник не может использовать отпуск для полноценного отдыха и восстановления трудоспособности. К тому же при предоставлении отпуска на период от 1 до 5 дней происходит подмена понятий "календарный день" и "рабочий день".

Конечно, работник вправе брать отпуск хоть по одному дню 28 недель подряд, но такой "отдых" не даст никакого результата. По мнению автора, работодателю нужно постараться убедить работника, чтобы последний взял не менее 7 календарных дней. Аргументация автора построена на понятии календарного дня, в котором и предоставляется ежегодный отпуск.

Вспомним про календарные дни

В ст. 125 ТК РФ написано, что ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части по соглашению между работником и работодателем. Причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Кроме этого, в ст. ст. 115 и 120 ТК РФ указано, что отпуск предоставляется работнику в календарных днях.

Самой большой ошибкой работодателя является расчет календарных дней сплошным подсчетом по календарю, так как бытовое понятие календарного дня не совпадает с понятием календарного дня в трудовом законодательстве. Согласно ст. 14 ТК РФ: "В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни".

Кроме того, работнику во время трудовой деятельности устанавливается определенный режим рабочего времени. Понятие рабочего времени раскрыто в ст. 91 ТК РФ: "Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности...". Режим рабочего времени может быть разным - пятидневная неделя с двумя выходными, шестидневная с одним выходным и рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику. То есть рабочие и выходные дни должны чередоваться.

Косвенным аргументом в данном вопросе может послужить Постановление Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы", в котором прописан порядок перевода рабочих дней в календарные при некоторых наиболее популярных режимах рабочего времени. В частности, в ст. 9 указано: "Количество календарных дней... рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4". Это значит, что стоимость рабочего дня не равна стоимости календарного.

Вред для здоровья

Предоставление части отпуска работнику менее чем на 7 календарных дней нецелесообразно с точки зрения режимов отдыха сотрудника и соблюдения требований законодательства по охране труда. Вот что говорит Международная организация труда об отпусках.

Фрагмент документа. Рекомендация N 47 Международной организации труда "О ежегодных оплачиваемых отпусках" (принята в г. Женеве 24 июня 1936 г. на 20-й сессии Генеральной конференции МОТ):

(...) Конференция, приняв Конвенцию <1>, обеспечивающую трудящимся ежегодные оплачиваемые отпуска, принимая во внимание, что целью таких отпусков является предоставление трудящимся возможности отдыха, развлечений и развития своих способностей, учитывая, что установленные в Конвенции условия представляют собой минимальную норму, которой должна соответствовать всякая система оплачиваемых отпусков, считая, что желательно уточнить методы применения этой системы, рекомендует, чтобы каждый член Организации учитывал нижеследующие предложения: (...).

2. Хотя в особых случаях может представиться желательным предусматривать разбивку отпусков на части, однако следует избегать того, чтобы такие специальные меры шли вразрез с целью отпуска, который предназначается для того, чтобы трудящийся мог восстановить свои физические и душевные силы, израсходованные в течение года. В других случаях, за исключением совершенно чрезвычайных обстоятельств, разбивка отпуска должна быть ограничена распределением его не более чем на две части, одна из которых не может быть менее установленного минимума.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Конвенция N 52 Международной организации труда "Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков" (принята в г. Женеве 24 июня 1936 г. на 20-й сессии Генеральной конференции МОТ). В данной Конвенции Россия является договаривающейся стороной.

Проблемы с расчетами

ТК РФ не запрещает делить отпуск менее чем на 7 дней. Однако для корректного расчета задолженности по очередному отпуску и отпускных необходимо переводить рабочие дни работника в календарные при предоставлении очередного отпуска мелкими частями.

При предоставлении отпуска работнику в размере 28 календарных дней единовременно на данный период выпадают 20 рабочих дней и 8 выходных (при пятидневной рабочей неделе). В том случае, если вы будете предоставлять отпуск на 1 или 2 дня, вы фактически удлините период отпуска. Это связано с тем, что предоставленные в данном случае 14 рабочих дня искусственно увеличиваются на соответствующее количество выходных дней - период отпуска увеличится как минимум до 32 дней.

Предоставление отпуска исходя из рабочих дней

     
                        ————————————————¬  
           —————————————+28 дней отпуска+—————¬
           |            L————————————————     |
           |                      ——————T—————+—————T—————¬
          \|/                    \|/    |    \|/    |    \|/  
   ————————+——————¬           ————+———¬ | ————+———¬ | ————+———¬
   |14 календарных|           |   2   | | |   3   | | |   3   |
   |     дней     |           |рабочих| | |рабочих| | |рабочих|
   L———————T———————           |  дня  | | |  дня  | | |  дня  |
           |                  L———T———— | L———T———— | L———T————
   

¦ ¦ \¦/ ¦ \¦/ ¦

Включают¦ ¦ ----+---¬ ¦ ----+---¬ ¦

¦ ¦ ¦ 5 ¦ ¦ ¦ 1 ¦ ¦

¦ ¦ ¦рабочих¦ ¦ ¦рабочий¦ ¦

¦ ¦ ¦ дней ¦ ¦ ¦ день ¦ ¦

\¦/ ¦ L-------- ¦ L-------- ¦

     
   ————————+———————¬              L———————————+———————T————
   

¦10 рабочих дней¦ Включают ¦

L---------------- --------+-------¬

     
   ————————————————¬                          |14 рабочих дней|
   | 4 выходных дня|                          L———————T————————
   

L---------------- -------------------------+-------------¬ ¦+ 4 не учтенных в отпуске выходных дня¦ L------------------------------------- ———— \------------------------------- ------------------------------/

\/

     
                           ———————————————————¬
                           |32 календарных дня|
                           L———————————————————
   

Рисунок 1

Готовимся к отпуску

Для того чтобы предоставить сотруднику отпуск независимо от его продолжительности - 28 календарных дней или любое меньшее количество, - в организации должны быть оформлены следующие документы (если сотрудник идет в отпуск не по графику, а по заявлению):

1. Заявление сотрудника.

2. Приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6).

3. Записка-расчет для начисления отпускных (оформляется бухгалтерией).

4. Отметка в личной карточке Т-2 (разд. 8).

5. Отметка в табеле учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12 или Т-13).

6. Отметка в графике отпусков (унифицированная форма Т-7 в графе "фактическая дата" и, при необходимости, в графе "перенесение отпуска" - основание и дата).

Таблица 1

Какие процедуры происходят с "отпускными" документами

и какие должностные лица в организации участвуют в них

     
   ————T——————————————T—————————————————————T———————————————————————¬
   | N |   Документ   | Оформление документа|   Должностное лицо в  |
   |п/п|              |    (придание ему    |организации, отвечающее|
   |   |              |  юридической силы)  |   за соблюдение этой  |
   |   |              |                     |       процедуры       |
   +———+——————————————+—————————————————————+———————————————————————+
   | 1 |Заявление     |Написание            |Работник               |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 2 |              |Регистрация          |Секретарь (или др. отв.|
   |   |              |                     |лицо)                  |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 3 |              |Согласование         |Начальник подразделения|
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 4 |              |Утверждение          |Руководитель           |
   |   |              |(резолюция)          |организации или другое |
   |   |              |                     |уполномоченное лицо    |
   +———+——————————————+—————————————————————+———————————————————————+
   | 5 |Приказ о      |Передача заявления   |Сам работник или       |
   |   |предоставлении|работника в службу   |секретарь              |
   |   |отпуска       |кадров               |                       |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 6 |              |Разработка проекта   |Сотрудник отдела кадров|
   |   |              |приказа              |                       |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 7 |              |Регистрация приказа  |Секретарь (или др. отв.|
   |   |              |                     |лицо)                  |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 8 |              |Подписание приказа   |Руководитель           |
   |   |              |                     |организации или другое |
   |   |              |                     |уполномоченное лицо    |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 9 |              |Ознакомление         |Работник               |
   |   |              |с приказом           |                       |
   +———+——————————————+—————————————————————+———————————————————————+
   | 10|Записка—расчет|Передача копии       |Сотрудник отдела кадров|
   |   |для начисления|приказа              |                       |
   |   |отпускных     |в бухгалтерию        |                       |
   |   |              |организации и/или    |                       |
   |   |              |оформление первой    |                       |
   |   |              |части записки—расчета|                       |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 11|              |Расчет и разработка  |Бухгалтер              |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 12|              |Выдача отпускных     |Бухгалтер              |
   |   |              |(не позднее чем за   |                       |
   |   |              |три дня до начала    |                       |
   |   |              |отпуска). В случае   |                       |
   |   |              |если деньги          |                       |
   |   |              |перечисляются        |                       |
   |   |              |работнику на         |                       |
   |   |              |карточку, работник   |                       |
   |   |              |не позднее чем за    |                       |
   |   |              |три дня до начала    |                       |
   |   |              |отпуска должен иметь |                       |
   |   |              |возможность          |                       |
   |   |              |воспользоваться      |                       |
   |   |              |деньгами             |                       |
   +———+              +—————————————————————+———————————————————————+
   | 13|              |Получение отпускных  |Работник               |
   +———+——————————————+—————————————————————+———————————————————————+
   | 14|Личная        |Отметка об отпуске   |Сотрудник отдела кадров|
   |   |карточка Т—2  |                     |                       |
   +———+——————————————+—————————————————————+———————————————————————+
   | 15|Табель учета  |Отметка об отпуске   |Ответственное          |
   |   |рабочего      |                     |должностное лицо       |
   |   |времени       |                     |                       |
   +———+——————————————+—————————————————————+———————————————————————+
   | 16|График        |Отметка о фактической|Сотрудник отдела кадров|
   |   |отпусков      |дате отпуска и при   |                       |
   |   |              |необходимости —      |                       |
   |   |              |о переносе отпуска   |                       |
   L———+——————————————+—————————————————————+————————————————————————
   

Для того чтобы нагляднее понять, какие временные и материальные ресурсы организации уходят на проведение всей этой процедуры, рекомендуется подсчитать, сколько времени займут эти действия у каждого должностного лица, и с учетом их должностных окладов рассчитать в денежном выражении сумму, которую тратит организация для того, чтобы один сотрудник сходил в отпуск на 1 - 2 дня, как это принято во многих коммерческих компаниях. Причем если бы работник пошел в отпуск один раз в год, эти временные и материальные затраты на оформление данного отпуска были бы также один раз. Но когда организация разбивает отпуск на две части и более, то эти затраты, соответственно, удваиваются или увеличиваются в несколько раз.

На практике организация, стремясь к минимизации своих расходов, решает вопрос значительно проще. Работодатель сокращает саму процедуру, не отдавая себе отчета о возможных последствиях.

Таблица 2

Какими документами и процедурами "жертвует" работодатель

при оформлении "мелких" частей отпуска

     
   ——————————————————————T——————————————————————————————————————————¬
   |Процедура и документы|                Последствия               |
   +—————————————————————+——————————————————————————————————————————+
   |Не выдают отпускные  |Исключают из процедуры предоставления     |
   |                     |отпуска в бухгалтерию. Это приводит к     |
   |                     |тому, что организация нарушает требования |
   |                     |ст. 136 ТК РФ, подпадая под действие      |
   |                     |ст. 142 ТК РФ "Ответственность            |
   |                     |работодателя за нарушение сроков выплаты  |
   |                     |заработной платы и иных сумм,             |
   |                     |причитающихся работнику", и должна        |
   |                     |производить работнику уплату процентов    |
   |                     |согласно ст. 236 ТК РФ                    |
   +—————————————————————+——————————————————————————————————————————+
   |Не вносят текущую    |Это влечет неправильное использование     |
   |информацию в график  |такого документа, как график отпусков,    |
   |отпусков             |и при трудовой проверке может привести    |
   |                     |к ответственности конкретного должностного|
   |                     |лица, в чьи обязанности это входит        |
   +—————————————————————+——————————————————————————————————————————+
   |Не делают отметок в  |Приводит к неправильному использованию    |
   |личной карточке Т—2  |такого документа, как личная карточка Т—2,|
   |                     |и при проверке Федеральная инспекция труда|
   |                     |может наказать ответственное должностное  |
   |                     |лицо. Данное нарушение часто ведет        |
   |                     |к некорректному расчету компенсации       |
   |                     |за неиспользованный отпуск при увольнении |
   +—————————————————————+——————————————————————————————————————————+
   |Часто на приказе об  |Пока работник не подпишет приказ          |
   |отпуске нет подписи  |об отпуске, отпуск формально не может     |
   |работника,           |у него начаться. Подписание заявления     |
   |свидетельствующей,   |работника не придает юридической силы     |
   |что он ознакомлен с  |процедуре предоставления отпуска.         |
   |приказом             |Формально, если сотрудник ушел в отпуск,  |
   |                     |не ознакомившись с приказом, это можно    |
   |                     |трактовать как прогул                     |
   +—————————————————————+——————————————————————————————————————————+
   |Заявления на отпуск  |Нарушение принципов придания документам   |
   |не регистрируются    |юридической силы и организации            |
   |                     |документооборота в компании               |
   +—————————————————————+——————————————————————————————————————————+
   |На заявлении         |Снова нарушение принципов придания        |
   |на отпуск нет        |документам юридической силы. Кроме этого, |
   |резолюции            |если на основании такого заявления (без   |
   |руководителя         |резолюции) отдел кадров издает приказ,    |
   |организации          |то происходит нарушение принципов работы  |
   |                     |с документами, так как в таком случае     |
   |                     |формально отдел кадров выполняет просьбу  |
   |                     |работника без соответствующего            |
   |                     |распоряжения работодателя. Возникает      |
   |                     |логичный вопрос: на кого работает отдел   |
   |                     |кадров?                                   |
   +—————————————————————+——————————————————————————————————————————+
   |Нет отметок в табеле |Нарушение требования ст. 91 ТК РФ. За это |
   |рабочего времени     |трудовой инспектор может наказать         |
   |(как правило, в тех  |должностное лицо, ответственное           |
   |организациях, где    |за организацию "учета времени, фактически |
   |просто не ведется    |отработанного каждым работником"          |
   |табель)              |                                          |
   L—————————————————————+———————————————————————————————————————————
   

Все эти нарушения при проведении проверок могут привести к наложению административных взысканий на конкретные должностные лица, предусмотренные Кодексом об административных правонарушениях.

Помимо ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом РФ за нарушения законодательства о труде и охране труда, законодательством установлена и иная ответственность, предусмотренная Кодексом РФ об административных правонарушениях и Уголовным кодексом РФ.

Итак, при решении вопроса о предоставлении отпуска по частям работодателю рекомендуем учитывать следующее:

1. Отпуск можно будет разделить на части только в том случае, если работодатель согласен на такое разделение. Решая вопрос о предоставлении отпуска, работодатель должен учесть, что он обязан оплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала этой части отпуска (ст. 136 ТК РФ). А в случае невыплаты работнику отпускных за 3 дня до начала отпуска работодатель обязан компенсировать работнику данную задержку за каждый день согласно требованиям указанной статьи. То есть в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер этой компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Пример. 19 марта 2007 г. Сидорова Л.Д. обратилась к руководителю с просьбой о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска на 3 дня с 20 по 22 марта. Даты выплаты заработной платы - 15 и последнее число текущего месяца.

При рассмотрении примера будем исходить из часто встречающейся практики выплаты отпускных в день выдачи заработной платы.

День обращения

Дата работника День выплаты

выплаты с заявлением о Отпуск заработной платы

отпускных предоставлении /\ и фактическая

по закону отпуска /---- ----\ выплата отпускных

     
   ————+—————————————+—————+——————————+———————————————————————————————+——————————>
      16            19    20         22                              30   Март 2007
   \——————————————————————————————————————  —————————————————————————————————————/
                                          \/
                        Период задержки — 14 календарных дней
   
   Согласно ТК РФ работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, следовательно, согласно нашему примеру не позднее вечера 16 марта Сидорова Л.Д. должна иметь возможность распоряжаться своими денежными средствами. Но в действительности работница получит отпускные только 30 числа (т.е. в день выдачи зарплаты).
   Итак, в соответствии со ст. 236 ТК РФ работодатель обязан выплатить Сидоровой Л.Д. компенсацию за задержку выплаты отпускных с 17 марта по 30 марта.
   Подсчет:
     
   ————————————¬   ——————————¬   ——————¬   —————————————————¬   ——————————¬
   |           |   |         |   |     |   |     Ставка     |   |    14   |
   |Компенсация| = |Отпускные| x |1/300| x |рефинансирования| x | (период |
   |           |   |         |   |     |   |                |   |задержки)|
   L————————————   L——————————   L——————   L—————————————————   L——————————
   

2. Работодатель, согласно ст. 212 ТК РФ, обязан обеспечить режим труда и отдыха работников в соответствии с законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. 3. За нарушение требований по оплате отпускных и требований по охране труда предусмотрена как административная ответственность, так и уголовная (ст. ст. 5.27, 3.11, 3.12 КоАП РФ, ст. ст. 143 и 145 УК РФ). О.С.Сорокина Заместитель директора ООО "Центр профессионального развития", практикующий консультант по вопросам применения трудового законодательства и кадрового производства Подписано в печать 28.09.2007 ————