"Аудит и налогообложение", 2007, N 10

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

Организация наличного денежного обращения на территории России, а также функции по определению порядка ведения кассовых операций возложены на Центральный банк РФ (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)".

Нормативными правовыми документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П;

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"; далее - Порядок ведения кассовых операций).

Порядок ведения кассовых операций содержит общие положения и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

- прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;

- ведение кассовой книги и хранение денег;

- ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

ЦБ РФ в соответствии с предоставленными полномочиями устанавливает определенные условия денежного обращения и разъясняет особенности применения Порядка ведения кассовых операций в Письмах:

- от 17.02.1994 N 14-4/35 "О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации";

- от 16.03.1995 N 14-4/95 "О разъяснениях по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и условий работы с денежной наличностью".

Государственный комитет РФ по статистике (федеральный орган, участвующий в пределах своих полномочий в регулировании бухгалтерского учета) утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

Порядок ведения кассовых операций

Кассовые операции как разновидность финансовых операций представляют собой операции с наличными деньгами, которые совершаются хозяйствующими субъектами.

Учет кассовых операций осуществляется согласно Порядку ведения кассовых операций. Данный Порядок действует в отношении предприятий, учреждений, организаций независимо от их организационно-правовых форм и сферы деятельности.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций все организации обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Суммы, принадлежащие юридическим лицам, зачисляются на их расчетные счета.

Индивидуальные предприниматели не обязаны открывать расчетный счет в учреждении банка, они могут сделать это по своему усмотрению. Предприниматели принимают решение об открытии расчетного счета для того, чтобы обеспечить возможность осуществления расчетов не только наличными деньгами, но и в безналичной форме.

Порядок открытия счетов установлен Инструкцией ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)" (далее - Инструкция N 28-И).

Предпринимателю без образования юридического лица расчетный и другие счета открываются на его имя.

Для открытия расчетного счета индивидуальному предпринимателю или физическому лицу, занимающемуся в установленном законодательством РФ порядке частной практикой, в банк представляются согласно п. 4.7 Инструкции N 28-И:

- документ, удостоверяющий личность физического лица;

- карточка;

- документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете (если такие полномочия передаются третьим лицам), а в случае когда договором предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными средствами, находящимися на счете, третьими лицами с использованием аналога собственноручной подписи, документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных правом использовать аналог собственноручной подписи;

- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

- свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;

- лицензии (патенты), выданные индивидуальному предпринимателю или лицу, занимающемуся частной практикой, в установленном законодательством РФ порядке, на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию (регулированию путем выдачи патента).

Нотариус представляет документ, подтверждающий наделение его полномочиями (назначение на должность), выдаваемый органами юстиции субъектов РФ, в соответствии с законодательством РФ.

Адвокат представляет документ, удостоверяющий его регистрацию в реестре адвокатов.

Банк в течение пяти дней со дня открытия, закрытия или изменения реквизитов счета индивидуального предпринимателя обязан сообщить об этом в налоговый орган по месту своего нахождения (п. 1 ст. 86 НК РФ).

Согласно п. 3 Порядка ведения кассовых операций при осуществлении расчетов с населением прием наличных денег производится с обязательным применением ККТ. Кроме того, для осуществления расчетов наличными деньгами индивидуальный предприниматель обязан вести кассовую книгу по установленной форме.

Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с ЦБ РФ и Минфином России.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Они предназначены для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц). На наш взгляд, индивидуальные предприниматели также могут использовать установленные формы первичной учетной документации при учете кассовых операций.

Документация по учету кассовых операций

Кассовые операции оформляются приходными и расходными ордерами и другими бухгалтерскими документами.

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу как при ручной обработке данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований п. п. 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:

- по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции;

- по строке "В том числе" - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)");

- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир либо сам предприниматель обязан проверить приходный ордер или заменяющий его документ, руководствуясь предписаниями п. 20 Порядка ведения кассовых операций.

Когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, индивидуальные предприниматели, для которых законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абз. 1 и 4 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований п. п. 14 - 16, абз. 4 п. 17, п. 19 Порядка ведения кассовых операций и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3). Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других документах) имеется разрешительная надпись (виза) предпринимателя, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) производится в журнале (форма N КО-3) до передачи их в кассу. При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируется после их выдачи (п. 21 Порядка ведения кассовых операций).

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе и должна быть оформлена с учетом требований п. 23 Порядка ведения кассовых операций.

Каждый лист Кассовой книги состоит из двух равных частей: первая (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Порядок ведения Кассовой книги отражен также в п. п. 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам. Напомним, что индивидуальные предприниматели вправе быть работодателями. При этом предприниматель решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате" утверждены следующие типовые формы:

- расчетно-платежная ведомость - форма N Т-49;

- расчетная ведомость - форма N Т-51;

- платежная ведомость - форма N Т-53.

По истечении установленного срока для выдачи заработной платы и прочих выплат кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером (если есть в штате) и предпринимателем. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма N Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится пять лет.

Предприниматель может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и другие расходы.

Срок, на который предприниматель может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом.

Приказом следует утвердить: перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций; сроки сдачи авансового отчета.

В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и (или) вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии (предпринимателем) на бумажном или машинном носителе информации. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета бухгалтер (предприниматель) возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят к проверке.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу. В данном случае кассир выписывает приходный кассовый ордер. Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом выписывается расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается предпринимателем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Следует иметь в виду, что ст. 138 ТК РФ установлены ограничения: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Авансовый отчет должен храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.

Необходимо отметить, что по требованию налоговых органов документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть "парными": либо накладная и квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек (копия) и чек ККТ. Первый документ содержит название операции и сведения о товаре (услуге), второй подтверждает факт оплаты. Исключением может являться представление только одного документа - чека ККТ, в случае если в нем содержатся сведения (реквизиты) о товаре (услуге) (например, общепринятая в настоящее время форма кассового чека на отпуск бензина на автозаправочных станциях). В противном случае при отсутствии необходимых документов предприниматель должен сумму денег, выданных в подотчет, включить в налогооблагаемую базу и удержать налог на доходы физических лиц с подотчетного лица.

Н.Беляева

Консультант по налогам

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Подписано в печать

28.09.2007

————