"Финансовые и бухгалтерские консультации", 2007, N 10

ОТПУСК БЕЗ ОШИБОК

Лица, работающие по трудовым договорам у работодателя, имеют право на ежегодный очередной оплачиваемый отпуск. К сожалению, работодатели при предоставлении отпусков совершают некоторые ошибки. Рассмотрим сами ошибки, а также нормы законодательства о труде, которые нарушаются в каждом конкретном случае.

Для начала - об ответственности работодателей. Следствием ошибок при предоставлении отпусков является нарушение трудового законодательства. Лица, виновные в его нарушении, могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Так, в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет за собой наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.;

- лиц, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

- юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Повторное нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

К уголовному наказанию может быть привлечен руководитель организации независимо от формы собственности за невыплату свыше двух месяцев заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных установленных законом выплат из корыстной цели или иной личной заинтересованности. На него налагается штраф до 80 000 руб. либо в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо такое лицо лишается права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо лишается свободы на срок до двух лет (ст. 145.1 Уголовного кодекса РФ).

Конечно, самая грубая ошибка - непредоставление ежегодных очередных оплачиваемых отпусков. В этом случае нарушается не только ст. 114 Трудового кодекса РФ, но и ст. 37 Конституции РФ. Чаще же работодатели совершают ошибки при предоставлении отпусков, которые и рассмотрим далее.

Ошибка. Отпуск предоставляется не за рабочий, а за календарный год.

Что нарушено. Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Под рабочим годом понимается период времени начиная с числа и месяца, когда работник был принят на работу, до такого же числа следующего года. Например, если работник принят на работу 15 августа 2000 г., то его рабочий год будет начинаться 15 августа одного года, а заканчиваться 16 августа следующего года.

Ошибка. При предоставлении отпуска не учитывают "отпускной" стаж работника.

Что нарушено. Отпуск предоставляется работнику за периоды работы, включаемые в соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В этот стаж входит:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

Это могут быть и другие периоды времени, если они предусмотрены коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.

В ст. 121 ТК РФ перечислены и периоды времени, не включаемые в стаж работы, но также дающие право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. К ним относятся:

- время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года;

- отсутствие сотрудника на работе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, а именно:

появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения,

не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда,

не прошедшего в установленном порядке обязательный предварительный или периодический медицинский осмотр,

при выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения сотрудником работы, обусловленной трудовым договором,

по требованиям органов и должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, и в других случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

Если такие периоды времени в течение рабочего года имели место, то границы рабочего года работника должны быть перенесены на то количество календарных дней, которое не включается в стаж для исчисления отпуска.

Ошибка. Отпуск работнику не предоставляется более двух лет подряд.

Что нарушено. Как уже отмечалось, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Тем не менее ст. 124 ТК РФ допускает перенос отпуска. Так, по соглашению между работником и работодателем отпуск переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение его отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев по окончании того рабочего года, за который он предоставляется.

Нельзя переносить отпуск на другой год два года подряд. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам:

- в возрасте до 18 лет;

- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Ошибка. Работодатель не разрешает делить отпуск на части.

Что нарушено. По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части (ст. 125 ТК РФ). Таким образом, решение о разделе отпуска на части должно быть обоюдным.

Ошибка. Работодатель требует, чтобы продолжительность любой части отпуска была кратна семи календарным дням.

Что нарушено. Статьей 125 ТК РФ предусмотрено, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Больше никаких ограничений нет. Значит, остальные части отпуска могут быть любой продолжительности. Например, работник может прибавлять к выходным еще один день (пятницу) в течение дачного периода.

Ошибка. При увольнении не выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск или выплачивается не за все накопившиеся отпуска.

Что нарушено. Статьей 127 ТК РФ установлено, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Такая выплата - обязанность работодателя, которая не зависит от причины увольнения работника. Основанием для выплаты является приказ об увольнении. Выплата компенсации за неиспользованные отпуска, причитающейся работнику от работодателя при прекращении трудового договора, должна быть произведена в день увольнения работника.

По желанию работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему перед увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Работник должен в заявлении на увольнение отразить это.

Ошибка. Коллективным договором в организации установлено, что отпускные работнику выплачиваются в размере оклада, установленного штатным расписанием.

Что нарушено. Статьей 114 ТК РФ предусмотрено, что за период нахождения в отпуске работнику выплачивается средний заработок. Порядок расчета среднего заработка определен в ст. 139 ТК РФ и в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213). В данном Положении предусмотрено, что при определении среднего заработка учитываются премии и вознаграждения, фактически начисленные за расчетный период, а также производится корректировка среднего заработка при повышении окладов или надбавок по организации.

Тем не менее в коллективном договоре организации можно предусмотреть иной порядок исчисления отпускных. Но при этом необходимо учитывать, что положение работников не может быть ухудшено по сравнению с установленным законодательно.

При определении в организации иного порядка расчета отпускных бухгалтеру необходимо сделать два варианта расчета (по установленному ТК РФ и по собственному), чтобы проверить, не ухудшается ли положение работников. Если расчет по собственному варианту будет менее выгоден для работника, то отпускные следует выплачивать в соответствии с законодательством.

Ошибка. В организации не составляется график отпусков.

Что нарушено. Необходимость составления графика отпусков регламентирована ст. 123 ТК РФ, согласно которой очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. График должен быть составлен и утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, т.е. к 17 декабря.

Ошибка. В организации не извещают работника о предстоящем отпуске.

Что нарушено. Статьей 123 ТК РФ предусмотрено извещение работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Если работник не был предупрежден о начале отпуска, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Способ предупреждения работника о начале отпуска в ТК РФ не указан. Значит, это может быть как издание приказа о предоставлении отпуска по форме N Т-6 <1>, так и составление специального документа - извещения или уведомления.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Форма же извещения о начале отпуска может быть такой:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |Работнику (должность) менеджеру Симову В.А.                     |
   |                      —————————————————————                     |
   |                                                                |
   |                            ИЗВЕЩЕНИЕ                           |
   |               работнику о времени начала отпуска               |
   |                                                                |
   |    ЗАО  "Фрегат"  в лице генерального директора Никифорова В.В.|
   |извещает   Симова   В.А.,  занимающего  должность  менеджера,  о|
   |           —————————————                           —————————    |
   |предстоящем  очередном  отпуске с "04" июня 2007 г. по "01" июля|
   |                                  ————————————————     —————————|
   |2007 г. сроком  на 28 календарных дней в соответствии с графиком|
   +——————             ——                                           |
   |отпусков, утвержденным "15" декабря 2006 г.                     |
   |                       ———————————————————                      |
   |                                                                |
   |                        Генеральный директор ЗАО "Фрегат"       |
   |                        Никифоров           Никифоров В.В.      |
   |                        —————————           ——————————————      |
   |                        (подпись)        (расшифровка подписи)  |
   |                                                                |
   |"21" мая 2007 г.                                                |
   | ——  ————————                                                   |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Ошибка. Отпускные работнику выплачиваются несвоевременно (в последний день перед отпуском или после возвращения из отпуска). Что нарушено. Статьей 136 ТК РФ предусмотрено, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала. Если работнику своевременно не было оплачено время ежегодного оплачиваемого отпуска, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Однако, если работник уходит в отпуск не в соответствии с графиком отпусков и заявление на отпуск подано в последний момент, например накануне отпуска, бухгалтер может просто не успеть рассчитать отпускные. В этом случае нарушение сроков выплаты отпускных считается допустимым. Ошибка. У работника накопилось несколько отпусков. Чтобы не нарушать производственный процесс, отпуска за прошлые годы заменены денежной компенсацией. Что нарушено. Такая ситуация не являлась ошибочной до 6 октября 2006 г., т.е. до момента вступления в силу изменений, внесенных в ТК РФ Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ. Статья 126 ТК РФ допускает замену денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, по письменному заявлению работника. В предыдущей редакции ТК РФ однозначно не было установлено, как определить часть отпуска, которая может быть заменена компенсацией. Существовало два мнения по этому вопросу. На основании первого мнения выплата денежной компенсации возможна за все дни неиспользованных отпусков, т.е. при соединении нескольких отпусков (в частности, за прошлые годы) компенсация выплачивается за все количество дней, превышающих основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Согласно второму мнению замене денежной компенсацией подлежит только та часть каждого из неиспользованных отпусков, которая превышает 28 календарных дней. Минтруд России в Письме от 25 апреля 2002 г. N 966-10 отмечал, что в связи с отсутствием практики применения Трудового кодекса РФ, а также судебной практики по вопросу о подобного рода компенсациях этот вопрос должен решаться в организации по соглашению сторон. Также Минтруд России напоминал, что замена отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя. Минфин России разделял эту точку зрения (см. Письма от 21 июня 2006 г. N 03-03-04/4/110 и от 16 января 2006 г. N 03-03-04/1/24). Законом N 90-ФЗ в ст. 126 ТК РФ внесены изменения, согласно которым при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены только часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Таким образом, замена отпуска денежной компенсацией теперь возможна, только если у работника продолжительность очередного отпуска свыше 28 календарных дней (это может быть как большая продолжительность основного отпуска, так и продолжительность основного отпуска вместе с дополнительным). Однако следует иметь в виду, что замена части отпуска денежной компенсацией разрешена не всем. Запрещается компенсировать не только ежегодный оплачиваемый отпуск, но и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет. Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещается замена ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставленного за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении). Обратите внимание: замена части отпуска денежной компенсацией - это право, но не обязанность работодателя. Ошибка. Работодатель не отпускает в отпуск работника по его заявлению. Что нарушено. Если отпуск работника переносится на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения, в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного на это. Отпуска переносятся в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме. Если работник идет в отпуск вне графика, от него потребуется письменное заявление. Причем при отсутствии уважительных причин работнику может быть отказано во внеочередном предоставлении отпуска или его части. К уважительным причинам относятся: - временная нетрудоспособность работника; - исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы; - несвоевременная оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска; - несвоевременное предупреждение работника о времени начала отпуска; - другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Ошибка. Работодатель отказывается предоставлять оплачиваемый учебный отпуск работнику, получающему второе высшее образование. Что нарушено. Благодаря изменениям, внесенным в ТК РФ Законом N 90-ФЗ, учебный отпуск теперь предоставляется работникам, не только получающим соответствующее образование впервые, но и уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным на обучение работодателем в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме (ст. 177 ТК РФ). Аналогичные гарантии предусмотрены и Законом РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании". Ошибка. Несовершеннолетнему работнику не предоставляется отпуск в удобное для него время. Что нарушено. Статьей 267 ТК РФ предусмотрено, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время. В первый год работы таким работникам отпуск может быть предоставлен до истечения шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ). Ошибка. Работнику предоставлен отпуск до истечении шести месяцев его работы у работодателя, но его оплата и продолжительность рассчитаны пропорционально отработанному времени. Что нарушено. Статья 122 ТК РФ допускает в отдельных случаях предоставление по соглашению работника и работодателя отпуска до истечения шести месяцев в первый год работы: - женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; - работникам в возрасте до 18 лет; - работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; - в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Согласно ст. 123 ТК РФ такой отпуск может быть дан мужчине в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (по заявлению). Таким образом, указанным категориям работников отпуск может быть предоставлен авансом и в полном размере. Не допускается пропорциональное исчисление отпуска в зависимости от числа проработанных месяцев. Ошибка. Отпуск предоставляется внешнему совместителю в соответствии с утвержденным в организации графиком отпусков. Что нарушено. Согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска внешним совместителям предоставляют одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому данное положение не будет ошибочным, если время отпуска совместителя на основной работе и по совместительству совпадает. Ошибка. Работник использовал учебный отпуск для сдачи сессии, но не предъявил справку из учебного учреждения. Что нарушено. В соответствии с гл. 26 ТК РФ работодатель обязан предоставлять работникам, совмещающим работу с учебой в учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию, не только дополнительный отпуск, но и ряд других льгот (сокращенный рабочий день, оплата проезда). Статьей 17 Федерального закона от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" установлено, что право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в вузе, возникает у работника только в случае предоставления соответствующей справки-вызова из учебного заведения. Форма такой справки утверждена Приказом Минобразования России от 13 мая 2003 г. N 2057. Аналогичное требование содержится и в Приказе Минобразования России от 17 декабря 2002 г. N 4426 для студентов средних профессиональных учебных заведений. Таким образом, организация не имеет права без такой справки предоставлять учебный отпуск. Ошибка. Учебный отпуск предоставляется работнику, обучающемуся в учебном учреждении, не имеющем государственной аккредитации. Что нарушено. Учебные отпуска предоставляются работникам при условии их успешного обучения в образовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию, независимо от его организационно-правовой формы (ст. 173 ТК РФ). Если учебное заведение не имеет аккредитации, то все гарантии и компенсации, которые работодатель предоставляет работнику, должны быть зафиксированы в коллективном или трудовом договоре. Только в этом случае такому работнику может быть предоставлен оплачиваемый учебный отпуск. И.Б.Ланина Аудитор Подписано в печать 25.09.2007 ————