"Новая бухгалтерия", 2007, N 10

Вопрос: Компания работает более 10 лет. Архив переполнен. У нас вопрос: каковы сроки хранения документов? Как правильно уничтожать документы после срока хранения, какие акты составляются, кто приглашается? В общем, нас интересует все о хранении и уничтожении документов с указанием документов, которыми эти вопросы регламентируются.

Ответ: Порядок хранения и уничтожения документов в ООО регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50);

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 17);

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень типовых документов);

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

- Налоговый кодекс РФ.

Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения.

Сроки хранения конкретных документов установлены Перечнем типовых документов. При этом сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают (п. 2.4 Указаний по применению Перечня типовых документов).

Временные сроки хранения применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения документов обязательно применяется теми организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, т.е. источниками комплектования архивов.

Все остальные организации, документы которых не поступают на хранение в архивы, могут не применять постоянный срок хранения для определенных учетных документов (например, годовые бухгалтерские балансы и отчеты). Эти организации обязаны хранить документы не менее 10 лет (п. п. 2.4 и 2.4.2 Указаний по применению Перечня).

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете). Это относится к первичным учетным документам, регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Таким образом, минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет.

Срок хранения конкретных бухгалтерских документов установлен разд. 4.1 Перечня типовых документов, в частности:

- первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.), - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 150 Перечня типовых документов);

- документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - пять лет (п. 151 Перечня типовых документов);

- лицевые счета работников - 75 лет (п. 153 Перечня типовых документов);

- документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - пять лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (п. 155 Перечня типовых документов);

- документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях - пять лет (п. 167 Перечня типовых документов).

Хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Уничтожение документов, срок хранения которых истек

В первую очередь организация должна произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).

Экспертиза проводится экспертной комиссией, создаваемой для этих целей приказом руководителя организации.

Комиссия должна состоять не менее чем из трех человек. В ее состав наряду с другими лицами целесообразно включать руководителя организации и сотрудника, ответственного за ведение архива (п. 2.2.3 Основных правил работы архивов организаций).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).

Порядок уничтожения документов следующий.

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций. В принципе организация может и самостоятельно уничтожить документы (при помощи уничтожителя бумаг, сжечь и т.п.). Для этого необходимо составить соответствующий акт об уничтожении документов.

Однако данный способ уничтожения не предусмотрен вышеуказанными нормативными актами.

Административная ответственность предусмотрена только за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов (ст. 15.11 КоАП РФ). Данное правонарушение влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

По нашему мнению, ст. 15.11 КоАП РФ не распространяется на нарушение порядка уничтожения документов. Поэтому в случае самостоятельного уничтожения документов, по которым истек срок хранения, организация не может быть привлечена к ответственности.

Е.Карсетская

Ведущий эксперт

АКДИ "ЭЖ"

Подписано в печать

24.09.2007

————